PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

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1 NOMBRE SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CODIGO SIG-DA VERSION 12 FECHA 20/05/2010 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 1. OBJETIVO. Establecer el control en la documentación del Sistema Integrado de Gestión de Salgado Pupo e Hijos & Cía. Ltda, al igual que el control para los documentos de origen externo. 2. ALCANCE. Aplica a los documentos y registros del sistema del Gestión de Calidad, SISO, y los documentos de origen externos que sirvan de apoyo en la planificación y operación de las actividades de Salgado Pupo e Hijos & Cía. Ltda. 3. DEFINICIONES Documentación: concepto que agrupa tanto a los documentos como a los registros. Documento: Información y su medio de soporte. Documento interno: Es todo aquel documento que es elaborado y modificados por el personal de SALGADO PUPO & HIJOS. Documento externo: Es todo aquel documento suministrado por entidades externas a la empresa, y que sirven de apoyo en la planificación y operación de sus sistemas de gestión. Registro: Que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Documentos que evidencian la ejecución o cumplimiento de una actividad. SIG: Sistema integrado de gestión. SIG-DA Control de Documentos REVISÓ COORDINADOR HSE APROBO DIRECTOR HSEQ Pág.1 de 6

2 4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4.1 NTC-ISO 9001:2008 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD-REQUISITOS. 4.2 NTC-ISO 9000:2005 SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD-FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO. 4.3 OSHAS 18001:2007 SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL. 5 CONTENIDO. 5.1 ELABORACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACION. La elaboración de los documentos y registros del SIG es realizado por el director HSEQ y/o el coordinador HSE, en compañía del personal involucrado en el proceso a estandarizar, a dicho documento se le asigna un nombre que servirá para su identificación, un código y una versión que iniciará por 01. Cada vez que se actualice un documento, el número de la versión será cambiado progresivamente. 5.2 REVISION Y APROBACION. El Coordinador HSE es el encargado de revisar los procedimientos que hacen parte de la estructura del SIG y de aquellos relacionados con la Seguridad y Salud Ocupacional, quien verificara la adecuación y la conveniencia de los cambios propuestos. Para luego ser aprobados por el Director HSEQ. Aquellos procedimientos considerados no obligatorios y no relacionados directamente con actividades de seguridad y salud ocupacional son revisados por el Director HSEQ para luego ser aprobados por el responsable de cada proceso. Como constancia de estas actividades se firma en la casilla dispuesta para tal fin, en la primera página del documento. 5.3 DISTRIBUCION Y RECUPERACION DE LOS DOCUMENTOS Para constatar que todo el personal involucrado en el SIG disponga de documentos apropiados, los procedimientos son publicados en la página de Internet, a la cual se tendrá acceso a los procedimientos apropiados. El Director HSEQ notificara a cada persona que lo requiera acerca de la publicación de nuevos documentos. En los casos en que se entregue copia física se registras la firma en el LISTADO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (SGI-FA ) como constancia de la entrega del documento actualizado. Los documentos de esta forma distribuidos, serán mantenidos por las personas encargadas en cada uno de los puntos de uso en buen estado y legibles. SIG-DA Control de Documentos y registros Pagina: 2 de 6

3 En los casos en que el cliente suministre procedimientos operativos, será el director HSEQ el encargado de distribuirlos, lo cual se evidencia con una firma en la última hoja de estos. En el caso de los Formatos Operativo el asistente operativo se encarga de informar al director de HSEQ, acerca de la implementación del nuevo formato o de la nueva actualización, con lo cual se actualiza el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTO Y REGITROS (SGI-FA ) y se procede a su utilización. Cualquier documento que sea requerido por un ente exterior (clientes, usuarios u otros), deberá ser solicitado al Director HSEQ, el cual decide su distribución. En tal caso la copia entregada deja de ser controlada. Los planos y cartas catastrales requeridos por las labores de construcción y mantenimiento de redes son controladas por el Director de HSEQ, quien los archivara en un lugar destinado para tal fin, estos solo son utilizados por el supervisor encargados de redes. 5.4 ALMACENAMIENTO, PROTECCION Y LEGIBILIDAD DE LA DOCUMENTACION Los documentos originales del SIG de Salgado Pupo & Cía. Ltda. Se encuentra dispuesto de la siguiente forma: La documentación física reposa en carpetas que los protegen de daños o deterioro. Las carpetas están debidamente identificadas con el nombre del documento o grupo de documentos que contienen, y se encuentran ubicadas en estantes según lo detallado en el listado maestro de documentos. En cuanto a los registros, estos se almacenan en los diferentes archivadores, bajo la potestad de la persona que los utiliza, quien constante mente verifica su legibilidad y los mantiene indexado, bien sea por orden alfabético o por fecha. Toda esta información se registra en el Listado Maestro de Documentos, Nivel IV / Registros La documentación digitalizada reposa en los equipos de cómputos del Director HSEQ, quien asignara los permisos requeridos en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS ACTUALIZACION Y MODIFICACION DEL MANUAL DE GESTION El Director de HSEQ es responsable de las revisiones hechas al Manual de gestión, en la medida en que surja la necesidad de realizarle cambios a este. De igual forma el Gerente esta SIG-DA Control de Documentos y registros Pagina: 3 de 6

