Cr o w n Re c o r d s Ma n a g e m e n t. Gestión de Archivos

Transcripción

1 Cr o w n Re c o r d s Ma n a g e m e n t La información que está buscando. Gestión de Archivos

2 CROWN WORLDWIDE Presidente Poco después del comienzo de la actividad de Crown hace más de 40 años, nos dimos cuenta de que las empresas necesitan poder gestionar una gran cantidad de información empresarial física y electrónica. Al crear Crown Records Management, nos centramos plenamente en esta misión. A medida que creció nuestra lista de clientes, aumentamos nuestra gama de servicios y tecnologías para satisfacer las necesidades cambiantes de los clientes. Nos llena de orgullo comprender y gestionar la información empresarial a lo largo de todo su ciclo de vida, desde que se almacena hasta que pasa a destruirse. Estamos al lado de nuestros clientes en todo el mundo, los guiamos hacia soluciones que den respuesta a sus necesidades concretas y damos la máxima prioridad a la seguridad de los archivos que nos confían. Nuestra misión es proporcionar soluciones personalizadas y específicas del sector a nuestros clientes a escala local, regional o mundial. Nuestros servicios de gestión de archivos abarcan desde gestores de cuenta asignados individualmente y seguimiento en tiempo real hasta sistemas automatizados de almacenamiento y facturación. Proporcionamos estos servicios desde los modernos centros de gestión de toda la red mundial. Nuestras instalaciones proporcionan soluciones de almacenamiento seguro que garantizan condiciones ambientales óptimas y aseguran así la protección de la información empresarial de nuestros clientes. Nuestro compromiso es seguir invirtiendo en nuestra gente, en nuevas tecnologías y en el mantenimiento de nuestros altos niveles de calidad. Esperamos poder poner nuestro equipo de gestión de archivos a su disposición. Jim Thompson Presidente Grupo Crown Worldwide

3 BIENVENIDO Bienvenido a Crown Records Management, una división del Grupo Crown Worldwide. La división de gestión de archivos de Crown está especializada en la gestión y el almacenamiento de información empresarial, incluidos archivos, cajas de cartón, documentos y soportes tanto magnéticos como digitales. La gestión de archivos es mucho más que almacenar archivos. Se trata de reducir el riesgo de perder información crítica y de facilitar a los clientes un acceso y un control inmediatos a dicha información. Dado que los documentos y archivos pueden caer en malas manos con facilidad, la sociedad demanda en la actualidad mayores niveles de exactitud y disponibilidad del contenido. La mala gestión de archivos empresariales críticos puede tener consecuencias desastrosas y solucionarlo después puede ser arriesgado y costoso. A algunos clientes les preocupa no tener los documentos que necesitan disponibles en todo momento. Algunos clientes piensan que tardarán días en conseguir lo que necesitan, y que cuando lo tengan, ya no lo necesitarán más. No tenga miedo. Crown es capaz de recuperar archivos con tanta rapidez que a los clientes les suele parecer que los tienen en su propia oficina. Si le parece demasiado bueno para ser cierto, no dude en ponerse en contacto con Crown hoy mismo. Crown puede hacer desaparecer sus problemas de almacenamiento y dar respuesta a los requisitos empresariales. Con soluciones personalizadas y un servicio rápido, Crown guía a sus clientes en cada paso del proceso y los ayuda a elegir la solución que mejor se adapte a sus necesidades y a las de su empresa. La información que está buscando.

