Curso de Contabilidad Práctica

Transcripción

1 Curso de Contabilidad Práctica

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3 ÍNDICE UD 1. Conceptos básicos de contabilidad Introducción Conceptos de contabilidad y patrimonio de la empresa Definiciones Objetivos de la contabilidad División de la contabilidad Planificación y normalización contable UD 2. registro de las operaciones Introducción Elementos patrimoniales Cuenta Estructura económico-financiera del balance Registro de operaciones. Teoría del cargo y abono Libro Mayor Teorías de cargo y abono El libro Diario Terminología de cuentas El balance de comprobación de sumas y saldos UD 3. El ciclo contable Observaciones previas Variaciones de neto Concepto Reflejo contable de las variaciones en el neto Contabilidad de ingresos y gastos El ciclo contable y sus fases Introducción Página 3

4 3.2 Apertura de la contabilidad Registro de las operaciones del ejercicio. Asientos de gestión Cálculo del resultado. Asiento de regularización Cierre de la contabilidad. Asiento de cierre UD 4. Contabilización de las existencias Concepto Clasificación de las existencias Registro contable Método Administrativo (o Permanencia de Inventario) Método Especulativo Valoración de las existencias Precio de adquisición Coste de producción Estudio de los Subgrupos (60) Compras y (70) Ventas, del Plan General Contable Cuentas relacionadas con las compras Cuentas relacionadas con las ventas El IVA en las operaciones de existencias En las compras En las ventas Envases y embalajes Correcciones valorativas Introducción Correcciones de valor de las existencias UD 5. Cuentas de Personal Introducción El subgrupo 64 del Plan General Contable El subgrupo 46 del Plan General Contable Página 4

5 4. El subgrupo 47 del Plan General Contable Créditos al personal Asiento de nómina Contabilidad de las retenciones UD 6. Inmovilizado material Introducción Clasificación del inmovilizado material. Cuadro de cuentas Valoración inicial del inmovilizado material Adquisición onerosa (precio de adquisición) Permuta de inmovilizado Fabricación o construcción por la propia empresa Aportaciones no dinerarias Aumento del rendimiento, vida útil o capacidad productiva Valoración posterior: la amortización Concepto básico. Reflejo de la imagen fiel La amortización como forma de ahorro La amortización fiscal y contable Los métodos de amortización Factores de cálculo de las amortizaciones Cálculo de la cuota de amortización Amortización de un elemento complejo Cambios de amortización Valoración posterior: el deterioro del inmovilizado Bajas y enajenaciones Enajenación en las Pymes Enajenación en las Grandes Empresas Otras bajas Permutas de inmovilizado material Normas particulares sobre el inmovilizado material Página 5

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7 1 Conceptos básicos de contabilidad Contabilidad Práctica Página 7

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9 Objetivos Ofrecer las características que la contabilidad ha de poseer para convertirse en una materia útil. Fundamentar los objetivos de la contabilidad como instrumento, fundamentalmente, de información. Comprender el sentido de la planificación y normalización contable. Página 9

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13 1. Introducción La contabilidad y su metodología se han desarrollado paralelamente a los hechos y necesidades que han ido surgiendo de la actividadeconómica del ser humano a lo largo de la Historia. Ante el progreso experimentado por la sociedad, conocer el entorno en el que nos movemos exige cada vez mayor volumen de información y más precisión de la misma. Cualquier individuo, en un momento dado, puede precisar información acerca de la actividad económica de las familias, de las empresas, del sector público, de la nación o de otros países. Estos mayores niveles de exigencia informativa, que pretende satisfacer la contabilidad, han provocado que el proceso seguido para su obtención haya ido evolucionando progresivamente y que la técnica utilizada se haya depurado. 2. Conceptos de contabilidad y patrimonio de la empresa La contabilidad financiera empresarial puede definirse como un sistema de tratamiento de la información sobre la realidad económico-financiera o, desde una perspectiva jurídica, sobre el patrimonio de las empresas, cuyo método específico de captación, medición, subrogación, coordinación, agregación y presentación sintética es el de partida doble. El despegue de la actividad contable viene marcado por varios factores: El desarrollo del crédito. La creación de sociedades mercantiles. El uso del contrato de mandato Definiciones La Contabilidad es la ciencia que orienta a los sujetos económicos para que estos coordinen y estructuren, en una serie de libros y registros adecuados, la composición cualitativa y cuantitativa de su patrimonio, así como las operaciones que modifican, amplían o reducen dicho patrimonio. Página 13

14 El concepto de contabilidad y su objeto están directamente relacionados con el concepto de patrimonio, de tal manera que el objetivo fundamental de la contabilidad consiste en aportar información sobre la situación patrimonial, económica y financiera de la empresa en un instante de tiempo determinado. También es importarte conocer el resultado obtenido por la empresa en un periodo económico, generalmente un año. Por esto, para poder comprender el objetivo de la contabilidad, primero es preciso saber que se entiende por patrimonio de una empresa. El patrimonio de una empresa particular o colectiva está compuesto por los derechos y obligaciones que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales ésta puede cumplir sus fines. La contabilidad deberá reflejar, cuantitativa y cualitativamente, dicho patrimonio, así como sus variaciones. Se entenderá por patrimonio neto: Patrimonio Neto = Bienes + Derechos - Obligaciones En otras palabras, podemos definir el patrimonio neto de una sociedad como lo que esta vale en un momento determinado, es decir, el valor de sus bienes más los derechos de cobro a la fecha de valoración, restando las obligaciones de pago en esa misma fecha. El Patrimonio Neto se puede obtener en cualquier momento, imaginemos que deseamos venderla y queremos ponerle un precio, pero realmente su cálculo se hace anualmente al cierre del ejercicio. Y si, contablemente, a los bienes y derechos los vamos a denominar "activo" y a las obligaciones "pasivo", tenemos lo que se conoce como ecuación básica patrimonial, que se enuncia así: Patrimonio Neto = Activo - Pasivo Página 14

