Gestión integrada de los documentos corporativos

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1 Gestión integrada de los documentos corporativos RuleDesigner ofrece un entorno modular, integrado y transversal dedicado a la gestión de los documentos corporativos. Es más, una amplia gama de funcionalidades y la alta configurabilidad garantizan la perfecta adhesión a los procesos de la empresa. La gestión documental de RuleDesigner sustenta los procesos de creación, actualización y almacenamiento de los archivos en el correcto repositorio de la empresa de manera organizada e integrada.

2 Funcionalidades Documentos configurables Con RuleDesigner el usuario tiene la posibildad de definir tipologías de documentos personalizadas gracias a las cuales puede clasificar los documentos de la empresa. Por cada tipología se pueden configurar permisos de acceso, reglas de consultación y acciónes que los usuarios o grupos de usuarios pueden ejercer, y definir workflow de aprobación específicos con notificaciones a los usuarios interesados. Distribución Con el sistema de gestión documental la compaprtición de documentos está sometida a permisos de acceso y tabién permisos por actuar sobre ellos. Los permisos de acceso definen quién puede acceder al sistema y cuáles documentos o tipologías de documentos son accesibles por consultar. Lo permisios por actuar definen cuáles acciones sobre documentos puede ejecutar un usuario o un grupo de usuarios. Workflow La gestión de los flujos de trabajo permite definir, basándose en reglas, el ciclo de vida de los documentos. Notificaciones Es posible definir listas de distribución para notificar usuarios, despachos o empresas que una nueva versión ha salido al mercado. Búsqueda Con el motor de búsqueda Full Text los usuarios pueden digitar la palabra o una frase y obtener todos aquellos documentos que las contienen. Es posible hacer búsquedas utilizando atributos dinámicos de clasificación. Los resultados de la búsqueda se pueden visualizar como listas o vistas preliminares de los documentos.

3 Funcionalidades Versioning Gestión de reglas de versioning con posibilidad de consultar el historial de las versiones. Carpetas / Documentos conectados Gestión de una estructura de carpetas lógicas. Posibilidad de definir listas de documentos conectados entre ellos y enlaces a carpetas lógicas. Gestión atributos de clasificación Posibilidad de definir atributos dinámicos para cada tipología de documento. Conversioni e fascicolazioni Posibilidad de definir conversiones automáticas en formato pdf y recopilar por tipologia de documento. Historial de los accesos Trazado de todas las acciones llevadas a cabo sobre cualquier documentos, desde la consultación, a la modifica, hasta la revisión. Sincronización sistemas externos Sincronización de los documentos generados con sistemas externos (Facturas, albarán, pedidos, informes). Integración con Office Gracias a la integración con el paquete Microsoft Office es posible gestionar las herramientas de gestión documental directamente del ambiente Office, utilizando herraminetas para optimizar el envío de los archivos. Captura mail Almacenamiento automático de correos enviados/recibidos. Almacenamiento automático por Pedido/Cliente sin cambiar el server o el client de correos, solo basándose en reglas.

4 Know-How Colaboración Eficiencia Una gestión centralizada, fiable y segura de los documentos ccorporativos apoya los procesos organizativos, preserva el know-how y provee un equilibrio entre seguridad y accesibilidad de los datos. El sistema de gestión documental simplifica la compartición de documentos electrónicos dentro y fuera de la empresa. Solo hay una plataforma integrada donde gestionar los documentos de cualquier tipología y formato. Además con una clasificación homogénea y coherente reduce radicalmente los tiempos de búsqueda. El valor añadido de RuleDesigner El gestor documental RuleDesigner ya está integrado con todos los módulos del paquete RuleDesigner. Sin embargo, se le puede potenciar y ampliar en funcionalidades gracias a las herramientas de generación y de configuración de documentos o también integándolo con los demás módulos presentes en el paquete. El máximo valor añadido del gestor documental RuleDesigner es la asociación de los documentos a las empresas, proyectos, fases de proyecto, productos, módulos y códigos PDM. Además, también hay funciones de captura mail basadas en reglas, para perimitir el amacenamiento automático de los corrreos inviados y recibidos, incluso anexos, en la correcta carpeta Pedido o en la ficha Cliente. El documento correcto en la versión correcta y en el correcto repositorio permite buscarlo de manera transversal desde cualquier sección de RuleDesigner. El paquete de soluciones RuleDesigner fue pensado para ofrecer una manera de trabajar integrada para que suportase la realidad collaborativa que va más allá de los confines físicos de las emprpesas. RuleDesigner es un entorno web federativo que distribuye, sugún reglas de personlizaión, datos y documentos, conectando entre ellos despachos que desarrolan actividades relativas al producto, desde su concepción hasta el post-venta, pasando por el marketing, las ventas y el diseño. Al utilizar RuleDesigner la empresa puede sacar provecho de su conocimiento para crecer en eficiencia y ser más competitiva. En conclusión, RuleDesigner es una solución escalable, modular y altamente configurable.

5 Gestión documental integrada y transversal Con RuleDesigner se puede asociar cada documento a cualquiera de las entidades gestionadas por la plataforma PLM RuleDEsigner como, por ejemplo, empresas y tareas, proyectos, productos, códigos PDM y Ticket. Documentos corporativos y Tareas La gestión documental junto con las funcionalidades del CRM RuleDesigner ofrece la posibilidad de conectar todos los documentos de los clientes, por ejemplo correos, ofertas, contractos, facturas, a la ficha de la empresa. La ficha de la empresa se vuelve, de esta manera, en un repositorio donde guardar el historial de todos los documentos asociados a los clientes. Incluso se pueden asociar los documentos a las tareas. Documentos de Proyectos La gestión documental junto con las funcionalidades de la Gestión Proyectos RuleDesigner ofrece la posibilidad de extender a los proyectos y a las fases de proyecto todos los documentos que tienen que ser creados durante la evolución del pedido, con posibilidad de trazar y almacenar todos los correos intercambiados con la empresa que solicita el pedido. Documentos de códogos PDM La gestión documental junto con las funcionalidades del PDM RuleDesigner permite adjuntar los documentos que no sean técnicos a códigos PDM, guardando un flujo independiente. Documentos de Producto La gestión documental junto con las funcionalidades de Gestión Producto RuleDesigner permite adjuntar a módulos y productos las fichas técnicas, fichas de montaje, manuales y otros documentos adicionales. Documentos de Ticket La gestión documental junto con las funcionalidades de Help Desk de RuleDesigner permite cargar y adjuntar documentos explicativos a las incidencias, bien en la fase de envío que en la fase final de las incidencias mismas.

6 Via Sant Orsola 51/ Cesena (FC) Italy Tel Fax Web Mail info@ruledesigner.com Pol. Ind. SIGMA Xixilion 2. Planta 2ª Oficina 1ª ELGOIBAR (Gipuzkoa) - SPAIN Tel.: Fax: Web Mail comercial@pixelsistemas.com

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