GUÍA DE USUARIO PARA EL SISTEMA MICROSIP MÓDULO CUENTAS POR COBRAR

Transcripción

1 GUÍA DE USUARIO PARA EL SISTEMA MICROSIP MÓDULO CUENTAS POR COBRAR Programados con los más altos estándares de calidad, los sistemas Microsip se ofrecen en módulos opcionalmente integrables entre sí, estableciendo soluciones para el manejo de la información de las áreas Operativas y Administrativas. Todas las aplicaciones administrativas en Microsip se caracterizan por su funcionalidad, flexibilidad, confiabilidad y sobre todo, por ser muy sencillas de manejar. La interfase gráfica tipo "Outlook" le ofrece un manejo amigable y fácil de usar, que se traducirá en ágiles sesiones de trabajo para el personal involucrado. El proyecto de implementación de los módulos Microsip en su empresa, tiene como propósito el ordenar la operación actual del negocio, aprovechando las ventajas que esta tecnología ofrece, para mejorar significativamente el control y la administración. A continuación le incluimos los aspectos más importantes de cada módulo para que, los usuarios cuenten con una guía rápida de referencia para la operación eficiente del sistema. Esta guía, de ningún modo constituye un manual especializado del sistema, así tampoco debe considerarse como un soporte para llevar a cabo la capacitación a su personal. Ni 4 Head Consulting ni Microsip hacen entrega de un libro o de un manual por escrito para la configuración y operación de los módulos adquiridos. El mismo sistema incluye para cada módulo una sección de ayuda (ícono? en el menú o en la barra de herramientas), indexada y totalmente detallada, con la capacidad de resolver satisfactoriamente la gran mayoría de las dudas de usuario que pudiesen surgir. En todo momento el usuario final deberá referirse en primer lugar a esta facilidad. El segundo punto de apoyo será la persona que funge como Administrador del Sistema. Esta persona usualmente es la misma que fue designada Líder de Proyecto para la implementación de Microsip, según lo acordado en la junta de organización/arranque. 1

2 Índice 1. Acceso a Microsip Configuración (Preferencias de la Empresa) 4 3. Menú Listas Menú Catálogos Menú Movimientos Reportes

3 1. Acceso a Microsip Para ingresar a Microsip dar doble clic en el icono de Microsip 2011 (2010 o anteriores). Aparecerá la ventana de inicio de sesión de Microsip. Ingresar nombre de usuario y contraseña y dar clic en Aceptar. Aparecerá una ventana de Citas, dar clic en Cerrar. Posteriormente aparecerá la barra Microsip, en ella se debe dar clic en el icono de Cuentas por Cobrar. Módulo de Cuentas por Cobrar 3

4 2. Configuración (Preferencias de la Empresa) 4 H e a d C o n s u l t i n g S e r v i c e s, S C Cuando es la primera vez que se abre el módulo de Cuentas por Cobrar, se abrirá una ventana de Preferencias de la Empresa. Es importante configurar la información de impuestos. Si se manejan intereses moratorios se puede configurar también la forma de cálculo, el porcentaje de interés, días de gracia, cargo mínimo y factor de redondeo. Si no se cuenta integrado con el módulo de Contabilidad no es necesario configurar las cuentas en la pestaña de Información Contable. 4

5 Iconos más utilizados en el módulo A continuación se presenta un listado de los iconos con uso más frecuente en cada una de las ventanas del módulo. Abre una ventana vacía para crear un nuevo documento. Comando en teclado Ctrl + N. Sirve para buscar un documento dependiendo del menú en el que se encuentre. Comando en teclado Ctrl + B. Guarda el documento y deja lista la ventana para continuar generando un nuevo documento. Comando en teclado con la tecla F12. tecla F11. Guarda y cierra la ventana del documento. Comando en teclado con la Modificar, cuando se quiere editar algún dato de un documento ya creado es necesario dar clic en este ícono. El comando en teclado es Ctrl + M. Correo Modificar Anterior - Siguiente Imprimir Cancelar Eliminar Ayuda En este ícono se selecciona el período de la vista, es decir se selecciona el rango de fechas del cual se desea ver la información. Esto muestra un listado de los documentos dependiendo el periodo seleccionado. (Todos meses, últimos días, últimos meses, período, período de captura, día de hoy). 5