15 2.2. Objetivos de la contabilidad Su objetivo fundamental es servir de instrumento de información, tanto para el propio usuario como para terceras personas o entidades como pueden ser los proveedores, acreedores, Hacienda, etc. Objetivos de la contabilidad: Informar de la situación de la empresa tanto en su aspecto económico como financiero. Los inventarios y los balances serán, fundamentalmente, los instrumentos a través de los cuales se presentará esta información. Informar de los resultados obtenidos en cada ejercicio económico, es decir, cuánto se ha ganado o perdido en un ejercicio. Informar de las causas de dichos resultados. Para que esta información sea útil a aquellos que la utilizan, ha de poseer una serie de requisitos: Objetiva: ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo mismo; para ello entra en juego la normalización contable. Creíble: la información ha de ser fidedigna; por ello es comprobada y verificada por los auditores. Oportuna, la información se ha de emitir en el momento oportuno, pues un desfase en el tiempo le restaría valor. Clara y asequible: debe estar al alcance de cualquiera de los sujetos a los que va dirigida, sean especialistas en materia contable o no. Completa, no debe contener omisiones. Comparable, nos debe permitir poder analizar el estado de distintas unidades económicas y que los resultados sean homogéneos en todas ellas. Página 15

16 La información contable se elabora siguiendo un método específico, que recoge, clasifica y sintetiza los acontecimientos que pueden resultar importantes para sus usuarios. Las consecuencias de estos hechos, generalmente, se expresarán en unidades monetarias. Los datos así obtenidos se plasman en unos cuadros de síntesis que son los estados financieros o contables. Estos, y como primera aproximación a los mismos, pueden ser los siguientes: El balance, que representa la situación económico-financiera de la empresa. Es una relación detallada de todos nuestros bienes, derechos y obligaciones en un momento determinado. La cuenta de pérdidas y ganancias, que informa del beneficio o la pérdida que ha tenido la empresa, como resultado de comparar los ingresos con los gastos. La memoria, cuya finalidad es aclarar aspectos del balance y de la cuenta de pérdidas y ganancias. Ejemplo Supongamos que hemos solicitado un préstamo a Caja Granada por valor de euros en el ejercicio que estamos cerrando. En el balance tan sólo aparecerá dentro del pasivo el nombre y el importe de nuestro préstamo. El resto de datos, como pueden ser la fecha de solicitud, el plazo, el tipo de interés, si tiene o no carencia, etc., aparecerán en la memoria. Página 16

17 2.3. División de la contabilidad A. Por razón del área que abarca: Contabilidad privada. Se refiere a personas físicas, a sociedades y a entidades de cualquier naturaleza. Contabilidad pública. Contabilidad nacional o supranacional. Por ejemplo la de los presupuestos generales del Estado. B. Contabilidad por razón del objeto: Podemos encontrar tres clases de empresas, dependiendo del tipo de actividad que desarrollen: Comercial. Si la empresa se dedica a la compraventa de mercancías. Industrial. Si la empresa se dedica a la fabricación de productos. De servicios. Si la empresa se dedica a la prestación de servicios. La contabilidad a elaborar en cada una de ellas es, a grandes rasgos, la misma pero se podrán diferenciar en ciertos aspectos. Por ejemplo, en una empresa comercial es muy importante el control del almacén de existencias y, sin embargo, en la empresa de servicios es posible que ni siquiera exista. Esto va a hacer que determinados grupos de cuentas, en un tipo de empresas, tengan más importancia que otros. C. Atendiendo al ámbito de actuación: Financiera. Se trata de la llevanza diaria de la contabilidad, operaciones de cierre y libros de balances Sociedades. Operaciones propias de estas entidades referidas a constitución, fusiones, escisiones, acciones propias, etc. Analítica o de costes. Operaciones de determinación de costes en empresas de producción Planificación y normalización contable Si cada empresa confeccionase su propio plan contable la información económica podría ser clara para ella misma, pero esa información interesa a un Página 17

18 sinfín de agentes relacionados con la empresa: socios, Administración Pública, trabajadores, deudores, acreedores, etc. Frente a esa posible desinformación por falta de uniformidad, se reconoce la necesidad de la normalización contable; es decir, se considera preciso que algún órgano supraempresarial que, generalmente, es el Estado, establezca un marco conceptual contable y unos criterios generales de Contabilización que sirvan de pauta a todas las empresas. Es más, teniendo en cuenta la interrelación económico-financiera que libremente se desarrolla dentro de la Unión Europea, esa normativa contable deberá seguir criterios supranacionales. Esta normalización o generalización del derecho contable se concreta en el Plan General de Contabilidad, que no es otra cosa que el programa de planificación contable al que nos hemos referido antes, pero establecido como marco de referencia para todas las empresas. Esta normalización supone una homogeneización de los conceptos, de los criterios de clasificación, de los modelos de las cuentas anuales, de las normas de valoración, etc. Pero esa uniformidad no deberá ser rígida, sino flexible, ya que pretender un único plan contable para todo el mundo empresarial sería excesivamente ambicioso, amplio y complejo. De ahí que a partir del Plan General de Contabilidad, el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) establezca otros planes sectoriales que, respetando los criterios y conceptos del PGC, suponen una adaptación del mismo a cada sector económico. - Plan del 73. Es el primer plan contable de España, un Plan General de Contabilidad que, aunque no tenía carácter obligatorio (salvo para ciertas empresas), la mayoría de las empresas lo adoptaban voluntariamente para sus registros contables. - Plan del 90. El plan del 73 fue derogado en 1990 cuando nace uno nuevo con carácter obligatorio. - Reforma del El proceso de reforma de nuestra normativa contable, para alcanzar un mayor nivel de convergencia con las normas internacionales de información financiera adoptadas por la Unión Europea, se inicia con la aprobación por el Consejo de Ministros, el 5 de mayo de 2006, del Proyecto de Ley de reforma mercantil en materia contable para su armonización internacional, con base en la normativa de la Unión Europea. Página 18

