Sección 7. Términos de Referencia

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1 Sección 7. Términos de Referencia Componente: 2 Actividad: Título de la consultoría: Fortalecimiento de la Gestión del Gasto Público Fortalecimiento de la gestión de la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones (DGJP). Actualización de Manual de Cargos, Funciones y Procedimientos; y Diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008, para el Proceso de otorgamiento de pensiones a Herederos de Jubilados, para la DGJP. 1. ANTECEDENTES La Dirección General de Jubilaciones y Pensiones (DGJP) cuenta con un Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos que data del año La implementación de procesos ajustados a las normativas vigentes impone la revisión de su estructura organizacional y la actualización del documento considerando el tiempo transcurrido desde su emisión y los nuevos requerimientos. Al respecto, en el marco del Fortalecimiento de la Caja Fiscal, con apoyo del BID, el organismo financiador identifico la necesidad de revisar y diseñar la propuesta de organigrama estructural general, atendiendo las normas jurídicas vigentes y el proyecto de Ley por la cual se crea la Superintendencia de Pensiones. Por otra parte, como resultado del trabajo realizado por la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda en las dependencias de la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones, se han identificado hallazgos relacionados a la falta de actualización del Manual por lo que se requiere la atención de los mismos. En este contexto, la Sub Secretaría de Estado de Administración Financiera (SSEAF) dependiente del Ministerio de Hacienda, requiere la contratación de una firma consultora que llevará a cabo la Actualización de Manual de Cargos, Funciones y Procedimientos; y Diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma ISO 9001:2008, para el Proceso de otorgamiento de pensiones a Herederos de Jubilados. Dicha consultoría será cubierta con recursos del Programa de Fortalecimiento y Modernización de la Administración Fiscal II N 2014/BL-PR (PROFOMAF II). 2. OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA Los objetivos generales de la consultoría se resumen a continuación: a. Revisión, análisis y diagnóstico sobre la estructura organizacional, Cargos, Funciones y Procedimientos de la DGJP, que contemple el Diseño de propuesta de organigrama estructural general y validación por parte de la Dirección. b. Actualización del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos: dotar a la DGJP de unmanual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos actualizado, que

2 refleje con exactitud y precisiónlos procesos vigentes y las funciones que deben ser desempeñadas por todos los funcionarios de dicha Dirección. c. Diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Otorgamiento de pensiones a Herederos de Jubilados : Lograr el aumento de la efectividad y la transparencia del proceso mencionado, desarrollado en la DGJP, mediante la implementación del Sistema de Gestión Calidad bajo la norma ISO 9001:2008 para el mismo. 3. ALCANCE DE LA CONSULTORÍA: a. Presentar la nueva estructura organizacional, Cargos, Funciones y Procedimientos de la DGJP, que contemple el Diseño de propuesta de organigrama estructural general y validación por parte de la Dirección. b. Actualizar el Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos: La actualización del manual comprenderá la descripción de los cargos contemplados en la estructura organizacional de la DGJP propuesta, especificando el nivel jerárquico de cada cargo, sus objetivos, funciones y perfil, además de la actualización de los procedimientos vigentes y el desarrollo de nuevos en los formatos requeridos, en formato a ser consensuado con la UMI y la DGJP. c. Diseñar e implementar el sistema de gestión de calidad para el proceso de otorgamiento de pensiones a herederos de jubilados : Los Departamentos de la DGJP se encuentran en Asunción, siendo aproximadamente 18 (diez y ocho) los funcionarios afectados directamente a los procesos conforme a las acotaciones anteriores. A modo enunciativo y no limitativo se detalla a continuación la distribución de los funcionarios mencionados en las Áreas Funcionales involucradas en el proceso: Dependencia de la SEAF DGJP Unidad Funcional involucrada en el proceso N aproximado de funcionarios Dirección 2 Secretaría General 3 Dpto. de Jubilaciones y Haberes de Retiro 4 Dpto. de Control Interno 3 Coordinación de Jubilaciones 3 Asesoría Jurídica 3 4. ACTIVIDADES A título ilustrativo y sin perjuicio que se identifiquen actividades adicionales durante el desarrollo de la consultoría, siempre que sean conducentes a los objetivos de la misma, se indican a continuación algunas de las actividades principales a realizar: Para la actualización del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos:

