Título: Eventos y exposiciones: una organización exitosa

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1 Título: Eventos y exposiciones: una organización exitosa Disponibilidad Contenido VII Introducción XV Capítulo 1 1 Cómo planificar un evento 1 Planificación general de un evento 1 La planificación de un evento de incluir: 2 También buena planificación debe de considerar con mucho detenimiento lo siguiente: 2 Las características de un buen plan deben ser las siguientes: 3 Para definir la fecha y el lugar de un evento o exposición,hay que considerar diferentes variables que pueden influir en la decisión El tiempo de anticipación para empezar los preparativos dependerá de la magnitud y características de cada evento 3 3 Ventajas de la planificación 4 Definición y características de los eventos 4 Perfil del grupo de organizadores 5 Programas de un evento (mapa conceptual) 6 Los puestos claves de un comité organizador 7 Perfil del coordinador general 8 Perfil y funciones generales de los coordinadores de área 9 Las funciones generales de los coordinadores de área 9 Capítulo 2 11 Cómo organizar un evento o exposición 11 Estructura del comité organizador 11 Estructura orgánica (Mapa conceptual) 12 Las funciones principales de cada una de las coordinaciones son: 13 Coordinación general 13 La información que se proporciona para cotizar un evento 13 Las funciones del coordinador general 14 Realización y desarrollo del evento 14 Políticas, reglamentos, programas y procedimientos 15 Coordinadores de área 15 Sistemas y procedimientos 16 Presupuesto general y flujo de dinero 16 Financiamientos, donativos y patrocinios 16 Ciudad sede, centro de convenciones y hoteles 17 Programas de actividades, difusión y trabajo 17 Imagen y mensajes 17 Invitados y ponentes 17 Medios de comunicación 18 Presidiums 18 Simulacros 18 Capacitación 18 Sindicatos 19 Seguridad 19 Lista de seguimiento 19 Funciones del coordinador general del evento 19 Coordinación técnica 20 Las principales funciones de la coordinación Técnica 20 Tema general y temática de las mesas de trabajo 20

2 Mesas de trabajo 21 Pasos para organizar las mesas de trabajo de cualquier evento 21 Las más común y función es la siguiente: 21 Reglamento Técnico 22 Intervención de ponentes 23 Equipos y materiales técnicos 24 Información técnica 24 Funciones de la coordinación técnica 25 Coordinación de administración 25 Permisos y licencias 25 Programas de actividades 25 Selección de la ciudad sede 26 Criterios de selección de la ciudad sede, cuando el evento es de 100 participantes 26 Clasificación de Ciudades 27 Información que debe comprender la solicitud para realizar el evento y/o exposición en la ciudad sede 28 Convocatoria para elegir la sede 28 contenido de la convocatoria 29 Hotel sede y centro de convenciones 30 Información necesaria para decidir la contratación del centro de convenciones y exposiciones 30 Servicios que ofrecen los hoteles de lujo o de cinco estrellas y los centros de convenciones (tabla) 31 Selección de salones y lugares 33 Personal 33 Diseñador-decorador 33 Ingeniero en alimentos y/o un nutriólogo 34 Especialista en sistemas de información y comunicación 34 Edecanes 34 Fotógrafos y camarógrafos 34 Especialistas en sonido 34 Personal de apoyo administrativo y operativo 34 Personal de seguridad 35 Maestro (s) de ceremonias 35 Meseros y cocineros 35 Personal de mantenimiento 35 Técnicas en audiovisuales 36 Guías turísticos 36 Chóferes y operadores de camiones 36 Espectáculos y grupos de ambientación musical 36 Profesionistas de diferentes áreas 36 Personal especializado en diferentes áreas 36 Procedimientos y sistemas 36 Sistema de Hospedaje 36 Sistema de registro 38 Las políticas más comunes para el proceso de registro 40 La información que deben llevar las tarjetas 40 Las labores en el módulo de registro durante el evento 41 Cuando el comité organizador es el responsable de distribuir y asignar las habitaciones 41 Los materiales más usuales para los participantes 42 Portagafetes y gafetes 42 Los datos que deben de tener los gafetes 42 Los gafetes que normalmente se utilizan 43