6 Para cambiar el periodo de captura en el módulo se debe dar clic en el ícono de cambiar período e introducir el rango de fechas que comprenderán el período a habilitar para generar documentos. Nota: Si se desea capturar algún movimiento fuera del período establecido el sistema mandará un mensaje indicando que se encuentra en una fecha no comprendida en el período de Captura. 6

7 Del lado izquierdo de la pantalla se encuentran los distintos menús. Empezaremos de abajo hacia arriba iniciando con el menú Otros. Este menú contiene las opciones para dar de alta países, estados, ciudades, monedas y tipos de cambio. 3. Listas Alta de Países, Estados y Ciudades. Para dar de alta un país, dar clic en el ícono de Países y después en Nuevo. Hay que llenar los campos de nombre del país y el nombre abreviado. Para establecer como predeterminado, seleccionar la casilla. De la misma manera para estados y ciudades. La diferencia es que para los estados se pedirá seleccionar el país al que pertenece y en ciudades el estado al que pertenece. 7

8 Nombre y nombre abreviado En estado seleccionar el país y en ciudad seleccionar el estado. Políticas de Comisión Para dar de alta una nueva política de comisión, dar clic en el ícono de Políticas de comisiones y luego en Nuevo. Se abrirá la siguiente ventana. 8

9 En ella se debe llenar el nombre que se le desea asignar a la política de comisión, así como seleccionar el tipo de cálculo y la comisión general que se aplicará en dicha política. *Nota: Si es general aplicará a todos los clientes y si se agrega alguna específica se sumará a la general según se configure. Tipo de Calculo: Aquí se especifica la forma en que se desea aplicar la política de comisión, ya sea de forma general, por tipo de Cliente o por zona de clientes. Comisión General: Aquí se asigna el porcentaje a aplicar a dicha política, ya sea en saldo por vencer o en saldo vencido. Tipos de clientes que tienen comisión diferente a la general: En este recuadro se captura a los clientes que maneje un porcentaje diferente al especificado en la comisión general. 9

10 Si se desea usar la política de comisión como valor predeterminado se debe activar la casilla con el nombre. Impuestos En esta opción se dan de alta como su nombre lo dice los impuestos que son manejados por la empresa, tales como IVA, ISR etc. Para dar de alta impuestos hay que dar clic al ícono Impuestos y luego en Nuevo. Se despliega la ventana para llenar los campos de Nombre del Impuesto, elegir el tipo de impuesto, la tasa y si es IVA el tipo de IVA que es. Tipo de Impuesto Nombre Tasa (%) y Tipo de IVA 10

11 Monedas Para dar de alta una nueva moneda hay que dar clic al ícono Monedas y luego en Nuevo. Se despliega la ventana para llenar los campos de Nombre de la Moneda, símbolo, texto de importe en letra, clave y casilla de valor predeterminado. Símbolo e importe en letra Nombre Clave y casilla de valor predeterminado 4. Catálogos En este menú encontramos las opciones de conceptos, zonas de clientes, tipos de clientes, formas de cobro, condiciones de pago, cobradores y clientes. Conceptos En esta opción se dan de alta los conceptos que maneja la empresa en cuentas por cobrar y pueden ser de dos tipos, Cargo o Crédito. Para dar de alta un nuevo concepto dar clic en el ícono de Concepto y en nuevo. Se desplegará la pantalla para llenar los datos del nuevo concepto. 11

12 Naturaleza del crédito Nombre y nombre abreviado Impuestos, comisiones, y descuentos a integrar en el concepto Zona de Clientes En Zona de Clientes se crean las zonas en las que se desea clasificar a los clientes. Esto es totalmente a gusto del usuario. Simplemente dar clic en Nuevo y escribir el Nombre. Si no se cuenta con el Módulo de Contabilidad, no es necesario llenar los campos de Cuentas Contables. 12

13 Cuentas contables, no llenar. Nombre de la Zona de Clientes Zonas de Clientes Tipos de Clientes Tipos de Clientes tiene la misma finalidad que Zona de Clientes, clasificar a los Clientes según el criterio de la empresa. Los pasos son los mismos a seguir que en Zona de Clientes. Nombre Tipos de Clientes Cuentas contables, no llenar. 13