3 a. Revisión, análisis y diagnóstico sobre la estructura organizacional, Cargos, Funciones y Procedimientos de la DGJP. Los procedimientos deberán estar documentados en los Formatos 93 (Diseño de procedimientos) y 94 (Diseño de flujograma), asi como los Formatos de Riesgos, requeridos por el MECIP. b. Diseño de propuesta de organigrama estructural general y validación por parte de la Dirección. c. Redacción del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos, acorde a los lineamientos consensuados con la Dirección y la Unidad de Modernización e Innovación. d. Presentación del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos de la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones para su validación. e. Taller socialización y capacitación en la utilización del nuevo Manual. Para el Diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Otorgamiento de pensiones a Herederos de Jubilados : a. Asesoramiento para la designación de los responsables por la coordinación del Proyecto, incluyendo nombramiento de Representante de la Dirección, Coordinador/a de Calidad y Comité de Calidad. b. Presentación general del proyecto y sensibilización a todos los funcionarios involucrados. c. Relevamiento de los principales procedimientos relacionados al proceso mencionado en la descripción del proyecto. d. Asesoramiento para la determinación de la Política de Calidad. e. Asesoramiento para la presentación de la Política de Calidad. f. Proceso de Control de Documentos y Registros. g. Relevamiento, rediseño y descripción de procedimientos validados, en formato MECIP. h. Elaboración del Manual de Gestión de la Calidad. i. Determinación de indicadores de los principales procedimientos y diseño de un Tablero de Control en formato compatible con el MECIP (incluye indicadores financieros y operativos). j. Asesoramiento y coordinación de la Detección de Necesidades de Capacitación. k. Elaboración del Plan de Capacitación l. Elaboración del Plan de Auditorías. m. Coordinación de la Ejecución de Auditorías Internas. n. Manejo de archivos de documentos originales, informes de auditorías, acciones correctivas y preventivas. o. Asesoramiento para la solución de Acciones Correctivas y Preventivas. p. Preparación del resumen de encuestas q. Preparación de los Informes de Revisión por la Dirección. r. Asesoramiento para la implementación de todos los requisitos de la norma ISO 9001:2008. s. Reuniones de acompañamiento gerencial. t. Acompañamiento para la total implementación del Sistema de Gestión de Calidad. u. Acompañamiento durante las Auditorías Externas de Pre-Certificación y Certificación.

4 v. Desarrollo de Cursos de Gestión de la Calidad según Norma ISO 9001:2008, Formación de Auditores Internos y Documentación del Sistema de Gestión de Calidad (u otros que sean acordados). w. Identificación de Riesgos con las ponderaciones y análisis en los formatos requeridos por el MECIP. 5. RESULTADOS ESPERADOS DE LA CONSULTORÍA Para la actualización del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos: a. Nueva Estructura Organizacional, presentada. b. Entrega del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos de la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones para su presentación a las instancias que correspondan para su aprobación y dotación de normativa correspondiente. Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Otorgamiento de pensiones a Herederos de Jubilados : a. Manual de Calidad, Manual de Procedimientos, Descripciones de Cargos, Instructivos, flujogramas y otros documentos, en cumplimiento con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, todos ellos elaborados en formatos determinados en el Modelo Estándar de Control Interno (MECIP). b. Personal sensibilizado y capacitado para la aplicación práctica y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad. c. Sistema de mediciones diseñado e implementado, incluyendo Tablero de Indicadores, Auditorías Internas, Encuestas a Clientes y Controles de Procesos. d. Conclusión de la Auditoría Interna de los procesos mencionados. e. Sistema de Mejora Continua diseñado e implementado. f. Sistema de Calidad implementado y preparado para una auditoría de certificación. 6. PERFIL DE LA FIRMA La Consultora debe contar con una antigüedad de mínima 5 (cinco) años en el mercado, como persona jurídica y deberá tener experiencia en el Sector Público y Privado en las áreas de: a) Planificación estratégica y operativa. b) Fortalecimiento de organizaciones y cambio cultural. c) Experiencia en trabajos de O&M en Instituciones Públicas o Privadas. d) Implementación de SGC en organizaciones. e) Capacitación en aspectos de la calidad y de SGC. La Consultora deberá desarrollar las actividades con un equipo de trabajo integrado por: i) Un Consultor Principal; ii) Un Consultor Adjunto; y iii) Un Consultor Residente. Los perfiles requeridos por los 3 (tres) consultores se presentan a continuación:

