ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO CHAVIN S.A.

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1 ENTIDAD PRESTADORA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO CHAVIN S.A. EVALUACION DE ALTERNATIVAS PARA LA RECOLECCION DE DATOS EN LA LECTURA DE MEDIDORES GERENCIA COMERCIAL Setiembre 2009 Huaraz - Perú

2 1.- Aspectos Generales En el área comercial uno de los procesos de importancia que se realiza todos los meses del año es la medición de consumos, esta incluye la lectura de medidores, la digitación de los mismos, el control de calidad de las lecturas y la crítica de los consumos determinados. Con la finalidad de mejorar la eficiencia y eficacia de este proceso se vienen incorporando diversas herramientas tecnológicas que permiten efectuar el proceso en menor tiempo y con menores recursos El presente documento evalúa las distintas alternativas tecnológicas que se cuenta en el medio en la actualidad con el fin de establecer la solución óptima, considerando el aspecto económico y técnico para el caso de la EPS Chavín S.A. 2.- ALTERNATIVAS A EVALUAR En el mercado se cuenta en la actualidad con tres tipos de equipamiento alternativos a la recolección mecánica de la lectura de los medidores, siendo las siguientes: 1. PDA (Personal Digital Assistant) 2. PDT (Portable Data Terminal) 3. Teléfonos celulares Los PDA (Personal Digital Assistant) o Asistente Personal Digital, vienen desarrollándose como asistentes para personal de una empresa que se desplaza y necesita tomar decisiones con rapidez.

3 Es decir se vienen constituyendo en asistente eficaz de Gerentes, Administradores, Coordinadores, etc. Los equipos cuentan con comunicación telefónica, correo electrónico, descarga y visualización de archivos adjuntos, cámara fotográfica, GPS, lectura de código de barras, agenda electrónica, etc. Estos equipos están diseñados para el uso diario, pero no para trabajo rudo de campo donde el riesgo al contacto con líquidos o el polvo es alto. Los PDT (Portable Data Terminal) o Terminal Portátil de Datos, son equipos orientados para el trabajo de campo de recolección de información. En los últimos años han bajado de precio y han incrementado la capacidad de su memoria, haciendo posible trabajos adicionales como crítica, información de inventario, ventas, etc.. Los PDT están diseñados bajo criterio de robustez y aguantan caídas hasta 1 metro y medio de altura, por lo que son ideales para el trabajo operativo de campo. Cuando estos equipos son robados la posibilidad de venta es mas bajo respecto a las PDA o celulares que muy rápidamente pueden ser comercializados. Una desventaja que se podría indicar en este caso es que la recolección de la información se realiza durante el día y la información registrada es bajada al fin del día y no en tiempo real como el caso de los teléfonos celulares.

4 TELEFONOS CELULARES, es una buena alternativa para recolectar información de campo, esta alternativa también permite realizar labores de crítica. Una ventaja adicional de este sistema es que puede ser utilizado como teléfono. La desventaja de esta alternativa es que el servicio puede ser cortado por un problema climático u otro o también en algunas zonas de la ciudad la señal es baja no permitiendo la comunicación. Respecto a este problema los proveedores han indicado que los equipos cuando falla la señal almacenan los datos y en cuanto se reanuda la señal envía la información al servidor. A continuación se ha elaborado un cuadro en el cual se describen las ventajas y desventajas de cada una de las tres alternativas, considerando ello se efectúa una primer nivel de evaluación quedando para una segunda evaluación las alternativas con mejor viabilidad:

5 CUADRO RESUMEN DE LAS ALTERNATIVAS DE EQUIPAMIENTO PARA LA LECTURA DE MEDIDORES PDA PDT CELULARES Ventajas: Ventajas: Ventajas: -Posibilidad amplia para ejecutar diversas tareas Desventajas: - Orientado a personal que toma decisiones en el campo - Presenta problemas en trabajo rudo de campo donde la presencia de polvo o líquidos puede afectarlo - Ante un robo puede ser comercializado rápidamente -Construido para trabajo diario de campo donde la presencia de polvo o líquidos no los afecta en forma drástica - Al ser robado la reventa es más difícil ya que su uso es restringido Desventajas: - Almacena los datos de las lecturas y al final de la jornada es vaciada la información. No es en tiempo real - Relativamente construido para uso diario - Puede ser utilizado también como teléfono para comunicarse con el personal - El costo de los equipos celulares no son muy altos Por lo que una pérdida no es muy significativa en términos monetarios Desventajas: - Al ser sustraído puede ser comercializado rápidamente - La recolección en tiempo real puede ser interrumpida por problemas de la señal y servicio telefónico Con la información del cuadro anterior podemos concluir que para efectos del trabajo que queremos desarrollar los PDT y el sistema con celulares se constituyen en las mejores alternativas para la recolección de la información de la lectura de medidores y la realización del proceso de crítica de consumo. En cambio los PDA vienen orientándose como asistente de personal que toma decisiones y coordina frecuentemente en el campo por lo que la excluimos del análisis que efectuaremos mas adelante.

