COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA. Morales Sánchez Alberto Garcia Santillan Yarelli Juarico Martínez Alejandra Páez Moreno Estela

Transcripción

1 COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA Morales Sánchez Alberto Garcia Santillan Yarelli Juarico Martínez Alejandra Páez Moreno Estela

2 Transferencia de información de un emisor a un receptor.

3 ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN EMISOR MENSAJE RECEPTOR

4 PROPÓSITO DE LA COMUNICACIÓN La comunicación es esencial para el funcionamiento interno de las empresas. Especialmente, la comunicación es necesaria: 1) Para establecer y diseminar las metas de una empresa; 2) Desarrollar planes para su logro; 3) Organizar los recursos humanos y otros de la manera mas eficiente y efectiva; 4) Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organización; 5) Liderar, dirigir, motivar y crear una clima en el que las personas quieran contribuir, y 6) Controlar el desempeño.

5 El proceso administrativo Integración de personal Planeación Organización Dirección Control Ambiente externo *clientes *proveedores *accionistas *gobiernos

6 Idea Codificación Realimentación Transmisión del mensaje Recepción Decodificación Emisor Comprensión Receptor Ruido

7 EL EMISOR DEL MENSAJE La comunicación empieza con el emisor que: Desea expresar un pensamiento o idea que se codifica o se interpreta de manera que sea entendida por el receptor.

8 USO DE UN CANAL PARA TRANSMITIR EL MENSAJE Información Canal Emisor Receptor Mensaje oral o escrito Transmisión por medios virtuales, digitales Se pueden utilizar 2 o más canales La selección apropiada del canal es vital para una comunicación efectiva

9 EL RECEPTOR DEL MENSAJE El receptor debe estar dispuesto a la recepción del mensaje para poderlo decodificar en pensamientos. La comunicación precisa solo puede ocurrir cuando el emisor y el receptor asignan el mismo significado, o al menos similar, a los símbolos que componen el mensaje.

10 RUIDO El ruido es cualquier cosa que entorpece la comunicación. Un ruido o un ambiente confinado La falta de atención puede provocar una recepción imprecisa La comprensión es obstaculizada por prejuicios

11 REALIMENTACIÓN Para verificar o comprobar la efectividad de la comunicación, la persona debe tener REALIMENTACION. No debemos dar por hecho o estar seguros de que un mensaje ha sido bien transmitido o que ya fue entendido, hasta que es confirmado mediante realimentación

12 FACTORES SITUACIONALES Y ORGANIZACIONALES Factores que afectan el proceso de comunicación Educacionales, Sociológicos, Político-legales y Económicos Distancia geográfica Tiempo (información sin precisión) Tecnología Se deben tomar medidas para resolver los problemas o prevenirlos

13 COMUNICACIÓN EN LA ORGANIZACIÓN En las empresas de hoy, la información debe fluir más rápido que nunca antes. Es preciso determinar qué tipo de información necesita un gerente para una toma de decisiones efectiva.

14 LA NECESIDAD DE SABER DE LOS GERENTES Información necesaria para desempeñar funciones y actividades gerenciales. Qué es lo que en verdad necesito saber para mi trabajo? Qué sucedería si no recibo esta información con regularidad?

15 EL FLUJO DE LA ORGANIZACIÓN ASCENDENTE DESCENDENTE DIAGONAL HORIZONTAL

16 En una organización efectiva la comunicación fluye en varias direcciones: Hacia arriba, Hacia abajo y Cruzada. La comunicación debe estar bien distribuida para el buen funcionamiento de la empresa, esto quiere decir que la comunicación debe existir desde la cabeza de la empresa hasta los subordinados.

17 COMUNICACIÓN DESCENDENTE La comunicación descendente fluye de personas de los más altos niveles a los inferiores en la jerarquía organizacional.

18 COMUNICACIÓN ASCENDENTE La comunicación ascendente viaja de los subordinados a los superiores y sube por la jerarquía organizacional.

19 Los medios típicos de comunicación ascendentes son: Sistemas de sugerencias Sistemas de quejas Sesiones de asesoramiento Reuniones de grupo Ombudsman Requiere de un ambiente donde los subordinados se sientan libres para comunicarse

20 COMUNICACIÓN CRUZADA Combina el : Flujo horizontal Flujo diagonal

21 COMUNICACIÓN ESCRITA, ORAL Y NO VERBAL Los medios de comunicación escrita y oral tienen características favorables y desfavorables; pero juntos se complementan y a menudo se presentan juntos, además se le puede emplear ayuda visual para una comunicación muy completa y fácil de entender.

22 COMUNICACIÓN ESCRITA La comunicación escrita tiene la ventaja de proporcionar: Registros, Referencias y Defensas legales. La comunicación escrita también puede promover: Uniformidad en política y Procedimiento y en algunos casos, Reducir costos.