14 Condiciones de Pago Para crear las condiciones de pago. Dar clic en el ícono y después en Nuevo. Primero hay que escribir el nombre de la condición de pago. Después se deben elegir los plazos. En caso de crear de Contado simplemente dar clic en el botón Contado. Si van a existir varios pagos en plazos se escriben los días en que deben realizarse y el porcentaje correspondiente al total del importe. Ej. 3 pagos, uno de 30% al realizarse la venta, otro de 35% a los 15 días y otro de 35% a los 30 días. Del lado derecho se puede especificar la opción de otorgar descuentos por pronto pago. Es importante tener bien configuradas y detalladas las condiciones para que la información de cobranza sea real y veraz. Nombre Días de los pagos y porcentajes Desc. Por pronto pago Contado Plazos 14

15 Cobradores En esta opción se dan de alta a los cobradores que tiene la empresa, para dar de alta un nuevo cobrador dar clic en el ícono de Cobradores y después en nuevo. Se desplegará una pantalla donde se debe capturar el nombre del cobrador y la política de comisiones que le aplica. Nombre Clave y casilla de valor predeterminado Selección de Política de comisión Clientes En esta opción es donde se pueden consultar, modificar o dar de alta nuevos clientes. Al crear un Nuevo Cliente la primera pestaña es la de General. Ahí se ingresan los datos del Cliente como Nombre, Contactos, RFC, Condiciones de Pago, Moneda, Límite de Crédito, Claves, Vendedor Asignado o hasta una Imagen. 15

16 Nombre de la empresa o Persona Física Condiciones de pago y Tipo de Cliente Datos del Cliente. (Contactos, RFC) Claves, todas las que se deseen La siguiente pestaña es la de Direcciones. Ahí se llenan los campos del Domicilio Fiscal del cliente, Ciudad (creada con anterioridad), Código Postal, Teléfonos, Fax, y alguna dirección de consignatarios (si aplica). 16

17 Ciudad, Teléfono, Fax, CP y . Domicilio, clic para desplegar y llenar campos. Para agregar direcciones de consignatarios Pestaña de Notas en esta pestaña se puede escribir cualquier anotación referente al Cliente. Tan larga como se desee, para cualquier aclaración. Notas 17

18 La pestaña de Artículos y Datos Particulares quedará pendiente ya que su configuración es más avanzada y depende de las necesidades de la empresa. En la pestaña de Historial se despliegan otras sub pestañas. La primera es la de Saldos. Si se cuenta integrado el módulo de Ventas con el de Cuentas por Cobrar, se podrá revisar el saldo del cliente. Simplemente hay que configurar los días entre períodos que se quieren mostrar. Sub pestaña de Saldos Configurar los días entre periodos y botón de Mostrar Se despliega la información en saldos, vencido y por vencer. Abajo la rotación de las cuentas. La siguiente sub pestaña es la de Auxiliar. Aquí se configura el período que se quiere revisar y la información que se mostrará es todos los movimientos que han afectado al cliente, ya sean cargos y créditos. 18

19 Seleccionar período a analizar Información de los conceptos de cargo y crédito que se han efectuado al cliente. Resumen de saldo inicial, cargos, créditos y saldo final. La sub pestaña de Cargos enumera todos los cargos que se le han generado al cliente y como va sumando al saldo. En la parte inferior se muestra el saldo actual. 19

20 Cargos y saldo actual 5. Movimientos En este menú encontramos las opciones de tipos de cambio, cargos periódicos, cobros por depositar, créditos y cargos. Tipo de cambio Se puede ingresar diario o cada que se requiera. Para dar de alta un nuevo tipo de cambio dar clic en el icono de Tipos de cambio y clic en nuevo. Seleccionar la moneda, la fecha, el tipo de cambio con la Moneda Local y si es distinto para cobros. 20

21 Cargos periódicos En esta opción se dan de alta los cargos periódicos o concurrentes, estos cargos son cargos específicos de cada empresa y pueden variar de acuerdo a ella. Para dar de alta un cargo periódico se debe dar clic en el icono de cargo periódico, y después clic en Nuevo y llenar los datos correspondientes al cargo. 21

22 Concepto del Cargo Descripción, Grupo y condiciones del Cargo Nombre y Número de Cliente Monto e IVA del Cargo Cobros por Depositar En esta opción se dan de alta los cobros que aun no han sido depositados, para dar de alta un nuevo Cobro, se de dar clic en el icono de Cobros por depositar y luego clic en Nuevo. 22