4 encargado de aprobar todas las modificaciones realizadas a dicho manual, para luego ser publicado. 5.6 ACTUALIZACION, MODIFICACION, CONSERVACION Y DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS. Cualquier empleado puede sugerir un cambio en los documento del SIG, estas sugerencias son hechas al Director HSEQ, quien harán la respectiva revisión. Si realmente existe la necesidad de modificar un documento, se elabora uno nuevo con las modificaciones y se registran los cambios en la sección, Histórico de Actualizaciones de dicho documento. La aprobación será hecha en los dos casos por el responsable del proceso afectado. Como constancia de la revisión y la aprobación de las modificaciones se firma en la casilla dispuesta para tal fin. El estado de revisión actual se identifica en la primera página, donde se indica la versión correspondiente con su respectiva fecha, Por último el Director de HSEQ o coordinador HSE, según corresponda procede a la distribución de las Copias actualizadas, efectuando el retiro oportuno de las copias desactualizadas, las cuales se destruyen inmediatamente. En cuanto a los registros luego de vencido el tiempo de retención establecido en el listado maestro de documentos y registros son inmediatamente destruidos. 5.7 DOCUMENTO EXTERNOS El Director HSEQ y el Coordinador HSE tendrán la responsabilidad de actualizar y distribuir los documentos externos, según corresponda, estos son registrados en el NIVEL III del LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS (SIG-FA ). Luego de que el Director HSEQ o coordinador HSE, detecten una actualización, por medio de la página web del cliente, por información de este, paginas Web que hagan referencia a legislación en salud ocupacional, información suministrada por la ARP, Cámara de Comercio, Concejo Colombiano de Seguridad, pagina Web de la secretaria del senado de la republica o cualquier otro medio informativo confiable. Las copias anteriores serán destruidas y se distribuye la nueva versión. 5.8 CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS La codificación utilizada para los procedimientos y formatos se fundamenta en la siguiente tabla: SIG-DA Control de Documentos y registros Pagina: 4 de 6

5 ESTRUCTURA SIG FA ESTRUCTURA PARA FORMATOS INTERNOS SIGNIFICADO SISTEMA INTEGRADO DE GESTION. Formato Administrativo FO Formato Operativo Numeral de la NORMA OSHAS o ISO 9001al que se refiere y según corresponda. # # # NOTA. En los casos que el documento este integrado el numeral predominante, será el descrito en la norma ISO 9001: # # Consecutivo ESTRUCTURA SIG DA ESTRUCTURA PARA PROCEDIMIENTOS INTERNOS SIGNIFICADO Sistema Integrado de Gestión. Documento Administrativo DO Documento Operativo Numeral de la NORMA OSHAS o ISO 9001al que se refiere y según corresponda. # # # NOTA. En los casos que el documento este integrado el numeral predominante, será el descrito en la norma ISO 9001: # # Consecutivo 5.9 CONTROL Y ACTUALIZACION DEL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Todo tipo de modificación, ingreso o exclusión hecha al listado maestro de documentos y registro, es registrada por el Director HSEQ, en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS (SIG-FA ) la BASE DE DATOS del SISTEMA INTEGRADO DE GESTION en el modulo de CONTROL DE DOCUMENTACIÓN. 6. REGISTROS 6.1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS (SIG-FA ) 6.2 LISTADO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS (SIG-FA ) 7. HISTORICO DE ACTUALIZACIONES. FECHA VERSION SECCION ACTUALIZACION EFECTUADA todo Elaboración del documento. SIG-DA Control de Documentos y registros Pagina: 5 de 6

6 13/11/01 02 TODO Actualización de cargos involucrados en este procedimiento. 19/03/ Se incluyó sección 5.3 (Legibilidad de los documentos) 15/05/ Se incluyo la revisión trimestral de los documentos distribuidos. 06/12/ Se incluyo la verificar la actualización de documentos externos por medio de la pagina web del cliente Se elimino la verificación trimestral de documentos. 07/05/ Inclusión de controles sobre los planos y cartas catastrales. 18/09/ Se unifico la responsabilidad de revisión y aprobación al Director de Calidad. 30/04/ Se incluyo la sección 5.8 ACTUALIZACIÓN AL MANUAL DE CALIDAD., en donde se incluyo el uso de una base de datos. 20/11/ Se incluyo la verificación de la legibilidad por parte del responsable del documento. TODO Se Integraron los procedimientos de control de documentos y datos de soma y control de registros 05/03/10 11 del SGC. Se incluyo la sección 5.1 ELABORACION E 5.1 IDENTIFICACION. Las demás secciones pasaron progresivamente a la siguiente numeración. 5.1 y 5.2 Se incluyo la aprobación de los procedimientos por parte del responsable del proceso afectado por dicho procedimiento Se incluyo el uso de la página de Internet con el objetivo de publicar los procedimientos al personal adecuado y el uso de notificaciones para comunicar cambios. 5.2 Se definieron diferentes responsables para la revisión y la aprobación de los documentos, según el tipo de procedimiento. SIG-DA Control de Documentos y registros Pagina: 6 de 6

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