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1 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 1 de 17 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GCMU 1.2) Objetivo: Administrar la estandarización y publicación de los documentos que soportan el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la UNAD, garantizando su revisión y aprobación antes de su publicación; así como la identificación de los diferentes controles operacionales relacionados con las actividades de la Gestión Universitaria. 1.3) Alcance: Este procedimiento aplica a los documentos generados por los procesos que integran el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la UNAD, y comprende desde identificación de la necesidad de documentar una actividad y los controles operacionales asociados, hasta la publicación y socialización de los cambios en el SIG generados por el documento. Aplica para los líderes de unidades, Líderes estratégicos de gestión y el administrador de la documentación del sistema integrado de gestión. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Control Operacional El control en el nivel operacional, o simplemente control operacional, es el subsistema de control efectuado en el nivel de ejecución de las operaciones. Se trata de una forma de control realizada sobre la ejecución de las tareas y las operaciones desempeñadas por el personal no administrativo de la empresa. En este sentido, el control operacional se refiere a los aspectos más específicos, como las tareas y operaciones. Su espacio de tiempo es el corto plazo, ya que su objetivo es inmediatista: evaluar y controlar el desempeño de las tareas y las operaciones en cada momento. También es el subsistema de control más orientado hacia la realidad concreta de la empresa: su día a día, en términos de las tareas realizadas. En resumen, el control operacional es el subsistema de control efectuado en el nivel más bajo de la organización empresarial; su contenido es específico y está orientado a cada tarea u operación y se dirige al corto plazo ya la acción correctiva inmediata. ( ges/4.17/417control_operacional.htm) Componente Cada uno de los subsistemas que conforman el Sistema Integral de Gestión SIG. CSI Sigla de referencia al Componente de Seguridad de la Información, liderado por la Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico GIDT. CS-IT Sigla de referencia al Componente de Servicios de Infraestructura Tecnológica, liderado por la Clasificación de seguridad del documento Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico GIDT. Clasificación que se le da a un documento de acuerdo al tipo de información que contiene y a las personas o grupos que va dirigido, así:

2 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 2 de 17 Estandarizar s exclusivos de los componentes CSI y CS-IT Tabla de Retención Documental - TRD. Público: Información de dominio público físicos o electrónicos que la universidad puede dar a conocer a terceras partes como estudiantes, proveedores, docentes y demás estamentos que tengan alguna relación directa o indirecta, dicha información puede estar publicada en cartelas de la entidad o en las páginas web de la Universidad. Controlado: s de gestión físicos o electrónicos de las diversas unidades de la institución, que contienen los métodos de trabajo usados para su operación y/o para formación del personal. El acceso a esta información está restringido a los miembros de cada área o disponibles para los ejercicios de auditoria interna o externa de la institución. Reservado: s estratégicos, o con información descriptiva de claves o datos técnicos de funcionamiento de las diversas unidades de la institución, que pueden ser físicos o electrónicos. Esta información solamente será accedida por personal autorizado para su uso y/o para atender solicitudes derivadas de los procesos de auditorías internas o externas y/o para atender requerimientos de orden legal o jurídico Para este procedimiento hace referencia a la emisión o de un documento del cual se requiere controlar su estructura, contenido, versión y estado dentro del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD, de manera que se establezca una ruta única para su consulta y uso previsto. Se refiere a los procedimientos, instructivos y/o formatos con clasificación de seguridad controlada o reservada establecidos por la Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico que por motivos de seguridad, solo pueden ser consultados por grupos reducidos que se encargan de su manejo. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Artículo 3, Ley 594 de 2000)

3 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 3 de 17 3) Condiciones Generales 3.1 La siguiente es la estructura documental del Sistema Integrado de Gestión de la UNAD y su descripción y características se detallan en el Instructivo de documentación del sistema integrado de gestión I Manual Del Sistema Integrado De Gestión Caracterización de Procesos - Procedimientos -Instructivos -Formatos Registros -s de referencia (Internos y Externos) Normatividad (Interna y Externa) 3.2 Cualquier miembro de la comunidad Unadista puede manifestar la necesidad de crear, modificar o anular algún documento; la solicitud debe canalizarla a través del líder Estratégico de gestión del Proceso para que éste y él o los Líderes de Procedimiento que intervengan lo analicen y determinen su pertinencia. 3.3 Cuando se determine la necesidad de incluir un nuevo proceso en el SIG o de anular uno existente, antes de formalizar la solicitud ante la GCMU se debe agendar la presentación de éste ante el Comité Integral de Gestión y MECI, quien determinará si se aprueba la inclusión o anulación de dicho proceso. Cuando se presente el nuevo proceso, se debe hacer sobre el Formato para el Levantamiento de la Caracterización de Proceso F ya diligenciado y se deben tener como soporte los demás documentos asociados. Con el Visto Bueno que dé el Comité Integral de Gestión y MECI, se podrá proceder a formalizar la solicitud de acuerdo a como se indica en el paso número 3 de este procedimiento. 3.4 El sitio oficial donde se carga y publica la documentación del SIG para su consulta es en el servidor web de la página del Sistema Integrado de Gestión a excepción de los documentos de Referencia que pueden estar cargados en otro servidor, pero enlazados desde el listado maestro de documentos internos de referencia. Para los documentos específicos de los componentes CSI y CS-IT el sitio oficial donde se carga y publica la documentación para su consulta es en el servidor web de la página de la GIDT