3 Para las exposiciones, además de los anteriores, generalmente se utilizan para.. 44 Sistema de adquisiciones 44 Administración del sistema de transporte 44 Algunas consideraciones para contratar el servicio de autobuses de pasaje 45 La documentación que se necesita para transportación de equipos y materiales 45 Sistemas de alimentación 46 Las Funciones del encargado de los alimentos 46 Coordinar la selección de menús 48 Hay Cinco aspectos importantes para hacer el plan de menús 48 Actividades especiales 49 Cena-baile de gala 49 Espectáculos y animadores 50 Servicios de fotografía, video-grabación, grabación y filmación 50 Reconocimientos 50 Tarjetas de crédito 51 Seguros 51 Agencias de Viajes 52 Los Servicios de la agencia de viajes 52 Funciones de la coordinación de la administración 53 Área de registro e información (Figura) 54 Coordinación de comercialización y difusión 54 Estrategias de mercadotecnia 54 Estrategias de mercadotecnia para una exposición 55 Para la campaña de difusión 56 Diseñar y realizar una campaña de difusión de los diferentes medios de comunicación 57 Fuerza de ventas 58 Cuota de inscripción 59 Folleto promocional 59 Conceptos y servicios que pueden o no estar incluidos en la cuota de inscripción, dependiendo de las estrategias de comercialización y la disponibilidad de recursos financieros de cada evento 59 Folleto promocional para una exposición 61 El contenido del folleto promocional 61 Otros beneficios que puedan estar incluidos en la cuota de inscripción y hacer mas atractivo el evento para el expositor 62 Catálogo oficial de la exposición 63 Distribución de los folletos y catálogos 64 Medios de comunicación 64 Prensa escrita 64 Periódicos y revistas 64 Radio y televisión 65 Procedimientos para la elaboración del spot de radio 65 Procedimiento para la grabación del spot 65 Procedimiento para la elaboración del spot de TV 65 Procedimiento para la grabación del spot 66 Impresos 66 Conferencias con los medios de comunicación 66 Algunas de las actitudes convenientes ante la prensa 67 entrevistas en radio y televisión 67 Funciones de la coordinación de comercialización y difusión 68 Funciones de la coordinación de operación 68 Sistema de transporte 68

4 Contenido del folleto del evento (cuadro) 69 Equipo y materiales 70 Sonido 70 Grabadoras 71 Videocaseteras y televisores 71 Fotocopiadoras 71 Computadoras 71 Impresoras Láser 71 Máquinas de escribir 71 Teléfonos y teléfonos celulares 71 Equipos para proyección 72 Equipos de sonido y micrófonos 72 Traducción simultánea 72 Planta de energía auxiliar o de luz 72 Fax 72 Material de Mantenimiento 72 Materiales para las mesas de trabajo 73 Definir y supervisar el diseño y elaboración del siguiente material 73 Selección y colocación de materiales 74 Mantas 74 Personificadores 74 Carpetas 75 Material impreso 75 Boletos para las actividades 76 Reconocimientos para participantes y ponentes 76 Escenografía 76 Sistema de señalización 77 La ubicación de los señalamientos más comunes 77 Ubicación de módulos 79 Servicios 80 Rotulación y distribución de documentos 80 La Distribución de materiales 80 Montaje de auditorios y salones 81 Tipos de montajes de los salones 81 Guardería 81 servicio médico 81 Lo que el botiquín de primeros auxilios debe contener 82 Sistema de seguridad 82 Lo que el personal de seguridad debe contener 83 Emergencias 84 Los participantes deben de conocer el sistema de seguridad 84 Simulacros 85 Procedimiento 85 Procedimiento para llevar a cabo un simulacro del evento 85 Capacitación del comité organizador 86 Salida del hotel 87 Centro de operaciones 87 Las funciones principales del responsable ejecutivo del centro de operaciones 87 Funciones de la coordinación de operación 90 Funciones de la coordinación de información y relaciones públicas 90 Invitación a participantes y elaboración de directorios 91