4 DE LA CREACIÓN A LA DESTRUCCIÓN Toda documentación e información empresarial tiene un ciclo vital. Crown Records Management le ofrece asistencia y le proporciona una serie de servicios para ayudarle en cualquier punto de este ciclo vital. Gestión de archivos off-site CICLO VITAL DE LA INFORMACIÓN EMPRESARIAL Hospedaje en línea Conversión de datos Hospedaje de datos en línea Servicios de recuperación física y virtual Salas de visionado Peticiones de recuperación en línea Evaluación comparativa Servicios de depósito Acceso remoto por web Destrucción segura Asesoría Gestión de cuentas Línea de actividad Se crea un archivo Primera fase: activo en la empresa Segunda fase: acceso poco frecuente off-site Línea del tiempo Suministros de material Almacenamiento de cajas, archivos y documentos Almacenamiento de soportes magnéticos, incluidos el formato digital, las microfichas y los microfilms Escaneado Tratamiento de imágenes Catalogación Indexado Consultoría EDM Servicios on-site Servicios de escaneado Gestión activa de documentos Gestión activa de archivos Inserción de archivos Almacenamiento activo de cajas Gestión de archivos on-site Almacenamiento en activo Almacenamiento profundo Un registro queda destruido de forma segura al final de su vida

5 PROTECCIÓN DE SU INFORMACIÓN EMPRESARIAL VITAL Necesita más espacio en la oficina? Es probable que los archivos, archivos y documentos estén ocupando un espacio valioso y que estén repartidos por toda la oficina. Muchos de estos archivos deben conservarse por motivos legales, empresariales y normativos. En Crown, protegemos su información empresarial y se la facilitamos cuando la precisa; así puede ganar un valioso espacio en la oficina y mejorar la eficiencia. La gestión de sus archivos le ocupa cada vez más tiempo? Quizá esté consumiendo mucho tiempo y dinero en intentar gestionar la información. Con una solución de gestión de archivos, puede centrar su tiempo y energía en la principal actividad de su empresa. Los archivos pueden mantenerse en condiciones más apropiadas y siempre se podrá acceder a ellos con facilidad. Busca ayuda para cumplir las normativas? Debido a la influencia de los nuevos requisitos normativos, las impresiones no sólo deben estar protegidas sino que también tienen que estar disponibles en diversos formatos. Crown proporciona patrones para cada sector y asesoría sobre políticas de mantenimiento para que pueda evaluar su política de gestión de archivos y así mejorar los programas de cumplimiento normativo. Busca una solución de recuperación de desastres? En el mundo actual, contar con una solución de recuperación por desastres es básico. Crown le ayuda en la planificación y la implantación de mejores prácticas; así los clientes pueden valorar sus medidas dentro del sector. Los expertos de Crown le ayudarán a elaborar planes previsores para que disponga de una solución fiable de recuperación de desastres. La información que está buscando.

6 NECESITA INFORMACIÓN? Con Crown, la información empresarial vital estará protegida y será fácilmente accesible. Los archivos empresariales y los informes personalizados los tendrá al alcance de la mano, y así siempre dispondrá de la información que busca. Centros de gestión segura Nuestras instalaciones garantizan unas condiciones ambientales óptimas y una gestión segura de toda la información empresarial. Sólo los miembros autorizados del personal de Crown pueden entrar en los centros de gestión de Crown. Todos los miembros del personal se someten a evaluaciones de seguridad y deben firmar acuerdos de confidencialidad. En el caso de los archivos importantes, contratos originales de constitución y soportes magnéticos, ya sean datos informáticos de backup o recuperación de desastres, Crown cuenta con sistemas de cámaras de seguridad y cajas fuertes ignífugas que cumplen los requisitos específicos. Gestión on-site u off-site TTodos los servicios pueden prestarse en las instalaciones del cliente o en uno de los centros de Crown. En caso necesario, podemos implantar las soluciones de información empresarial en su propio entorno de trabajo, lo que permite la externalización total de todos sus requisitos de gestión de archivos. Esta medida puede adoptarse como servicio permanente o para proyectos excepcionales. Asesoría y evaluación comparativa Crown le ayuda en la planificación y la implantación de mejores prácticas; así los clientes pueden valorar sus medidas dentro del sector. Esta posibilidad incluye todos los procedimientos y la gestión de archivos, así como análisis de flujos de trabajo y planificación de recuperación de desastres. El equipo de expertos de Crown trabaja con los clientes con el fin de garantizarles que las soluciones para todas las necesidades de información empresarial estén diseñadas para cumplir sus requisitos específicos. Cada cuenta se asigna a un gestor de cuenta. Este es responsable de la provisión diaria de servicios y de las relaciones con el cliente. Las reuniones periódicas garantizan que los temas operativos sean tratados con profesionalidad y de un modo oportuno.

