CONTROL DE DOCUMENTOS PROCEDIMIENTO. Control de Cambios del Documento. Fecha Versión Síntesis de la Modificación

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1 Pág.: 1 de 10 PROCEDIMIENTO CONTROL DE Control de Cambios del Documento Fecha Versión Síntesis de la Modificación Se incorpora en punto 3.definiciones Copia impresa Versión Nº 2 ELABORO REVISO APROBO Sub Gerente de Operaciones Mauricio Moya Pedro Moya Mauricio Moya CODIGO DEL DOCUMENTO: Versión 2 Ubicación: SGC/PROC.OBLIGATORIOS/CONTROL DE El presente documento es propiedad de MOYA Y CÍA LTDA. Su contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros. Toda impresión del documento es una copia NO CONTROLADA.

2 Pág.: 2 de 10 INDICE Ítem Materia Pág. 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RESPONSABILIDADES y/o Representante de la Dirección Personal de la Empresa MODO OPERATIVO Documentos del SGC Realización, aprobación y revisión de Documentos del SGC Codificación Documentos del SGC Modificación Documentos del SGC Actualización Documentos del SGC Eliminación Documentos del SGC Control de Documentos Externos del SGC REGISTROS REFERENCIAS ANEXOS... 7 Web:

3 Pág.: 3 de OBJETIVO Establecer las pautas para controlar, aprobar, codificar, modificar, distribuir y eliminar los documentos relacionados con el Sistema de Gestión de Calidad. 2. ALCANCE Aplicable a la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de Moya y Cía Ltda. 3. DEFINICIONES Copia Controlada: Copias oficiales y vigentes de los documentos relacionadas al SGC que se mantienen digitalmente. Copia Obsoleta: Copias de documentos relacionadas al SGC que se mantienen digitalmente o físicamente, identificados como tal, con el objetivo de mantener la información para ver la evolución de la documentación del sistema. Copia Impresa: Las copias impresas son consideradas copias no controladas, lo que deberá aparecer al el pie de la primera página de cada documento de la siguiente forma: Toda impresión del documento es una copia NO CONTROLADA". 4. RESPONSABILIDADES 4.1 y/o Representante de la Dirección. Controlar la documentación correspondiente al SGC. Revisar y Aprobar la documentación del SGC, sí corresponde. Coordinar la revisión y aprobación de propuestas relacionadas a modificaciones de la documentación del SGC. Comunicar al proponente las razones por las cuales no han sido acogidos los cambios. 4.2 Personal de la Empresa. Señalar cambios a la documentación del SGC, según corresponda. Web:

4 Pág.: 4 de MODO OPERATIVO 5.1 Documentos del SGC. El Sistema de Gestión de Calidad está conformado por los siguientes documentos: Política y Objetivos de Calidad. Manual de Calidad. Procedimientos (Obligatorios, generales y los de apoyo a los procesos de la empresa). Instructivos de Trabajo. Registros. Documentos Internos. Documentos Externos. El responsable del control de la documentación anteriormente señalada es el Representante de la Dirección y es llevada por medio del registro Control de Documentos. 5.2 Realización, aprobación y revisión de Documentos del SGC. Los documentos del SGC son confeccionados, revisados y aprobados de acuerdo a: Tipo de Documento Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por Política y Objetivos de Calidad Manual del SGC Plan de Calidad Procedimientos Documentos Internos Gerencia o Jefatura Representante de la Dirección/ Gerencia o Jefatura Representante de la Dirección Representante de la Dirección Representante de la Dirección Jefatura o Encargado del Área Representante de la Dirección Documentos Externos No Aplica No Aplica No Aplica La documentación correspondiente a los registros es llevada de acuerdo a lo señalado en el Procedimiento de Control de Registros.

5 Pág.: 5 de Codificación Documentos del SGC. La identificación de la documentación del SGC es realizada de acuerdo a: NORMATIVA - TD N CORRELATIVO VERSIÓN NORMATIVA: TIPO DE : TD Política de Calidad Objetivos de Calidad Manual de Calidad Plan de Aseguramiento de la Calidad Procedimientos SGC: Si el documento está relacionado con el sistema de gestión de calidad según estándar normativo ISO La Identificación de estos documentos es de acuerdo a: PC OC MC PQ PR Documento Interno DI Documento Externo DE N Correlativo 1,2,,etc. Versión 1,2,3,, etc. Los registros son identificados con la sigla RG más su nombre correspondiente. 5.4 Modificación Documentos del SGC. La modificación de los documentos del SGC debe efectuarse mediante el registro Cambios de Documentos del SGC por cualquier persona de la empresa, al Encargado del SGC o Representante de la Dirección, quien(es) coordina(n) la revisión y aprobación de dicha propuesta ante el o los responsables pertinentes. Cuando una modificación no ha sido aceptada, el o Representante de la Dirección comunica por escrito las razones o causas por la cual la modificación no ha sido aceptada. Para la Política y Objetivos estos se revisan y aprueban sus modificaciones en la Revisión por la Dirección al SGC. Después de ser aceptada la modificación de los documentos y aprobados según el punto 5.2, el modifica y repone el documento según lo indicado en el punto 5.5. La última versión actualizada del documento especifica sus modificaciones en la tabla Control de Cambios del Documento insertada en la portada de este, posteriormente son entregados por medio del registro Entrega de Documentos con VºBº de recepción de las personas relacionadas con la temática.