5 invitados especiales, ponentes magistrales y de mesa 91 Sistema de información y comunicaciones 92 Canales de comunicación de un evento 93 Edecanes 94 Las principales funciones de los edecanes 94 Ubicación física de los edecanes 95 Representantes de los medios de comunicación 96 Boletines de prensa 96 Los boletines que se distribuyan con anterioridad al evento pueden incluir en su contenido la siguiente información 97 Los Boletines que se elaboren durante el evento pueden incluir 97 Los boletines que se entreguen al término del evento pueden incluir 97 Discursos de Inauguración y clausura 98 Conclusiones del evento 98 Otros discursos o conferencias de interés 98 La integración de los presidiums 98 Ponencias magistrales 98 La sala de prensa deba dispones de: 99 Maestro de ceremonias 99 Memoria 100 Información básica que se debe recolectar para la elaboración de la memoria 100 Funciones de la coordinación de información y relaciones públicas 102 Funciones de la coordinación de finanzas 102 Presupuesto general 102 El Control Presupuestal tiene la finalidad de comparar los resultados obtenidos contra los esperados a través de cuatro etapas 103 Ingresos y egresos 103 Ejemplo de catálogo de cuentas para elaborar un presupuesto global desglosado, se debe de adaptar dependiendo de la magnitud e importancia de cada evento o exposición (cuadro) 104 Catálogo de cuentas 106 Catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto para exposiciones 106 Contabilidad y tesorería 107 Flujo de dinero 107 Punto de equilibrio 108 Donativos, Patrocinios y apoyos financieros 108 Datos de la institución organizada 108 Datos del evento 108 Tema y programa general de actividades del evento 109 Relación de ponentes magistrales y especiales 109 Relación de copatrocinadores 109 Datos de la agrupación y de los organizadores responsables 109 Presupuesto necesario 109 Informe Financiero 110 Funciones de la coordinación en finanzas 110 Capítulo Ferias y exposiciones 111 Antecedentes 111 Características de las ferias y exposiciones 112 Exposiciones internacionales 113 Coordinación de exposiciones 113 Objetivos de los organizadores 113

6 Funciones Principales 114 Lugar sede 114 Programa de trabajo 114 Personal 114 Presupuesto 115 Características de los módulos 115 Pabellones y módulos 116 Inventarios 117 Mobiliario 117 Software 118 Políticas 118 Políticas de participación de expositores 119 Recomendaciones 119 Cierre de la exposición 120 Resultados esperados por los organizadores 120 Objetivos de los expositores 120 Ventajas de asistir a una exposición 121 Funciones principales 122 Planificación general de un evento 122 Participación de exposiciones 122 Exposición adecuada 123 Presupuesto 124 Espacios 125 Productos y materiales 125 Exhibidores 126 Transportación e instalación 127 Estrategia de mercadotecnia 128 Estrategias en el módulo 129 Capacitación 130 La Capacitación debe incluir 131 Reuniones de calidad 133 Resultados Esperados 133 Resumen de las ferias y exposiciones 134 Principales Funciones de los expositores 134 Plano Muestra de locales (Figura) 136 Distribución de módulos y áreas de servicio para una exposición (Figura) 137 Capítulo Cómo ejecutar un evento y un exposición 139 Lista de seguimiento para realizar un evento 140 Definición de objetivos, estructura de organización y fechas 140 Definición de temática y elaboración de convocatoria y reglamentos 140 Fuentes de ingresos y financiamiento 141 Definición de la sede 141 Selección de recursos materiales y servicios generales, y solicitud de cotizaciones a proveedores 141 Determinar posibles patrocinadores 141 Definición y elaboración de presupuestos 142 Definición y elaboración de programas 142 Determinación del número de participantes e invitados 142 Ponentes magistrales y de mesas de trabajo 142 Planificación del hospedaje 142 Estrategia de difusión en los medios de comunicación 143