4 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 4 de El representante del componente de Gestión de la Calidad del SIG, es el encargado de articular la construcción del manual del Sistema Integrado de Gestión, y de incluir y aprobar las modificaciones que se le hagan teniendo en cuenta las necesidades y/o solicitudes manifestadas por los demás representantes de los componentes del SIG de la UNAD. 3.6 En el mes de marzo la GCMU solicitará a los Líderes estratégicos de Gestión la revisión de los documentos que se tengan publicados de manera que se determine su continuidad o necesidad de actualización, y así mismo para que se haga una verificación de la existencia documentos que se estén usando y que no están siendo controlados por el SIG. 3.7 Es responsabilidad del líder de la unidad que generó el documento interno de referencia y de los líderes de procedimiento velar por la inclusión y actualización del documento en el listado maestro de documentos de referencia, y de informar a la GCMU el estado obsoleto de dichos documentos. 3.8 Es responsabilidad de la GCMU mantener actualizados los listados maestros del SIG, de acuerdo a los documentos que se van emitiendo, modificando, anulando y publicando. Estos listados Maestros son: - Listado Maestro de Caracterizaciones y Procedimientos - Listado Maestro de Formatos - Listado Maestro de Instructivos - Listado Maestro de s de Referencia Para el caso de los documentos con clasificación de seguridad del documento controlado y reservado, se publicará la información de nombre, código y versión del documento, pero no el enlace de consulta al documento. Los listados maestros tendrán una columna que indicará la clasificación de seguridad de los documentos. 3.9 Según la Ley 1562 del 11 de julio de 2012 el programa de Salud Ocupacional ahora se llama Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, de acuerdo a lo anterior se construye el documento del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual se incluye como un documento interno de referencia del Sistema Integrado de Gestión Los registros son un tipo especial de documento, que pueden estar en físico o digital (archivos y registros electrónicos) para el caso de los registros físicos el control se establece el procedimiento Gestión Documental P-2-2, y para los registros electrónicos que no están asociados a un formato estandarizado por el SIG lo controla cada líder de procedimiento teniendo en cuenta las directrices emitidas por la Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico, esto también aplica para los formularios en ambiente web 3.11 Se consideran documentos vigentes los que se encuentran publicados en los listados maestros de la página del Sistema Integrado de Gestión. El uso de las versiones vigentes aplica para los trámites que inicien a partir de la fecha de estandarización Los documentos obsoletos son almacenados en una versión editable en la carpeta s Obsoletos del servidor en donde se aloja el sitio web del Sistema Integrado de Gestión. Estos no se encuentran con acceso público La estructura que deben tener los documentos a estandarizar del sistema integrado de gestión, está descrita en el Instructivo para documentación del sistema integrado de gestión I Para la anulación de documentos del sistema integrado de gestión, que tengan documentos asociados y que requieran su continuidad, se debe incluir en la solicitud el destino al cual pasarán dichos documentos. Esto será tratado internamente mediante anulación y emisión.

