Técnicas básicas de comunicación y archivo. Unidad didáctica 6: El archivo y la gestión de documentos

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1 Módulo 3: Técnicas Básicas de Comunicación y Archivo Unidad didáctica 6: El archivo y la gestión de documentos Técnicas básicas de comunicación y archivo

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3 UNIDAD DIDÁCTICA 6 El archivo y gestión de la documentación

4 Créditos Innovación y cualificación Autor/es: uentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: ax: página web:

5 El archivo y gestión de la documentación Presentación Las empresas generan multitud de documentos. El empleado de oficina debe conocer las principales técnicas que se emplean para archivar y gestionar la información generada como consecuencia de su actividad. Controlar la información va a permitir localizar rápida y eficazmente datos que sean de interés para la empresa. En la presente unidad vas a conocer las principales técnicas de archivo, gestión de los archivos, principales aspectos a considerar para la protección de los datos. Y, en definitiva, todo lo que implica almacenamiento y manipulación de la información. Temporalización 10 horas. Objetivos de la Unidad Didáctica Clasificar y archivar los distintos documentos generados por la actividad comercial. Reconocer y diferenciar los distintos sistemas de clasificación y ordenación de documentos. Archivar los documentos siguiendo las normas básicas de confidencialidad y seguridad. 305

6 Unidad Didáctica 6 Conocer y aplicar procedimientos de acceso a la documentación archivada. Reconocer y diferenciar los distintos tipos de archivos. Contenidos de la Unidad Didáctica 1. El archivo y sus tipos. 2. El archivo en la empresa. 3. Clasificación de los archivos. 4. Clasificación y codificación documental. 5. Otras clasificaciones. 6. Medios materiales de archivo. 7. Instalaciones de archivo. 8. Organización del archivo. 9. Los archivos activos. 10. Los archivos semiactivos. 11. El archivo inactivo. Resumen. 306

7 El archivo y gestión de la documentación Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 307

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9 El archivo y gestión de la documentación 1 El archivo y sus tipos Para que el trabajo del empleado de oficina se desarrolle adecuadamente es imprescindible que la información y documentos que emplea estén correctamente ordenados y archivados. De forma que la localización de información sea rápida y eficaz. Así, al hablar de archivo, se hace referencia a la forma y métodos que se emplean a la hora de ordenar la información. Teniendo en cuenta que esta información es «papeleo». Algunas definiciones de archivo son: Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos. Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material (papel, CD, etc.), acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión. Un archivo es un mueble en el que se custodian documentos Los documentos son conservados respetando un orden, y sirven de testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o como fuente histórica. Por ejemplo, las facturas se archivan por orden de fechas, los clientes se archivan por orden alfabético, etc., en definitiva, hay que establecer un criterio de ordenación de los documentos. 309

10 Unidad Didáctica 6 Piensa en una biblioteca, es un gran archivo donde los libros están ordenados por temas, y dentro de cada sección (por ejemplo, libros de historia), se ordenan por orden alfabético. Las bibliotecas son grandes archivos En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada todos los documentos de interés, con el fin de asegurar su perfecta conservación y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de consulta, procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa. Ten en cuenta que una empresa debe proporcionar información a los clientes, proveedores, a las Instituciones Públicas (por ejemplo, Hacienda), a los trabajadores de la empresa, etc. De ahí la importancia del archivo. Las facturas, los informes, los sistemas y procedimientos de fabricación, las escrituras, las nóminas y seguros sociales, los libros y registros,... son elementos que la empresa debe archivar. 310

11 El archivo y gestión de la documentación Objetivos de la gestión de archivos Generales Ser centro básico de información, de forma que contribuya a una acertada toma de decisiones. Las prestaciones o servicios que genera el archivo son superiores a los costes que soporta o conlleva. es decir, el costo de un archivo es mínimo comparado con la utilidad que reporta a la empresa disponer de información en todo momento. Particulares acilitar la búsqueda del material archivado, a través de la adopción de procedimientos unificados de clasificación, reduciendo así el tiempo de localización. Alcanzar el volumen máximo en una superficie mínima, reduciendo la cantidad necesaria de instalaciones para la clasificación y el archivo (carpetas, estanterías, armarios, etc.). Recuperar espacio útil en las oficinas y en los locales de archivo, para poder destinarlo a otros fines o para hacer frente a las ampliaciones necesarias en cualquier momento. 2 El archivo en la empresa La actividad que se desarrolla en un archivo es la de archivar, consistente en un conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentación e información requeridas. Para conseguir esto, es necesario clasificar, codificar y colocar la documentación e información de la empresa. Es muy importante tener en cuenta que los archivos pretenden ser centros de información para la toma de decisiones, y los beneficios que aportan son muy altos. Es decir, un archivo contiene información, esta información será analizada por la empresa para tomar decisiones (por ejemplo, información relacionada con clientes y competidores). Asimismo, el valor de un archivo es alto (ya que contiene información y esta «vale dinero»). Por ejemplo el Archivo Histórico Municipal del Ayuntamiento de Antequera es un centro de una gran información histórica y el valor de lo archivado es incalculable. 311

12 Unidad Didáctica 6 Los archivos históricos tienen un gran valor cultural y ecnómico El archivo es un instrumento vital dentro del sistema general de información de la empresa. Por ello hay que establecer una planificación del archivo, esto es, contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones. Los aspectos a contemplar son: Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo. La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario. Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos. El inventario de toda la documentación guardada. Los lugares de conservación de los documentos. Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación. El sistema de eliminación de los documentos. 312