7 Difusión a través de correo directo y publicidad impresa 143 Invitación de representantes de los medios 143 Diseño y elaboración de impresos y materiales 144 Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento 144 Reclutamiento, selección y capacitación del personal necesario para el desarrollo del evento 145 Capacitación del comité organizador y personal de apoyo 145 Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento 145 Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento 146 Determinar los servicios necesario para el desarrollo del evento 147 Recepción de cuotas y confirmación de asistencia 147 Recepción de ponencias 147 Organización de las mesas de trabajo 148 Confirmación final de participantes y ponentes 148 Contratación y distribución de transporte 148 Distribución de participantes por hoteles 148 Instalación de módulos 149 Instalación de centros de servicio 149 Envío de los grupos de trabajo a los lugares sede 149 Colocación y distribución de materiales en los lugares sede 149 Definir sistemas de control 150 Elaboración de documentos 150 Creación del módulo de prensa 150 Simulacro 150 Recorrido de supervisión 150 Supervisión de auditorios y salones de trabajo 151 Nombramiento de responsables por áreas y actividades 151 Instalación del centro de operaciones 151 Durante el evento 151 Asignación y traslado a hoteles 151 Distribución de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y representantes de los medios de comunicación 152 Recepción en módulos de registro y centros de información y control 152 Realización del coctel de bienvenida 152 Realización de la inauguración 152 Implantación del programa general de actividades 153 Recopilación de conclusiones 153 Clausura del evento 153 Evento social de despedida 153 Elaboración de la memoria 153 Traslado de hoteles a medios de transporte 154 Lista de seguimiento para realizar un exposición 154 Eventos internacionales 155 Capítulo Cómo evaluar un evento o una exposición 157 Los Factores principales para evaluar 158 Indicadores 158 Cuestionario para la evaluación de eventos (cuadro) 159 Resultados de una evaluación 160 Evaluación personal 160 Factores para evaluar ponencias de mesa 160 Evaluar la exposición durante y después de su realización 160

8 Evaluación de ponencias 162 Evaluación de ponencias magistrales 163 Algunos de los aspectos que se pueden evaluar 164 Recomendaciones para futuras exposiciones 164 Cuestionario para la evaluación de hoteles (Tabla) 166 Capítulo Reglamentos, contratos y convocatorias 167 Reglamento general y técnico del evento 167 Capítulo De la sede y duración 167 Capítulo De los participantes 167 Capítulo De las facultades del comité organizador 168 Propuesta de reglamento técnico para las mesas de trabajo 168 Capítulo De las ponencias 168 Capítulo De las mesas de trabajo 169 Capítulo Del presidente, secretario, moderador, relator y coordinador 169 Contrato de arrendamiento con el expositor 171 Reglamento para expositores 175 Fechas y horarios 175 Espacios y usos 175 Montaje y desmontaje 175 Limpieza 176 Teléfonos y radioteléfonos 176 Sonido 176 Alimentos y bebidas 176 Personal 176 Patrocinadores y publicidad 176 Reglamento para la construcción de módulos en la exposición 177 Contrato de arrendamiento con el hotel y/o centro de convenciones 178 Capítulo7 181 Formatos para promoción y comunicación escrita 181 Ejemplos de diferentes modelos de cartas 181 Medios de comunicación 181 Ponentes magistrales 183 Ponentes de mesa 183 Invitación a presidium 184 Participantes 184 Invitados especiales 185 Cartas de agradecimiento 185 Carta de invitación para ferias y/o exposiciones 186 Capítulo Cédulas y formatos de control 187 Cédula de registro para un evento (formato ) 190 En caso de emergencia (formato ) 191 Cédula de registro y solicitud de renta de espacios para una exposición (formato ) 192 Cédula de registro para empresas (formato ) 195