5 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 5 de El líder de procedimiento es el responsable de mantener actualizada a la normatividad asociada y referenciada en los documentos que lidera, los cuales se especifican en la caracterización de proceso y procedimientos, y de suministrar los enlaces de consulta a la misma. Los hipervínculos que se colocan hacia estos documentos, son incluidos de la siguiente manera: Acuerdos del Consejo Superior y Consejo Académico de la UNAD, enlace al documento publicado en la página web de SGRAL Resoluciones de la UNAD, enlace a documento publicado en algún servidor web de la UNAD. Circulares Normativas de la UNAD, enlace a documento publicado en algún servidor web de la UNAD. Normatividad externa (Leyes, Decretos, Resoluciones, Sentencias Constitucionales, Directivas, Circulares), enlace a páginas web gubernamentales Para la emisión de caracterizaciones y procedimientos, se requiere que en la solicitud se relacione y suministre el paquete completo de documentos que dependen del mismo Cuando se quiera hacer una sobre una caracterización o procedimiento puede hacerse sobre la versión editable del documento que se encuentre estandarizada en ese momento, siempre y cuando el formato para el levantamiento de caracterización o procedimiento no haya cambiado nada en su estructura desde el momento en que se generó la última versión del documento a modificar Cuando se realice el levantamiento o de una caracterizacióno procedimiento el Líder Estratégico de Gestión debe validar con Secretaría General que la normatividad asociada se encuentre vigente y sea pertinente para los fines del documento. 3.19La documentación frente a la especificación requisitos de productos o servicios se realiza mediante el documento denominado Matriz de Productos o Servicios del Sistema Integrado de Gestión que hace parte del procedimiento Control y Tratamiento de Productos y Servicios No Conformes P Cuando se genere y apruebe algún cambio en la política u objetivos del SIG, la GCMU dentro de los siguientes 5 días hábiles deberá proyectar la de la resolución que oficialmente la establece y realizar la solicitud ante secretaría general para su emisión; luego de esto, durante el tiempo que Secretaria General tenga la resolución en trámite para la GCMU deberá realizar constantemente seguimiento para que la emisión se dé en el menor tiempo posible La GCMU hará revisiones durante la vigencia a los documentos que hayan sido estandarizados por la GIDT, con el fin de verificar que los documentos cumplan con la forma y estructura definida Cuando se genere un formato necesario para el desarrollo de una o varias actividades de un proceso/procedimiento y que el líder del procedimiento determine que no se requiere su estandarización en el SIG, deberá informar al Líder Estratégico de Gestión del proceso y a la Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario la justificación correspondiente del uso del formato, describir el control sobre su reporte, administración y custodia e indicar el tiempo máximo para proceder con la estandarización de formato.

6 Página 6 de 17 Nº 4.1) Actividad 1 Identificar y determinar la necesidad de emitir, modificar o anular un documento del SIG, o de publicar/ despublicar un documento de referencia 4.2) Insumos necesarios para la actividad Normas legales Cambios de actividades Cambio de responsable s de actividades Necesidades manifestada s por algún miembro de la comunidad Unadista 4.3) Descripción detallada de la actividad De acuerdo a cambios generados o necesidades manifestadas, identificar y analizar si se da la necesidad de crear, modificar o anular un documento del SIG, o de publicar/despublicar un documento de referencia. En caso de determinarse necesario y si la solicitud es una emisión o continuar al paso 2, si es otro tipo de solicitud continuar al paso 3. En caso de determinarse que No es necesario, finaliza el procedimiento. 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad INICIO Resultado de necesidad frente al documento 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Correos electrónicos Actas de reuniones 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) Digital No aplica Representantes de los componentes del SIG Líder de procedimiento Nota: para el Manual del SIG lo necesidad la determinan los Representantes de los componentes del SIG, para los otros documentos lo determinan los Líderes de procedimiento.

7 Página 7 de 17 2 Proyectar para emisión o Necesidad identificada de emisión o Con base en la necesidad identificada de emisión o, proyectar el documento. Teniendo en cuenta la condición general 3.3, 3.13, 3.16, 3.17 y 3.18 Para Caracterización utilizar el Formato para el Levantamiento de la Caracterización de Proceso F Para Procedimiento utilizar Formato para el Levantamiento de Procedimientos F-2-1-3, identificando los controles operacionales los cuales deben ser resaltados en la columna Actividad colocando el fondo de la celda con color azul claro). proyectado para emisión o Proyección del Manual del Sistema Integrado de Gestión, Formato o Instructivo F Formato para el Levantamiento de la Caracterización de Proceso F Formato para el Levantamiento de Procedimientos Digital No aplica Representante del componente de Gestión de la Calidad del SIG Líder Estratégico de Gestión y Líder de procedimiento Para instructivo construirlo en un archivo de Word, y para formato en archivo de Word o Excel de acuerdo a las necesidades específicas, teniendo en cuenta lo declarado en el capítulo de estructura de documentos (formato, instructivo) del Instructivo para la