23 Concepto del Cobro, Nombre y Número de Cliente Fecha de Creación del Cobro y Fecha de Aplicación Importe Créditos En esta opción se crean los nuevos créditos (cobros efectuados a los clientes), para dar de alta un nuevo crédito dar clic en el icono de Créditos y luego clic en nuevo. La primera pestaña es la pestaña de General en ella se especifica el concepto del crédito, clave de cliente, nombre, la forma de cobro, referencia (si es necesario), descripción, fecha e importe. 23

24 Concepto Una vez definido el concepto no podrá ser modificado 4 H e a d C o n s u l t i n g S e r v i c e s, S C Icono de Créditos Fecha, Folio, e Importe Forma de cobro (efectivo, tarjeta de crédito, cheque, transferencia tec.) Las opciones que aparecen en la parte derecha de la ventana (Saldo del cliente, anticipos, por depositar) muestran la situación del cliente. Pestaña de cargos acreditados: En esta pestaña se muestra un resumen de los cargos que tiene por liquidar el cliente, los vencimientos y si aplican descuentos por pronto pago. 24

25 Desglose de Cargos del Cliente Liquidar por antigüedad Inicializar Esta casilla debe estar en cero para poder guardar el crédito. Si de desean liquidar los cargos en base a su antigüedad, se debe dar clic en el botón Liquidar por antigüedad y el sistema en automático cargará los montos a los cargos correspondientes de acuerdo a su antigüedad. Ejemplo: se tienen 2 cargos el primer cargo por 2,000 con fecha del 4 de julio 2011 y el segundo por 1,500 con fecha del 6 de Agosto 2011 y el crédito es de 3,000. Si se da clic en liquidar por antigüedad el sistema automáticamente liquidara el cargo de fecha mas antigua y cargará el restante al cargo con fecha mas reciente. *Nota: La casilla por acreditar nos indica si hay todavía alguna parte del importe que está pagando el cliente por ser acreditado en los cargos. Si no se encuentra en cero Microsip no permitirá guardar el crédito. Es necesario revisar que la cantidad del importe esté acreditada en su totalidad en los cargos o en anticipo. 25

26 El sistema acredita o liquida de acuerdo a la antigüedad del Cargo Botón liquidar por antigüedad Si no se requiere liquidar por antigüedad, de la lista de cargos que se despliega en la opción Cargos del cliente, se selecciona el cargo al cual se le realizara el crédito y en la columna acreditar se especifica el monto de lo acreditado. 26

27 Ingresar la cantidad en el cargo a Acreditar. Anticipo: Si el crédito que se va a crear corresponde a un anticipo, el llenado de la pestaña general es el mismo, sólo que en la pestaña de cargos acreditados se debe dar clic en el botón Anticipo, se desplegará una pantalla en la cual se debe ingresar el importe del anticipo en el total para que se desglose con el IVA. 27

28 Ventana de anticipo. Clic en el botón anticipo para desplegar ventana anticipo Cargos En esta opción se dan de alta como su nombre lo dice nuevos cargos a los Clientes. La mayoría de los cargos son generados por medio de los módulos de Ventas o Punto de Venta (cuando se encuentran integrados con Cuentas por cobrar) según sea su caso. Si se requiere dar de alta un cargo directamente en el módulo de Cuentas por cobrar se efectúa al dar clic en Nuevo. Se desplegará la pantalla de cargos que muestra las pestañas general, otros datos, créditos y datos particulares. 28

29 Pestañas de la ventana Pestaña General: En esta pestaña se capturan los datos del cargo tales como concepto, No. De Cliente, Nombre, Descripción, Importe, IVA, Fecha y Folio. Concepto del cargo, clic en la flecha para seleccionar el concepto Clic en la flecha hacia abajo para modificar fecha IVA, clic para ver el desglose del IVA. 29

30 Pestaña Otros datos: En esta pestaña se muestran y/o modifican los plazos, condiciones de pago, vencimientos y descuentos que se desean otorgar al cliente en dicho cargo. Pestaña Créditos: En esta pestaña se muestra un desglose de los créditos ya realizados a este Cargo, así como un desglose de los Cobros por depositar. Desglose de Créditos realizados al Cargo (si es que existieran) Desglose de Cobros por depositar (si es que existieran) 30

