INSTRUCTIVO APLICATIVO CUENTAS CLARAS CAMPAÑA PLEBISCITO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO APLICATIVO CUENTAS CLARAS CAMPAÑA PLEBISCITO CONSEJO NACIONAL ELECTORAL FONDO NACIONAL DE FINANCIACIÓN POLÍTICA

2 Tabla de Contenido Formularios para la rendición de Ingresos y Gastos Campañas Plebiscito 02 de octubre de Descripción de los códigos de Ingresos... 5 Descripción de los códigos de Egresos.. 6 Pantalla de ingreso... 7 Pantalla Página Principal. 8 Opción Datos Comité promotor. 9 Opción Datos Contador. 10 Opción Datos Gerente Opción Ingresos Opción Gastos 17 Opción Ver Reportes 23 Opción Enviar Informe. 26 Opción Salir 27

3 Formularios para la rendición de Ingresos y Gastos Campañas Plebiscito 02 de octubre de 2016 Para la rendición de cuentas se relacionarán todos los ingresos, gastos de campaña y los aportes en dinero que se reciban, así como el valor comercial de las donaciones en especie, los cuales deben ser reportados en el sistema de Cuentas Claras de la Corporación y en los libros contables que deberán ser registrados por cada uno de los Comités de Campaña al momento de la inscripción. Los aportes o donaciones realizados a través de plataformas de pagos electrónicos y mensajes de texto, deberán estar debidamente identificados y sus titulares individualizados en los informes contables y en la rendición pública de cuentas. Información Contable Los libros deberán ser registrados ante la autoridad competente en hojas blancas debidamente foliadas (formas continuas) de manera horizontal para facilitar la impresión que genera el Modulo del libro en el aplicativo Cuentas Claras, la cual se debe generar una vez tenga concluida la contabilidad, según lo establecido en la Resolución No de 2016, expedida por el Consejo Nacional Electoral. Los hechos económicos, deben contabilizarse en el aplicativo Cuentas Claras, observando las normas contables y tributarias en especial lo relativo a los Soportes y Comprobantes de Ingresos y Gastos. Diligenciamiento del formulario 11 y sus anexos. El formulario No. 11 y los anexos: 11.1, 11.2, 11.3, 11.4, 11.5 y 11.6, deben ser diligenciados por todos los comités inscritos obligados a rendir informes en el aplicativo Cuentas Claras.

4 Contenido del Formulario 11

5 Descripción de los códigos Formulario 11 INGRESOS Código 100 Registrará el total de los ingresos recibidos por el Comité de campaña. Código En este código se registrarán las contribuciones y donaciones en dinero que realicen los particulares, identificando el tipo de transacción es decir si se trata de consignación bancaria, plataformas de pago electrónico y/o mensajes de texto, información que automáticamente es llevada al Anexo Código 102 RENDIMIENTO DE INVERSIONES. - Registra el valor de los ingresos obtenidos por el Comité por concepto de rendimientos de capital Código Registrará los ingresos provenientes de actos públicos, publicaciones y/o cualquier otra actividad lucrativa del Comité. Código Anotará los créditos obtenidos por los Comités de Campaña en entidades financieras (Anexo 11,2) Código En este código se registrarán los créditos en dinero que realicen con los particulares, (Anexo 11.3) Código 106- En este código se registrarán las ayudas en especie que realicen los particulares a su valor comercial (Anexo 11.4) Código Anotará los ingresos por concepto de recursos propios de origen privado que los comités destinen para el financiamiento del plebiscito (Anexo 11.5.)

6 EGRESOS Descripción de los códigos Código Se registrará el total de los gastos de la campaña. Código Gastos de administración: Se relacionarán los gastos por concepto de: sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos y similares. Código Gastos de oficina y adquisiciones: Se relacionarán los gastos por concepto de: útiles y papelería, elementos de aseo, cafetería, dotación y gastos en general de la oficina. Código Inversión en materiales y publicaciones: Se relacionarán los gastos por concepto de compra de elementos destinados a las publicaciones (entre otros, pintura, brochas, telas, llaveros, esferos, camisetas). Código Actos públicos: Se relacionarán todos los gastos de actos públicos distintos de los gastos de propaganda política, en actividades tales como: bazares, reuniones en general, bingos, alquiler de grupos musicales, alquiler de sillas, refrigerios, etc. Código Servicio de transporte y correo: Se relacionarán todos los gastos por cualquier clase de transporte y correo, entre otros como: servicio de taxis, buses, transporte aéreo, envió de correo, fax, combustible, transporte en el día de elecciones, etc. Código Gastos de capacitación e investigación política: Se relacionarán todos los gastos por concepto de capacitación e investigación política, como son: pago a capacitadores, encuestas, etc. Código Gastos judiciales y de rendición de cuentas. Se relacionaran los gastos inherentes a la rendición de Cuentas ( Contador Abogado ) Código Gastos de propaganda electoral: Se relacionarán todos los gastos de propaganda política a través de los medios de comunicación social y del espacio público, como son: radio, periódico, revistas, televisión, vallas, pasacalles, pendones, afiches, etc. y se diligenciará el Anexo Código Costos financieros: Incluirá los pagos de intereses, comisiones y demás relacionados con la actividad financiera de la campaña. Código que sobrepasan la suma fijada por el Consejo Nacional Electoral.