8 Página 8 de 17 documentación del sistema integrado de gestión (I-2-1-1) 3 Realizar solicitud para tramite del documento Necesidad de anulación identificada. proyectado para emisión o. Vo. Bo. del comité Integral de Gestión para emisión o anulación de proceso Diligenciar el formato para la solicitud de o anulación y publicación de documentos del SIG (F-2-1-1) Si se trata de documentos exclusivos asociados a los componentes CSI o CS-IT, el líder de procedimiento específico de la GIDT que haya proyectado el documento formaliza la solicitud a través de un correo electrónico enviado al correo institucional de la Gerencia de Innovación y Desarrollo Tecnológico (gerencia.innovacion@unad.ed u.co). Si se trata de documentos asociados a cualquiera de los componentes que no son de exclusividad de los componentes CGSI o CS-IT, se formaliza la solicitud a través de un correo electrónico, enviado al correo institucional de la Gerencia de calidad y mejoramiento universitario Solicitud realizada (F-2-1-1) formato para la solicitud de, anulación y publicación de documentos del SIG Correo Electrónico Digital No aplica Líder Estratégico de Gestión Líder de procedimiento específico en la GIDT

9 Página 9 de 17 (gerencia.calidad@unad.edu.co ). 4 Revisar y direccionar solicitud recibida Solicitud realizada. proyectado para emisión o. Para los casos de emisión y se debe adjuntar el documento proyectado. El responsable de la administración de la documentación del SIG verifica que la solicitud haya sido diligenciada correctamente y que el documento cumpla con los criterios definidos en el Instructivo para la documentación del sistema integrado de gestión (I-2-1-1) y en lo establecido en las instrucciones de diligenciamiento del formato de levantamiento utilizado, según sea el caso. Solicitud direccionada para su gestión (F-2-1-1) formato para la solicitud de, anulación y publicación de documentos del SIG Correo Electrónico Digital No aplica Responsable de la administración de la documentación del SIG en la GCMU o en la GIDT Si la solicitud o documento requiere ajustes se le indica al remitente los ajustes necesarios que debe realizar y se devuelve al paso 3. Si no requiere ajustes y el documento es el Manual del

10 Página 10 de 17 SIG, formato, instructivo o documento de referencia continuar al paso 6, si es caracterización, procedimiento de cualquiera de los componentes del SIG (exceptuando los documentos exclusivos de CSI y CS-IT) remitir al Gerente de la Gerencia de Calidad y Mejoramiento Universitario para aprobación y continúa con el siguiente paso. 5 Aprobar o anulación de caracterizació n, Solicitud de o anulación realizada. proyectado para emisión o Si es documento exclusivo de los componentes CSI y CS-IT remitir al Gerente de Innovación y Desarrollo Tecnológico para aprobación y continua con el siguiente paso. Se revisa la solicitud y documento a emitir, modificar o anular, y determina la coherencia del documento y/o pertinencia de la solicitud, si se trata de un documento exclusivo de los componentes CSI y CS-IT lo realiza el Gerente de Innovación y Desarrollo Tecnológico, para los demás documentos del SIG lo realiza el Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario. Resultado de Aprobación de la o anulación Correo electrónico Acta de Comité Integral de Gestión(para caso de emisión o anulación de caracterización) Digital No aplica Gerente Calidad y Mejoramiento Universitario Gerente de Innovación y Desarrollo Tecnológico

11 Página 11 de 17 En caso de necesitar ajustes le indica al remitente los ajustes necesarios que debe realizar y se devuelve al paso 3. En caso de aprobar notifica la aprobación al Responsable de la administración de la documentación del SIG o al responsable de la administración de la documentación del SIG de la GCMU o de la GIDT según corresponda para que continúe con el trámite, continúa al paso 6. 6 Generar, anulación, publicación o despublicació n del documento Solicitud realizada. Aprobación de la Emisión, o anulación del documento. En caso de no aprobar la solicitud, Indicar los motivos y continuar al paso 7. El Responsable de la administración de la documentación del SIG de la GCMU o de la GIDT, según sea el caso, dependiendo del tipo de solicitud realiza lo siguiente: Si la solicitud es por Anulación, genera la copia del documento editable en la carpeta de obsoletos ubicada en servidor del SIG emitido, modificado o anulado Página web del SIG Listados Maestros (F-2-1-1) formato para la solicitud de, Digital No aplica Responsable de la administración de la documentación del SIG en la GCMU o en la GIDT

12 Página 12 de 17 proyectado para emisión o. de la página web del SIG o de la GIDT, según corresponda. Si la solicitud es emisión o, convierte el documento proyectado a documento del SIG asignando el respectivo código y versión de acuerdo a la estructura definida en el instructivo para la documentación del sistema integrado de gestión (I-2-1-1), al documento. Cuando se trate de un documento exclusivo, el Responsable de la administración de la documentación del SIG en la GIDT solicitará por correo electrónico al responsable de la administración de la documentación del SIG de la GCMU la asignación del código y versión del documento. Seguidamente, para cualquiera de los casos realizar la actualización del listado maestro correspondiente, Listado de Histórico de actualizaciones documentales anulación y publicación de documentos del SIG

