INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y SERVICIOS AUXILIARES

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1 INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y SERVICIOS AUXILIARES 11

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3 MISIONES Y FUNCIONES Organizar, coordinar y determinar la implementación de todos los actos administrativos - contables, necesarios para la gestión económica - financiera de la Jurisdicción. 2. Organizar las actividades inherentes al control y gestión de los ingresos y egresos de fondos y valores asignados a la Jurisdicción por la Ley de Presupuesto, Cuenta de Terceros y otras formas, disponiendo el registro de su movimiento y la rendición de cuentas documentada y comprobable a la Contaduría General de la Provincia, con el detalle de la percepción y aplicación de dichos fondos y valores, conforme las normas vigentes. 3. Intervenir en forma directa en la gestión previa y en la ejecución de toda compra o venta, ejerciendo los controles y fiscalización pertinentes, como así también en la ejecución de todos los contratos. 4. Coordinar, organizar y administrar el Registro Patrimonial de bienes según las normas y reglamentaciones vigentes y coordinar el funcionamiento y supervisión de todos los sectores a su cargo. 5. Realizar las liquidaciones de todas las erogaciones de la Jurisdicción y practicar los correspondientes libramientos de fondos. 6. Ordenar y controlar las actividades que hacen a la prestación de los servicios auxiliares necesarios, para el normal funcionamiento de las áreas y dependencias de la Jurisdicción. DEPARTAMENTO TESORERÍA 1. Coordinar y organizar la recepción de fondos asignados a la Jurisdicción y disponer su depósito en cuentas fiscales. 2. Administrar los fondos y valores ejerciendo el debido control de ingresos y egresos, el fondo permanente y atender las gestiones de divisas relacionadas con misiones al exterior. 3. Realizar el resumen del movimiento diario de fondos y mantener actualizadas y controlar las altas y bajas de documentos de garantía. 4. Contabilizar analíticamente todas las operaciones de ingresos y pagos, manteniendo informado al Departamento Contabilidad sobre las operaciones de ingresos y egresos. 5. Efectuar los pagos a proveedores con sujeción a las normas legales vigentes Ley de Contabilidad y su Reglamentación. 2 Cabe señalar que a partir de la sanción de Decreto Nº 1322/05 Régimen General para la aprobación de estructuras todas las actividades y responsabilidades de las diferentes unidades orgánicas pasan a denominarse denominación. 13

4 6. Elaborar el cierre del ejercicio financiero. DEPARTAMENTO COMPRAS Y SUMINISTROS 1. Coordinar la recepción y el control de los pedidos de adquisición y su remisión a Contabilidad para su compromiso, realizando la confección de pliegos, supervisando el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Contabilidad y el Reglamento de Contrataciones. 2. Controlar las preadjudicaciones y confeccionar las adjudicaciones y órdenes de compra originadas en distintos actos licitatorios y contrataciones directas. 3. Controlar el cumplimiento en tiempo y forma de las estipulaciones contractuales y diligenciar y controlar las facturaciones. 4. Organizar y mantener actualizado el registro de proveedores en la jurisdicción, como así también emitir las órdenes de compra necesarias y llevar el control de facturas conformadas atendiendo las órdenes de compra emitidas. 5. Elaborar los actos necesarios para la publicación de los anuncios de licitaciones. 6. Atender las necesidades de compras urgentes y menores. 7. Controlar los inventarios, mantener el economato y el control de distribución y de stocks mínimos. DEPARTAMENTO LIQUIDACION DE HABERES 1. Organizar, disponer y controlar las liquidaciones de sueldos y complementos para el personal de las plantas aprobadas y cargos superiores y mensualizados de la Jurisdicción, practicando las retenciones impuestas por las leyes, convenios colectivos y reglamentaciones vigentes y efectuando las modificaciones que se produjeren según la incidencia de las novedades comunicadas por la Delegación de la Dirección Provincial de Personal. 2. Disponer y efectuar la liquidación de viáticos y movilidades conforme a las normas en la materia, controlando las órdenes de pago y rendición de las mismas. 3. Expedir las certificaciones solicitadas para entidades bancarias, casas de comercio, Instituto de Previsión Social, Instituto de Obra Médica Asistencial, ANSES, AFIP y otras entidades e instituciones. DEPARTAMENTO REGISTRO PATRIMONIAL 14

