CONJUNTO RESIDENCIAL PAULO VI SEGUNDO SECTOR INFORME DE AUDITORIA EXTERNA VIGENCIAS

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1 CONJUNTO RESIDENCIAL PAULO VI SEGUNDO SECTOR INFORME DE AUDITORIA EXTERNA VIGENCIAS PAOLA MUNÉVAR C AUDITORA PRINCIPAL Bogotá, Marzo de 2016

2 CONJUNTO RESIDENCIAL PAULO VI SEGUNDO SECTOR EQUIPO DE AUDITORIA EXTERNA Equipo Directivo Auditora General Paola Munévar C. Auditor Coordinador José Luis Méndez Equipo Auditor Contadora Cartera Jane Montoya Auxiliares Auditoria Diana Rodríguez Andrea Ardila Abogado Asesor Quiliam Ortegón

3 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN Finalidad 1.2 Objetivo Pág. II. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR.. 4 III. ALCANCE GESTIÓN Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS Revisión y verificación Documental... 7 a) Procedimientos b) Soportes Contables c) Sistema de Archivo y su custodia Contrataciones.. 9 a) Mantenimiento, adecuaciones y obras b) Prestación de servicios c) Nómina d) Vigilancia, Aseo e) Pólizas, multirriesgos y otras f) Espacio Público Soportes Legales.. 15 a) Reglamento de Propiedad Horizontal b) Libro de Actas de Asamblea c) Libro de Actas de Consejo d) Libro de Registro de Propietarios e) Manuales de cartera, convivencia, procedimientos y funciones 3.2. ASPECTOS FINANCIEROS Análisis Disponible 21 a) Manejo de Recursos (Efectivo y sus equivalentes caja-bancos) b) Inversiones en títulos valores c) Análisis recursos de destinación especifica d) Conciliaciones Bancarias

4 Análisis de la cartera años 2011 al a) Recibos de Cartera. b) Examen General a los saldos de la Cartera con intereses c) Análisis de los Saldos de cartera por conceptos d) Cuentas por Cobrar Expensa Ordinaria e) Cuentas por Cobrar Expensa Extraordinaria f) Cuentas por Cobrar Cuota Cofinanciada g) Descuentos por pronto pago h) Intereses de mora i) Circularización Análisis de la Propiedad Planta y Equipo a) Inventario de Activos Fijos b) Depreciaciones c) Edificaciones y valorizaciones Anticipo a Contratistas 42 a) Saldos por legalizar Pasivo Corriente cuentas por pagar Fondos de imprevistos Ingresos recibidos para terceros. 46 a) Provisión Proyectos de Inversión b) Provisión Cuota cofinanciadas c) Provisión Cuota extraordinaria d) Provisión Fondo de cerramiento. e) obras realizadas en Bloques con diferentes fuentes de recursos Patrimonio.. 57 a) Excedentes acumulados b) Fondo de Indemnización c) Reservas Estatutarias d) Superávit por valorización Cuentas de orden Liquidez de la copropiedad PRESUPUESTO Y EJECUCIÓN PRESUPUESTAL Análisis gastos años 2011 a Presupuesto aprobado Vs ejecución Ingresos y gastos del Espacio Público 69

5 3.4 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Retención en la fuente Impuesto al valor agregado IVA Reporte información exógena. 71 IV LEGALIDAD DECISIONES APROBADAS EN LA ASAMBLEA DE PROPIETARIOS Expensa extraordinaria, aprobación y aplicación 4.2. Concepto jurídico 4.3. Expensas comunes 4.4. Aprobación Expensas extraordinaria 4.5. Intereses a Expensas extraordinarias 4.6. Decisiones por tomar V ACTIVIDAD ECONÓMICA Actividad Económica de la propiedad Horizontal 5.2. Responsabilidades tributarias 5.3. Aplicación de estas responsabilidades en el Conjunto Residencial Paulo VI segundo sector. VI HECHOS RELEVANTES EN LOS PERIODOS AUDITADOS O HALLAZGOS Administrativos 6.2. Financieros 6.3. Jurídicos 6.4. Tributarios VII CONTROL INTERNO Evaluación del control interno 7.2. Medidas de control interno Cajas Menor 7.3. Medidas de control interno comprobantes de egreso

6 VIII. CONCLUSIONES 91 IX. RECOMENDACIONES Administrativos 9.3. Financieros 9.4. Jurídicos 9.5. Tributarios 9.6. Recomendación Final X. ANEXOS Cuadro No. 1. Normatividad comparativa NIIF Cuadro No. 2. Relación revisión Comprobantes de Egreso 2011 al 2015 Cuadro No. 3. Estado de Ingresos y egresos Espacio Público. Cuadro No. 4. Relación anexos de las Actas de Asamblea Cuadro No. 5. Art. 9 Reglamento P.H. conformación interna del conjunto Cuadro No. 6. Análisis cartera por conceptos Cuadro No. 7.Cartera Cuota Extraordinaria a Diciembre 31 de 2015 Cuadro No. 8. Cartera Cuota Cofinanciada a Diciembre 31 de 2015 Cuadro No. 9. Resoluciones Superfinanciera Enero 2011 a Enero 2016 Cuadro No.10. Análisis liquidación interés de mora Caso 1. Cuadro No. 11. Análisis liquidación interés de mora Caso 2 Cuadro No. 12 Análisis liquidación interés de mora Caso 3. Cuadro No. 13 Modelo estado cuenta liquidado por el Software contable Cuadro No. 14. Relación Aptos presentaron reclamo en la circularización Cuadro No. 15. Relación cuentas por pagar al cierre 2011 al 2015 Cuadro No. 16 Resumen utilización recursos de destinación específica Cuadro No. 17 Utilización recursos del Fondo de Inversión Cuadro No. 18 Cuentas de Orden saldos al cierre del 2013 al 2015 Cuadro No. 19 Análisis comparativo gastos generales 2011 al 2015 Cuadro No. 20 Análisis comparativo gastos Mantenimiento 2011 al 2105 Cuadro No. 21 Medidas Control Interno manejo caja menor Cuadro No. 22 Medidas Control Interno manejo comprobantes contabilidad Cuadro No. 23 Nombramiento administradores y sus requisitos Cuadro No. 24. Diferencias expensa extraordinaria cartera con provisión.

7 CONJUNTO RESIDENCIAL PAULO VI SEGUNDO SECTOR INFORME DE AUDITORIA EXTERNA VIGENCIAS CUADROS ANEXOS