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1 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA Sistema de Gestión de Calidad de la Gestión Administrativa y Financiera Proceso: Secretaría Procedimiento: Revisión jurídica de s. Fecha. Edición. Beta Pag. Código. Objetivo: Definir y establecer las fases para el análisis jurídico de los s que suscribe la Universidad para el desarrollo de proyectos sociales, prácticas académicas, movilidad estudiantil, investigación, entre otros. Alcance: El procedimiento que se establece cobija la revisión jurídica y aprobación de convenios marco y específicos, internacionales, de proyección social, de oferta de programas académicos, s con entidades públicas y privadas para el desarrollo de proyectos, entre otros. Responsabilidad: La responsabilidad en la ejecución de las diferentes fases del procedimiento que se establece a continuación para todo tipo de estará a cargo de: * Rector de la Universidad. * Coordinador/ interno del interadministrativo. * Secretario (a) * Auxiliar de Secretaría. De acuerdo al tipo de o convenio se incluyen otros actores tales como: Vicerrector Académico, Director Administrativo y Financiero, Director de Investigaciones e Innovación, Coordinador de Prácticas Académicas, Coordinadores de Proyección Social de Facultades. Definiciones Convenio: Es el acuerdo de voluntades celebrado por la UCP con personas naturales o jurídicas de derecho privado o público, con el fin de facilitar el cumplimiento de los objetivos misionales.

2 Convenios Marco: Son los convenios que celebra la UCP con personas jurídicas de derecho privado o público mediante los cuales se establecen las bases y criterios generales sobre los cuales la UCP y la entidad realizarán acciones conjuntas de cooperación para el desarrollo de actividades de docencia, investigación o extensión. No implican necesariamente obligaciones específicas, ya que las actividades concretas a desarrollar se establecen a través de convenios específicos o derivados. Convenios Específicos o Derivados: Son los convenios que celebra la UCP generalmente con el fin de desarrollar Convenios Marco, aunque no necesariamente. El objeto de estos convenios es el de aunar esfuerzos con otras personas o instituciones en el desarrollo de actividades de docencia, investigación o proyección social. Convenios Internacionales: Son los convenios celebrados con instituciones públicas o privadas de carácter internacional, con el fin de establecer acuerdos en temas de prácticas profesionales, pasantías, movilidad estudiantil y docente, oferta conjunta de programas académicos con fines o no de doble titulación, entre otros. Para la celebración de este tipo de Convenios deberá contarse previamente con el aval de la Vicerrectoría Académica, con el fin de verificar la pertinencia institucional del Convenio y corroborar el reconocimiento académico de la institución en el respectivo país. Convenios /Contratos Interadministrativos: Son aquellos convenios/s celebrados entre entidades públicas y en los que además tiene participación la UCP. mente este tipo de s o convenios son el resultado de una convocatoria pública frente a la cual la UCP ha presentado previamente una propuesta técnica y financiera. Convenios de Proyección e Investigación: Son los que se celebran con personas jurídicas públicas o privadas, con el fin de desarrollar procesos investigativos o de proyección. Este tipo de Convenios deben contar con el aval previo de la dirección de Investigaciones e Innovación (si es investigación) y del director del Centro de Proyección de la Facultades (Si es proyección). Convenios Específicos para oferta de Programas: Son aquellos convenios que la UCP celebra con otras Instituciones de Educación Superior con el fin de ofertar conjuntamente programas académicos de pregrado y postgrado, con el fin o no de obtención de doble titulación. Cabe señalar que para este tipo de convenios se requiere el cumplimiento de los requisitos establecidos en el capítulo VIII decreto 1295 de Este tipo de convenios debe contener por lo menos la siguiente información: El programa a ofrecer en convenio, la metodología y su lugar de desarrollo. La titularidad del registro calificado y la responsabilidad del otorgamiento del título. Las responsabilidades de las instituciones en el funcionamiento, seguimiento y evaluación del programa académico, y de las condiciones de calidad. Régimen de autoridades de gobierno, de docentes y estudiantes y, efectos de la terminación del vencimiento del registro calificado. Vigencia del convenio.

