SUPERINTENDENCIA DE BANCOS DEL ECUADOR

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1 SUPERINTENDENCIA DE BANCOS DEL ECUADOR DIRECCIÓN NACIONAL DE RIESGOS DIRECCIÓN NACIONAL DE ESTADÍSTICA E INFORMACIÓN MANUAL TÉCNICO DE ESTRUCTURAS DE DATOS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS - SEGUROS VERSIÓN () ACTUALIZADO AL:

2 Página 2 de 22 Contenido 1. INTRODUCCIÓN ESQUEMA GRÁFICO DEFINICIÓN DE ESTRUCTURAS Empleados (E10) Clientes Activos (E50) Operaciones y Transacciones (E51) TABLAS DE REFERENCIA CONTROLES DE VALIDACION Empleados (E10) Clientes Activos (E50) Operaciones y Transacciones (E51) PERIOCIDAD Y PLAZOS DE ENVÍO... 22

3 Página 3 de INTRODUCCIÓN La Superintendencia de Bancos y Seguros a fin de dar cumplimiento con la Resolución No. JB y 2454, ha rediseñado las estructuras de datos para el control de Prevención de Lavado que realizan las instituciones financieras que forman parte del sistema supervisado por este organismo de control. Las estructuras deberán ser remitidas por las entidades controladas a través del Sistema de Recepción Validación y Carga (RVC), disponible en la página web de la Superintendencia de Bancos y Seguros, Una vez recibida la información, a través del sistema automático se validará las estructuras remitidas, luego de lo cual se enviará el diagnóstico de la validación (acuso) vía correo electrónico, a las direcciones registradas en la base de contactos de la SBS, de las personas responsables en las entidades controladas. En caso de que el diagnóstico de la validación registre errores, es obligación de las entidades efectuar la corrección inmediata de los mismos y retransmitir las estructuras para que éstas sean nuevamente validadas. Las estructuras que mantengan errores en la validación serán consideradas como información no recibida. En el evento de que esta Superintendencia compruebe la falta de envío de la información en los tiempos y formatos establecidos, o si está incompleta o adolece de errores de forma que impidan su aceptación o validación, se aplicarán las sanciones previstas en las normas correspondientes.

4 Página 4 de ESQUEMA GRÁFICO Es el orden de validación de las estructuras que se establezcan en el manual de las estructuras de datos.

5 Página 5 de DEFINICIÓN DE ESTRUCTURAS 3.1 Empleados (E10) Comprende a todos los directores titulares y suplentes, los ejecutivos, así como a los empleados registrados en la institución controlada, cualquiera que sea su modalidad de contratación. Cada registro debe reportarse una vez en esta estructura. La periodicidad de esta estructura será eventual. Registro de cabecera Registro de cabecera No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 1 Código de la Caracter (3) Tabla 1 estructura 2 Código de entidad Numérico (4) Tabla 2 3 Fecha de corte Fecha (dd/mm/aaaa) 4 Número total de Numérico (8) registros Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Empleados, la cual será E10. Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos y Seguros a cada entidad controlada. Fecha de datos.- Fecha de corte de la información enviada en el formato dd/mm/aaaa. Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera.

6 Página 6 de 22 Registros de detalle Registro de detalle No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 1 Código de oficina Numérico (4) Tabla 3 2 Tipo de identificación Carácter (1) Tabla 4 3 Código de identificación Carácter (13) 4 Código del género Carácter (1) Tabla 8 5 Código de nacionalidad Carácter (3) Tabla 9 6 Código del cargo Carácter (2) Tabla Fecha de ingreso Fecha (dd/mm/aaaaa) 8 Valor promedio remuneración mensual Numérico (15,2) 9 Fecha de salida Fecha (dd/mm/aaaaa) 10 Utilidades (anual) Numérico (15,2) 11 Patrimonio Numérico (15,2) 12 Deudas (créditos acumulados) actualizadas Numérico (15,2) 1. Código de oficina (). - Codificación dada por la SBS a cada oficina de la entidad a la que corresponde el personal. 2. Tipo de identificación ().- Registrará los códigos según el caso que corresponda: C Cédula, E Extranjero. Este campo determina el tipo identificación. 3. Código de identificación ().- Código de identificación del