13 El archivo y gestión de la documentación El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir, periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su sistema de archivo, de forma que si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga. Piensa que la entrada de la informática cambió drásticamente el sistema de archivo de las empresas. Así, aquellas empresas que mejor controlasen su sistema de archivo, serían las primeras en darse cuenta de la importancia del ordenador para archivar. La protección de los documentos vitales. Tan importante es la información archivada (o parte de ella), que existe una Ley de Protección de Datos para que la misma sea personal e intransferible. El coste del archivo empresarial. Realizar el trabajo de archivar implica un coste (como cualquier otro). Ten en cuenta que la empresa debe tener a uno o más empleados desarrollando esta labor, asimismo es necesario disponer de los medios materiales oportunos (ordenadores, muebles, carpetas, etc.). La empresa debe conocer en todo momento el coste de su archivo. Costo Protección de los documentos Instalaciones Métodos de clasificación Sistema de eliminación de archivos Procedimientos de envío y recuperación de la documentación Aspectos as contemplar en un archivo 313

14 Unidad Didáctica 6 3 Clasificación de los archivos La documentación e información que genera la empresa y que recoge, conserva y transmite, puede agruparse en los siguiente bloques: Documentación e información de utilidad para la gestión empresarial. Así, una empresa de construcción debe tener información de todo lo que afecte al ámbito de la construcción: información de cementos, ladrillos, nuevas leyes que afecten a su campo, etc. En definitiva, datos que permiten una mejor gestión de la empresa. Documentación a conservar por imperativo legal. Existen muchos documentos que genera la empresa y que deben conservarse por un período de tiempo establecido por la ley. Por ejemplo, las facturas que genere una empresa, tanto de compra como de venta, deben conservarse al menos por un período de cinco años. Documentación e información de carácter histórico para la empresa. Las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales de la primera nave que compró la organización, etc. Se trata de datos que para la organización tienen un valor alto, ya sea simbólico o «sentimental». Estas clases de documentación y el criterio del grado de actualidad de los documentos determinan la clasificación de los archivos de la empresa en los siguientes tipos: archivo activo, archivo semiactivo y archivo inactivo El Archivo activo Es aquél que contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria. Es necesario para el desarrollo de las tareas y actividades de los puestos de trabajo. 314

15 El archivo y gestión de la documentación Clientes actuales, leyes que están en vigor, reglamentos de seguridad e higiene, etcétera. Ni que decir tiene que el archivo activo debe ser el que esté más «a mano» en la empresa. Ten en cuenta que si contiene la información de más uso, debe ser de fácil acceso y muy operativo El Archivo semiactivo Está formado por la documentación e información de baja actualidad y de consulta poco frecuente. Sus asuntos o temas están cerrados y se conservan hasta el momento que se trasladen al archivo inactivo. Digamos que es un archivo de tránsito. Su función es puramente informativa. Por ejemplo, las facturas deben conservarse durante un período de cinco años, transcurrido el primer año, estos documentos pasan del archivo activo al archivo semiactivo (ya que una factura emitida hace más de un año es poco frecuente que se vuelva a analizar). La documentación pasa del archivo activo al archivo semiactivo 3.3. El Archivo inactivo Es el que conserva de forma definitiva los documentos e informaciones que no tienen actualidad alguna, y su consulta es prácticamente nula. En él se 315

16 Unidad Didáctica 6 conservan los documentos, libros y registros que exige la ley y aquellos con valor documental o histórico, y los de valor en sí mismos (escrituras, contratos, etc.). Estos documentos se conservarán hasta el momento en el que se decida su destrucción. La organización de estos tres tipos de archivos puede ser centralizada o descentralizada, dando origen al archivo central y a los archivos descentralizados El Archivo central Es el lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones de la empresa. Ahora bien, en función del tamaño de la empresa debemos distinguir las características de este archivo. En grandes y medianas empresas el archivo central suele ser el inactivo. Esto es así porque las empresas de estas características suelen estar divididas en departamentos, y será cada uno de ellos el que maneje la información de su competencia; por ello, los archivos activos serán tantos como departamentos haya en la empresa. Por ejemplo, una gran empresa con cinco departamentos (como pueden ser los de producción, contabilidad, recursos humanos, marketing y ventas) tendrá cinco archivos activos. La idea es que cada uno de los departamentos pueda manejar lo más eficazmente posible su documentación, y es precisamente el archivo activo el que cumple esta función. Así, en el archivo activo del departamento de contabilidad habrá información sobre las últimas leyes contables, las facturas del año, etcétera. En pequeñas empresas el archivo central incluye los tres tipos de archivos: activo, semiactivo e inactivo. Piensa que una empresa pequeña no tiene un volumen 316

17 El archivo y gestión de la documentación grande de información, luego lo realmente operativo en este caso es centralizar toda la información, sea propia de un archivo activo o no. A veces, pequeñas empresas pierden tiempo y recursos en la gestión de archivos, de ahí que todo esté en le Archivo Central Los Archivos descentralizados Son los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones de la empresa. Por ejemplo, la empresa Congelados Rupertino S.A. se dedica a la venta de productos congelados, tendrá tantos archivos como departamentos, a saber: archivo de compra, archivo de venta, archivo de contabilidad, archivo de atención al cliente, etc. Los archivos descentralizados comprenden los archivos activos (situados en los puestos de trabajo administrativos de las secciones) y los archivos semiactivos, que son controlados por las secretarias de los departamentos. Así, en la empresa del ejemplo cada departamento tendrá su secretario: en el departamento de compras habrá una secretario que controle ese departamento, y así en cada departamento El Archivo informático Como puedes suponer, en la actualidad al hablar de archivo no sólo se hace referencia al «mueble» o «caja» que contiene diferentes documentos (o sea, el archivo físico); sino que también implica el archivo informático. Actualmente las empresas poseen programas informáticos para la gestión de las mismas, esto implica que haya mucha información que se encuentre archivada en soporte informático. Cuando se habla de archivo informático se hace referencia a la información que se encuentra almacenada en los distintos soportes de almacenamiento informático: disco de 3 1 / 2, Cd Rom, etc., (en el módulo de informá- 317

