Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2015

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2 Índice 1. Marco de referencia 3 2. Justificación 4 3. Objetivos 5 4. Planeación 5 5. Requisitos 6 6. Alcance 7 7. Entregables 7 8. Actividades 7 9. Recursos Humanos Recursos materiales Tiempo de implementación Cronograma de actividades Normatividad 13 2

3 1. Marco de referencia 1.1 Los archivos son la principal evidencia documental de las funciones que se realizan en CIDETEQ, la organización y conservación de los documentos es indispensable para brindar el derecho de acceso a la información. 1.2 Desde la publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en el año 2002 se han realizado actividades para la organización de archivos del Centro, en el año 2012 con la publicación de la Ley Federal se instruye a la Administración Pública Federal a cumplir con las obligaciones que derivan de la misma en materia de archivos, en las que se destaca lo siguiente: La aplicación de criterios para la clasificación archivística La elaboración de los instrumentos de control de archivos La formación del sistema institucional de archivos, entre otros. 1.3 CIDETEQ no ha tenido ninguna baja documental, por lo que se considera necesario iniciar con las actividades pertinentes para realizar este proceso y dar cumplimiento al ciclo de vida de los documentos. 1.4 El día 4 de diciembre de 2014 el Órgano Interno de Control (OIC) de CIDETEQ llevó a cabo la Verificación y evaluación de los procesos técnicos de la administración documental a nivel estructural, documental y normativo, el presente Plan contempla actividades para atender las recomendaciones indicadas por el OIC. 3

4 2. Justificación 2.1 El presente Plan está elaborado en cumplimiento de la Ley Federal y su Reglamento. Asimismo atiende los compromisos establecidos en las Bases de Colaboración en el marco del Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, donde en materia de archivos se establecen los siguientes indicadores: Porcentaje de archivo de concentración liberado Porcentaje de expedientes actualizados del Archivo de trámite De los cuales se estableció como base el 0% en actividades relacionadas a los indicadores siendo la meta de cumplimiento para el 2014 del 5% misma que no se pudo cumplir ya que se recibió el dictamen de aprobación del Catálogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación el 10 de julio de 2014, este instrumento permitirá realizar las siguientes actividades: Aplicación del código de clasificación archivística Elaboración de la caratula de descripción archivística Elaboración del inventario general de archivo de trámite, de transferencia y baja documental. Las actividades anteriores favorecen el cumplimiento de las metas comprometidas en el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, que para el será del 10% de avance. 4

5 3. Objetivos 3.1 Clasificar los expedientes de archivo de trámite y archivo de concentración. 3.2 Utilizar el formato F-0310 Descripción archivística 3.3 Gestionar la adquisición de un sistema electrónico (software) para archivos, con la finalidad de cumplir de la normatividad vigente. 3.4 Cumplir con las vigencias de conservación de las series documentales de acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. 4. Planeación 4.1 El desarrollo de las actividades del presente Plan anual de desarrollo archivístico se llevará a cabo por personal de CIDETEQ específicamente por la Unidad de Enlace, Coordinación y de los. 4.2 Para lograr las actividades que se describen en el desarrollo de este plan es necesario capacitar al personal responsable en materia, a continuación se presenta el Programa de Capacitación : Capacitación Metodología para la organización de los sistemas institucionales de archivos Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Sensibilización a la Transparencia y Buen Gobierno Servidores Públicos Programados 13 Servidores públicos ( ) 13 Servidores públicos ( ) Todo el personal Medio de impartición CVIFAI Recursos propios (Unidad de enlace/ Coordinación de Archivos) Recursos propios (Proveedor) Ética Publica Todo el personal CVIFAI Introducción a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Total Mandos Superiores 1 Total Mandos Medios 4 Total Técnicos Operativos 121 CVIFAI 5

6 4.2.6 Clasificación y Desclasificación de la Información Organización y Conservación de Archivos Manejo y administración de correspondencia Total Mandos Superiores 1 Total Mandos Medios 4 Total Técnicos Operativos 121 Total Mandos Superiores 1 Total Mandos Medios 4 Total Técnicos Operativos Servidores públicos ( ) CVIFAI CVIFAI Recursos propios (Unidad de enlace/ Coordinación de Archivos) 4.3 Para el seguimiento de la implementación de los instrumentos archivísticos se establecerá un calendario trimestral de verificación a los Archivos de Trámite y al Archivo de Concentración, donde se revisara que las carpetas incluyan el código de clasificación archivística y la caratula de descripción archivística F Requisitos 5.1 Para documentar las actividades del presente Plan es necesario tener el Cuadro General de Clasificación y el Catálogo de Disposición Documental, ya que estos instrumentos son la herramienta fundamental para requisitar los siguientes formatos: F-0310 Descripción archivística F-0311 Inventario de Transferencia Primaria F-0321 Inventario General F-0322 Inventario de Baja Documental F-0323 Carátula de caja F-0324 Formato de Información Reservada. 6