9 Inscripción y pago por correo (formato ) 196 Control de reservaciones e inscripciones (formato ) 197 Selección de hoteles (formato ) 198 Cuadro comparativo de tarifas por hotel y tipo de cuarto 199 Solicitud de alojamiento (formato ) 200 Control de habitaciones (formato) 201 Solicitud de servicios (formato) 202 Solicitud de módulos (formato ) 203 Renta de mobiliario y solicitud de modificaciones (formato) 204 Solicitud de publicidad en catálogo (formato ) 205 Solicitud de electricidad y teléfono (Formato ) 206 Solicitud de vigilancia y limpieza (formato ) 207 Control de módulos contratados (formato) 208 Programa de trabajo por mes (formato) 209 Programa de trabajo por semana (formato) 210 Programa de trabajo por día (formato ) 211 Programa de trabajo por día (formato) 212 Seguimiento de acuerdos antes del aventó (formato) 213 Seguimiento de actividades (formato) 214 Programa de difusión en medios de comunicación (formato) 215 Control de asistencia de los medios de comunicación al evento (formato) 216 Participación en programas de radio y T.V. (formato) 217 Entrevistas de prensa (formato) 218 Análisis de prensa (formato) 219 Registro de envío de cartas a invitados especiales (formato) 220 Registro de envío de cartas para funcionarios de mesa (formato) 221 Confirmación de participación para funcionarios de mesa (formato) 224 Programa general de actividades (formato) 225 Programa general de ponencias magistrales (formato) 226 Programa diario de ponencias magistrales (formato) 227 Programa diario de mesas de trabajo (formato) 228 Programa para la inauguración (formato) 229 Programa para la clausura (formato) 230 Requerimiento de materiales (formato) 231 Vale de entrega de materiales (formato) 232 Entrega de materiales de trabajo a participantes (formato) 233 Inventario de recursos materiales (formato) 234 Control de operaciones, rutas y transporte (formato) 235 Control de la frecuencia del servicio de autobuses (formato) 236 Llegada de los participantes a las terminales de transporte (formato) 237 Control de artistas y espectáculos (formato) 238 Asistentes al presidium (formato) 239 Flujo de caja por mes (formato) 240 Flujo de caja por semana (formato) 241 Flujo de caja por día (formato) 242 Flujo de caja por día (formato) 243 Responsables de las funciones de la lista de seguimiento (formato) 244 Cédula de preguntas (formato) 245 Actualización del directorio de personas físicas (formato) 246 Actualización de directorio de empresas (formato) 247 Lista de Expositores (formato) 248

10 Capítulo Montajes de auditorios, salones y mesas 249 Distribución y espacios para mesas y sillas 249 Medidas antropométricas (figura) 253 Plaza optima de servicio (figura) 253 Mesa circular para cuatro personas (figura) 254 Mesa rectangular para seis personas (figura) 254 Montaje en forma de E (figura) 255 Montaje en forma de U (figura) 255 Montaje en forma de T (figura) 255 Montaje en forma de rectángulo (figura) 256 Montaje en forma de óvalo (figura) 256 Auditorio tipo escuela (figura) 257 Auditorio semicircular con bloqueo central y dos pasillos (figura) 257 Montaje en forma de cóncavo circular (figura) 258 Montaje en forma vertical (figura) 258 Montaje en forma de herradura (figura) 258 Mesas tipo escuela horizontal (figura) 259 Mesas tipo escuela vertical (figura) 259 Auditorio tipo teatro (figura) 260 Auditorio semicircular con pasillo central (figura) 260 Distribución de mesas (figura) 261 Distribución de mesas (figura) 262 Terminología 263 Bibliografía 269