7 Acceso sencillo a la información empresarial Las impresiones de documentos o de cualquier otro tipo de información solicitada por Internet, fax o , estarán en la mesa del cliente al día siguiente. Si la solicitud es extremadamente urgente, Crown ofrece servicios exprés para garantizar la entrega de documentos en cualquier momento del día o la noche. Crown mantiene una flota de vehículos de calidad y chóferes dedicados y profesionales comprometidos con el transporte seguro y fiable de la información. Los expertos conductores de Crown buscan y suministran la información empresarial sin demora, ya se trate de una petición ocasional o urgente. Aparte de recuperaciones físicas, Crown ofrece una amplia gama de servicios de recuperación electrónica y virtual, desde faxes hasta escaneados bajo demanda, para documentación segura o sensible a través del hospedaje en línea de documentos tratados como imágenes. Servicios de gestión de la información Crown proporciona una gama completa de servicios, incluidos el empaquetamiento, la catalogación, la indexación, el tratamiento de imágenes, el escaneado, la conversión de datos, el almacenamiento de soportes magnéticos y una variedad de servicios de gestión de archivos electrónicos. Crown también puede prestar un servicio de inserción de archivos con el que se pueden insertar o retirar documentos adicionales de los archivos gestionados. Al final del ciclo vital de cualquier información empresarial, Crown proporcionará servicios seguros de destrucción de documentos para archivos que hayan llegado al final del período normativo de conservación. Este procedimiento garantiza que no se almacenen los archivos y documentos obsoletos. Almacenamiento de cajas de cartón, archivos, documentos y soportes electrónicos Catalogación, indexación e inserción de archivos Escaneado, tratamiento de imágenes, conversión y hospedaje de datos Services de dépôt légal Servicios de depósito Destrucción segura Asesoría y evaluación comparativa Acceso por web mediante CrownInteract y RMi Acceso por web mediante CrownInteract y RMi La tecnología de código de barras de Crown posibilita un seguimiento y monitorización fáciles de los archivos. A través de Internet se tiene un completo acceso en línea y a tiempo real. CrownInteract es un portal web personalizado para cada cliente que otorga un acceso perfecto en tiempo real al inventario de archivos, al historial y a los informes individualizados. Se puede integrar en la página web del cliente o se puede acceder a él a través de la web de Crown. Los informes electrónicos muestran el movimiento de los archivos, puesto que el sistema fecha y sella los elementos en cada punto en los que se accede a ellos o se manipulan. Así, los clientes pueden seguir, monitorizar y ejecutar informes sobre el estado de su petición, así como procesos auditables que permiten un control total desde el momento de la implementación hasta la finalización de la petición. RMi es también un servicio web personalizado para cada cliente con el que se puede acceder a las facturas electrónicas por medio de la web del cliente o de la de Crown. Ofrece acceso en línea instantáneo a nuevas facturas, al historial de facturas y al estado de los pagos. La información que está buscando.