7 6. Alcance 6.1 Se pretende alcanzar una óptima organización de los archivos de trámite, archivo de concentración e iniciar el proceso de valoración secundaria para identificar la documentación con valor histórico del Centro. Lo anterior permitirá que se cumpla con el ciclo vital del documento. 7. Entregables 7.1 La evidencia documental de la realización de las actividades de organización de archivo son: Que los expedientes del archivo de trámite y concentración porten la carátula de descripción archivística, F-0310 Descripción archivística En el proceso de Transferencia primaria entregar el inventario en el formato F-0311 Inventario de Transferencia Primaria Al concluir el periodo de conservación en el archivo de trámite y/o concentración se inician las gestiones necesarias ante el Archivo General de la Nación, donde se deben entregar los siguientes documentos: F-0322 Inventario de Baja Documental Declaratoria de Pre-valoración Institucionales Ficha Técnica de Pre-valoración 8. Actividades 8.1 La aplicación de la clasificación archivística se realizará en coordinación con los, quienes reciben la capacitación y asesoría necesaria para que a partir del se clasifique toda la documentación generada como resultado de sus funciones del puesto que desempeñan. 7

8 8.2 Para el uso del formato F-0310 Descripción archivística es necesario que los, se coordinen con los servidores públicos de su área para que de manera individual se realice la descripción de la información resguardada en expedientes que genera cada uno. Las principales actividades se detallan a continuación: Actividad Responsable Clasificar el Archivo de Coordinación / Clasificación de la información Coordinación / Descripción de los expedientes en Archivo de Coordinación / Inventario de archivo de tramite Coordinación / Transferencia primaria Coordinación / Baja documental Coordinación / Actualización del Cuadro general de clasificación archivística, Catalogo de disposición documental y Guía simple de archivos Organización del Archivo de Concentración Ubicación topográfica del Archivo de Concentración Coordinación / Responsable Concentración Responsable Concentración Cabe hacer mención que un sistema electrónico (Software) de archivos facilitaría la realización de las actividades en la materia. 8.3 Con la finalidad de establecer fechas para realizar la actividad de baja documental se presenta el siguiente calendario: 8

9 Dirección o Subdirección Responsable de Archivo de Fecha tentativa Subdirección de Recursos Materiales Corina Martínez Enero- Febrero Subdirección de Desarrollo de Capital Humano Dulce Acosta Enero Febrero Subdirección de Recursos de Información Guillermo Serrano/ Isabel Mendoza Enero Febrero Subdirección de Recursos Financieros Rosalba Flores Enero Febrero Dirección de Administración Olivia García Enero Febrero Dirección General Emma Landeros Enero Febrero Dirección de Servicios Tecnológicos Georgina Navarro Diciembre Subdirección de Investigación Teresa Córdova Enero Febrero Subdirección de Posgrado Abigail de Jesús Diciembre Subdirección de Proyectos Tecnológicos Daniel Gómez Enero Febrero Staff de la Dirección General Carolina Tenorio Enero Febrero 9. Recursos Humanos Rol Descripción Responsabilidad Puesto Persona asignada Jornada laboral 9.1 Organización de Clasificación de Archivo Archivo de archivística de / Coordinación 9

10 9.2 Organización de Descripción de Archivo Archivo de archivística de / Coordinación 9.3 Organización de Inventario de de Archivo Archivo de transferencia de / Coordinación primaria 9.4 Organización de Inventario de de Archivo Archivo baja documental de / Coordinación De 9.5 Organización de Actualización de de Archivo Archivos los instrumentos de / Coordinación archivísticos 9.6 Organización de Clasificación Responsable Responsable Responsable Archivo archivística y Concentración De Concentración ubicación Concentración Concentración topográfica 9.7 Sistematizar los Sistematizar los Unidad de enlace/ Unidad de Coordinación procesos de procesos de Coordinación enlace/ organización de organización de Coordinación archivos archivos 10. Recursos materiales Material Cantidad 10.1 Software para la administración de archivos Mascarillas Guantes S/N 10.4 Batas 6 10

11 11. Tiempo de implementación 11.1 Se estima que para la realización de las actividades para la organización de los Archivos de Trámite y Archivo de Concentración duraría aproximadamente 24 meses. 12. Cronograma Actividad Descripción E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D 12.1 Capacitación 12.2 Clasificar el Archivo de 12.3 Clasificación de la información 12.4 Descripción de los expedientes en Archivo de 12.5 Inventario de archivo de tramite Aplicar el programa de capacitación Asignar el código de clasificación archivística Identificar la información reservada y/o confidencial Realizar la descripción de los expedientes Relación detallada de la documentaci ón existente X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X 11

12 Actividad Descripción E F M A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D 12.6 Transferencia primaria 12.7 Baja documental 12.8 Actualización del Cuadro general de clasificación archivística, Catalogo de disposición documental y Guía simple de archivos 12.9 Organización del Archivo de Concentración Ubicación topográfica del Archivo de Concentración Transferir los expedientes que cumplieron los plazos de reserva del archivo de tramite al archivo de concentración Eliminar los expedientes y/o documentos que carecen de valores primarios y secundarios Actualizar los instrumentos archivísticos conforme a la Ley Federal de Archivos Clasificar y describir los expedientes del archivo de concentración Asignar la ubicación de los expedientes del Archivo de Concentración. X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X E: ENERO; F: FEBRERO; M: MARZO; A: ABRIL; M: MAYO; J: JUNIO; A: AGOSTO; S: SEPTIEMBRE; O: OCTUBRE; N: NOVIEMBRE; D: DICIEMBRE 12

13 13. Normatividad 13.1 Ley Federal Lineamientos Generales para la organización y Conservación de los Archivos de la Administración Pública Federal Lineamientos para la Clasificación y Desclasificación de la Información Manual Administrativo de Aplicación en las materias de Transparencia y Archivos Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno Federal. 13

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