18 Unidad Didáctica 6 tica aparecen desglosados y explicados todos estos conceptos). De ahí la importancia que para una empresa tiene la copia de seguridad. Así pues, tanto el archivo activo, como el semiactivo y el inactivo pueden ser archivos informáticos; es decir, la información que se encuentra archivada en cada uno de ellos lo estará en soporte informático. Con lo expuesto en las líneas anteriores queremos poner de relieve el hecho de que al estudiar el archivo en la empresa se hace hincapié en la gestión de la información generada por el negocio más que en el hecho de que esta información aparezca en soporte físico (papel) o en soporte informático (diferentes sistemas de almacenamiento). Sin duda, la documentación física ocupará mucho más espacio, y será más laboriosa su gestión, que los datos informatizados. Pero lo importante es que, sea en el soporte que sea, el empleado de oficina sepa gestionar esta información, sabiendo cuando debe estar en el archivo activo, en el semiactivo o en el inactivo (además de emplear un método que permita la localización eficaz del documento de que se trate en cada caso). Para concluir este punto, añadiremos que en la actualidad las empresas poseen archivos físicos (en papel) y archivos informáticos. Es más, la información que constituye el archivo de la empresa suele estar duplicada, esto es, tanto en soporte físico como en soporte informático. Por ejemplo, un archivo inactivo de proveedores estará formado por todas las facturas y pedidos que se han generado en la relación comercial con el mismo, más la base de datos de la empresa con los datos de esta información como la contabilización de los pedidos, las facturas recibidas, etc. (que será una información almacenada en algún tipo de soporte informático). 318

19 El archivo y gestión de la documentación La importancia del archivo informático queda fuera de toda duda 4 Clasificación y codificación documental La clasificación constituye la base del sistema de archivo empresarial. Sin una clasificación, los datos y las informaciones sobre la empresa serían difícilmente interpretables; no se sabría qué posee la empresa ni cuáles son sus necesidades. La clasificación documental es una técnica para la identificación y la reagrupación sistemáticas de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser diferenciadas. Para clasificar hay que codificar. La codificación consiste en asignar números, letras u otros símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático, con el objeto de distinguir las categorías a las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre sí, en el ámbito de su categoría. Así, en una biblioteca se diferencian sus obras por tema: novela, teatro, poesía, después en cada categoría por autores, tendencias, etc. 319

20 Unidad Didáctica 6 La combinación de letras y números constituye un sistema muy eficaz de clasificación Para clasificar se suelen utilizar una serie de métodos: alfabético, numérico, geográfico, temático y cronológico. La empresa suele disponer de estos métodos de forma individual o combinada, en función de las necesidades generales y particulares de toda la empresa y de cada uno de sus departamentos. La codificación puede ser efectuada empleando números o letras, o bien una combinación de las dos series de símbolos (alfanumérica). Las empresas muestran preferencia por la codificación numérica, utilizando la alfabética en los casos que requieren pocas letras. La codificación alfanumérica se emplea cuando es más sencilla que la numérica (por ejemplo para las matrículas de los automóviles) La Clasificación Alfabética La clasificación alfabética ordena la documentación de acuerdo con la secuencia alfabética. 320

21 El archivo y gestión de la documentación Por ejemplo si tuviéramos que clasificar el nombre de una empresa podemos abreviarla si no tiene siglas, o utilizar las siglas si es más conocida: INEM, SAS (servicio andaluz de salud), etc. En cuanto a los nombres, primero se anota el primer apellido, y si hay primeros apellidos que coincidan, se tendrá en cuenta el segundo. Por supuesto, este sistema es válido no sólo para nombres de personas, también para ciudades, regiones, empresas, etcétera. Nombres de personas El nombre completo de una persona consta de nombre/s y apellidos paterno y materno. Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y, por último el nombre/s, precedido de una coma. La clasificación se usando el primer apellido; si a su vez coinciden por el nombre propio. Los apellidos compuestos, unidos por un guión o partículas, se consideran uno solo. En el caso de que coincidan apellidos y nombres, entonces se ordena por la población y dentro de ésta por el nombre de la calle. Los títulos o grados -académicos, eclesiáticos, militares, etc.- no influyen en la ordenación, escribiéndose completos o sus abreviaturas después del nombre y entre paréntesis. Los apellidos con proposiciones, artículos o prefijos (de, del, la, de la, de los, etc.), se ordenan prescindiendo de estas partículas. Los documentos de personas casadas se ordenan de forma separada o conjunta, estableciendo códigos preferentes. Los nombres extranjeros se ordenan por el primer apellido, considerando las partículas que lo preceden como integrantes del apellido. Las expresiones Hijos de, Herederos de, Viuda de, etc., no se consideran en la clasificación de las personas o de las empresas; así como los artículos, las conjunciones y preposiciones. Nombres de empresas e instituciones El nombre o la razón social de una empresa es siempre más importante que los nombres de sus departamentos o de sus empleados. Las denominaciones objetivas de las empresas se ordenan alfabéticamente como aparecen escritas, sin considerar, como elementos de clasificación, las expresiones fábrica, compañía, sociedad, cooperativa, etc., ni los nombres de las actividades contenidas en las denominaciones. Los nombres abreviados de las empresas, que no sean siglas se clasifican atendiendo a la expresión completa. Las siglas de las sociedades y de las instituciones se ordenan siguiendo su literalidad. Los representantes, comisionistas, etc., que actúan por cuenta de las empresas deben clasificarse dentro de los apartados correspondientes a los nombres de ellas. Las denominaciones subjetivas de las empresas se clasifican a partir del primer apellido, continuando por los consecutivos y las últimas palabras de la razón social. Cuando los nombres comprenden números, éstos se consideran como si estuvieran escritos en letras, ordenándose alfabéticamente. Las empresas extranjeras se clasifican por su primera palabra. Los organismos oficiales se ordenan atendiendo a su denominación jurídica o a las siglas si son más conocidas. Algunos consejos para clasificar documentos 321