13 Página 13 de 17 7 Notificar y registrar resultado de la solicitud Solicitud realizada. Resultado de Aprobación de la o anulación. del SIG emitido, modificado o anulado. y/o demás publicaciones que se encuentren dentro de la página web del SIG y/o el sitio web GIDT para los componentes CSI y CS-IT. Cuando se trate de algún documento de uso exclusivo el responsable de la administración de la documentación en la GIDT deberá informar al responsable en la GCMU para realizar las respectivas actualizaciones. El Responsable de la administración de la documentación del SIG en la GCMU o en la GIDT según corresponda, envía un correo de notificación a quien haya realizado la solicitud informando el resultado de la solicitud, y registra este resultado en el formato de solicitud recibido. Para el caso del Responsable de la administración de documentos de la GIDT enviará el formato de solicitud con el resultado al Responsable de la GCMU. Resultado de la solicitud notificado Correo electrónico de la GCMU (F-2-1-1) formato para la solicitud de, anulación y publicación de documentos del SIG Digital No aplica Responsable de la administración de la documentación del SIG en la GCMU o en la GIDT

14 Página 14 de 17 8 Socializar cambios generados como resultado de la solicitud del SIG emitido, modificado o anulado. Notificación del resultado de la solicitud. En caso que la notificación sea por la no aprobación de la solicitud, finaliza el procedimiento. Socializar los cambios generados en el Sistema Integrado de Gestión como resultado de la o anulación del documento del SIG o publicación/despublicación del documento de referencia, a todos aquellos que tienen alguna relación o responsabilidad directa con lo declarado en el documento. y/o cambios socializados Correos electrónicos o Actas de reuniones Digital No aplica Líder Estratégico de Gestión Líder de procedimiento Líder de procedimiento específico en la GIDT FIN

15 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 15 de 17 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Representantes de los componentes del SIG Líder de Procedimiento Líder Estratégico de Gestión Líder de procedimiento específico en la GIDT Responsable de la administración de la documentación del SIG en la GCMU o en la GIDT Gerente de Calidad y Mejoramiento Universitario Gerente de Innovación y Desarrollo Tecnológico INICIO Identificar y determinar necesidad de emitir, modificar o anular un documento del SIG, o de publicar/ despublicar un documento de referencia Es necesario? SI NO FIN la solicitud es Anulación o Publicación/despublicación Emisión o Modificación Proyectar para emisión o Realizar solicitud para trámite del documento al correo gerencia.calidad@unad.edu.co o gerencia.innovación@unad.edu.co según sea el caso. Revisar solicitud y documentos asociados NO Es correcta? Realizar ajustes Indicar ajustes SI A El documento es Caracterización o Procedimiento Aprobar o anulación de caracterización o procedimiento Formato, Instructivo, Manual del SIG o documento de referencia A Requiere ajustes Indicar ajustes Resultado de aprobación No se aprueba Generar, anulación, publicación o despublicación del documento Aprobado Indicar motivos de la no aprobación Notificar y registrar resultado de la solicitud Por aprobación Resultado de la notificación Socializar cambios generados como resultado de la solicitud FIN Por No aprobación

16 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 16 de 17 6) s de Referencia 6.1) Tipo de 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre Ley 872 DE 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. (artículo 4 literal f) 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la /actualización 0 10/09/2013 Primera versión emitida 1 20/06/ /10/ /11/ /12/ Se ajustó actividades del procedimiento incluyendo puntos de control operacional ambiental y verificación de la normatividad asociada Se ajusta procedimiento en su objetivo alcance, condiciones generales, y se realiza agrupación de actividades Se incluye condición general que especifica cuando son aplicables las Fichas de Especificación Se integra al procedimiento el tratamiento para la emisión o anulación de documentos asociados al Componente de Seguridad de la Información y Componente de Servicios de Infraestructura Tecnológica Se incluye condición general que determina el tiempo que se tiene para realizar la solicitud de de la resolución del SIG por cambios a la política integrada y Objetivos del SIG Se amplía condición general 3.11, incluyendo el texto: El uso de las versiones vigentes aplica para los trámites que inicien a partir de la fecha de estandarización.

17 Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en Página 17 de Se suprime lo relacionado en cuanto al tipo de documento Ficha de Especificación de producto o Servicio teniendo en cuenta que la especificación de los requisitos de productos y servicios se establece y controla de acuerdo al procedimiento de (P-3-4) Control y Tratamiento de Productos y Servicios No Conformes. De acuerdo a lo anterior también se ajusta condición general 3.19 Se incluye condición general 3.22