5 Perfil del Consultor Principal Académico: a. Con estudios universitarios concluidos en Ingeniería, Administración de Empresas, Economía, Contabilidad o afines. b. Con maestría, diplomado y/o curso de especialización en sistemas de calidad, organización y métodos, administración de recursos humanos o administración de empresas. c. Experiencia docente. Experiencia Profesional: a. Contar con experiencia general mínima de 12 (doce) años. b. Con experiencia directa mínima de 8 (ocho) años en el desarrollo de Manuales de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos, y la implantación de sistemas de gestión de calidad bajo las Normas ISO en general, tanto en el sector privado como en el sector público. c. Con experiencia directa mínima de 5 (cinco) años en la implantación en sistemas de gestión de calidad normalizados en ISO 9000, tanto en el sector privado como en el sector público. d. Contar con experiencia de consultor principal en trabajos relacionados al desarrollo de Manuales de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos, así como en sistemas de gestión de calidad normalizados en ISO 9000, en al menos 3 (tres) organizaciones, tanto del sector público como privado. e. Contar en su experiencia, la preparación de empresas u organizaciones del sector público y/o privado que hayan sido certificadas bajo la norma ISO 9001:2008. f. Experiencia en aplicaciones de formatos MECIP. Perfil del Consultor Adjunto Académico: a. Con estudios universitarios concluidos. b. Con maestría, diplomado y/o curso de especialización en sistemas de calidad y organización y métodos c. Experiencia docente. Experiencia Profesional a. Contar con experiencia mínima de 5 (cinco) años en aspectos relacionados con la organización y ejecución de trabajos relacionados al desarrollo de Manuales de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos, y en sistemas de gestión de calidad normalizados en ISO 9000, tanto en el sector privado como en el sector público. b. Contar con experiencia de consultor adjunto en trabajos relacionados al desarrollo de Manuales de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos y a sistemas de gestión de calidad normalizados en ISO 9000 en al menos 2 (dos) organizaciones del sector público y/o privado c. Contar en su experiencia, la preparación de empresas u organizaciones del sector público y/o privado que hayan sido certificadas bajo la norma ISO 9001:2008. d. Experiencia en aplicaciones de formatos MECIP.

6 Perfil del Consultor Residente Académico: a. Con estudios universitarios concluidos. b. Con diplomado y/o curso de especialización en sistemas de calidad y organización y métodos c. Experiencia docente. Experiencia Profesional: a. Contar con experiencia mínima de 3 (tres) años en aspectos relacionados con la organización y ejecución de trabajos relacionados al desarrollo de Manuales de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos y en sistemas de gestión de calidad, tanto en el sector privado como en el sector público b. Contar con experiencia de consultor residente en trabajos relacionados al desarrollo de Manuales de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos y a sistemas de gestión de calidad normalizados en ISO 9000 en al menos 1 (una) organización del sector público o privado. c. Experiencia en aplicaciones de formatos MECIP. 7. PLAZO Y LUGAR DE TRABAJO Plazo: 9 (nueve) meses de contrato presenciales. Lugar de trabajo: La Dirección General de Jubilaciones y Pensiones (DGJP). 8. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN Para la actualización del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos: el Consultor Principal coordinará las actividades con los funcionarios de la Dirección General de Jubilaciones y Pensiones, designados por el Director General como Contraparte. La Contraparte será el nexo entre la DGJP y la Consultora, y tendrá la función de aprobar o rechazar los trabajos realizados e informes de avances presentados, así como también realizar los informes sobre el cumplimiento del cronograma del proyecto. En total serán 4 (cuatro) informes mensuales de avance del proyecto. Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad para el proceso de Otorgamiento de pensiones a Herederos de Jubilados : el Consultor Principal coordinará sus actividades y será supervisado por la Contraparte de la Dirección General dentro del marco del SGC, ante quien se deberán presentar los siguientes documentos para su aprobación: a. Cronograma del Proyecto al inicio de las actividades, el cual contendrá un detalle de las actividades y su periodo de ejecución. b. Un informe mensual describiendo el avance del proyecto en función de las actividades y los resultados esperados previstos en el periodo. En total serán 8 (ocho) informes mensuales de avance del proyecto. 9. INFORMES