22 Unidad Didáctica La Clasificación numérica Consiste en utilizar números para ordenar los documentos. La numeración puede ser consecutiva (facturas se pueden clasificar por número de factura o fecha de emisión de la factura) o bien puede ser efectuada según unos criterios particulares. La clasificación numérica usa números para la clasificación de documentos La clasificación numérica se caracteriza por el hecho de que la ordenación (clasificación) de las carpetas, archivadores, etc., está basada en números, excluye cualquier atribución o similitud con el contenido; la codificación de esos documentos (o sea, de cada una de esas carpetas o archivadores) puede ser alfabética, numérica o alfanumérica. Así, por ejemplo, un archivador puede llevar un código numérico y su contenido estar clasificado de forma alfabética. Tiene ventajas como puede ser la facilidad para asignar a cada documento un número, se colocan fácilmente, su lectura es rápida; pero tiene inconvenientes porque la numeración se puede hacer muy compleja, se pueden cometer fallos en la lectura, etc. 322

23 El archivo y gestión de la documentación Ventajas acilidad para asignar la documentación de un número de identificación, mientras que a menudo resulta difícil designarlo con un nombre propio. Designación exacta de los documentos: cada uno tiene un número. Lectura rápida y fácil. Ausencia de dudas acerca de su colocación, salvo errores en la escritura primera o en la lectura de los números (transposición mental). acilidad de colocación o de búsqueda de los documentos. Inconvenientes Es importante elaborar un índice para búsqueda de las diversas carpetas, lo que anula muchas de las ventajas. La numeración se hace compleja, al intercalar nuevos números, resultando subclasificaciones y números con excesivas cifras. Dificultad de combinar la progresividad de la numeración y el orden alfabético o geográfico, aumentando los errores. Es fácil cometer fallos en la lectura o en la transcripción de los números, ocasionando errores graves. La transposición mental de las cifras de un número puede ser frecuente: por Ventajas e inconvenientes de la clasificación numérica La clasificación en orden numérico, por las razones expuestas, sólo es aplicable en combinación con otros métodos a casos particulares: pedidos, facturas, albaranes de envío y de entrega, etc. Las soluciones principales que se han adoptado para subsanar los inconvenientes de la clasificación numérica son dos: la utilización de colores y el procedimiento de la cifra terminal El empleo de colores Consiste en asociar un color diferente a cada una de las cifras del 0 al 9. Habrá diez carpetas con colores diferentes, hay que saber que color corresponde con cada número. Además, los colores presentan la ventaja de la universalidad, es decir, es entendible por cualquier persona. Por ello, no es necesario saber idiomas para entender una clasificación por colores de una determinada empresa. Lógica- 323

24 Unidad Didáctica 6 mente, otra cuestión es entender los documentos, pero localizarlos sí puede resultar más sencillo El procedimiento de la cifra terminal Divide cada número en dos o tres grupos de cifras, que se leen de derecha a izquierda. Por ejemplo, el documento con el número se descompone en los tres siguientes grupos: Primario: 21. Secundario: 56. inal o terminal: 885. La lectura del número es y puede significar, por ejemplo: Archivador número 21. Carpeta número 56 (de ese archivador). actura número 885 (si suponemos que es una factura). 324

25 El archivo y gestión de la documentación 5 Otras clasificaciones Todos los criterios de clasificación tienen una similar importancia, aunque los criterios geográfico, temático y cronológico son utilizados también de forma secundaria Clasificación geográfica Ordena la información de la empresa atendiendo a la localización geográfica de su procedencia. Si seguimos con nuestra empresa de productos congelados, deberíamos hacer una clasificación atendiendo a la zona de procedencia de nuestros productos: procedentes de España o de otro país, siguiendo por la Comunidad Autónoma, provincia, etc. Este mismo criterio se puede emplear con los clientes, proveedores, etcétera. Los criterios de clasificación geográfica son los siguientes: La información se puede clasificar atendiendo a criterios geográficos 325

26 Unidad Didáctica 6 Región, provincia, municipio y nombre. Región, provincia, municipio, calle, número y nombre. Provincia, municipio y nombre. Región, provincia y nombre. Región, municipio y nombre. La clasificación geográfica suele utilizar un orden alfabético, pero respetando una serie de reglas: Las palabras calle, plaza, avenida, etc., no son elementos para la ordenación alfabética. Únicamente se toma el nombre de la vía pública. Por ejemplo, en lugar de considerar «calle Infante», se considera «Infante» (a la hora de realizar la clasificación del documento de que se trate). En el caso de que las calles vengan identificadas por un número además del nombre (6ª avenida), el número se expresa en letra y se ordena alfabéticamente (Sexta avenida). Las ventajas e inconvenientes de la clasificación geográfica se muestran en el cuadro siguiente: Ventajas ácil identificación, clasificación y búsqueda. No requiere consultar índices para buscar una carpeta. El método es simple y flexible. Inconvenientes La clasificación final en los municipios en orden alfabético provoca errores si los documentos son numerosos. La agrupación de los municipios por provincias es compleja y de costes altos. 326

