Sistema de Gestión de la Información Evaluación Costo Beneficio. Julio 20, 2012

Transcripción

1 Sistema de Gestión de la Información Evaluación Costo Beneficio Julio 20, 2012

2 Antecedentes El proyecto basa su razón de ser en el logro de los objetivos institucionales dictados por los Lineamientos de Transparencia y Acceso a la Información del Infonavit: Mejorar la organización, clasificación, archivo y uso de la información del Infonavit. Mejorar la calidad de la información a que tienen derecho los derechohabientes y los ciudadanos. Preservar los documentos que obran en sus archivos administrativos y mantengan de ellos un registro actualizados. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información del Instituto.

3 RG205 V6 Feb-2012 Objetivos Estratégicos Sobre el cimiento del tripartismo y la autonomía, contribuiremos a la prosperidad de México siendo la institución que materializa el esfuerzo de los trabajadores por incrementar su patrimonio y bienestar; al financiar sus requerimientos de vivienda en un entorno sostenible, propicio para desarrollar su potencial individual y en comunidad, mejorando así su calidad de vida. Humana Procesos Financiera Institucional y de Servicio COMUNIDAD Ser el mejor lugar para trabajar con la mejor gente Crear Crear alianzas alianzas con con la la sociedad y y el el gobierno para impulsar la calidad de vida y el desarrollo humano y y social de manera sustentable Enriquecer el conocimiento de nuestros derechohabientes y acreditados sobre la importancia de vivir en comunidades que generen bienestar social y plusvalía. Asegurar viabilidad financiera a largo plazo Proveer financiamiento para satisfacer las necesidades de vivienda de los trabajadores, derechohabientes y acreditados. Contar con la cultura de compromiso social y excelencia en el servicio Garantizar que las personas del Infonavit ampliado cuenten con las capacidades y actitudes en cultura y niveles de servicio Asegurar la comunicación permanente con trabajadores y usuarios Contar con la la infraestructura necesaria para dar soporte a la estrategia Aplicar las mejores prácticas para tener un Gobierno Institucional ejemplar Proporcionar productos y servicios de excelencia con foco en las necesidades de los usuarios y rostro humano Contar con Contar con procesos procesos transparentes de transparentes excelencia de excelencia mejorarlos y continuamente mejorarlos continuamente Incrementar Recursos disponibles para la atención a los trabajadores Mejorar la calidad de vida de nuestros derechohabientes en un entorno sustentable en el que puedan desarrollar su potencial como individuos y como ciudadanos Beneficiar a los derechohabientes con rendimientos competitivos a sus ahorros Ser generadores de bienestar social, en comunidades competitivas y armónicas

4 Alcance Normatividad Sistema Limpieza de los Archivos Ordenación Documental Digitalización Administración del Archivo

5 Estrategia Fase I. Metodología de ordenación, guarda, custodia y acceso Fase II. Expansión Fase III. Ordenación Documental Fase IV. Administración del Archivo Gestión del Cambio

6 RG205 V6 Feb-2012 Escenarios Administrado del Archivo por INFONAVIT Administración del Archivo por un Tercero

7 RG205 V6 Feb-2012 Elementos de evaluación Ordenación Documental Archivo activo, semi activo, inactivo Ciclo de vida de los documentos Esfuerzo de Ordenación Profesionalización Horario extraordinario Personas Sistema Desarrollo a la medida Paquete de mercado Paramétrico Mantenimiento y optimización Capacitación Evaluación Tipo de caja Carpetas Folders Etiquetas Insumos SGI Digitalización Estándar de Digitalización Costo de digitalización Almacenamiento Volumen Condiciones ambientales Infraestructura física Ubicación del archivo Centralizado ó descentralizado Capacidad de recuperación Renta y mantenimiento Tercerización Administración del Archivo Infraestructura Capacidad de computo Sistema operativo Conocimientos técnicos

8 RG205 V6 Feb-2012 Inversión Ahorro del 35%, reflejado en: Ordenación documental con apoyo de terceros Depuración de expedientes Capacidad de computo Cumplimiento normativo Ahorro en la Administración del archivo: Gastos Fijos de Operación al 5% del costo anual.

9 Valor al Negocio Mitigación del Riesgo del 33% de juicios perdidos por falta de documentación Casos Recuperación del 10% del presupuesto asignado a la resolución de sentencias de los juicios Casos 0 1 2

10 Beneficios El personal operativo puede ordenar la documentación que genera, así como entregar la responsabilidad de los mismos al área especializada en su resguardo, préstamo y eliminación. En las áreas de control y supervisión pueden identificar automáticamente la documentación y a los responsables de generarla en cada área. En las áreas del Instituto encargadas de dar respuesta a quejas, demandas y a solicitudes de información en general si incrementa la agilidad con la que se obtienen los datos necesarios para dar respuesta adecuada a cada caso. En las áreas que tienen a su cargo la administración de los espacios físicos y virtuales, ya pueden planear su uso, dado que conocen los volúmenes de documentación que se genera y su ciclo de vida, hasta la eliminación o preservación permanente. Y finalmente al público en general, que puede conocer lo que genera el INFONAVIT en documentos y acceder a la información que contienen.

11 RG205 V6 Feb-2012 Sistema de Gestión de la Información Lic. Marisol Sánchez Barrera Gerente Sr. Arquitectura de Procesos Institucionales

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