Cómo crear, compartir y modificar un formulario

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1 Cómo crear, compartir y modificar un formulario Los formularios de Google Docs son una herramienta útil que te permite planificar eventos, enviar una encuesta, hacer preguntas a tus estudiantes o recopilar otro tipo de información de forma fácil y sencilla. Los formularios de Google Docs están automáticamente asociados a la correspondiente hoja de cálculo con el mismo título. Cuando envíes o compartas un formulario a unos determinados destinatarios, las respuestas se recopilarán automáticamente en la hoja de cálculo asociada. Cómo crear y enviar un formulario de Google Docs Puedes crear y compartir un formulario desde la lista de documentos o desde cualquier hoja de cálculo. Cómo crear un formulario desde la lista de documentos: 1. Haz clic en Crear nuevo > Formulario. El formulario creado estará vinculado a la hoja de cálculo con el mismo título en la que se recopilarán todas las respuestas. Las respuestas se recopilarán en la primera pestaña de esta hoja de cálculo. 2. En la plantilla del formulario que se abre puedes añadir todas las preguntas y opciones que quieras. Cómo crear un formulario a partir de una hoja de cálculo de Google Docs: 1. Haz clic en el menú desplegable Herramientas, desplázate hasta Formulario y selecciona Crear un formulario. Las respuestas del formulario se recopilarán en la pestaña a partir de la cual se ha creado el formulario. 2. En la plantilla del formulario que se abre puedes añadir todas las preguntas y opciones que quieras. Si creas un formulario a partir de una hoja de cálculo, la próxima vez que abras la hoja de cálculo aparecerá el menú "Formulario" en la barra de menús. Cómo añadir elementos y preguntas a un formulario Puedes añadir diferentes tipos de preguntas a los formularios haciendo clic en Formulario en la hoja de cálculo y en Añadir elemento en la parte superior de la página de edición. Aquí dispones de algunos de los tipos de pregunta que puedes escoger: casillas de verificación, cuadrículas, elegir de una lista, tipo test, texto de párrafo (que permite escribir respuestas largas) y escala (por ejemplo, para pedir a tus invitados que valoren algo en una escala del 1 al 5). Si lo deseas, añade encabezados de sección para dividir el formulario en secciones y hacer que sea más fácil de leer y de rellenar. Simplemente selecciona Encabezado de sección en el menú desplegable Añadir elemento.

2 Cada encabezado de sección puede tener un título, que aparece en una fuente más grande, y una descripción de la sección. Cómo dividir las preguntas en varias páginas Si has creado un formulario extenso y quieres que sea más fácil de rellenar para los usuarios, puedes añadir saltos de página. En el menú desplegable Añadir elemento, selecciona Salto de página. Consejos útiles Puedes editar el mensaje de confirmación que los usuarios que rellenan tu formulario van a ver tras enviar sus respuestas. Haz clic en el menú desplegable Más acciones en la parte superior derecha del formulario y selecciona Editar confirmación. Si has editado un formulario y necesitas enviarlo de nuevo, haz clic en el botón Editar y volver a enviar situado en la esquina inferior izquierda de la pestaña Compartir.

3 Cómo enviar o compartir un formulario de Google Cuando hayas terminado el formulario, puedes enviarlo a sus destinatarios a través del correo electrónico o compartiéndolo en Google+. Cómo enviar un formulario a través del correo electrónico Abre el formulario desde la lista de documentos o desde la hoja de cálculo asociada al formulario. Cuando hayas acabado de añadir preguntas, haz clic en Enviar este formulario por correo electrónico. Añade las direcciones de correo electrónico de las personas a las que deseas enviar este formulario. Haz clic en Enviar. Cómo compartir un formulario en Google+ 1. Abre el formulario desde la lista de documentos o desde la hoja de cálculo asociada al formulario. 2. Cuando hayas terminado de añadir las preguntas, haz clic en Compartir. 3. Añade los contactos de tus círculos con los que quieras compartir el formulario y añade un comentario (opcional). 4. Haz clic en Compartir. 5. Las personas con las que hayas compartido el formulario lo verán en sus Novedades de Google+. Cómo modificar la pregunta de un formulario A continuación indicamos algunas de las cosas que se pueden hacer con las preguntas: Editar: para editar una pregunta, basta con hacer clic en el botón Editar situado a la derecha de la pregunta que desees editar. Eliminar: para suprimir una pregunta, basta con hacer clic en el botón Suprimir situado a la derecha de la pregunta que desees suprimir. Duplicar: para duplicar una pregunta, basta con hacer clic en el botón para duplicar situado a la derecha de la pregunta en cuestión.