27 El archivo y gestión de la documentación La clasificación geográfica es utilizada, normalmente, para ordenar la correspondencia con la clientela, o los ficheros de clientes, o también las listas de direcciones. La empresa W de nuestro ejemplo utilizará esta clasificación cada vez que envíe propaganda de nuevos productos a sus clientes Clasificación temática Ordena los documentos según los asuntos, ideas o contenidos que los caracteriza. Una vez definidos los temas se pueden realizar unos criterios: Orden alfabético de contenidos. Reagrupación de los contenidos según categorías lógicas. La clasificación por temas es utilizada en bibliotecas y librerías, en las cuales los volúmenes están ordenados y colocados de acuerdo a los temas que tratan. En nuestra empresa W clasificaríamos por tipos de congelados: precocinados, pescados, helados, etc 5.3. Clasificación decimal La clasificación decimal consiste en agrupar toda la documentación e información en 10 categorías (numeradas del 0 al 9), cada una de las cuales se subdivide en 10 subcategorías y éstas a su vez en otras 10, y así sucesivamente. De forma que la categoría 2 va a tener 10 subcategorías (y cada una de estas tendrá otras 10). Lógicamente, depende de la envergadura de la empresa. Cuanto mayor sea el volumen de información, más categorías y subcategorías será necesario emplear. 327

28 Unidad Didáctica 6 El sistema decimal tiene una aceptación unánime, fruto de este trabajo es la Clasificación Decimal Universal (CDU), que es la que se utiliza en las Bibliotecas, otro uso de este sistema es el Plan General Contable Clasificación cronológica Agrupa la documentación sobre la base de las fechas de emisión, de fabricación, de compra, de vencimiento, de recepción, etc., de un modo progresivo, colocando delante los documentos más recientes y al final los más antiguos. Por ejemplo siguiendo con nuestra empresa W, podríamos clasificar los pedidos por fechas, así estarían las más recientes en primer lugar; también podéis hacer lo mismo con las ventas. Para facilitar la entrada y localización de los documentos, se dividen éstos en grupos, los cuales a su vez se distribuyen en secciones. Los grupos se constituyen, en función al volumen de documentos, por meses, quincenas, decenas, semanas, días o cualquier otro período considerado oportuno. La clasificación cronológica se emplea como procedimiento final de ordenación de la documentación clasificada previamente según otros criterios. Por ejemplo, en nuestra empresa W un archivo de correspondencia de un cliente puede ser clasificado en orden alfabético y todos los documentos relativos a ese archivo se ordenan cronológicamente. Es un método sencillo, rápido y barato. El principal inconveniente es que para buscar un documento hace falta saber su fecha exacta, y en ocasiones la mente «juega malas pasadas». 328

29 El archivo y gestión de la documentación 6 Medios materiales de archivo Los medios materiales de archivo son todos los elementos físicos destinados a clasificar y ordenar todos los documentos. Podemos agruparlos en: Medios materiales físicos: Instalaciones de archivo. Mobiliario. Accesorios de soporte y conservación. Medios materiales magnéticos: Microfilmes. Archivos informáticos. Los medios materiales que se utilizan varían en función de los tipos de archivo (activo, semiactivo e inactivo), del tamaño de la empresa y de las características propias de su actividad. Es decir en una empresa de grandes dimensiones habrá tantos medios materiales como distintos archivos. Pero en una empresa pequeña, como puede ser una pequeña tienda de electrodomésticos, no será necesario, bastará con un medio material. 329

30 Unidad Didáctica 6 7 Instalaciones de archivo Las instalaciones de archivo son los locales o espacios de la empresa destinados al desarrollo de todas las tareas que comprenden la actividad genérica de archivar. Sería el archivo propiamente dicho. Las instalaciones tienen que garantizar las tareas de trabajo y conservación de los documentos. La conservación de la información empresarial, referida fundamentalmente al trabajo realizado en los archivos puede clasificarse básicamente del siguiente modo: Estanterías. Armarios. Muebles mixtos. icheros. Carros móviles. La colocación de la documentación en la variedad de mobiliario existente puede realizarse de tres formas: horizontal, vertical y lateral. En la posición horizontal o plana, los documentos o carpetas se apoyan sobre su superficie mayor, colocados unos encima de otros. Suele ser práctico en archivos inactivos. Esta posición es muy cómoda para empresas de construcción a la hora de colocar los planos, mapas, croquis 330

31 El archivo y gestión de la documentación La colocación vertical consiste en agrupar los documentos o carpetas sobre uno de los lados de menor superficie, es la forma en que se archivan los libros o los archivos A-Z. Es una forma de frecuente utilización en los tres archivos. En la colocación lateral, los documentos se apoyan sobre uno de los lados más largos. Actualmente, la forma lateral es la que se da en las carpetas colgantes. Por ejemplo en la secretaría de un colegio se suelen archivar en carpetas colgantes los expedientes de los alumnos que cursan en dicho colegio. LAS ESTANTERÍAS: son muebles metálicos o de madera, compuestos por baldas, normalmente regulables, cuya zona frontal es abierta, permitiendo tener a la vista su contenido. También pueden disponer de baldas móviles para la instalación de carpetas colgantes. En la actualidad, hay multitud de estanterías, de forma que se adaptan a cualquier espacio Es el medio más utilizado para la colocación de libros, carpetas y cajas de documentación. Las estanterías no son aconsejables para archivar documentos importantes de la empresa como pueden ser las escrituras, informes, 331