6 3.- EVALUACION ECONOMICA DE ALTERNATIVAS A fin de evaluar económicamente las alternativas se ha recabado información referente a los requerimientos de inversión, costos de operación operativa mensual. Las alternativas que evaluaremos son las siguientes: - PDT, cuya información de la inversión en equipos es la siguiente: PROVEEDOR NACIONAL TECHSOL MODELO PROCESADOR Motorola Symbol MC1000 Intel Xscale 312 Mhz MEMORIA RAM 64 Mb CONEXIÓN USB 1.1 COSTO EQUIPO 685 COSTO CABLE COMUNICACIÓN 78 COSTO FUENTE 62 COSTO BATERIA 52 SUB TOTAL 877 IGV 167 COSTO TOTAL 1044 El costo de la inversión en este caso considera la compra de 5 equipos PDTs. por un total de 5,220 dólares, mas el costo del software por un total de US$ 1800, haciendo un total de la inversión de 7,020 dólares. La presente alternativa no incurre en mayores costos de operación mensual - CELULAR, APLICACIONES JAVA TRIVECA Es un sistema de recolección de lecturas mediante aplicaciones JAVA que viene implementando la empresa TRIVECA. Comprende una base de datos instalada en un servidor y equipos cliente conformado por teléfonos celulares. De acuerdo a la información del proveedor el sistema ejecuta la crítica en el campo

7 El costo de Inversión de esta alternativa es de 8,727 dólares. Este costo considera todo los costos de inversión necesarios como son los equipos celulares, el software para el servidor y los costos del servicio telefónico por un año. A partir del segundo año el proveedor indica que el costo será básicamente el del servicio telefónico, ascendente a 35 dólares mensuales - CELULAR, SERVICIO MOVIDATA SEDAM HUANCAYO El servicio consiste en el alquiler de equipos celulares, programación en equipo servidor y celulares. Este sistema recolecta la lectura de los medidores almacenando en su memoria de cada equipo, al fin del día se vacía la información en el servidor. Este no efectúa los trabajos de crítica en el campo. Esta alternativa no considera costos de inversión pues se trata de un servicio de alquiler. El costo mensual de operación de este sistema es de 220 dólares mensuales para 5 equipos. A continuación en un cuadro se presenta en forma resumida los costos de inversión y los costos operativos mensuales de cada una de las alternativas: ALTERNATIVAS PDT CELULAR MOVIDATA SEDAM Huancayo CELULAR Aplicación JAVA TRIVECA Costo Inversión ($) 7, ,667 Costo Operativo ($) mensual 35 mensual año 2,3 y 4 EVALUACION ECONOMICA DE LAS ALTERNATIVAS PERIODO DE ANALISIS: 4 años TASA DE ACTUALIZACION: 12% ESTIMACION DE BENEFICIOS: Para este efecto se ha procedido a estimar los costos actuales del proceso de digitación y del proceso de crítica en la EPS Chavín S.A. a fin de considerarlos según cada caso en cada alternativa. Así los PDT y el sistema de celulares

8 con el sistema JAVA de TRIVECA sustituirá el proceso de digitación y critica por lo que se considera como beneficio los dos costos a sustituir. En el caso del sistema de celulares con el servicio de MOVIDATA de Sedam Huancayo solo sustituirá el proceso de crítica. Otro beneficio considerado es el de usar como teléfono los celulares. Este beneficio no cuenta el sistema de PDTs.. COSTO ACTUAL DEL PROCESO DE DIGITACION Y CRITICA EN LA EPS CHAVIN S.A. COSTO MENSUAL (En Soles) EN US$ DIGITACION CRITICA TOTAL FLUJO DE COSTOS Y BENEFICIOS Para cada una de las alternativas se ha conformado el flujo de costos y beneficios en el horizonte de 4 años (48 meses). Calculando para cada caso el Valor Presente Neto y la TIR RESULTADOS DE LA EVALUACION Los resultados de la evaluación para las tres alternativas consideradas es la siguiente: CELULAR CELULAR ALTERNATIVAS PDT MOVIDATA Aplicación JAVA SEDAM TRIVECA Huancayo Valor Actual ($) , ,224.1 TIR 1% No tiene 2% De las tres alternativas los PDT y el sistema de celulares aplicaciones JAVA de TRIVECA han resultado con mejores niveles del Valor Actual Neto y TIR. El sistema MOVIDATA utilizada por Sedam Huancayo no resulta económicamente viable, el hecho de sustituir solo

9 la digitación no es conveniente ni justificado económicamente. De las dos alternativas con buenos resultados económicos, la mejor resulta el sistema de celulares con aplicación Java de TRIVECA, el hecho de poder usar los celulares también como teléfono hace ventajoso este sistema También es preciso indicar que los valores del VAN y TIR de la alternativa de celulares con aplicación JAVA de TRIVECA y la alternativa de los PDT no tienen diferenciales importantes por lo que la decisión a nivel económico es prácticamente indistinta. Para poder tomar la decisión final es importante evaluar ambos sistemas en el terreno de aplicación de los mismos.

10 CONCLUSIONES 1.- Los equipos que se ajustan para la recolección de las lecturas de los medidores en el campo y la realización del proceso de crítica son los PDTs y el sistema de celulares. Los PDA vienen desarrollándose como asistentes de personal que toma decisiones en el campo como son los Gerentes, Administradores, Coordinadores, etc. 2.- De acuerdo a la evaluación económica efectuada los PDTs. y el sistema de celulares con aplicación JAVA de TRIVECA han resultado viables económicamente. Este último con mejor nivel de VAN y TIR. Sin embargo es preciso indicar que las diferencias de valores de los dos sistemas son similares. Para una decisión final se considera indispensable comprobar las bondades de cada sistema en el terreno de su aplicación 3.- La incorporación de los sistemas propuestos se considera importante para la mejora del proceso de medición de consumos en la EPS Chavín S.A.. Considerando además que próximamente se incrementara en forma importante el nivel de micromedición en la ciudad de Huaraz con la instalación de medidores en el marco del PMRI 4.- Los equipos antes indicados contribuirán a disminuir el número de días del ciclo de facturación, disminuirán los reclamos comerciales ya que en la lectura se efectuará la crítica detectando y solucionando rápidamente los problemas en el campo.

11 ANEXO