7 PANTALLA DE INGRESO PARA DILIGENCIAR LOS FORMULARIOS Para ingresar al aplicativo debe ir a la dirección Debe digitar el usuario (cédula del candidato) y la clave asignada y suministrada por el partido o movimiento político

8 PÁGINA PRINCIPAL Menú de la aplicación Resumen de los ingresos y gastos reportados Resumen del estado de diligenciamiento de las opciones: Datos Candidato, Datos Contador y Datos Campaña

9 OPCIÓN DATOS COMITÉ PROMOTOR En la opción datos comité debe seleccionar y diligenciar las opciones que se muestran en amarillo:

10 OPCIÓN DATOS CONTADOR Finalmente una vez termine el diligenciamiento de los campos clic en el botón Guardar En la opción datos contador debe diligenciar los campos que se visualizan de los cuales los resaltados en amarillo son obligatorios

11 OPCIÓN DATOS GERENTE Debe diligenciar todos los campos resaltados donde los campos en amarillo son obligatorios

12 OPCIÓN INGRESOS Los campos resaltados en verde le permiten realizar una búsqueda de información ya registrada, puede utilizar uno o varios filtros para depurar su búsqueda. Para registrar un nuevo ingreso clic en el botón Nuevo Para importar ingresos desde un formato en Excel clic en la opción

13 OPCIÓN INGRESOS (REGISTRAR UN INGRESO CÓDIGO 101) Los campos resaltados en amarillo son de diligenciamiento obligatorio Una vez diligencie la información clic en el botón Guardar

14 OPCIÓN INGRESOS (EDITAR UN INGRESO) Para editar un ingreso primero debe buscarlo con los filtros correspondientes y luego clic en buscar. Una vez encuentre en el ingreso a editar clic en la opción Más información frente a la fila correspondiente

15 OPCIÓN INGRESOS (ELIMINAR UN INGRESO) Para eliminar un ingreso seleccione el check de la fila correspondiente y luego clic en el botón eliminar.

16 OPCIÓN INGRESOS (IMPORTAR INGRESOS DE EXCEL) Para diligenciar ingresos e importarlos desde Excel debe descargar el formato de la opción correspondiente y luego diligenciarlo con la información requerida por cada código. La opción de importación se recomienda utilizarla cuando se tiene un número significativo de registros, de lo contrario se recomienda el registro manual a través de la opción Nuevo Una vez diligencie el formato lo debe guardar en su pc, para luego en la opción examinar ir a buscarlo y luego clic en aceptar para comenzar con el cargue

17 OPCIÓN GASTOS Los campos resaltados en verde le permiten realizar una búsqueda de información ya registrada, puede utilizar uno o varios filtros para depurar su búsqueda. Para registrar un nuevo Gasto clic en el botón Nuevo Para importar gastos desde un formato en Excel clic en la opción

18 OPCIÓN GASTOS (REGISTRAR UN GASTO) Los campos resaltados en amarillo son de diligenciamiento obligatorio Una vez diligencie la información clic en el botón Guardar

19 OPCIÓN GASTOS (REGISTRAR UN GASTO CÓDIGO 208 PROPAGANDA ELECTORAL) Los campos resaltados en amarillo son de diligenciamiento obligatorio Una vez diligencie la información clic en el botón Guardar

20 OPCIÓN GASTOS (EDITAR UN GASTO) Para editar un gasto primero debe buscarlo con los filtros correspondientes y luego clic en buscar. Una vez encuentre en el gasto para editarlo clic en la opción Más información frente a la fila correspondiente

21 OPCIÓN GASTOS (ELIMINAR UN GASTO) Para eliminar un gasto seleccione el check de la fila correspondiente y luego clic en el botón eliminar.

22 OPCIÓN GASTOS (IMPORTAR GASTOS DE EXCEL) Para diligenciar GASTOS e importarlos desde Excel debe descargar el formato de la opción correspondiente y luego diligenciarlo con la información requerida por cada código. Existe un formato para el código 208 y el otro formato aplica para el resto de códigos Una vez diligencie el formato lo debe guardar en su pc, para luego en la opción examinar ir a buscarlo y luego clic en aceptar para comenzar con el cargue. La opción de importación se recomienda utilizarla cuando se tiene un número significativo de registros, de lo contrario se recomienda el registro manual a través de la opción Nuevo

23 OPCIÓN VER REPORTES En la opción Ver reportes puede generar en formato pdf para impresión parcial y para la entrega final los reportes del formulario 11 y Anexos, el libro de ingresos y gastos y también puede consultar el número de radicado para el caso de los informes ya enviados.

24 OPCIÓN VER REPORTES (REPORTES FORMULARIO 5B Y ANEXOS) En la opción fecha informe debe seleccionar de la lista desplegable por la fecha en el caso de que haya enviado el informe y este generando los reportes para impresión y entrega, de lo contrario puede seleccionar Información No enviada para generar un reporte preliminar o de revisión. Para generar un reporte debe seleccionar el circulo correspondiente y en la parte inferior el botón Exportar reporte a PDF. También puede generar el reporte en Excel por si lo requiere revisar en formato abierto, en la opción Visualizar reporte PDF lo visualiza en la parte inferior de la página.

25 Para exportar el reporte del libro de ingresos y gastos seleccione la opción correspondiente. Clic en el botón Exportar reporte a PDF para visualización completa y para impresión, también lo puede exportar en formato abierto en excel.

26 OPCIÓN ENVIAR INFORME Para enviar el informe debe seleccionar el botón correspondiente Enviar informe teniendo en cuenta las recomendaciones de la parte superior donde se indica que una vez enviado el informe no puede realizar modificaciones por lo que solo debe enviarlo cuando este seguro de que la información este completa y no requiera realizar modificaciones. Recuerde que después de enviar el informe debe volver a la opción Ver reportes para generar e imprimir los formatos definitivos seleccionando la fecha correspondiente al envío realizado para que de esta manera quede registrado el número de radicado y fecha de envío en los reportes definitivos generados.

27 Clic en la opción para Salir de la aplicación