4 Cómo navegar por la página y cómo insertar un formulario Si has añadido saltos de página a un formulario, puedes añadir distintas baterías de preguntas basadas en una respuesta anterior del formulario, de modo que los usuarios puedan saltarse las secciones que no les interesen. Las preguntas tipo test con la opción "Ir a la página según la respuesta" habilitada, dirigen a los usuarios a páginas concretas en función de su respuesta, mientras que la función de navegación de páginas envía a estos usuarios automáticamente a la página que tú elijas. Por ejemplo, puedes crear un formulario donde se pida a los usuarios que seleccionen su idioma y, a continuación, dirigirles a las preguntas escritas en ese idioma. A continuación, se les puede redirigir automáticamente a la misma página a través de la navegación de páginas en los saltos de página. Haz clic aquí si quieres ver los pasos para permitir la navegación a una página específica (incluyendo la pregunta "Ir a" en el formulario) Haz clic aquí si quieres ver los pasos para incluir la navegación de páginas en el formulario Una vez configuradas estas opciones, puedes enviar el formulario. Los usuarios accederán a las diferentes páginas del formulario en función de sus respuestas a las preguntas "Ir a" o de las opciones que hayas seleccionado en los saltos de página del formulario. Cómo insertar un formulario en un sitio web o en un blog Si quieres insertar tu formulario en un sitio web o en un blog, cuando termines de crearlo y de guardarlo, haz clic en el menú desplegable Más acciones situado encima del formulario. A continuación, selecciona la opción Insertar y pega la URL en el sitio o en el blog. Cómo rellenar previamente formularios a través de parámetros de URL Para los desarrolladores que quieran integrar formularios con sus propias aplicaciones, proporcionamos un sencillo modo de rellenar previamente un formulario con datos. Simplemente añada una cadena de entrada para cada campo de respuesta que desee rellenar previamente. Dado que cada pregunta tiene asociado un identificador único, por ejemplo, "entry_0", para volver a rellenar la entrada, añade "&entry_0=prepopulated answer" a la URL del formulario publicado. A continuación, se muestra un ejemplo: La URL

5 Obama&entry_2=1600+Pennsylvania+Ave&entry_3=pistachos espinacas brócoli&e ntry_4=8/4/1967 rellena previamente este formulario: Asegúrate de que el texto de tu respuesta tenga codificación de URL. Para los campos de varias respuestas, utiliza el carácter de la barra vertical ( ) para separar las respuestas. Nota: para las preguntas de varias respuestas y para las casillas de verificación, si el parámetro no coincide con una de las opciones de respuesta y la opción "otro" está habilitada, se asignará automáticamente como valor del parámetro la respuesta indicada en "otro". Para rellenar varias casillas de verificación, los parámetros deberán estar delimitados con barras verticales ( ). Cómo añadir un tema a un formulario Los temas son muy útiles para personalizar un formulario o para adaptarlo a las personas a las que quieras enviarlo. Sin embargo, por ahora no es posible personalizar el fondo ni el formato de un formulario. Para elegir un tema para un formulario, haz clic en el botón Temas situado en la parte superior del formulario y selecciona tu tema favorito.

6 A continuación, haz clic en Aplicar y edita el formulario. Para aplicar un tema a una plantilla de formulario, sigue estos pasos: 1. En la Lista de documentos, selecciona Crear > Desde plantilla En la galería de plantillas, haz clic en Formularios en "Reducir por tipo" de la parte izquierda de la página. 3. Cuando hayas decidido la plantilla que quieres usar, haz clic en la opción Utilizar esta plantilla que aparece al lado. 4. A continuación, haz clic en el botón Tema. Hay más de 70 temas de todos los colores y estilos para elegir. Selecciona un tema y haz clic en Aplicar en la parte superior izquierda de la página. Cómo recoger y ver las respuestas del formulario Cómo recoger las respuestas del formulario Las respuestas del formulario se recogen en una hoja de cálculo. Si has creado el formulario a partir de una hoja de cálculo existente, las respuestas de este se recogerán en dicha hoja de cálculo. Si has creado el formulario a partir de la Lista de documentos, las respuestas de este se recogerán en una hoja de cálculo nueva, la cual llevará el mismo título que el formulario. Puedes acceder a las respuestas del formulario en cualquier momento accediendo a esta hoja de cálculo en la Lista de documentos. Debes tener en cuenta los límites de tamaño para filas, celdas y columnas en las hojas de cálculo asociadas a los formularios. Para no aceptar más entradas en el formulario, haz clic en el menú Formulario de la hoja de cálculo y desmarca Aceptando respuestas. Cómo ver el resumen de respuestas Para ver la hoja de cálculo con las respuestas de formulario, haz clic en Ver respuestas en la parte superior derecha del formulario y selecciona Hoja de cálculo. Es conveniente usar el mismo nombre en el formulario y en la hoja de cálculo, ya que así podrás encontrarlos rápidamente en la Lista de documentos.

7 Para saber fácilmente el número de usuarios que ha rellenado un formulario y cuáles han sido sus respuestas, puedes consultar el resumen de respuestas. En la hoja de cálculo, ve a Formulario > Mostrar resumen para verlo. La página de resumen de respuestas se abre en una ventana nueva. Cómo controlar los envíos múltiples Cuando revises respuestas, recuerda que no puedes impedir que los usuarios envíen un formulario más de una vez, por lo que es posible que una misma persona haya enviado varias respuestas. Sin embargo, si utilizas Google Apps, puedes registrar las direcciones de correo electrónico de las personas que rellenan el formulario para identificar fácilmente las respuestas duplicadas. Cómo permitir que los encuestados vean el resumen de respuestas Si quieres, las personas que hayan rellenado el formulario pueden ver un resumen de las respuestas. Selecciona la opción "Permitir que cualquier persona vea el resumen de respuestas" en la ventana "Modificar confirmación" para permitir que todos los usuarios puedan ver el resumen.

