UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE

Transcripción

1 Página: 1/6 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE COMUNICACIÓN

2 Página: 2/6 1. OBJETO Establecer los pasos a llevar a cabo en el procedimiento Divulgación de Información que contempla la relación estratégica con los procesos: Rectoría, Centro de Desarrollo Gráfico y Editorial, Marketing, Uniautónoma F.M. Estéreo 94.1, Uniautónoma TV, Casa Club Caribe y Departamento de Comunicaciones, al momento de solicitar la socialización, montaje o logística de un evento llámese evento a toda información de interés o jornada académica, cultural, social o de innovación generada por cualquier unidad institucional- apoyados en los medios requeridos o considerados por esta dirección. 2. ALCANCE Aplica a todas las actividades relacionadas con la generación de información que exalte o reposicione el nombre de la institución, desde cualquier origen académico, cultural, social o innovación. Este procedimiento inicia cuando en el Departamento de Comunicaciones recibe la solicitud del evento y finaliza con los registros de archivo documental, gráfico y audiovisual. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento, en cada una de sus fases: Gerente de Comunicaciones (Rectoría); como responsable de toda el área de comunicaciones, así como coordinar y monitorear todas actividades producto de la labor interdisciplinaria de los involucrados. Director de Comunicaciones; como responsable de todo el proceso. Liderar, y monitorear todas las áreas que intervienen en cada una de las solicitudes generadas, así como de dar el VoBo a piezas, en general a toda información a socializarse por medios internos o externos. Coordinador de Comunicaciones; como responsable de la articulación de contenidos para la elaboración de campañas institucionales, así como de la verificación de contenidos para socialización en medios institucionales y/o externos. de Dirección de Comunicaciones; responsable de la recepción de la solicitud, determinando los requerimientos a suplir y de la organización logística requerida. Director del Centro de Desarrollo Gráfico y Publicitario; como responsable de la oportuna elaboración de las piezas requeridas para los diferentes eventos socializados. Coordinador (a) de Litografía; como responsable de la oportuna elaboración de las piezas requeridas para los diferentes eventos socializados, bajo los lineamientos de estilo institucionales.

3 Universidad Página: 3/6 Coordinadora de Publicidad; como responsable de la revisión ortográfica y de contenidos de todas las piezas a elaborar, avisos, copys, promos, piezas publicitarias en general. Directora de Marketing; como responsable de todo lo concerniente al apoyo en convocatorias para eventos, confirmación de asistencia, presencia institucional en los diferentes espacios académicos, culturales, sociales o de innovación. Uniautónoma F.M. Estéreo 94.1; como responsable de la elaboración de las cuñas para la promoción de los eventos solicitados y aprobados, así como para la transmisión o cubrimiento de los eventos solicitados y autorizados. de Uniautónoma TV; como responsable de la elaboración de las promos para la promoción de los eventos solicitados y aprobados. Coordinador (a) Uniautónoma TV; como responsable de la coordinación para grabación, transmisión o cubrimiento de los eventos solicitados y autorizados. Coordinador (a) de Arte Uniautónoma TV; como responsable del montaje y puesta en escena de los eventos solicitados y autorizados. Coordinador (a) Casa Club Caribe; como responsable del apoyo en el montaje de los eventos solicitados y autorizados en todo lo concerniente a atención (Meseros), alimentación, bebidas, disposición de salones y servicio al cliente. 4. DEFINICIONES 4.1. Formato de Divulgación: Soporte de solicitudes de acción del Departamento de Comunicaciones. 5. DESARROLLO 5.1 Descripción por Fases 1. El usuario o dependencia quien hará las veces de solicitante debe descargar el formato de divulgación, diligenciarlo y dirigirse al Departamento de Comunicaciones por lo menos con 8 días de antelación, salvo a excepciones antes de 4:30 pm., los días Lunes Miércoles Viernes. 2. Comunicaciones recopila información con el solicitante y concuerda las piezas que necesita para su difusión. 3. Comunicaciones organiza, redacta, establece los contenidos de las piezas a diseñar.

