INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD RESIDENCIAL PRINCESA DE GALES

Transcripción

1 INSTRUCTIVO DE SEGURIDAD RESIDENCIAL PRINCESA DE GALES MAYO 2007

2 ÍNDICE Página Objetivo 3 Alcance 3 Definiciones 3 Normas básicas de cortesía y respeto 5 Ingreso de Residentes 5 Ingreso de Visitantes 5 Ingreso de empleados 5 Ingreso de Taxis 7 Ingreso de contratistas 7 Ingreso de entregas a domicilio 7 Autorizaciones a Visitantes 8 Autorizaciones de empleados y contratistas 8 Control de salida 8 Uso del sistema de control de acceso 9 Manejo de información del residencial 9 Uso y mantenimiento de la garita de seguridad 9 Material de trabajo para la garita de seguridad 10

3 OBJETIVO Proveer de un conjunto de normas y reglas al personal de seguridad, de manera que se minimicen los riesgos de seguridad para los propietarios, residentes, visitantes y bienes del Residencial. ALCANCE Todo el personal de seguridad que labora en el residencial, propietarios, residentes, obreros y visitantes. DEFINICIONES Garita de Seguridad: caseta ubicada en la entrada el Residencial Princesa de Gales, que sirve de punto de operación para el agente de seguridad para controlar el acceso al residencial de propietarios, visitantes, contratistas, etc. Agente de Seguridad: persona asignada por una agencia de seguridad privada, contratada por la Asociación, para realizar las labores de seguridad, control de acceso y tareas relacionadas con la vigilancia del Residencial. Residencial: área delimitada desde la entrada principal (Garita) hasta el punto final del área de viviendas, incluyendo el área del tanque séptico, y todas las calles derivadas de la vía principal. Propietario: persona que posee una vivienda en el residencial, ya sea que viva o no en la misma. Residente: toda persona que reside o habita en las viviendas del residencial, de manera permanente o temporal. Visitantes: persona externa al residencial que visita de manera frecuente o esporádica a algún residente en particular. Contratista: persona dedicada a prestar servicios de diferentes tipos (construcción, jardinería, etc.). Empleados: persona que ejerce funciones de diferente índole en alguna residencia específica, ya sea de manera permanente, eventual o con una periodicidad establecida por el residente. Taxi: vehículo externo al residencial que ofrece el servicio de transporte selectivo. Evento: cada acontecimiento o suceso que se produzca diariamente en el residencial, ya sea la entrada de visitantes, contratistas, empleados, entrega a domicilio, etc. Evento Social: cada actividad que un residente celebre en su residencia o en las áreas comunes, que conlleve a la entrada de un número considerable de visitantes.

4 Carpeta de Visitantes: libreta en la que se registran las visitas, ya sea que al visitante se le conceda o niegue la autorización para entrar al residencial. Carpeta de Contratistas: libreta en la que se registran las entradas de los contratistas. Carpeta de Empleados: libreta en la que se encuentran registrados todos los empleados permanentes o temporales que laboren en el residencial. Lista de residentes A: Lista que contiene el número telefónico de los residentes que dieron su consentimiento para que el agente de seguridad de turno, los llame y les solicite su autorización para permitir el paso de los visitantes. Lista de residentes B: Lista con el nombre de los residentes que no desean proporcionar su número telefónico y prefieren llamar a la garita de seguridad para autorizar a sus visitantes. También incluye a los residentes que no tienen teléfono residencial. En estos casos el visitante debe comunicarse con el residente por medio de celular, solicitándole que autorice su entrada.

5 Normas básicas de cortesía y respeto 1. Saludo: Buenos días, tardes, noches. 2. Siempre utilizar: Señor, Señora, Señorita, Joven. 3. En qué puedo ayudarle? 4. Hacia dónde se dirige? Ingreso de Residentes Ingreso a pie: 1. El agente debe saludar cortésmente a la persona. 2. Los propietarios o residentes que ingresen caminando y que el agente no reconozca, deberán identificarse como tales brindando su nombre completo y número de residencia a fin de cotejar la información con el listado de residentes. Ingreso en vehículos 1. El conductor del vehículo debe hacer un alto frente a las barras de control de acceso, a fin de ser identificado por medio de la calcomanía del residencial. En caso de no contar con la misma, debe ser identificado por el agente de seguridad antes de permitírsele el acceso al residencial. 2. Una vez identificado, el agente procederá a levantar la barra de control de acceso. Ingreso de Visitantes: 1. Los visitantes, ya sea que ingresen caminando o en vehículos, deben detenerse en la garita de seguridad para reportarse ante el agente de seguridad. 2. Luego del saludo cortés, el agente de seguridad solicitará el nombre completo y número de casa de la familia a la cual se dispone a visitar. 3. Luego de tomar los datos, el agente debe verificar en que lista de autorización se encuentra la residencia hacia donde se dirige el visitante. Si se encuentra en la lista A debe llamar a la residencia para que autoricen el paso, procurando conversar con un adulto (mayor de edad). Si se encuentra en la lista B debe informar al visitante que no puede permitir su acceso hasta que reciba una llamada telefónica por parte de la familia que desea visitar. El visitante deberá comunicarse con el propietario (celular) y solicitarle que autorice su entrada mediante una llamada al agente de seguridad.