31 6. Reportes El objetivo de los reportes del módulo de Cuentas por Cobrar es presentar información valiosa para el usuario con respecto a distintos criterios que afectan las Cuentas por cobrar. Mientras la información con la que se alimenta la base de datos sea más completa, ordenada y clara, la información presentada en los reportes se podrá aprovechar mejor. A continuación enumeramos los reportes básicos con una breve explicación de la información que proporcionan. Cobranza Este reporte enlista a los clientes que tienen un saldo vencido a una fecha determinada. Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador asignado. Se puede elegir que se muestren los cargos con un atraso de 1 a 999 días. El reporte se muestra por tipo de moneda, no se pueden conjuntar en un solo reporte la cobranza de todas las monedas utilizadas por la empresa. 31

32 Antigüedad de las cuentas por cobrar Se presentan los clientes con saldos pendientes a una fecha determinada pero se detalla en 3 columnas (períodos). Los días por período son seleccionados por el usuario según requiera analizar la información. Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador asignado. Pronostico de Cobranza De la misma manera que lo hace el reporte de Antigüedad de las cuentas por cobrar este reporte presenta los saldos próximos a vencer a partir de una fecha determinada y lo detalla en 3 columnas que equivalen a períodos de días que define el usuario. Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador asignado. Rotación de las cuentas por cobrar Indica las ventas netas, el saldo promedio y la frecuencia con que se rota la cuenta de cada cliente en un período de tiempo. Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador asignado. Comisiones de los cobradores En base a las políticas de comisión que se crearon para los cobradores este reporte enlista los importes cobrados y la comisión correspondiente. Se puede elegir imprimir los movimientos para detallar cada uno de los cobros realizados y la comisión que generó cada uno. Auxiliares de los clientes Enlista los cargos y créditos por cliente en un período determinado. Se puede filtrar por tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Se puede elegir mostrar o no cada uno de los movimientos que ha generado el cliente. Cargos de los Clientes Enlista los cargos efectuados a los clientes a una fecha determinada. Se pueden filtrar por tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Existen opciones como mostrar cargos liquidados, incluir los créditos de cada cargo y aplicar los cobros por depositar. Relaciones de cuentas por cobrar Enlista por cliente y por concepto las cuentas por cobrar que se han generado en un período de tiempo determinado. Se puede filtrar por tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Se puede elegir mostrar o no cada uno de los movimientos que ha generado el cliente. 32

33 Diarios de Cuentas por cobrar Presenta el tipo de concepto de cargo o crédito que se haya generado por cliente en un período de tiempo determinado. Cobros por depositar Si se cuenta integrado con el módulo de Bancos se enlistarán los cobros por cliente que estén pendientes de aplicar a una fecha determinada. Cobros de los cobradores Muestra los cobros (por depositar o aplicados) por cobrador en un período determinado. Se puede elegir detallar los cobros, cargos acreditados o totales por forma de cobro. Cobros y anticipos Enlista los cobros, anticipos o traspasos de anticipo en un período de tiempo. En los cobros se puede seleccionar que detalle los cargos acreditados. IVA causado en los cobros Como su nombre lo indica detalla los impuestos generados por la base grabable que cada cliente ha tenidos en un período de tiempo determinado. Se pueden filtrar los clientes por tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Cálculo de intereses moratorios Enlista los intereses moratorios generados por cada cliente a una fecha determinada. Se puede filtrar por tipo, zona, cliente específico o por cobrador. Se puede elegir mostrar o no cada uno de los movimientos que ha generado el cliente. 33

34 Impresión de reportes Todos los reportes se pueden imprimir como cualquier documento, en papel o en archivo (Excel, PDF o HTML). Simplemente ir a la pestaña de Impresora, seleccionar la impresora si es en papel o habilitar la casilla de Imprimir en archivo para guardar el archivo en el formato deseado. Es recomendable guardar los reportes en Excel ya que de esa manera se pueden modificar, graficar o combinar con otros reportes. En el cuadro de diálogo del reporte que solicite, capture las fechas, parámetros y filtros de la información que está buscando, para que el sistema le muestre sólo aquello que es de su interés. Seleccionar la impresora para la impresión en papel Se pueden imprimir todas las páginas o las seleccionadas. Habilitar la casilla de Imprimir en archivo para guardar el reporte en el formato digital deseado (Excel, PDF o HTML) Vista previa para revisar el reporte, Imprimir para imprimir en papel o en archivo. 34