7 Página 7 de 22 personal, corresponde al número de cédula, o codificación de extranjero. 4. Código del género ().- M = masculino, F = femenino. 5. Código de nacionalidad ().- Este campo contendrá la nacionalidad del empleado o funcionario, utilizando el código de la Organización Internacional de Estándares (ISO), registrado en la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS. Si se mantiene más de una nacionalidad, prevaleceré la nacionalidad del país de nacimiento. 6. Código de cargo ().- Cargo que desempeña el empleado. Se debe escoger únicamente entre los tipos de cargo Tabla referida, homologando la situación particular que presenta cada entidad, y utilizando el cargo genérico registrado en la tabla. Ejemplo: Gerente de Operaciones, Gerente de Crédito, Gerente de Riesgos, se registrará como Gerente. La única excepción será para el Gerente General. Si la compañía requiriere un código adicional solicitará su población. 7. Fecha de ingreso ().- Fecha de ingreso del empleado enviada en el formato dd/mm/aaaa. Si el empleado mantiene dos fechas de ingreso a la entidad (reintegro) en el período de información solicitada, y se mantiene en el cargo, se reportará la fecha de origen de ingreso. 8. Valor promedio de remuneración mensual ().- Valor promedio del sueldo percibido por el empleado en el tiempo trabajado del período solicitado, considerar como base el valor pactado contractualmente o sueldo nominal. Si el empleado ha mantenido varios sueldos en el período de información requerida, se reportará el promedio de lo percibido en dicho período. 9. Fecha de salida.- Fecha de salida del directivo, ejecutivo o empleado enviada en el formato dd/mm/aaaa, se registrará cuando a la fecha de reporte de la información, el reportado ya no se encuentre en funciones en la entidad. 10. Utilidades (anual) ().- Valor total percibido por concepto de utilidades repartidas al empleado o funcionario, correspondientes al período de información solicitada. considerándose el ejercicio económico concluido sobre el que se pagan las utilidades. 11. Patrimonio ().- Valor declarado por el empleado o funcionario como patrimonio personal o familiar propio. Si el patrimonio declarado por el empleado, es negativo, se registrará el valor de cero (0) 12. Deudas (créditos acumulados) ().- Valor consolidado que por obligaciones a pagar mantiene el empleado o funcionario, declarado por el mismo o

8 Página 8 de 22 registrado por el responsable del envío de esta información.. Debe indicarse que serán las obligaciones financieras, en el sector real y en general todas las deudas que mantiene.

9 3.2 Clientes Activos (E50) Página 9 de 22 Comprende a todos los clientes activos que mantengan productos vigentes, registrados en la institución controlada a la fecha del reporte del archivo. Cada registro debe reportarse una vez en esta estructura. La periodicidad de esta estructura será eventual. Exceptuando los clientes que exclusivamente mantienen en la compañía pólizas por SOAT. Registro de cabecera Registro de cabecera No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 1 Código de la Caracter (3) Tabla 1 estructura 2 Código de entidad Numérico (4) Tabla 2 3 Fecha de corte Fecha (dd/mm/aaaa) 4 Número total de Numérico (8) registros Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Clientes Activos, la cual será E50. Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos y Seguros a cada entidad controlada. Fecha de corte.- Fecha de corte de la información enviada en el formato dd/mm/aaaa. Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera. Registros de detalle Registro de detalle No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 1 Número de Póliza Carácter (15) 2 Tipo de identificación Caracter (1) Tabla 4

10 Página 10 de 22 Registro de detalle No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 3 Código de identificación Caracter (13) 4 Código de nacionalidad Caracter (3) Tabla 9 5 Fecha de nacimiento/ Constitución Fecha (dd/mm/aaaa) * 6 Código de país Caracter (2) Tabla 5 7 Provincia Caracter (2) * Tabla 6 8 Cantón Caracter (2) * Tabla 7 9 Dirección Caracter (300) 10 Teléfono Caracter (30) 11 Ingreso mensual Numérico (15,2) 12 Patrimonio Numérico (15,2) 13 Vínculos existentes entre el contratante, asegurado, afianzado Numérico (2) Tabla Código de oficina Numérico (4) Tabla 3 15 Suma asegurada Numérico (15,2) 16 Fecha de emisión 17 Última actualización Fecha (dd/mm/aaaa) Fecha (dd/mm/aaaa) 18 Actividad económica Numérico (9) Tipo de Identificación del Beneficiario Código de Identificación del Beneficiario Tabla 28-5 Tabla 136 Carácter (1) Tabla 4 Carácter (13) 21 Nombre del Beneficiario Carácter (60) * 1. Número de Póliza.- Código único con el que la empresa de seguros identifica a cada una de las pólizas emitidas.