32 Unidad Didáctica 6 LOS ARMARIOS: tienen una disposición interior similar a las estanterías, con baldas regulables. Pueden ser de madera o metálicos, y están provistos de puertas que impiden ver su contenido, salvo que éstas sean de cristal. Algunos tienen cajones, que se utilizan para archivar en las tres posiciones: horizontal, vertical y lateral. Otros tipos están dotados de bastidores para la colocación de carpetas colgantes. Las ventajas de los armarios consisten en una mejor protección de los documentos y en la posibilidad de limitar su accesibilidad en caso de ir provistos de cerraduras. Existen disposiciones que permiren colocar la documentación en forma horizontal, lateral y vertical LOS MUEBLES MIXTOS: están compuestos de zonas abiertas de estanterías y zonas cerradas de armario, combinando así la funcionalidad, la protección y la confidencialidad de los documentos. Tienen las ventajas de estanterías y muebles. Se suelen utilizar en pequeñas empresas porque lo más confidencial está guardado y la documentación más usual está muy a la mano. LOS ICHEROS: son muebles destinados a la conservación ordenada de fichas, cuyo contenido sirve de consulta para el desarrollo de la actividad administrativa. Mueble mixto 332

33 El archivo y gestión de la documentación Los más habituales son de material metálico, de forma rectangular (más altos que anchos) y compuestos por cajones. En su exterior llevan un soporte transparente para introducir una tarjeta identificativa de su contenido. La ordenación en ficheros da lugar, frecuentemente, a la elaboración de índices que facilitan la localización de fichas en sus cajones. En las Bibliotecas se usan con mucha frecuencia, para buscar el documento que deseamos. LOS CARROS MÓVILES: son muebles generalmente metálicos provistos de ruedas para su desplazamiento. En su parte superior están formados por un bastidor destinado a suspender carpetas colgantes; su parte inferior tiene una especie de repisa que los dota de rigidez y estabilidad. Estos carros se utilizan para la documentación más usual y no para la confidencial, ya que estos carros van de un departamento a otro. Así en nuestra empresa dispondríamos de estos carros para ir de un departamento a otro, en ellos podríamos tener toda la información de nuestros productos por lo que iría del departamento de ventas al de compras, al de atención al cliente, etc. Carro móvil 7.1. Accesorios de soporte y conservación Los accesorios más habituales para el archivo documental son los siguientes: subcarpetas, carpetas colgantes o suspendidas, carpetas A-Z y cajas A-Z. 333

34 Unidad Didáctica 6 LAS SUBCARPETAS: son de cartulina y sirven para separar los documentos dentro de las carpetas colgantes. En su contracubierta suelen llevar marcadas unas perforaciones para la introducción optativa de fastener, que facilitan la sujeción de documentos taladrados. Subcarpetas LAS CARPETAS COLGANTES O SUSPENDIDAS: son de cartulina con unas varillas metálicas o plásticas, acabadas en forma de gancho en sus extremos destinadas a su suspensión, se colocan unos visores para la identificación de su contenido en la parte superior o lateral. Carpetas colgantes 334

35 El archivo y gestión de la documentación LAS CARPETAS A-Z: habitualmente llamadas archivadores, son de cartón rígido y pueden ir plastificadas. En su interior llevan dos anillas gruesas que se abren y cierran mediante una palanca, destinándose para documentos perforados. Carpetas A-Z El grosor, la altura y el color de estas carpetas son variables. Algunos documentos no pueden ser perforados, debiendo ser introducidos en bolsas de plástico transparente. Los documentos contenidos en las carpetas A-Z requieren, en ocasiones, ser clasificados por apartados (de forma alfabética, numérica, etc.), utilizándose separadores o clasificadores debidamente titulados en sus pestañas. La identificación de las carpetas se realiza directamente sobre su lomo o a través de una tarjeta que se introduce en un visor pegado en la parte superior del lomo. LAS CAJAS A-Z: son estructuras de cartón que se doblan convenientemente para adoptar la forma de cajas, con una solapa de cierre. En su interior se colocan subcarpetas. La utilización de estas cajas suele estar destinada a la conservación de la documentación en los archivos semiactivo e inactivo, porque no son muy cómodas 335

36 Unidad Didáctica 6 para utilizarlas a menudo. Su identificación se realiza sobre el lomo, directamente o con etiquetas adhesivas. Cajas A-Z 8 Organización del archivo La organización del archivo se puede definir como el conjunto coordinado de personas, de medios materiales y de procedimientos y reglas de actuación, que intervienen en la actividad general de archivar. La organización del archivo empresarial se extiende a los tres tipos de archivo, si bien es cierto que el archivo activo concentra los mayores medios y esfuerzos. Dos de los aspectos importantes en la organización de los archivos son la seguridad y la confidencialidad. Los archivos han de estar protegidos de la intemperie, del robo, de la falsificación, de la destrucción o de la pérdida de la documentación. 336

37 El archivo y gestión de la documentación Las medidas de seguridad en estos aspectos que la empresa puede adoptar son las siguientes: Guardar duplicados en lugares separados. Taquillas, escritorios o cajones provistos con llave. Cajón con llave Cajas o cámaras de seguridad. Cámara de seguridad Cajas de seguridad en bancos para escrituras, contratos, fórmulas, etc. 337