8 Cómo modificar de forma segura la hoja de cálculo que contiene las respuestas del formulario Estos son algunos de los cambios que se pueden hacer en una hoja de cálculo: Insertar columnas para añadir el contenido que quieras, como cálculos, notas u operaciones de consulta junto a las respuestas del formulario. Añadir datos de respuesta directamente a la hoja de cálculo mediante filas insertadas encima, debajo o en medio de las filas de respuesta existentes. Puedes añadir datos en una fila cada vez o bien pegar una gran cantidad de filas. Las filas que añadas se insertan en la tabla que almacena los datos del formulario. Insertar nuevas hojas o mover hojas. Las respuestas seguirán introduciéndose en la misma hoja de forma automática. Hay algunos cambios que no están permitidos en la hoja de cálculo. El objetivo de esto es que no se hagan cambios que luego impidan a la hoja de cálculo leer correctamente las respuestas del formulario. Por ejemplo, no se pueden mover las columnas, ya que esto desordenaría la estructura de la tabla. Gadget de formularios de igoogle Si quieres consultar las respuestas de los formularios, puedes agregar el gadget de formularios de igoogle a la página de igoogle. Una vez hayas creado un formulario, recibirás un correo electrónico. En la parte inferior de este correo, podrás agregar este gadget a la página de igoogle. Los nuevos formularios que crees, consultes o con los que colabores se agregarán automáticamente al gadget. No se mostrarán los formularios que te han enviado. Opciones de formulario adicionales para usuarios de Google Apps

9 Si utilizas Google Apps, puedes grabar las direcciones de correo electrónico de las personas que rellenan tu formulario. Para ello, al crear el formulario, selecciona la casilla de verificación situada junto a "Recopilar automáticamente el nombre de usuario tudominio.com del encuestado". Los destinatarios de la encuesta verán un mensaje en la parte superior del formulario en el que se les explicará que su nombre de usuario se recopilará automáticamente. También puedes pedir a los encuestados que accedan para ver y rellenar un formulario. Esto proporciona una capa adicional de seguridad a los formularios confidenciales. Nota: si invitas a usuarios que no pertenecen a tu dominio a rellenar el formulario, asegúrate de que no sea necesario que accedan; de lo contrario, llegarán a la página de acceso del dominio y no podrán acceder al formulario. Mensajes de error en los formularios Tu formulario de Google está diseñado para ayudarte a recopilar respuestas de otras personas rápida y fácilmente, como si fueran los votos de unas elecciones. Cada formulario se asocia a una hoja de cálculo de Google que almacena las respuestas. Puedes encontrar ambos elementos en la lista de documentos de docs.google.com. Los que respondan al formulario pueden ver mensajes de error que notifiquen que se ha modificado el formulario al que han respondido o que se han detectado errores en las respuestas. A continuación, encontrarás una lista de errores de este tipo junto con explicaciones de cómo resolverlos. "Parece que el formulario no tiene resultados publicados." Este mensaje de error puede aparecer cuando hagas clic en el enlace Ver un resumen de las respuestas en el formulario publicado. Esto significa que el propietario del formulario no concede permiso para que otras personas accedan al resumen de las respuestas. Si eres el propietario y quieres que los usuarios accedan a este resumen, sigue los pasos que se indican a continuación. 1. En la lista de documentos, localiza el formulario que quieres modificar y ábrelo. 2. Ve al menú Más acciones y selecciona Modificar confirmación. 3. Marca la casilla junto a Publicar resumen de respuestas. "Una validación de datos estricta de la hoja de cálculo ha impedido enviar la respuesta. Pide al propietario del formulario que elimine las validaciones de datos estrictas de la hoja de cálculo que estén provocando el conflicto e inténtalo de nuevo." Este mensaje de error puede aparecer cuando respondas en un formulario publicado. Esto sucede cuando el creador del formulario ha añadido una regla de validación de datos en la hoja de cálculo de respuestas del formulario. Solo puede responderse a una pregunta según los criterios determinados.

10 "El formulario ya no acepta respuestas. Intenta ponerte en contacto con el propietario del formulario si crees que se trata de un error". Es posible que recibas este mensaje cuando respondas en un formulario publicado. Sucede cuando el creador del formulario ha dejado de recopilar respuestas desmarcando la opción Aceptando respuestas en el menú Formulario (en Herramientas). "Lo sentimos. No se ha podido encontrar el formulario de esta URL. Asegúrate de que tienes la URL correcta y de que el propietario del formulario no la ha eliminado." Este mensaje de error puede aparecer cuando respondas en un formulario publicado. Esto sucede cuando el creador del formulario ha borrado el formulario y lo ha eliminado en la carpeta Papelera de la lista de documentos.

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