11 Página 11 de Tipo de identificación ().- Registrará los códigos según el caso que corresponda: C Cédula, E Extranjero o R RUC. Este campo determina el tipo identificación. 3. Código de identificación (). - Código de identificación del cliente, corresponde al número de cédula, codificación de extranjero o RUC. 4. Código de nacionalidad (). - Este campo contendrá la nacionalidad del cliente, utilizando el código de la Organización Internacional de Estándares (ISO), registrado en la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS. Si el cliente mantiene más de una nacionalidad se registrará la de país de nacimiento. 5. Fecha de Constitución (). - Corresponde a la fecha de nacimiento/constitución del cliente en el formato dd/mm/aaaa. Aclaratoria de la data histórica se igualará a diciembre Código de país ().- Este campo registrará el código del país de residencia del cliente, utilizando el código de la Organización Internacional de Estándares (ISO), registrado en la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS. 7. Provincia (). - Descripción de la provincia de residencia del cliente, en caso de utilizar código de país Ecuador, caso contrario el campo es vacío. 8. Cantón (). - Descripción del catón de residencia del cliente, en caso de utilizar código de país Ecuador, caso contrario el campo es vacío. 9. Dirección (). - Descripción de la dirección de residencia del cliente. 10. Teléfono ( ). - corresponde al número telefónico convencional y/o celular declarados por el cliente, al menos registrará uno de los dos incluyendo en el caso de numero convencional el código de la provincia a la que corresponde. 11. Ingreso mensual (). - Valor total percibido por concepto de sueldo o ingreso, correspondientes al cliente (persona natural), en el período de información solicitada. Para el caso de personas jurídicas se considerará el valor registrado por

12 Página 12 de 22 ingresos totales, que contenga el estado financiero, (pérdidas y ganancias), debiendo dividir dicho valor, de ser el caso para doce. (Art. 14). 12. Patrimonio (). - Valor declarado por el cliente como patrimonio personal o familiar propio. Exclusivamente para los casos demostrados, por excepción, que registren patrimonio negativo, el valor a incorporarse será de Vínculos existentes entre el contratante, el asegurado y afianzado. - corresponde al código según la tabla referida que indique la relación del contratante de la póliza con el asegurado, tabla definida por la SBS como código del parentesco, relación comercial o laboral. Y cuando el contratante que se reporte mantenga más de una póliza y la relación sea de parentesco debe incluirse el código para relación familiar. Si la contratación de varias pólizas obedece a asegurados de varias relaciones (parentesco, laboral, comercial) registrará el código de otros. 14. Código de oficina (). - Codificación dada por la SBS a cada oficina de la entidad a la que corresponde el cliente. En el caso que el cliente haya obtenido el producto en más de una oficina, se registrará el código de aquella en el que registre el mayor valor de suma asegurada. 15. Suma asegurada (). - Valor total del bien asegurado, considerando el acumulado de las pólizas contratadas. 16. Fecha de emisión.- Fecha en la cual la póliza ha sido emitida, registrando en el caso de clientes con más de una póliza la fecha de emisión de la primera póliza. Para los casos de una sola póliza será la de emisión de la fecha de emisión del producto. 17. Última actualización. - Fecha en la cual la entidad actualizó los datos del cliente, no puede ser menor a la fecha de emisión. 18. Actividad económica ().- Código del sector económico o activad económica a la que se dedica el cliente, en el caso de que el cliente tenga dos o más actividades, se deberá incorporar la actividad económica que genere el mayor ingreso. 19. Tipo de identificación del beneficiario.- Corresponde al tipo del documento de identificación del beneficiario. Puede ser C (cédula), P (pasaporte), R (ruc), E

13 Página 13 de 22 (extranjero) o a su vez el código N cuando el beneficiario no tiene un documento de identificación. 20. Identificación del beneficiario: Corresponde al número de identificación del beneficiario. Puede ser número de cédula, pasaporte, número de ruc, código extranjero, o a su vez el código NN cuando el asegurado no tiene un número de identificación, para lo cual en el campo tipo de identificación del asegurado debe colocarse el código N. 21. Nombre del beneficiario.- Nombre del beneficiario de la póliza. Será de uso * únicamente cuando no se cuente con un documento de identificación.