6 4. Al conseguir la autorización del residente, el agente preguntará al visitante si conoce la ubicación de la residencia y de ser necesario, le indicará en forma clara y breve cómo dirigirse a ella. 5. Si en cualquiera de los dos casos no se consigue la autorización, no se podrá permitir el acceso al residencial y se le explicará la situación al visitante de la manera más cortés posible. 6. En todos los casos, el agente debe solicitar al visitante su número de cédula, registrar los datos del vehículo, fecha y hora de entrada, haciendo uso del libro o carpeta de visitantes. 7. La hora de salida del visitante deberá registrarse cuando éste abandone el residencial. 8. Está prohibido el acceso a los vendedores ambulantes (cuadros, verduras, seguros, ropas, perfumes, encuestas, rifas de beneficencia, etc.). Si algún propietario mantiene compromiso con un vendedor específico, el propietario deberá notificar a la garita para la respectiva autorización y el vendedor estará sujeto a visitar exclusivamente esa residencia. De no cumplir con esta norma, el agente anotará el incidente y se le prohibirá definitivamente la entrada al residencial a dicho vendedor. 9. Igualmente, está prohibido el acceso al residencial de distribuidores de volantes publicitarias de cualquier agencia o empresa. 10. Los vendedores de paletas (Italiana, Estrella Azul, y otros) sí están autorizados para entrar al residencial. Pero, igualmente el agente de seguridad deberá registrar sus nombres y cédulas en el libro o carpeta de visitantes cada vez que entren. 11. El vendedor de dulces y panes (busito) está autorizado para entrar, pero también tendrá que reportarse ante el agente de seguridad cada vez que entre. Igualmente, deberá respetar el derecho a descanso de los propietarios por lo que no deberá sonar la bocina de manera insistente y exagerada. Los propietarios que suelen comprar pan tienen conocimiento de la hora aproximada a la que este busito llega, por lo que con sonar la bocina un par de veces deberá ser suficiente para alertar a los interesados. Ingreso de empleados 1. Se permite el acceso solo a los empleados registrados en el libro o carpeta de empleados en los horarios y días especificados. 2. Los empleados registrados no podrán ingresar con ellos a otros empleados o acompañantes que no estén debidamente registrados.

7 Ingreso de taxis 1. No se permite la entrada a taxis, sin autorización del Residente, quien debe comunicarse con la garita informando que solicitó un servicio de taxi y el nombre de la piquera a la cual pertenece. 2. El agente de seguridad debe anotar el nombre del conductor, # de cédula, marca, modelo, color y número de placa en el libro o carpeta de visitantes. 3. El taxi sólo podrá entrar con el conductor. El agente no debe permitir que el taxi solicitado por el residente ingrese al residencial con otros pasajeros. 4. La Garita debe contar con los números de teléfonos de algunas piqueras de taxi del sector (Radio Taxi El Lago , Santa Librada ). 5. Todo taxi que llegue al residencial transportando a un visitante o residente debe ser registrado en el libro o carpeta de visitas con los datos solicitados completos. Ingreso de contratistas 1. Los contratistas contratados por los residentes deben tener una autorización para entrar al residencial, la cual será emitida por el propietario y remitida a la Garita. 2. Las autorizaciones deben contar con el tiempo aproximado que durarán los trabajos, para controlar que estas personas no tengan acceso expedito a la barriada, luego de haber terminado su labor. 3. El propietario deberá notificar a la garita de seguridad tan pronto los trabajos en sus residencias hayan culminado a fin de cerrar esa autorización y poder evitar que estos trabajadores sigan entrando al residencial sin una razón justificada. Ingreso de entregas a domicilio 1. Los propietarios deben informar a la garita que están esperando un servicio a domicilio. 2. De no hacerlo, el agente solicitará la correspondiente autorización telefónica del residente o propietario, y el distribuidor sólo podrá visitar la casa o casas que hayan solicitado el servicio. 3. El agente registrará en el libro o carpeta de visitantes la entrada de servicios a domicilio.