38 Unidad Didáctica 6 Almacenes especiales con garantías antiincendios u otros siniestros; armarios antitérmicos. Establecer claves que bloqueen el acceso a la memoria del ordenador. Sistemas de alarma Destrucción de la documentación obsoleta en filamentos o en forma de pulpa. La confidencialidad de la documentación es importante cuidarla con respecto a nóminas, referencias e informes personales y documentación de máximo valor para la empresa. De todas formas, cada empresa utiliza sus propios sistemas de seguridad, que serán mayores si la empresa es de grandes proporciones, y menores si es una empresa pequeña. 338

39 El archivo y gestión de la documentación 9 Los archivos activos La fuente principal de la cual se alimenta un archivo activo es el correo. Los encargados de la recogida y distribución del correo realizan una primera clasificación de la documentación. Así, por ejemplo, en un Ayuntamiento, cuando llega la correspondencia se distribuye a los diferentes departamentos y luego en cada uno de ellos se entrega a la/s persona/s que corresponda. La primera clasificación de la correspondencia atiende, principalmente, a los aspectos de documentación e información operativas, urgencia en la acción y carácter personal o confidencial. Posteriormente, cada uno de estos apartados se clasifica siguiendo los métodos alfabético, numérico, etc., que la empresa utilice para archivar. Algunos aspectos a tener en cuenta relacionados con este tema son: La disposición del mobiliario más eficaz es la que permite la mayor parte de las tareas en posición de sentado. La disposición óptima es aquella que permite trabajar sentado 339

40 Unidad Didáctica 6 La estructura y distribución del espacio de trabajo han de tener presente las superficies de desarrollo de tareas conjuntas. Es decir, que haya espacio suficiente. El mobiliario con estructura modular en forma de L o de U, es el más idóneo. El mobiliario en forma de L o U es el más idóneo Las mesas más funcionales son las que están dotadas de cajones para el uso de carpetas suspendidas o de bandejas deslizantes. Es necesario, en ocasiones, completar la estructura modular con carros móviles de carpetas suspendidas. Para el archivo activo no resultan útiles los armarios con puertas no correderas, ya que requieren demasiado espacio e imponen unos desplazamientos frecuentes. Como hemos visto es necesario tener grandes espacios en mesas y en el local y que todo esté «a la mano». Los armarios cerrados resultan prácticos para archivos semiactivos e inactivos 340

41 El archivo y gestión de la documentación 10 Los archivos semiactivos La gestión de los archivos semiactivos es responsabilidad general o última de los directores de los departamentos donde están ubicados. Generalmente, los responsables suelen tener personas encargadas. El encargado del archivo semiactivo tiene encomendadas las siguientes tareas: La vigilancia de la conservación de los documentos. La puesta al día del archivo. Atender las peticiones de consulta y cumplir las formalidades establecidas. Enviar al archivo inactivo los documentos que han perdido su actualidad, de acuerdo a la relación de tiempos de permanencia en el archivo semiactivo. Controlar la coordinación de los movimientos de los documentos solicitados para su consulta. Dónde están y quién los ha solicitado. Por ejemplo, en una biblioteca, cuando se presta un libro, hay que saber qué libro es, quién lo tiene y el día que lo tiene que devolver. Las instalaciones del archivo semiactivo pueden estar ubicadas en los mismos locales en que se encuentran los puestos de trabajo o en locales próximos a los puestos de trabajo. La elección de una u otra solución depende de las características de los locales y de los muebles, de la frecuencia de las consultas y de la cantidad de documentación archivada. En cuanto al mobiliario, no es recomendable que ocupe toda la altura de la pared, puesto que la búsqueda y consulta resultan más lentas. 341

42 Unidad Didáctica 6 11 El archivo inactivo Se nutre principalmente de los documentos de los archivos semiactivos y, en pequeña proporción, de los documentos de los archivos activos, que no es necesario que pasen por los semiactivos. El traslado de documentos al archivo inactivo y su gestión general necesitan una serie de reglas de carácter administrativo. El funcionamiento de un archivo inactivo es el siguiente: Los responsables de los archivos semiactivos extraen de las carpetas los documentos que no tienen utilidad inmediata y los trasladan al archivo inactivo. Los envíos son efectuados por los responsables de los archivos semiactivos periódicamente. Los documentos sin valor legal o interés para la empresa pueden ser destruidos una vez extraídos, tanto en el archivo inactivo como en el semiactivo, siguiendo las normas establecidas referentes a los tiempos de conservación. Por ejemplo las facturas de nuestra empresa deben estar archivadas un período mínimo de cinco años, luego pueden ser destruidas. Los documentos de máximo valor (escrituras, patentes, contratos, etc.) han de guardarse en cajas fuertes o cámaras blindadas. 342

43 El archivo y gestión de la documentación Los documentos de gran valor deben guardarse en cajas fuertes Las peticiones de consulta se han de realizar por escrito, y controlar la extracción documental para evitar extravíos. Esto es lo que hacemos cuando sacamos un libro de una biblioteca. Las instalaciones del archivo inactivo varían en función de la documentación a conservar, de la frecuencia de consultas y de la conservación en microfilmes o en soportes informáticos. Actualmente casi toda la documentación se archiva informáticamente. El mobiliario del archivo inactivo es más sencillo y barato que el necesario en los archivos activos y semiactivos. Es frecuente el uso de estanterías de madera o metálicas, en las que se colocan cajas A-Z con la documentación. Esto se debe a que las consultas a este tipo de archivos suelen ser nulas o casi nulas y las personas que tienen acceso a él son limitadas. Además, los documentos que suelen pedir son muy concretos, como escrituras, contratos, etc. 343