7 a) Primer Informe, a los 15 días de la firma del contrato, el cual debe incluir el Cronograma y Plan de Trabajo del Proyecto ajustado, conteniendo el detalle de las actividades, y el Plazo de Ejecución. b) Segundo Informe, a los 60 días de la firma del contrato. Entregables: Aprobación de Productos i) Punto a., del componente Para la actualización del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos, del punto 5. RESULTADOS ESPERADOS DE LA CONSULTORÍA ii) Borrador del punto b. del componente Para la actualización del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos, del punto 5. RESULTADOS ESPERADOS DE LA CONSULTORÍA. Sólo Manual de Organización, Cargos, Funciones. c) Tercer Informe, a los 120 días de la firma del contrato. Entregables: Aprobación de Productos i) Versión final del punto b. del componente Para la actualización del Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos, del punto 5. RESULTADOS ESPERADOS DE LA CONSULTORÍA. Debe incluir Manual de Organización, Cargos, Funciones y Procedimientos. d) Cuarto Informe, a los 180 días de la firma del contrato. Entregables: Aprobación de Productos i) Punto a. del componente Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión ii) iii) Punto b. del componente Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión Punto c. del componente Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión e) Quinto Informe, a los 240 días de la firma del contrato. Entregables: Aprobación de Productos i) punto d. del componente Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión ii) punto e. del componente Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión iii) punto f. del componente Para el diseño e implementación del Sistema de Gestión f) Informe Final, a los 270 días de la firma del contrato. Entregables: Aprobación de Productos i) Informe final, con la compilación de las actividades ejecutadas y la entrega de la totalidad de los productos objeto de la consultoría, establecidos en el cronograma inicial. Considerando el cronograma de ejecución y la entrega de productos, todos los informes deberán ser presentados en al menos 2 (dos) copias impresas y firmadas en cada hoja, y 2 (dos) copias en formato digital, y deben ser dirigidos a la Unidad Coordinadora del Programa (UCP PROFOMAF II), quien se encargará de hacerlos llegar a la DGJP y a la UMI para su correspondiente análisis y

8 aprobación. El último informe final deberá tener un resumen ejecutivo de todo lo actuado durante la Consultoría. Deberá ser presentado en 3 (tres) copias conforme lo descrito en el párrafo precedente, y además de la aprobación dela DGJP, UMI y la UCP, deberá ser aprobado por el BID por medio de una No Objeción. Además de lo indicado precedentemente serán solicitados informes de avances mensuales, los cuales no estarán sujetos a pagos. 10. COSTO DE LA CONSULTORÍA La presente consultoría tendrá un valor máximo estimado de Gs (Guaraníes Doscientos setenta y tres millones ochocientos cuarenta mil) Incluidos los impuestos. Los impuestos, incluyendo el IVA serán financiados con recursos del Contrato de Préstamo Nº 2014/BL- PR, correspondiente al Aporte Local. Todos los gastos en que incurra la Consultora para obtener los productos solicitados o mejorarlos, correrán por cuenta de la misma. Cronograma de pagos por producto o resultado: Pago Concepto % 1er pago: Con la aprobación de la Primer Informe aprobado. 05% 2do pago: Con la aprobación de la Segundo Informe aprobado. 15% 3er pago: Con la aprobación de la Tercer Informe aprobado. 20% 4to pago: Con la aprobación de la Cuarto Informe aprobado. 15% 5to pago: Con la aprobación de la Quinto Informe aprobado. 20% Pago final: Con la aprobación de la DGJP, UMI y UCP, y la No Objeción del BID. Informe final aprobado. 25%

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