8 Autorizaciones a visitantes 1. Cuando se trate de fiestas o eventos sociales, el propietario debe enviar una autorización por escrito a la garita de seguridad con la fecha del evento y la lista de invitados para agilizar el trabajo del agente al momento de registrar el acceso de estas personas al residencial. 2. El agente de seguridad debe colocar la autorización en la carpeta de autorizaciones de entrada y tenerla ahí hasta la fecha del evento. 3. Si se presenta algún visitante que no esté incluido en la lista de autorizaciones para el evento social, el agente debe comunicarse con la residencia y solicitar la autorización respectiva siguiendo los parámetros ya establecidos. 4. Todos los invitados deben cumplir con el reglamento de propietarios del residencial. 5. Todas las autorizaciones ya utilizadas o expiradas deben ser guardadas en el archivo correspondiente. 6. El agente de seguridad debe cumplir el procedimiento de ingreso de visitantes descrito en este instructivo. Autorizaciones de empleados y contratistas 1. Todos los empleados y contratistas deben estar debidamente registrados en su libro o carpeta correspondiente. 2. Cada propietario enviará un formulario de registro de empleados o contratistas a la garita de seguridad a fin de de que se mantenga el registro actualizado. Control de salida 1. Todas las salidas de visitantes, contratistas, empleados, etc. deben estar registradas en el libro o carpeta correspondiente. 2. No se permiten mudanzas hacia afuera, a menos que estén debidamente autorizadas (por escrito), en cuyo caso se deberá llevar control e identificación de los transportistas de estas mudanzas, solicitando y anotando en el libro o carpeta de visitantes: a. Nombre y Cédula del conductor. b. Nombre y Cédula del ayudante. c. Placas del vehículo, marca, modelo, color. 3. Hora de entrada y salida.

9 Uso del sistema de control de acceso 1. El control de acceso debe permanecer cerrado siempre. 2. El control de acceso sólo debe ser operado por los agentes de seguridad. 3. Al detectar alguna anomalía, ésta debe ser reportada de inmediato a la Junta Directiva o a algún delegado y debe anotarse en el libro o carpeta de eventos. Manejo de información del residencial 1. La única información que el agente de seguridad podrá suministrarle al visitante es el número de casa de la familia que desea visitar; siempre y cuando, haya sido confirmada la autorización con el residente. 2. El agente tiene prohibido suministrar cualquier dato de las familias, como números de teléfono, nombres, etc., a los visitantes, contratistas, empleados o cualquier persona que se presente al residencial. Uso y mantenimiento de la garita de seguridad: 1. En la garita de seguridad solo se permite el acceso del personal de seguridad, personal del contrato de mantenimiento y de los miembros de la Junta Directiva o Delegados. 2. La garita de seguridad debe permanecer limpia y ordenada. 3. En su interior sólo debe permanecer el material relacionado con las funciones de seguridad. 4. La comunicación vía telefónica con las residencias debe ser la estrictamente necesaria. 5. Las luces de la garita y alrededores deben permanecer encendidas siempre. 6. Se debe informar a los visitantes que reduzcan la velocidad dentro del residencial. 7. No perder la calma o alterarse en caso de presentarse algún problema. En todo momento debe comportarse con cortesía. 8. Por ningún motivo debe altercar, discutir o escandalizar con los residentes o visitantes. No obstante, en caso de fuerza mayor, impondrá el orden y la autoridad, reportará el incidente al superior inmediato, anotará el evento e informará a la Junta Directiva. 9. Por ningún concepto el vigilante realizará actividades que, aunque fuera del servicio puedan conllevar a lazos amistosos, íntimos o comerciales con las personas del Residencial. 10. No establecer tertulia con ninguna persona dentro o fuera de la caseta de vigilancia.

10 11. No permitir reuniones de personas (adultos, jóvenes y niños) a la entrada del Conjunto Residencial, cuando éstas impidan el libre acceso de vehículos. 12. No entregar ni recibir encomiendas (paquetes) de ningún tipo. 13. No abandonar el área de trabajo sin antes solicitar un reemplazo. 14. Reportar los daños ocasionados por vehículos de los residentes o visitantes y tomar nota en el Libro o carpeta de Eventos. 15. En casos de situaciones fuera de control, llamar a la policía, ó Llevar un registro diario de las actividades y los incidentes en las carpetas correspondientes. 17. Utilizar adecuadamente los equipos que se encuentren en la garita de seguridad. En caso de daños o pérdidas de los equipos por negligencia, el agente de seguridad o la empresa deberá responder por los mismos. Material de trabajo para la garita de seguridad 1. Mapa del residencial con números de casas. 2. Copia del Instructivo de Seguridad. 3. Listado telefónico de los residentes. 4. Carpetas de registros, eventos y autorizaciones. Elaborado por: Denia M. Barrios Presidenta Andrés Silvera U. Vice- Presidente Mayté Sánchez - Tesorera Aprobado por: La Junta Directiva y el Equipo de Delegados APRIGAL, Mayo-2007 Archivado en Documentos de la página WEB APRIGAL Administradora de la Página Estrella Gil de Singh 18 de mayo del 2007.