4 Página: 4/6 4. El cliente da VoBo y aprobación de contenidos finales de cada pieza a realizar. Nota: Los numerales del 1 al 4 se desarrollarán de la misma manera al articularse el Departamento de Comunicaciones con: Centro de Desarrollo Editorial y Publicitario (CDEP), Uniautónoma Televisión, Uniautónoma F.M. Estéreo 94.1 y Departamento de Marketing. a) Centro de Desarrollo Editorial y Publicitario (CDEP) 1. Comunicaciones entrega al Centro de Desarrollo Editorial el Brief Creativo (formato diligenciado) donde describe lo que requiere cada pieza para su diseño, y entrega los contenidos aprobados por el solicitante. 2. Una vez elaborado el diseño, se imprime y se envía al solicitante para su respectiva revisión y/o corrección. (Pasadas 3 correcciones la prioridad de la pieza será desplazada a un segundo plano) 3. Una vez superado el tema de las correcciones finalmente se pide el V B del solicitante y de comunicaciones, para el paso a producción. 5. Se remite a Comunicaciones para la entrega final al cliente, con la respectiva remisión. b) Uniautónoma Televisión 1. Comunicaciones entrega Uniautónoma TV el copy para posterior elaboración. 2. Una vez elaborado el copy, se socializa con el solicitante para su respectiva revisión y/o corrección. (Pasadas 3 correcciones la prioridad de la pieza será desplazada a un segundo plano). 3. Una vez superado el tema de las correcciones finalmente se pide el VoBo del solicitante y de comunicaciones, para el paso a producción. 5. Se informa a Comunicaciones para la entrega final al cliente. (Reproducción)

5 c) Uniautónoma Estéreo Página: 5/6 1. Comunicaciones entrega Uniautónoma ST el copy para posterior elaboración. 2. Una vez elaborado el copy, se socializa con el solicitante para su respectiva revisión y/o corrección. (Pasadas 3 correcciones la prioridad de la pieza será desplazada a un segundo plano). 3. Una vez superado el tema de las correcciones finalmente se pide el VoBo del solicitante y de comunicaciones, para el paso a producción. 5. Se informa a Comunicaciones para la entrega final al cliente. (Reproducción). d) Departamento de Marketing 1. Comunicaciones entrega al Centro de Desarrollo Editorial el Brief Creativo (formato diligenciado) donde describe lo que requiere cada pieza para su diseño, y entrega los contenidos aprobados por el solicitante. 2. Una vez elaborado el diseño, se imprime y se envía al solicitante para su respectiva revisión y/o corrección. (Pasadas 3 correcciones la prioridad de la pieza será desplazada a un segundo plano). 3. Una vez superado el tema de las correcciones finalmente se pide el VoBo del solicitante, de marketing y de comunicaciones, para el paso a producción. 5. Se remite a Comunicaciones para la entrega final al cliente, con la respectiva remisión. 5.2 Descripción por Fases a) Casa Club Caribe 1. El cliente o solicitante se dirige a comunicaciones y socializa el evento que está organizando mínimo con 8 días de anticipación (con contadas excepciones) antes de 4:30 pm., los días Lunes Miércoles Viernes. 2. Comunicaciones recopila información con el solicitante y concuerda los requerimientos para el mismo.

6 Página: 6/6 3. Comunicaciones organiza los aspectos a tener en cuenta. 4. El cliente da VoBo y aprobación de lo acordado. 5. Comunicaciones entrega a Casa Club Caribe el formato donde se describe lo requerido especificando donde el rubro presupuestal al cual descontarán el monto. 6. REFERENTES NORMATIVOS - Norma ISO , numerales 5.5.3, 7.2.1, REGISTROS Código Nombre Tipo CO-PR Solicitud de Divulgación de información Físico/Virtual Nivel de Acceso General Almacenamiento Clasificación Responsable Frecuencia Carpetas virtual/física General de Dirección de Comunicaciones Cada vez que se solicite el servicio Tiempo de retención Archivo Archivo gestión central