3 Coordinador/ interno del Convenio: Es el empleado administrativo o docente de la UCP encargado de la gestión y trámite de la fase previa a la celebración del convenio en el caso del cooordinador o en el caso del supervisor, quien además deberá suscribirlo y será el responsable de la ejecución del objeto contractual, de gestionar la suscripción de las actas de inicio, suspensión, reanudación, finalización y liquidación. Flujograma Actividad Responsable Documento Registro Iniciar NO SI Diligenciar y presentar a la Secretaría formato de solicitud de revisión y aprobación de interinstitucionales, aportar los documentos señalados en dicho formato. Término: 5 días hábiles antes del comienzo de ejecución. Verificar que el formato del se encuentre debidamente diligenciado y con los documentos de soporte de acuerdo al tipo de convenio. De lo contrario devolver para correcciones. Término: En el momento de la recepción. Radicar la solicitud de revisión jurídica del o convenio. Término: En el momento de la recepción. Coordinador / Auxiliar de Secretaría Auxiliar de Secretaría Contrato o convenio sujeto a revisión. Formato de solicitud de revisión y aprobación de s interinstitucionales. Formato de solicitud de revisión y aprobación de s interinstitucionales. Base de datos de s UCP

4 SI NO Estudiar y analizar el cumplimiento de requisitos legales del o convenio y la documentación anexa. Término: 3 días hábiles. Efectuar las modificaciones sugeridas o solicitar a la entidad que elaboró la minuta realizarlas, según fuere el caso. Término: Al día siguiente de la devolución. Secretaria Aprobar y asignar consecutivo interno que constituirá el número de identificación del. Término: Al momento de la revisión. Secretaria Base de datos de s UCP Remitir el a la Rectoría para firma. Término: Al día siguiente de la aprobación. Firmar y remitir el debidamente suscrito por el Sr. Rector a la entidad con la cual se celebra el acuerdo para la firma de parte del representante legal. Término: Al día siguiente de entrega del convenio firmado por la Rectoría. Auxiliar de la Secretaría Oficio remisorio del convenio para firma del Rector. Contrato o convenio sujeto a suscripción.

5 Solicitar a la Dirección Administrativa y Financiera de la Universidad el pago de las pólizas, el importe de la publicación en el Diario Único de Contratación y las tasas e impuestos a que hubiere lugar y que se requieran para su legalización, en el evento de convenios o s celebrados con entidades públicas Término: Al día siguiente de entrega del convenio firmado por la Rectoría. Oficio de solicitud de pago. Entregar a la Secretaría el o riginal y la copia de la póliza (si se constituyó) para su archivo. Término: 2 días hábiles siguientes, una vez legalizado el convenio. Solicitar informes periódicos de avance al Coordinador/ que haya sido delegado para tal fin. Término: En los meses de junio y diciembre. Entregar actas originales de finalización y liquidación del. Término: Dentro de los 30 días siguientes a la finalización del convenio. Contrato o convenio suscrito / copia de la póliza. Secretaria Informe de avance de ejecución del. Acta de liquidación del.

6 Finalizar Disposiciones generales del Procedimiento Todo a suscribir por la Universidad Católica de Pereira, para ser revisado, asignarle consecutivo y contar con la aprobación de la Secretaría deberá encontrarse radicado en este despacho. Para tal fin quien solicite la revisión de un convenio deberá allegarlo con un término no inferior a cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha programada para inicio del mismo, deberá adicionalmente contar con los respectivos vistos buenos de la Dirección Administrativa y Financiera, de la Vicerrectoría Académica y demás avales de acuerdo al procedimiento que se establecerá y acompañado del formato de solicitud de revisión y aprobación de interinstitucional debidamente diligenciado y con sus respectivos soportes de acuerdo al tipo de convenio. El visto bueno preferiblemente deberá señalarse en el documento del con nombre, cargo y firma del funcionario. Todo que suscriba la Universidad Católica de Pereira, deberá contar con un Coordinador/ interno, quien deberá firmar el documento y asumirá las Gestión del Riesgo Punto (s) de Control del Procedimiento Nombre del Riesgo Legalización Elaborado por: Revisado por: Aprobado Comité de Calidad Acta No. Angela Yulieth Bermúdez Trejos Adriana Lucía Díaz Veloza Cargo Cargo Fecha Auxiliar Secretaría Secretaria Fecha Fecha

7 Firma Firma

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