8 POR QUÉ CROWN? TM Inversión en las personas La calidad es fundamental en la filosofía de Crown, y gran parte de ella se debe al esfuerzo de nuestro personal. Afrontando cada día con entusiasmo y perseverancia, los empleados de Crown pueden centrarse en lo importante para así ayudar a los clientes a gestionar la información empresarial. El personal de Crown formado por expertos del sector es accesible y responsable y cuenta con la experiencia suficiente como para anticiparse a las necesidades de los clientes y prestarles un servicio proactivo. Compromiso con la calidad El compromiso con la calidad por parte de Crown ha permitido la obtención del certificado ISO en todo el mundo. Esta acreditación ha permitido a Crown establecer estándares de referencia en todos los centros de gestión de archivos. Conforme a lo establecido por la ISO 9001:2000, Crown ha desarrollado el programa de calidad QUEST. Un programa centralizado de gestión de riesgos y de control de calidad, y el compromiso de usar los comentarios de los clientes, nos permiten seguir mejorando la provisión de servicios. Inversiones en tecnología Los sistemas tecnológicos se han desarrollado de forma específica para prestar soporte al sector de gestión de archivos y dar respuesta a las diversas necesidades de los clientes. Nuestras continuas inversiones en nuevas tecnologías nos ayudan a ofrecer soluciones concretas y a garantizar la seguridad y la protección de la información empresarial de los clientes. Con Crown, los clientes se benefician de sistemas integrados y de un acceso seguro en tiempo real en formatos individualizados para cada cliente. Red mundial Una red mundial de personas y sistemas tecnológicos permite a Crown ofrecer informes globales, regionales y locales, mejores prácticas y tendencias. Nuestras instalaciones en todo el mundo están concebidas para garantizar la gestión segura de toda la información empresarial. Los centros de gestión de Crown son seguros y están protegidos por una completa gama de medidas de seguridad y prevención de desastres naturales. Confíe en Crown a la hora de proteger su información crítica y salvaguardar su negocio.

9 Cada vez más empresas consolidan su gestión de información empresarial y trabajan con un único proveedor de servicios. Con más de 200 emplazamientos en 50 países, conectados por una red de bases de datos, Crown proporciona soluciones globales, regionales y locales. Los servicios se pueden enlazar con las sedes de los clientes o donde se gestione la mayoría de la actividad. Constituida en 1965, Crown ha demostrado su compromiso con sus instalaciones en todo el mundo y con las regiones desarrolladas y en desarrollo a las que presta servicio. OFICINAS DE CROWN EN TODO EL MUNDO Alemania Arabia Saudí Argentina Australia Austria Bahréin Bélgica Botsuana Brasil Camboya Canadá Chile China Corea del Sur Costa Rica Egipto Emiratos Árabes Unidos España Estados Unidos Federación Rusa Filipinas Francia Hong Kong Hungría India Indonesia Irlanda Italia Japón Kuwait Macao Malasia México Mongolia Myanmar Nigeria Noruega Nueva Zelanda Países Bajos Polonia Qatar República Checa Singapur Sudáfrica Suecia Suiza Tailandia Taiwán Tanzania Turquía Reino Unido Vietnam La información que está buscando.

10 Crown Reino Unido Crown Francia Crown Emiratos Árabes Unidos Crown Malasia Crown Estados Unidos Crown Nueva Zelanda Crown China Grace Australia

11 Quisiera aprovechar esta oportunidad para felicitar a su equipo por el esfuerzo realizado a la hora de almacenar nuestros archivos con tal grado de profesionalidad. Su plantilla operativa ha llevado a cabo un excelente trabajo para dar respuesta a nuestras demandas y gestionar nuestra documentación. De nuevo, muchas gracias por el magnífico trabajo en este sentido. Esperamos seguir con nuestra colaboración estratégica en el largo plazo. Acabamos de renovar el contrato de gestión de archivos con su empresa otro año más y me gustaría aprovechar esta oportunidad para darles las gracias por el excelente servicio prestado en el pasado por su equipo. Apreciamos mucho su eficiencia en la respuesta y disposición. Los informes mensuales y el formulario de pedido a medida ayudan a las secretarias de nuestro departamento a organizar sus archivos. Les ahorra mucho tiempo durante el proceso de recuperación y almacenamiento. Su sistema informático de software presenta un diseño idóneo para el seguimiento de los archivos almacenados en las instalaciones de Crown. Esperamos que nuestra colaboración empresarial continúe y les animamos a seguir con el buen trabajo. Yunus Shahab Jefe de contables Freeport Indonesia Kuskus Kustowo Coordinador de IT-GA PT. Marsh Sólo tenemos palabras de elogio para el equipo de gestión de archivos de Crown India. Les explicamos con claridad lo que necesitábamos de ellos como profesionales y como socios de SCB. Y su respuesta nos ha satisfecho en todos los sentidos. Sushen Jhingan Jefe de SS y PM para India y Nepal SCB Bank La información que está buscando.

12 2008KL/br216/es crownrms.com Gestión de Archivos