14 Página 14 de Operaciones y Transacciones (E51) Comprende a todas las operaciones registradas en la institución controlada. Cada registro debe reportarse una vez en esta estructura. La periodicidad de esta estructura será eventual. Registro de cabecera Registro de cabecera No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 1 Código de la Caracter (3) Tabla 1 estructura 2 Código de entidad Numérico (4) Tabla 2 3 Fecha de corte Fecha (dd/mm/aaaa) 4 Número total de Numérico (8) registros Código de la estructura.- Codificación asignada a la estructura de Clientes Activos, la cual será E50. Código de entidad.- Codificación asignada por la Superintendencia de Bancos y Seguros a cada entidad controlada. Fecha de datos.- Fecha de corte de la información enviada en el formato dd/mm/aaaa. Número total de registros.- Número de líneas que contiene el archivo incluido el registro de cabecera. Registros de detalle Registro de detalle No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 1 Tipo de identificación Caracter (1) Tabla 4 2 Código de identificación Caracter (13)

15 Página 15 de 22 Registro de detalle No. Campo Tipo de dato Opción Tabla 3 Tipo transacción Caracter (2) Tabla Fecha transacción 5 Código de operación o transacción Fecha (dd/mm/aaaa) Caracter (1) Tabla Monto Transacción Numérico (15,2) 7 Código de oficina Numérico (4) Tabla 3 8 Tipo de canal Caracter (2) Tabla 226 Tipo de identificación ().- Registrará los códigos según el caso que corresponda: C Cédula, R Ruc, E Extranjero. Este campo determina el tipo identificación. Código de identificación ().- Código de identificación del personal, corresponde al número de cédula, codificación de extranjero, o RUC. Tipo de transacción ().- Este campo contendrá el registrado de la tabla correspondiente del manual de tablas de esta SBS. Fecha de transacción ().- Fecha en que se realizó el pago el cliente a la empresa en el formato dd/mm/aaaa. Código de operación o transacción.- Definirá según el código de la tabla referida, si la transacción u operación corresponde a un ingreso o egreso para la entidad que reporta la información. Monto transacción ().- Es el valor que realizo el pago el cliente a la empresa, o que el cliente recibió el valor correspondiente al beneficio del seguro, según el tipo de transacción que se esté reportando. Código de oficina (obligatorio).- Codificación dada por la SBS a cada oficina de la entidad, donde se realizó la operación o transacción. Tipo de canal (obligatorio).- se incluirá el código según la tabla definida por la SBS, que corresponda al canal usado para la emisión de la póliza.

16 Página 16 de TABLAS DE REFERENCIA Las tablas se encuentran publicadas en: / Entidades Controladas / Manuales de Reporte / Manuales de Reporte Generales / Tablas para el Sistema Supervisado / Manual Tablas (este manual es dinámico, por tal razón las fechas de modificación se encuentra publicados en la página web).

17 Página 17 de CONTROLES DE VALIDACION 5.1 Empleados (E10) Nombre del archivo El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: E10Exxxxddmmaaaa.txt Dónde: E10: Código de estructura de Empleados, es fijo E: Código de periodicidad eventual, es fijo xxxx: Código asignado a la entidad dd: día de reporte mm: mes de reporte aaaa: año de reporte.txt: extensión del archivo tipo texto Cabecera Los campos de la cabecera deben guardar relación con el nombre del archivo. Formato El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseñado. Registros duplicados El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los siguientes campos: Tipo de identificación Código de identificación Código del cargo Código de nacionalidad Fecha de ingreso La fecha de ingreso no puede ser posterior a la fecha de corte de la estructura. Valor remuneración mensual En este campo se registrarán valores mayores a cero. Fecha de salida La fecha de salida no puede ser menor o igual a la fecha de ingreso.