23 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ESCRITA Utilizar palabras y frases sencillas Palabras cortas y familiares Presentar ilustraciones y ejemplos; gráficas Utilizar oraciones y párrafos cortos Utilizar verbos activos, como El gerente proyecta... Evitar palabra innecesarias

24 COMUNICACIÓN ORAL Reunión de dos personas Presentación de un gerente ante una audiencia grande. La comunicación oral hace posible el rápido intercambio con realimentación inmediata. El efecto de la interacción frente a frente puede ser notado. Una reunión con el superior puede dar al subordinado una sensación de importancia.

25 SUGERENCIAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN ORAL Comuníquese con una audiencia grande como lo haría en una conversación de uno a uno Cuente una historia, una anécdota y presente ejemplos Haga pausas, no se apresure Utilice ayudas visuales Comunique seguridad y establezca confianza con una voz fuerte y clara, buena postura y una sonrisa Utilice un lenguaje florido

26 COMUNICACIÓN NO VERBAL

27 BARRERAS E INTERRUPCIONES EN LA COMUNICACIÓN Una estructura de organización mal diseñada no comunica con claridad las relaciones organizacionales. Las barreras pueden estar en: El emisor, En la transmisión del mensaje, En el receptor, o En la realimentación

28 FALTA DE PLANEACIÓN Dar los motivos de un mensaje Seleccionar el canal mas apropiado y escoger el momento indicado: Comprensión

29 DISTORSIÓN SEMÁNTICA Barrera a la comunicación efectiva Puede ser deliberada o accidental Vendemos por menos Las palabras pueden evocar diferentes respuestas Gobierno: Interferencia o gasto deficitario. Ayuda, igualación y justicia.

30 MENSAJES MAL EXPRESADOS No importa cuán clara este la idea en la mente del emisor de la comunicación, el mensaje puede estar marcado por: Palabras mal escogidas, Omisiones, Falta de coherencia, A la organización, Estructura extraña de la frase, Perogrulladas, Verborrea innecesaria y Dejar de aclarar sus implicaciones

31 PÉRDIDAS POR TRANSMISIÓN Y MALA RETENCIÓN Mensaje menos y menos preciso. La mala retención es un problema serio. Repetir el mensaje y Utilizar varios canales

32 ESCUCHA DEFICIENTE Y EVALUCIÓN PREMATURA Son muchos los que hablan, pero pocos los que escuchan Hay personas que entran a un análisis con comentarios que no tienen relación con el tema que se trata, exponiendo sus propios problemas u opiniones, en estas situaciones todas las personas involucradas en la conversación quieren dar a conocer su punto de vista sin escuchar opiniones de otros. Una tendencia común es juzgar, aprobar o desaprobar lo que se dice, más que tratar de comprender el marco de referencia de quien habla y así poder llegar a un común acuerdo.

33 COMUNICACIÓN IMPERSONAL Mejorar la información no requiere de medios de comunicación costosos y sofisticados Para una comunicación efectiva se requiere: Contacto frente a frente Ambiente de apertura y confianza Disposición de los superiores

34 DESCONFIANZA, AMENAZA Y TEMOR La desconfianza puede ser el resultado de un comportamiento inconsciente del superior. La luz de amenazas ya sean imaginarias o reales. Un clima de confianza, que facilite una comunicación abierta y sincera

35 SOBRECARGA DE INFORMACIÓN Ignorar cierta información Se abruman con demasiada información que al procesarla se pueden cometer errores Se pueden demorar el proceso asimilación y entendimiento de la información Se filtra la información Escape (Ignorar la información)

36 OTRAS BARRERAS A LA COMUNICACIÓN Percepción selectiva Influencia de la actitud (falta de objetividad) Diferencias de estatus y poder entre el emisor y el receptor Cuando la información tiene que pasar por varios niveles organizacionales, tiende a distorsionarse

37 GUÍAS PARA MEJORAR LA COMUNICACIÓN Aclarar el propósito del mensaje Utilizar codificación inteligible Consultar los puntos de vista de otros Considerar las necesidades de los receptores Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad Obtener realimentación Considerar la emociones y motivaciones de los receptores Escuchar

38 MEDIOS ELECTRÓNICOS EN LA COMUNICACIÓN Las organizaciones adoptan cada vez más dispositivos electrónicos que mejoran la comunicación. Equipo electrónico incluye: Computadores centrales Minicomputadoras Computadoras personales Sistema de correo electrónico

39 EL USO DE LA COMPUTADORA PARA EL MANEJO DE LA INFORMACIÓN Y EL TRABAJO EN REDES El procesamiento de datos electrónicos Manejar grandes cantidades de datos y poner la información al alcance de un gran número de personas Nuevas graficas de computadora pueden informar visualmente en segundos La nueva tecnología de la información cambia la comunicación de manera fundamental La contratación externa es facilitada por una comunicación más rápida y mejor.

40 CONCLUSIÓN La comunicación es importante en el funcionamiento interno de la empresa y en la interacción con el ambiente externo. En una organización los gerentes deben tener la información necesaria para hacer un buen trabajo. Lograr que el personal de la organización colabore satisfecho con ella y por lo tanto sus actividades hacia la empresa sean positivas mediante la aportación de todo su apoyo