19 Este proyecto se materializa en la aprobación de la Ley 16/2007, de 4 de julio (BOE 5 de julio de 2007), de reforma y adaptación de la legislación mercantil en materia contable para su armonización internacional con base en la normativa de la Unión Europea, donde se modifican los siguientes artículos: Código de comercio. Artículos 34 a 49 (referidos a cuentas anuales de empresas individuales y consolidadas). TRLSA. Artículos 2 y 171 a 202 (referidos a normativa mercantil, donde destacan los límites para la formulación de cuentas abreviadas) actualmente se regulan estos aspectos en el título VII del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (TRLSC). Otros aspectos mercantiles y fiscales. Aquí tratan de neutralizar el aspecto fiscal de la reforma contable por la modificación en los ajustes del patrimonio (disposición adicional octava que modifica el texto del Impuesto de Sociedades). Esta Ley tiene como desarrollo reglamentario un nuevo Plan General de Contabilidad, aprobando en este sentido dos Reales Decretos. Plan General de Contabilidad. Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. El nuevo PGC, es obligatorio para todas las empresas. Plan General para Pymes. Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas y los criterios contables específicos para microempresas; con la finalidad de facilitar su aplicación en las entidades de menor dimensión económica. Criterios específicos para microempresas. Las microempresas deberán llevar el Plan General para Pymes, pudiendo optar por unos criterios más simplificados en dos temas concretos, como son el impuesto de sociedades y el arrendamiento. Criterios para ser considerado Pyme y Microempresa La normativa española ofrece en distintas normas (Real Decreto 1514/2007, NECA 4ª. Cuentas anuales abreviadas, artículo 257 y siguientes del Real Decreto Página 19

20 Legislativo 1/2010, sobre formulación del balance, del estado de cambios en el patrimonio neto, memoria y de la cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas, así como el Real Decreto 151/2007, en sus artículos 2 y 4) una serie de parámetros que nos ayudarán a diferenciar los distintos tipos de empresas: PYME MICROEMPRESA Durante dos ejercicios consecutivos deben reunir, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: Total Activo < euros < euros Importe Neto de la Cifra de Negocios Número medio de trabajadores < euros < euros < 50 trabajadores < 10 trabajadores PYME Durante dos ejercicios consecutivos deben reunir, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: Total activo < euros. Importe Neto de la Cifra de Negocios < euros. Número medio de trabajadores < 50 trabajadores. MICROEMPRESA Durante dos ejercicios consecutivos deben reunir, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes: Total activo < euros. Importe Neto de la Cifra de Negocios < euros. Número medio de trabajadores < 10 trabajadores. Página 20

21 RECUERDA La contabilidad es el instrumento que proporciona información sobre la situación patrimonial, económica y financiera de la empresa en un instante de tiempo determinado. Al final del periodo, que abarca generalmente un año, nos proporciona el resultado obtenido por la empresa. Para cumplir sus fines, la empresa utiliza unos medios económicos y financieros. La contabilidad debe recoger cuantitativa y cualitativamente dicho patrimonio, así como sus variaciones. El Patrimonio Neto se define como la suma del valor de los bienes más los derechos de cobro minorado por las obligaciones de pago que tiene la empresa en ese momento. Patrimonio Neto = Bienes + Derechos Obligaciones Contablemente, al conjunto de bienes y derechos se le denomina Activo, y a las obligaciones, Pasivo. Por lo que el Patrimonio Neto también puede definirse como: Patrimonio Neto = Activo Pasivo El objetivo de la contabilidad es proporcionar información de la situación, resultados y causas de dichos resultados, tanto a la empresa como a terceros interesados. Para que la información contable sea útil a aquellos que la utilizan, la contabilidad ha de ser: Objetiva: ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo mismo. Creíble: la información ha de ser fidedigna. Oportuna, la información se ha de emitir en el momento oportuno, pues un desfase en el tiempo le restaría valor. Clara y asequible: debe estar al alcance de cualquiera de los sujetos a los que va dirigida. Completa, no debe contener omisiones. Comparable, nos debe permitir poder analizar el estado de distintas unidades económicas y que los resultados sean homogéneos en todas ellas. Debe elaborarse siguiendo un método y criterios específicos y mantenidos en el tiempo. Página 21

22 Los datos se expresarán en los Estados Financieros o Contables, compuestos de Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y Memoria. Página 22

23 2 Registro de las operaciones Contabilidad Práctica Página 23

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25 Objetivos Conocer los distintos elementos que integran el registro de operaciones. Diferenciar entre libro Diario y libro Mayor como parte fundamental de la contabilidad de una empresa. Adquirir las habilidades necesarias en el cálculo de apertura, registro, balance y cierre de cuentas contables. Página 25

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29 1. Introducción Cualquier empresa realiza una determinada actividad y, por consiguiente, interactúa con su entorno a través de compras, ventas, operaciones financieras, etc. Este día a día de la empresa plantea dos consecuencias: La empresa puede generarganancias o pérdidas. El patrimonio con el que cuenta se ve alterado. A través de la contabilidad financiera se estructura toda la información relativa a las operaciones de la empresa, proporcionando datos que se refieren, principalmente, al patrimonio propiedad de la empresa en un momento dado y a los resultados generados a lo largo de un período de tiempo. Para elaborar esta información se sigue el método contable, consistente en delimitar los hechos económicos (por ejemplo, una venta), valorar ese hecho (traducirlo a euros) y diseñar la forma de registrarlo contablemente. Una vez registrado el hecho económico pasa a formar parte de la contabilidad de la empresa, de la que obtenemos unos estados sintéticos que muestran de manera adecuada y fiel la realidad económica de la empresa. Al igual que hicimos al comienzo de la unidad didáctica, vamos a partir de la ecuación básica patrimonial y vamos a definir una serie de conceptos, antes de empezar a comentar el registro de las operaciones. Patrimonio Neto = Bienes + Derechos - Obligaciones 2. Elementos patrimoniales Los bienes, derechos y obligaciones que componen el patrimonio empresarial puedendiferir enormemente no solo por el tamaño de la empresa, sino también por la clase de actividad. Pero aunque sólo sea como ejemplo, veamos cual podría ser la composición patrimonial de una empresa dedicada a la comercialización (compra venta) de electrodomésticos. Página 29