18 Página 18 de 22 Patrimonio En este campo se registrarán valores iguales o mayores a cero.

19 Página 19 de Clientes Activos (E50) Nombre del archivo El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: E50Exxxxddmmaaaa.txt Dónde: E50: Código de estructura de Clientes Activos, es fijo E: Código de periodicidad eventual, es fijo xxxx: Código asignado a la entidad dd: día de reporte mm: mes de reporte aaaa: año de reporte.txt: extensión del archivo tipo texto Cabecera Los campos de la cabecera deben guardar relación con el nombre del archivo. Formato El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseñado. Registros duplicados El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los siguientes campos: número de póliza tipo de identificación del beneficiario número de identificación del beneficiario Fecha de nacimiento / Constitución Si el Tipo de identificación del cliente es C, o E, este campo se llenará con la fecha de nacimiento del cliente. Si el Tipo de identificación del cliente es R o E, este campo se llenará con la fecha de constitución del cliente. Código país Cuando el código país es EC, es obligatorio llenar provincia y cantón. Ingreso mensual

20 Página 20 de 22 En este campo se registrarán valores mayores a cero. Última actualización La fecha de actualización debe ser mayor o igual a la fecha de emisión. Actividad económica Si el tipo de identificación es C (cédula) o E (extranjero) se debe considerar la tabla 28_5 y la tabla 136. Si el tipo de identificación es R (ruc) se debe considerar la tabla 28_5. Los códigos de la tabla 28-5 podrán ser usados en su totalidad, no así los de la tabla 136 que únicamente debe considerarse para los casos en que corresponda a ACTIVIDAD NO ECONÓMICA. Patrimonio En este campo se registrarán valores iguales o mayores a cero. Suma asegurada En este campo se registrarán valores mayores a cero.

21 Página 21 de Operaciones y Transacciones (E51) Nombre del archivo El nombre del archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el siguiente formato: E51Exxxxddmmaaaa.txt Dónde: E51: Código de estructura de Operaciones y transacciones, es fijo. E: Código de periodicidad eventual, es fijo. xxxx: Código asignado a la entidad. dd: día de reporte. mm: mes de reporte. aaaa: año de reporte..txt: extensión del archivo tipo texto. Cabecera Los campos de la cabecera deben guardar relación con el nombre del archivo. Formato El archivo de esta estructura debe cumplir estrictamente con el formato diseñado. Registros duplicados El archivo no debe contener registros duplicados. Se considera un registro duplicado cuando se repiten los ocho campos: Tipo de identificación Código de identificación Tipo de transacción Fecha de transacción Código de operación o transacción Monto de transacción Código de oficina Tipo de canal Monto transacción En este campo se registrarán valores mayores a cero.

22 Página 22 de 22 6 PERIOCIDAD Y PLAZOS DE ENVÍO Las empresas de seguros y compañías de reaseguros deberán remitir y validar satisfactoriamente las estructuras correspondientes y con la periodicidad mensual dentro de los 15 días hábiles contados a partir de la fecha de corte (periodo), las estructuras de periocidad eventual tendrán un plazo de 30 días hábiles después de la fecha de notificación, de acuerdo al siguiente cuadro: CÓDIGO ESTRUCTURA PERIODICIDAD FECHA DE CORTE DE ENVIO INICIAL PLAZO DE ENTREGA ENTIDADES QUE DEBEN REPORTAR E10 Empleados Eventual 30 días hábiles Aseguradoras, Reaseguradoras. E50 Actividades de clientes Eventual 30 días hábiles Aseguradoras, Reaseguradoras. E51 Operaciones y transacciones Eventual 30 días hábiles Aseguradoras, Reaseguradoras ACCION RESPONSABLE AREA FECHA FIRMA DISEÑO Luis Padilla DNEI-SES 15/10/2014 Erika Hinojosa DNR-SPLA 15/10/2014 REVISADO Myriam Rosales DNEI-SES AUTORIZADO Hugo Orellana DNR 15/10/2014