44

45 El archivo y gestión de la documentación R Resumen Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos. Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material (papel, CD, etc.), acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión. En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada todos los documentos de interés, con el fin de asegurar su perfecta conservación y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de consulta, procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa. Por archivar se entiende el conjunto de tareas para recoger, conservar y servir la documentación e información requeridas. Establecer una planificación del archivo consiste en contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones. La documentación e información que genera la empresa y que recoge, conserva y transmite, se agrupa en documentación e información de utilidad para la gestión empresarial; documentación a conservar por imperativo legal y documentación e información de carácter histórico. El archivo activo es aquel que contiene los documentos de reciente actualidad, los de consulta diaria. 345

46 Unidad Didáctica 6 El archivo semiactivo está formado por la documentación e información de baja actualidad y de consulta poco frecuente. El archivo inactivo es el que conserva de forma definitiva los documentos e informaciones que no tienen actualidad alguna, y su consulta es prácticamente nula. El archivo central es el lugar donde se conservan todos los documentos e informaciones de la empresa. Los archivos descentralizados son los que se encuentran distribuidos en los distintos departamentos y secciones de la empresa. La clasificación documental es una técnica para la identificación y la reagrupación sistemáticas de los datos y de las informaciones similares, según características comunes que pueden ser diferenciadas. La codificación consiste en asignar números, letras u otros símbolos a los documentos, de acuerdo a un plan sistemático, con el objeto de distinguir las categorías a las que cada documento pertenece y diferenciarlos entre sí, en el ámbito de su categoría. Existen multitud de criterios de clasificación de documentos: geográfica, alfabética, numérica, temática, cronológica, etcétera. Los medios materiales de archivo son todos los elementos físicos destinados a clasificar y ordenar todos los documentos. Se pueden agrupar en medios materiales físicos y en medios materiales magnéticos. Las instalaciones de archivo son los locales o espacios de la empresa destinados al desarrollo de todas las tareas que comprenden la actividad genérica de archivar. 346

47 El archivo y gestión de la documentación La organización del archivo se puede definir como el conjunto coordinado de personas, de medios materiales y de procedimientos y reglas de actuación, que intervienen en la actividad general de archivar. 347

48

49 El archivo y gestión de la documentación V Vocabulario BALDAS: Una balda es una barra que se usa para atrancar las puertas. Aunque el término balda también se emplea para designar cada una de las tablas que componen una estantería. BASTIDORES: Es un armazón de palos de madera o de barras de metal sobre los que se colocan cajas o cualquier otro elemento. presa se quede sin acceso a esa información. Así pues, cuando se hace una copia de la información almacenada en el ordenador en otro soporte, con la idea de proteger la información en caso de no poder acceder al aparato de que se trate, se ha hecho una copia de seguridad de esa información. CONTRACUBIERTA: Aunque es un término que cada vez se usa menos, hace referencia a la parte interior de la contraportada de un documento, carpeta, libro, etcétera. Siendo la contraportada «la parte de atrás» del citado libro o documento. COPIA DE SEGURIDAD: En informática la información almacenada en el disco duro del ordenador es conveniente tenerla también en otro soporte (como son el disco de 3 1 / 2 y el CD Rom). De esta forma se evita que, ante una avería del aparato, la em- Soportes de información ASTENER: Un fastener es un modelo de carpeta que se usa para guardar y archivar información. En la ac- 349

50 Unidad Didáctica 6 tualidad los diseños de las carpetas han evolucionado y el fastener es una consecuencia de ello. Para que tengas más claro el concepto, adjuntamos una fotografía de fastener que aclarará el tema. PATENTE: Una patente es una propiedad intelectual o industrial. Es decir, cuando una persona inventa algo (por ejemplo, un motor que funcione con agua) lo patenta, esto quiere decir que esa persona es la propietaria del invento, y cualquier otra que quiera usarlo debe pedir permiso a la anterior (que es la propietaria de la patente). En definitiva, la patente acredita la titularidad sobre un invento, o un libro, o un manual de formación, etcétera. astener SOPORTE: El soporte es el medio en el que se presenta o se guarda una cosa. Por ejemplo, el manual que está en tus manos lo tienes en soporte físico, en concreto en papel. Como puedes comprobar, la información se te presenta en papel, luego este es el soporte en el que te llega. 350

51 El archivo y gestión de la documentación E Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. En qué consiste la planificación del archivo? 2. Cuáles son los bloques en los que se puede agrupar la documentación e información generada por la empresa? 3. Cuáles son las medidas que se han tomado para subsanar los errores de la clasificación numérica? 4. Ventajas e inconvenientes de la clasificación geográfica. 5. Cuáles son las formas en las que se puede realizar la colocación de la documentación? 6. Señala cuáles son los accesorios más habituales para el archivo documental. 7. Señala los principales aspectos a considerar a la hora de trabajar con los archivos activos. 8. Cuál es el funcionamiento de un archivo inactivo? 351

52

53 El archivo y gestión de la documentación S Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Contemplar todas las operaciones que permitan realizar la actividad de archivar en las mejores condiciones. Los aspectos a contemplar son: Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo. La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario. Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos. El inventario de toda la documentación guardada. Los lugares de conservación de los documentos. Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación. El sistema de eliminación de los documentos. El control sobre el funcionamiento del archivo. Es decir, periódicamente la empresa debe realizar un análisis de su sistema de archivo, de forma que si es necesario cambiar algo para mejorar, se haga. Piensa que la entrada de la informática cambió drásticamente el sistema de archivo de las empresas. Así, aquellas empresas que mejor controlasen su sistema de archivo, serían las primeras en darse cuenta de la importancia del ordenador para archivar. 353

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