30 Se entiende por elemento patrimonial a cualquier bien, derecho u obligación que forme parte del patrimonio neto de la empresa en un momento determinado. Pondremos algunos ejemplos de cada uno de ellos: Bienes: Dinero en efectivo en las cajas registradoras Frigoríficos, lavadoras, estufas dispuestos para la venta. Furgonetas para el transporte. Coche del director general. Coche del gerente. Local comercial. Oficina para la administración. Coche del director comercial. Ordenadores, impresoras, etc. Expositores, estanterías, mostradores. Derechos: Dinero ingresado en el banco. Facturas pendientes de cobro de nuestros clientes. Letras pendientes de cobro de nuestros proveedores. Página 30

31 Obligaciones: Facturas pendientes con los proveedores. Letras pendientes de pago. Préstamos pendientes de amortización. Pagos pendientes a Hacienda. Recibos de luz, agua, teléfono, pendientes de pago, etc. 3. Cuenta Si tratáramos de hacer un balance de situación enumerando todos y cada uno de los elementos patrimoniales de que dispone nuestra empresa, nos daríamos cuenta de que debido a su dimensión no resultaría operativo. Piénsese por ejemplo en tratar de anotar todos los elementos patrimoniales que forman parte del almacén de una ferretería. La lista sería inmensa y nos daría lugar a un balance enorme y poco útil. Es por esto que en contabilidad los elementos patrimoniales (bienes, derechos y obligaciones) se reagrupan en unos conceptos denominados cuentas. Una cuenta es un concepto representativo de valores patrimoniales de la misma especie. La cuenta es el elemento con el que se registra, identifica y clasifica cualquier hecho económico de la empresa. Así, en el cuadro de cuentas que viene en el Plan General Contable (cuarta parte) se pueden ver las cuentas y los grupos a los que pertenecen, así como su numeración establecidas. GRUPO 1 GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4 GRUPO 5 GRUPO 6 FINACIACIÓN BÁSICA ACTIVO NO CORRIENTE EXISTENCIAS ACREEDORES Y PROVEEDORES COMERCIALES CUENTAS FINANCIERAS COMPRAS Y GASTOS Página 31

32 GRUPO 7 GRUPO 8 GRUPO 9 VENTAS E INGRESOS GASTOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO INGRESOS IMPUTADOS AL PATRIMONIO NETO La cuenta es el instrumento del que se vale la contabilidad para aplicar el principio de dualidad y se compone de código, descripción e importe. Cada elemento que interviene en la realidad económica de la empresa se representa mediante una cuenta, que de manera simplificada se simboliza mediante una T. Así como los inventarios y los balances se utilizan para representar la situación del patrimonio en un momento concreto (estática patrimonial), las cuentas tienen un esquema de funcionamiento que sirve para registrar la dinámica patrimonial. 4. Estructura económico-financiera del balance Ya sabemos que los elementos patrimoniales se reagrupan en "cuentas" y que, por tanto, éstas serán las que aparezcan en el balance, pero estas, a su vez, se estructuran en unos conceptos más amplios denominados "masas patrimoniales", abarcando cada masa una serie de cuentas que tienen la misma funcionalidad económica o financiera. El Balance de situación de una empresa estará formado por una serie de masas patrimoniales en las que se clasificarán las distintas cuentas. BALANCE DE SITUACIÓN ACTIVO PATRIMONIO NETO Y PASIVO ACTIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO NETO Inmovilizado No exigible ACTIVO CORRIENTE PASIVO NO CORRIENTE Existencias Exigible a 1/p Página 32

33 Deudores comerciales PASIVO CORRIENTE Efectivo Exigible a c/p Clasificación de las masas patrimoniales: ACTIVO Lo podemos dividir en las siguientes submasas: Activo no corriente o inmovilizado: son los bienes y derechos que tienen un periodo de permanencia en la empresa superior al año (a largo plazo). Por citar algunos ejemplos: edificios, maquinaria, vehículos, etc. A su vez, y atendiendo a su naturaleza física, encontramos las siguientes partidas de inmovilizado: Inmovilizado material: su principal característica es la tangibilidad. Dentro de este grupo encontramos, por ejemplo, terrenos, edificios, maquinaria, etc. Inversiones inmobiliarias: son las construcciones u otros bienes de naturaleza inmobiliaria que la empresa no utiliza en su actividad normal, sino que mantiene en su patrimonio para obtener algún beneficio extraordinario. Inmovilizado intangible: también llamado inmaterial como, por ejemplo, Página 33