5 1. Organizar y efectuar la registración de bienes muebles e inmuebles y las variaciones patrimoniales; confeccionar las plantillas periódicas y el balance anual para su rendición a la Contaduría General de la Provincia, ejerciendo la superintendencia de los registros patrimoniales de la Jurisdicción. 2. Proyectar las disposiciones, resoluciones, decretos y otros actos referidos a la gestión patrimonial. 3. Controlar que se cumpla la marcación física de los bienes de uso y los inventarios selectivos y realizar las inspecciones periódicas a los registros de orden inferior. 4. Organizar y determinar la asignación y traslado de bienes en la Jurisdicción evaluando las necesidades reales de uso, en coordinación con los Departamentos Mantenimiento y Servicios y Organización y Métodos y otros Servicios. 5. Centralizar y controlar la información remitida por las áreas y organismos con descentralización funcional y realizar las gestiones pertinentes determinadas para los bienes declarados fuera de uso y/o en condición de rezago. 6. Controlar y fiscalizar los depósitos y almacenes de bienes en desuso. DEPARTAMENTO RENDICION DE CUENTAS 1. Llevar el registro de cargos y descargos de los fondos recibidos de la Tesorería General de la Provincia. 2. Verificar y clasificar la documentación de los pagos realizados, practicando las observaciones en los casos que corresponda. 3. Presentar en término las rendiciones ante la Contaduría General de la Provincia. 4. Elaborar las respuestas ante los traslados formulados por el Honorable Tribunal de Cuentas, a las rendiciones practicadas. DEPARTAMENTO AUTOMOTORES 1. Organizar, programar y efectuar la distribución del Parque Automotor de acuerdo a las necesidades y según las prioridades determinadas, como así también, organizar, proponer y controlar la reparación y mantenimiento de los vehículos. 2. Verificar el cumplimiento de las disposiciones dispuestas para el servicio y organizar y programar la asignación de choferes y confeccionar hojas de ruta y fojas de comisión. 3. Inspeccionar el movimiento de las unidades y su estado de uso dentro y fuera del radio de la ciudad, como así también fiscalizar el uso y otorgamiento de vales de nafta, realizando cuadros comparativos de consumo de combustible y kilometraje de automotores. 15

6 4. Respetar y controlar que se respete el Reglamento de Automotores y Embarcaciones Oficiales aprobado por Decreto N 5200/ 71 y modificatorios. 5. Coordinar pautas criterios y acciones con la Dirección Provincial de Automotores y Embarcaciones Oficiales la administración del parque automotor. DEPARTAMENTO MANTENIMIENTO Y SERVICIOS 1. Elaborar y supervisar los proyectos de modificación, ampliaciones y ejecución de obras atendiendo la documentación de planos si fuera necesario y participar en la confección de pliegos de licitación. 2. Organizar, programar y prestar de los servicios generales de maestranza, mayordomía, expedición, traslado de bienes muebles y otros necesarios al normal funcionamiento del organismo, propios y contratados. 3. Supervisar la conservación en perfecto estado de higiene de todas las reparticiones y dependencias de la Jurisdicción. 4. Ejecutar las tareas necesarias para el mantenimiento del edificio y áreas anexas. 5. Controlar los servicios contratados para el mantenimiento de ascensores, grupos electrógenos, conmutadores telefónicos y equipos de aire acondicionado. 6. Controlar el cumplimiento de los servicios contratados para las tareas de limpieza y de vigilancia del edificio central, playas adyacentes y otras áreas anexas. SUBDIRECCIÓN CONTABLE 1. Ejecutar las acciones necesarias para una correcta administración y control de la ejecución presupuestaria, supervisando su implementación a través del Departamento Contabilidad. 2. Coordinar las acciones tendientes a la liquidación de otros gastos. 3. Supervisar la contabilización de los recursos propios de reparticiones centralizadas de la jurisdicción. SUBDIRECCION CONTABLE DEPARTAMENTO CONTABILIDAD 1. Ejecutar las acciones necesarias para una correcta administración y control de la ejecución presupuestaria, incluyendo las distintas etapas de registración y la determinación de residuos pasivos, deuda exigible y su posterior seguimiento. 16

7 2. Realizar el control de la documentación entregada al Departamento Tesorería, la confección de la contabilidad de Fondos y Valores, conciliaciones bancarias y registro de deudores varios. 3. Determinar la imputación de las erogaciones y elaborar los estados diarios y mensuales de ejecución presupuestaria y controlar el cierre del ejercicio económico. 4. Atender la contabilidad analítica de las cuentas especiales y de terceros. SUBDIRECCION CONTABLE DEPARTAMENTO SUPERVISION DE ZONAS 1. Coordinar la tarea de las Zonas de las distintas reparticiones con la Administración Central. 2. Prestar apoyo administrativo y asesoramiento técnico contable a dependencias radicadas en el interior de la Provincia. 3. Coordinar y diligenciar los pedidos de adquisición y/o contratación de bienes y servicios de las distintas reparticiones en el interior de la Provincia. 4. Mantener actualizados registros de prestadores de servicios públicos en el interior, controlando vencimientos y pago. 5. Asistir técnicamente a las sedes zonales y a su personal en la aplicación de la Ley de Presupuesto, Leyes Complementarias, de Contabilidad, de Obras Públicas y sus reglamentos y demás normas. SUBDIRECCION CONTABLE DEPARTAMENTO LIQUIDACION DE OTROS GASTOS E INVERSIONES 1. Determinar las sumas ciertas a pagar en concepto de Erogaciones Corrientes, de Capital y otras erogaciones. 2. Verificar el cumplimiento regular de las inversiones por los Trabajos Públicos. 3. Efectuar los libramientos de pago de todas las erogaciones producidas por las reparticiones centralizadas de la jurisdicción. 4. Producir informes técnicos en actuaciones referidas a intereses, multas, actualizaciones monetarias, mayores costos, retenciones impositivas y descuentos y proceder a determinar los mismos. 5. Llevar el registro de las cuentas corrientes de proveedores y contratistas. 6. Controlar certificados de obra, pago de honorarios profesionales y de aportes previsionales y entregar certificados negociables. 17

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