6 Pág.: 6 de Actualización Documentos del SGC. La documentación del SGC es elaborada, revisada y aprobada de acuerdo a lo indicado en el punto 5.2. El documento Word es colocado en la carpeta magnética de la empresa, la cual es de uso exclusivo del y del Representante de la Dirección; una vez aprobado el documento este se traspasa a PDF y se coloca en una intranet linkeada a la página web, donde todo el personal tendrá acceso a ella mediante una identificación de usuario y clave. No Toda vez que se incorpora o actualiza un documento del SGC sólo se repone el documento correspondiente en las carpetas magnéticas; ocurrido esto, el Encargado del SGC o Representante de la Dirección, comunica y controla a través del archivo entrega de documentos SGC la disposición del nuevo documento (link con ruta). 5.6 Eliminación Documentos del SGC. El o Representante de la Dirección al momento de reponer la copia digital en la web y física en la carpeta de los documentos que han sido incorporados o han experimentado cambios, procede a retirar la versión obsoleta del documento a la carpeta digital llamada Copias Obsoletas, por un período de tres años a lo menos; las copias físicas se destruyen. 5.7 Control de Documentos Externos del SGC. Los documentos externos que tienen referencia a aspectos legales y normativas (leyes, normas, reglamentos, etc.) y que están relacionados al ámbito en el cual se desempeña Moya y Cía Ltda., son identificados y controlados por el Representante de la Dirección y/o a través del registro Control de Documentos, sección Documentos Externos.

7 Pág.: 7 de REGISTROS Nombre del Registro Cambios de Documentos del SGC Control de Documentos Entrega de Documentos Responsable Representante de la Dirección Representante de la Dirección Representante de la Dirección Lugar de Almacenamiento Cardex oficina central Tiempo de Disposición Retención Final 3 años Eliminar Magnético 3 años Eliminar Cardex oficina central 3 años Eliminar 7. REFERENCIAS ISO 9001:2008, Punto Control de Documentos. 8. ANEXOS Estructura de la Documentación del SGC.

8 Pág.: 8 de 10 ANEXOS 1.- Estructura de la Documentación del SGC. a) Formato para confeccionar los documentos. El formato para confeccionar los documentos del SGC, debe seguir las siguientes indicaciones: Tamaño del formato carta, tipo de letra ARIAL de preferencia, Tamaño de fuente Nº 11 para texto y 12 para títulos y subtítulos. b) Formato portada de los documentos. El formato de la portada de los documentos relacionados con el SGC debe ser de acuerdo a: Encabezado de Página-Portada: CONTROL DE LOGO DE LA EMPRESA (NOMBRE DEL DOCUMENTO) (Código de identificación del documento, sin la versión) Pág.: 8 de 10 (N de Pág. X de Y del documento) Contenido Portada Central: Tabla 1: Identificación del Documento. Debe ser de acuerdo a la codificación aplicable a la documentación del SGC. NOMBRE DEL DOCUMENTO (Debe ir en Mayúsculas y en letra color negro tamaño 14) (La tabla debe estar centrada en el documento, con borde doble de grosor de ½ de color negro, y el fondo o relleno de esta ser de color blanco)

9 Pág.: 9 de 10 Tabla 2: Control de Cambios: El contenido de esta tabla debe estar centrada en el documento y ser idéntica a la que se muestra a continuación: Control de Cambios del Documento Fecha Versión Síntesis de la Modificación Tabla 3: Control de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos: El contenido de esta tabla debe estar centrada en el documento y ser idéntica a la que se muestra a continuación: Versión Nº XX ELABORO REVISO APROBO Nombre del Cargo Nombre del Cargo Nombre del Cargo Iniciales del Elaborador Fecha Iniciales Revisor Fecha Iniciales del Aprobador Fecha CODIGO DEL DOCUMENTO: XXX-XX-X Versión XX (Letra tamaño 12) Ubicación: Archivo: \XXXX... Línea Superior Pie de Página-Portada: El contenido de este debe estar justificado en el documento, con letra de tamaño N 8 y ser idéntico a lo que se muestra a continuación: El presente documento es propiedad de MOYA Y CÍA LTDA. Su contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros. Toda impresión del documento es una copia NO CONTROLADA.

10 Pág.: 10 de 10 c) Formato contenido restante de los documentos. Encabezado de Página: El contenido de esta tabla debe estar centrada en el encabezado del documento, en mayúsculas, con letra negrita de tamaño N 11, y ser idéntico a lo que se muestra a continuación: CONTROL DE LOGO DE LA EMPRESA (NOMBRE DEL DOCUMENTO) (Código de identificación del documento, sin la versión) Pág.: 10 de 10 (N de Pág. X de Y del documento) Pie de Página-Portada: El contenido de este debe estar justificado en el documento, con letra de tamaño N 8 y ser idéntico a lo que se muestra a continuación: Línea Superior 2.- Estructura de los Contenidos de la Documentación del SGC. La estructura de contenidos de los documentos relacionados al Sistema de Gestión de Calidad está conformado por: 1. Objetivo. 2. Alcance. 3. Definiciones. 4. Responsabilidades. 5. Modo Operativo (Desarrollo de Actividades). 6. Registros. 7. Referencias. 8. Anexos.

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