34 las patentes, marcas, concesiones, etc. Inmovilizado financiero: se diferencia por su intangibilidad y su carácter financiero. Por ejemplo, un préstamo a 18 meses a otra empresa: tiene permanencia superior a un año, es un derecho de cobro que posee la empresa y tiene carácter financiero porque lo que se presta es dinero. Activo corriente: son bienes y derechos que tienen una permanencia en la empresa inferior a 1 año (corto plazo) y que, por lo tanto, se caracterizan por su alto nivel de rotación. Algunos activos circulantes son: caja, mercaderías o créditos con clientes. Podemos diferenciar las siguientes masaspatrimoniales dentro de ésta partida: Existencias. Son bienes que utiliza la empresa para su actividad normal. Su principal característica es la rotación e intervienen directamente en el proceso productivo. Serían las mercaderías (en empresas comerciales) o las materias primas y los productos terminados (empresas industriales). Realizable condicionado (derechos de cobro). Esta partida representa los derechos de cobro que tiene la empresa con sus clientes (actividad normal) o con sus deudores (actividad puntual). Estos derechos de cobro se representan mediante facturas, letras de cambio, pagarés, etc. Circulante cierto. Representa las inversiones temporales en capital que realiza la empresa (compra de acciones con la intención de enajenarlas a corto plazo o depósitos en cuentas bancarias con disponibilidad diferida). Disponible. Es el dinero líquido que posee la empresa, tanto en caja como en cuentas bancarias de disponibilidad inmediata. PASIVO Cuando hablamos de pasivo nos referimos a deudas y obligaciones entendidas como fuente de financiación que obtiene la empresa de agentes externos (entidades financieras, empréstitos, etc.). Dependiendo del plazo en el que sean reintegrables (menos o más de 1 año) encontraremos corriente y no corriente. Página 34

35 NETO Son las fuentes de financiación que la empresa obtiene desde sus propios recursos, podemos apreciar varias partidas: Fondos propios Capital. Son los desembolsos realizados por los propietarios de la empresa para financiar su actividad. Reservas. Son recursos acumulados por la empresa derivados de su actividad (beneficios no distribuidos) que se utilizan para su financiación. Resultado del ejercicio. Cuenta 129 (antes conocida como «Pérdidas y Ganancias»). Ejemplo de distintas cuentas: Para una mejor comprensión vamos a poner un ejemplo de las distintas masas patrimoniales de un balance pero con alguna cuenta sencilla que nos ayude a entender su ubicación. ACTIVO Ejemplo Activo No Corriente Podemos ir al cuadro de cuentas del plan contable, concretamente al Grupo 2 «Inmovilizado». Dentro de este grupo comenzamos por el más sencillo que es el subgrupo 21. Inmovilizado Material, es decir, aquellos elementos de inmovilizado que van a permanecer en mi empresa más de un año (o al menos esa es nuestra intención) y además físicamente los podemos tocar. Algunos ejemplos son: (210) Terrenos. (211) Construcciones. (212) Instalaciones técnicas. Página 35

36 (213) Maquinaria. (214) Utillaje. (216) Mobiliario. (217) Equipos para proceso de información. (219) Otro inmovilizado Material. Recordamos en este momento que la cuarta parte del Plan General Contable, el cuadro de cuentas, no es de carácter obligatorio, esto supone que hay empresas que incluyen un elemento en una cuenta y, sin embargo, otras lo recogen en otra distinta, siendo correctas las dos interpretaciones. Ejemplo Una máquina de escribir podemos incluirla correctamente en mobiliario o en utillaje. Ambas, eso sí, pertenecen al grupo de inmovilizado material. Tampoco debemos abusar demasiado de las cuentas genéricas como la (219) Otro inmovilizado material, reservándolas sólo para aquellos casos en que entendamos que el elemento patrimonial no encaja en ninguna anterior de ese subgrupo. Ejemplo Activo Corriente Tal como hemos comentado, lo vamos a dividir, en principio, en tres partes: existencias, deudores y efectivo; teniendo todas ellas en común su periodo de transformación o la salida de la empresa, que es el corto plazo. Existencias: (300) Mercaderías. (310) Materias primas. (320) Otros aprovisionamientos. Página 36

37 (330) Productos en curso. (350) Productos terminados. (360) Subproductos, residuos y materiales recuperados. Dependiendo del tipo de empresa de que se trate es posible que solo tengamos mercaderías, pues su actividad es la compraventa de un artículo; materias primas o productos terminados, pues nuestra empresa se dedica a la producción; o ninguna de las anteriores porque nuestra empresa se dedique a prestar servicios y no compre nada ni produzca nada. Deudores: En esta categoría vamos a incluir a aquellas personas o entidades que nos deben dinero, pero que dependiendo de la naturaleza de ese crédito a nuestro favor tendrán una consideración u otra. (430) Clientes. Facturas pendientes de cobro por la venta de géneros o la prestación de servicios, siempre que sea la actividad de la empresa. (431) Clientes, efectos comerciales a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (440) Deudores. Facturas pendientes de cobro por operaciones que no se consideran la actividad propia de la empresa. (441) Deudores, efectos comerciales a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (543) Créditos por enajenación de inmovilizado. (5431) Efectos a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (542) Créditos. Préstamos concedidos a terceros que no tengan carácter comercial. (471) Organismos de la Seguridad Social Deudores. Cantidad que nos debe la Seguridad Social por los diversos conceptos. (470) Hacienda Pública Deudora. Cantidad que nos debe Hacienda por diversos conceptos, como devolución de impuestos. Página 37

38 Inversiones Financieras: (540) Inversiones Financieras en instrumentos de patrimonio. Hace referencia a la compra de acciones como inversión transitoria y con ánimo especulativo. (541) Valores representativos de deuda. Se refiera a la compra de títulos de renta fija, normalmente emitidos por el Tesoro. Nos encontramos con obligaciones, bonos, Letras del Tesoro, etc., que tienen la característica común de tener una rentabilidad fija y garantizada. Efectivo: (570) Caja. (572) Banco c/c. PATRIMONIO NETO Y PASIVO Ejemplo Patrimonio neto Capital. Entendemos por capital la aportación que hacen los socios para la constitución de la empresa. Esta cuenta tiene la característica de considerarse no exigible, en el sentido de que la sociedad no tiene obligación de devolver el dinero al socio que desee dejar la empresa. Este tendrá la potestad de vender sus acciones, pero no de exigir a la sociedad su reembolso. Pasivo corriente En esta categoría vamos a incluir aquellas personas o entidades a quien debemos dinero, pero que dependiendo de la naturaleza de esa deuda tendrán una consideración u otra. (400) Proveedores, facturas pendientes de pago por la compra de generoso necesario para la actividad de la empresa. Es decir, es el que me suministra el género que posteriormente voy a vender (mercaderías) o a transformar (materias primas) Página 38

39 (401) Proveedores, efectos comerciales a pagar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (410) Acreedores por prestación de servicios. Deudas a pagar documentadas en facturas (o a entidades públicas) por los servicios que nos han prestado. Aquí puede ir desde un fontanero hasta un notario o Hacienda y la Seguridad Social. (411) Acreedores efectos comerciales a pagar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (523) Proveedores de inmovilizado. Deudas pendientes de pago con los suministradores de inmovilizado y documentado en facturas. Es decir, deudas con los que nos venden elementos de transporte. (525) Efectos a cobrar. El mismo concepto que el anterior pero suponiendo la operación documentada en una letra de cambio. (520) Deudas con entidades de crédito. Préstamos recibidos de entidades de crédito a devolver antes del año. (476) Organismos de la Seguridad Social Acreedores. Deudas con la Seguridad Social por los servicios que ésta nos presta. (475) Hacienda Pública Acreedora Deudas con Hacienda, por diversos conceptos como puede ser el IVA, el Impuesto de Sociedades, etc. Página 39

40 El balance quedaría así: BALANCE ACTIVO NO CORRIENTE 21 Inmovilizaciones materiales 210. Terrenos 211. Construcciones 212. Instalaciones técnicas 213. Maquinaria 214. Utillaje 215. Otras instalaciones 216. Mobiliario 217. EPI 218. Elementos de transporte 219. Otro inmovilizado 24 y 25 Inversiones financieras 250. Inver. Finan. en instrumento de patrimonio l/p 251. Valores representativos de la deuda a l/p ACTIVO CORRIENTE 30 Existencias 300. Mercaderías 310 Materias primas 320 Otros aprovisionamientos 330. Productos en curso 340. Productos semiterminados 350. Productos terminados 360 Subproductos PATRIMONIO NETO 100 Capital PASIVO NO CORRIENTE Deudas a l/p Proveedores l/p Proveedores efectos comerciales a pagar l/p Acreedores Acreedores efectos comerciales a pagar l/p Proveedores de inmovilizado 173 c/p 174 Efectos a pagar c/p Deudas c/p con entidades de 170 crédito PASIVO CORRIENTE Deudas a c/p 400. Proveedores 401. Proveedores efectos comerciales a pagar 410. Acreedores 411. Acreedores efectos comerciales a pagar 523. Proveedores de inmovilizado c/p 524. Efectos a pagar c/p Página 40

41 4 Deudores comerciales y otras cuentas a cobrar 430. Clientes 431. Clientes efectos comerciales a cobrar 520. Deudas a c/p con entidades de crédito 476. OSSA 475. Hacienda Pública Acreedora 440. Deudores 441. Deudores efectos comerciales a cobrar 543. Créditos por enajenación de inmovilizado Efectos a cobrar a c/p 542. Créditos a c/p 471. OSSD 470. Hacienda Pública Deudora 54 Inversiones financieras a corto plazo 540. I.F. Temporales en instrumentos de patrimonio 541. Valores representativos de deuda c/p 57 Efectivo 570. Caja 572. Banco c/c 5. Registro de operaciones. Teoría del cargo y abono Hasta ahora hemos visto definiciones teóricas de contabilidad, de elementos patrimoniales, de cuentas y masas patrimoniales, pero aún no sabemos contabilizar, es decir, no sabemos registrar las operaciones en los libros correspondientes. Esto es lo que realizaremos a partir de ahora. Para ello Página 41

42 comenzaremos estudiando uno de los libros que necesitaremos en nuestra tarea: el libro Mayor Libro Mayor Dado que cualquier empresa efectúa múltiples operaciones, la valoración de sus elementos será objeto de continuas variaciones. El libro Mayor recoge todos los movimientos de una cuenta que se han anotado previamente en el libro Diario. En el libro Diario se contabilizan todas las operaciones cronológicamente, en forma de asientos contables; posteriormente se crea una ficha por cada cuenta contable, que transcribe todos sus movimientos, formando el libro Mayor. El libro Mayor es un conjunto de fichas de cada cuenta, y en cada una de ellas aparece la fecha del movimiento, el número de registro, la contrapartida, la valoración en el debe o en el haber y el saldo. El libro Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa fecha, siendo éste el cometido del Mayor. (216) Mobiliario 500 Página 42

43 5.2. Teorías de cargo y abono Ante cualquier operación que queramos contabilizar tendremos que determinar previamente dos cuestiones: 1. Averiguar qué cuentas intervienen en la operación. 2. Determinar qué cuenta registrará su movimiento en el debe y qué cuenta lo registrará en el haber. Ejemplo Si nos llega la copia de una factura por compra de una mesa para la oficina, pagada al contado, por valor de 500 euros, las cuentas que intervienen son: Mesa de oficina: Mobiliario. Pago en efectivo: Caja. Ejemplo A la mesa del contable llega el resguardo de un ingreso de dinero en efectivo en el banco por valor de 570 euros: Dinero que sale de la empresa: Caja. Dinero ingresado en la c/c: Banco, c/c. Como sabemos, el segundo paso que deberá dar el contable es determinar qué cuenta registraremos en el Debe y cuál en el Haber. Ese paso lo dará basándose en alguna de las teorías que se han enunciado por los autores que han sentado doctrina en esta materia. A pesar de ser varias las comúnmente utilizadas, nos vamos a detener sólo en dos, que consideramos suficientes: Página 43

44 Teoría materialista (de Besta) El enunciado de esta teoría es tan simple como que: Lo que entra va al Debe; lo que sale va al Haber. Para entenderla vamos a trabajar de momento con el libro Mayor y algunos casos prácticos: Ejemplo 1. Compramos un sillón para el despacho por valor de 500 euros y pagamos por caja Mobiliario 570. Caja 500 Página 44

45 Ejemplo 2. Compramos un ordenador por valor de euros y pagamos la mitad por caja y la otra mitad por banco E.P.I Caja Banco 500 Vemos que esta teoría es muy sencilla, y si además le añadimos los principios de la partida doble (enunciados un poco más abajo) podemos contabilizar gran cantidad de operaciones sin problemas. En ocasiones, es posible que nos plantee una dificultad. Para poder usar esta teoría debe entrar o salir algo físicamente de la empresa, y esto no siempre es así. Ejemplo 3. Compramos mercaderías al contado por valor de 80 euros Mercaderías 570. Caja 80 Aquí vemos que no supone problema, pues claramente las mercaderías entran y de la caja sale dinero. Página 45

46 Ejemplo 4. Supongamos ahora que la compra se realiza a 90 días, esto es, a proveedores. Aquí tenemos claro que las mercaderías entran en el almacén, luego: 300. Mercaderías 80 Pero no está tan claro que pasa con los proveedores, pues estos realmente ni entran, ni salen. Siguiendo los principios de la partida doble (volvemos a recomendar su lectura que tenemos un poco más adelante) deberemos anotar en el haber para cuadrar Proveedores 80 La operación la tenemos cuadrada, pero es posible que tengamos dudas de por qué hemos anotado en el haber. Esta situación es más problemática cuando tengamos dudas en las dos cuentas. Al menos, en este ejemplo la cuenta de mercaderías la teníamos clara, y la duda solo estaba en proveedores, pero puede darse el caso de dudar en las dos. Para eso tenemos la siguiente teoría. Página 46

47 Teoría matemática Esta teoría se base en la conocida ecuación del patrimonio: Activo = Pasivo + Neto Si partimos del inicio del ejercicio económico tendremos: A1 = P1 + N1 Al final del ejercicio económico tendremos: A2 = P2 + N2 A esta segunda ecuación se habrá llegado de la siguiente forma (llamaremos a los incrementos de patrimonio = i, a las disminuciones = d): D Cuentas de activo H D Cuentas de pasivo o Neto H A1 A P Pi A P El enunciado teórico podría ser el siguiente: El activo inicial y los incrementos de activo van al Debe. El pasivo inicial y los incrementos de pasivo van al Haber. El neto inicial y los incrementos del neto van al Haber. Las disminuciones del activo van al Haber. Las disminuciones del pasivo y de neto van al Debe. Esta teoría es fácil de aplicar si atendemos a lo siguiente: Las cuentas de activo aumentan en su sitio del balance, esto es en el Debe, y disminuyen en el contrario. Las cuentas de pasivo y neto aumentan en su sitio del balance, esto es en el Haber y disminuyen en el contrario. Página 47

48 Principios de la partida doble La sistematización de los denominados principios de la partida doble se debe al monje italiano Fray Luca Pacioli (año 1494). En cualquier hecho significativo desde el punto de vista contable van a intervenir dos elementos que se relacionan entre sí. Así, la empresa, al captar o percibir cualquiera de las transacciones que realiza, distinguirá, como mínimo, dos elementos que intervienen en la misma. Dentro de estos elementos habrá que diferenciar el que constituye el origen o recurso de la operación (la causa) y al que se considera el destino o aplicación (efecto). Las cuentas contables que reflejan los elementos tienen una estructura bipartita: lo que se anota a la izquierda se conoce como Debe y lo que anotamos en la derecha lo conocemos como Haber. El principio de partida doble implica que no hay deudor sin acreedor y que la suma de lo anotado en el Debe ha de ser igual a la suma del Haber. En definitiva, y resumiendo, este método de contabilización se basa en los siguientes principios: No hay deudor sin acreedor. A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas acreedoras por el mismo importe. En todo momento la suma de lo anotado en el Debe ha de ser igual a la suma de lo anotado en el Haber El libro Diario Es, junto con el de Inventarios y el de Cuentas Anuales, uno de los libros obligatorios para todas las empresas. El libro Diario registrará la dinámica patrimonial. En él se van reflejando cronológicamente las operaciones que día a día va realizando la empresa. Artículo 28 del Código de Comercio: "El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa...". Página 48

49 Ejemplo Compramos una mesa de oficina que nos cuesta 180 euros. 180 Mobiliario a Caja 180 La dinámica de la empresa es la de ir anotando en el libro Diario todas las operaciones que van ocurriendo e ir volcando dicha información al libro Mayor. Hace años esta tarea era muy ardua, de tal forma que lo que solía hacerse era anotar todos los días las operaciones en el libro Diario (de ahí su nombre) y cada cierto tiempo (cuando el contable pudiera) pasar la información al Mayor. Esto suponía un trabajo costoso y, en ocasiones, erróneo, al hacer anotaciones después de que hubiese transcurrido un tiempo desde que realmente se hubiese efectuado la operación. Hoy, esto, con los sistemas informáticos es mucho más sencillo pues nosotros debemos preocuparnos sólo de las anotaciones del diario y nuestro programa informático, sobre la marcha, vuelca la información en el libro Mayor. Quizás alguien en estos momentos se esté planteando la necesidad o no de llevar dos libros donde realmente anotamos lo mismo. Lo aclaramos con un ejemplo: Ejemplo Supongamos que en un momento determinado compramos mercaderías a un proveedor X por valor de 100 euros y lo dejamos a deber a 90 días. 100 Mercaderías a Proveedores 100 Aclaración: Las mercaderías entran, por lo cual anotamos en el Debe. Los proveedores ni entran ni salen, es una cuenta de pasivo y aumenta con lo que anotamos en su sitio, esto es, en el Haber. Página 49

50 Más adelante le pagamos al proveedor por caja los 100 euros. 100 Proveedores a Caja 100 Aclaración: Los proveedores ni entran ni salen, es una cuenta de pasivo y disminuye con lo que anotamos en el lado contrario a su naturaleza, su sitio, esto es, en el Debe. De la caja sale dinero, por lo que anotamos en el Haber. Si entre una operación y otra han pasado 90 días es de suponer que tendremos en el Diario cientos de asientos. Si en un momento dado no recordamos si el pago lo hemos hecho o no, tenemos dos opciones: Buscar la cuenta de proveedor en el Debe (tal y como tenemos anotada) y si la encontramos el pago se ha hecho. Esto no es operativo pues los asientos, insistimos, pueden ser cientos. Ir al libro Mayor y ver estas dos posibilidades: 400. Proveedores 100 En este caso la cuenta sigue viva y por tanto no se ha pagado: 400. Proveedores Página 50

51 En este caso la cuenta tiene dos operaciones, una anotada en el Haber, que fue en el momento de la compra, y otra en el Debe que se refiere al pago, está pagada Terminología de cuentas Abrir una cuenta: ponerle nombre (Mobiliario) y número (216) en el encabezamiento de la ficha. Cargar en una cuenta es anotar en el Debe. Abonar en una cuenta es anotar en el Haber. Suma del Debe es la suma de los cargos de una cuenta. Suma del Haber es la suma de los abonos de una cuenta. Saldo es la diferencia entre la suma del Debe y el Haber. Saldo deudor, cuando la suma del Debe es mayor que la suma del Haber. Saldo Acreedor, cuando la suma del Haber es mayor que la del Debe. Cuenta saldada, cuando la suma del Debe es igual que la suma del Haber. Debemos aquí establecer una norma que casi siempre se cumple: Las cuentas de Activo van a tener saldo deudor o cero. Las cuenta de Pasivo y Neto van a tener saldo acreedor o cero. 1. Si tenemos una cuenta de caja como la siguiente: 570. Caja Las entradas se anotan en el Debe y las salidas en el Haber. Es imposible que las salidas superen a las entradas, por lo que tendrá saldo deudor (no confundir el mismo ejemplo con el Banco, que sí puede presentar un descubierto y, por tanto, saldo acreedor). Página 51

52 2. Si tenemos una cuenta de proveedor como la siguiente: 400. Proveedores Entendemos que esta cuenta nace en el Haber (pues es de pasivo) y va disminuyendo al hacer los pagos en el Debe. Por lo que cuando se liquide presentará saldo cero, nunca deudor. No vamos a pagar más de lo que debemos y, en caso de hacerlo, la diferencia irá a una cuenta de intereses, no a ésta El balance de comprobación de sumas y saldos Finalidad El balance que hemos estudiado hasta ahora se refiere a la situación de la empresa en un momento determinado, normalmente al cierre del ejercicio, y se denomina Balance de Situación. Nos encontramos ahora con un nuevo balance, el de comprobación de sumas y saldos que, como su nombre indica, tiene como finalidad comprobar si los asientos están debidamente registrados en cuanto a la aplicación de los principios de la partida doble. Periodicidad y obligatoriedad La periodicidad mínima ha de ser trimestral; es decir, como mínimo habrá que redactar cuatro balances de comprobación en cada ejercicio económico. Sin embargo, es normal que se haga mensualmente o por periodos inferiores al trimestre, ya que si se ha cometido algún error será el Balance de Comprobación el que lo descubra. Página 52

53 Artículo 28 del C.C.: "El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales". Estructura y fuente de datos para su redacción La fuente de información para el Balance de Comprobación va a ser el libro Mayor. Su estructura difiere de la conocida de masas patrimoniales de Activo, Pasivo y Neto, y tampoco divide en plazo las categorías. Simplemente hace un listado de todas las cuentas atendiendo a su numeración del plan: Número cuenta Concepto Sumas Saldos Debe Haber Deudor Acreedor 100 Capital Construcciones Maquinaria Mobiliario Mercaderías Proveedores Proveedores, efectos c. a pagar Clientes Deudas c/p Proveedores de inmovilizado Caja Banco c/c Compra de mercaderías Venta de mercaderías (*) Página 53

54 (*) Incluiría hasta el Grupo 9 en caso de no ser Pyme. En este balance nos vamos a encontrar todas las cuentas con las que hemos trabajado a lo largo del ejercicio, aunque tengan un saldo final de cero euros, esto lo diferencia del Balance de Situación. También vemos que están las cuentas de gastos e ingresos (Grupo 6 y 7), que en el Balance de situación no están. Planteamos a continuación un supuesto práctico en el que se ofrecen dos ejemplos, sobre: Anotaciones en Diario y Mayor. Elaboración del balance. Formular los correspondientes asientos en el libro Diario y Mayor, obteniendo posteriormente el balance de comprobación de sumas y saldos, a partir de las siguientes operaciones: 1. Constituimos una empresa con un capital de euros aportados en efectivo. 2. Compramos mobiliario por valor de 600 euros, que pagamos por caja. 3. Compramos a crédito mercancías a proveedores por valor de euros. 4. Vendemos mercancías a clientes por valor de euros. 5. Cobramos por caja a los clientes anteriores por valor de 500 euros. 6. Compramos un ordenador pagando por caja 200 euros. Página 54

55 Ejemplo Anotaciones en el libro Diario y libro Mayor: Libro diario Caja a Capital Mobiliario a Caja Mercaderías a Proveedores Clientes a Mercaderías Caja a Clientes EPI a Caja Libro Mayor Capital 2000 Caja Mobiliario 600 Mercaderías Proveedores 1200 Clientes EPI Página 55