Procedimiento para la Negociación, Control y Liquidación de los Subcontratistas.

Transcripción

1 . Código: GC P Objetivo: Determinar la metodología para la negociación, control y liquidación de los subcontratistas de obra. 2. Alcance: Inicio: Definición de las actividades a subcontratar. Fin: Liquidación del contrato de obra con el Subcontratista. 3. Definiciones: 3.1 Contrato: Documento en el cual el proveedor especifica, la labor contratada cantidades, precios, formas de pago y condiciones generales tales como: garantías y obligaciones del contratista con sus empleados. 3.2 Cotización: Documento en el cual el proveedor especifica cantidades, precios unitarios, precios totales, formas de pago, tiempo de entrega. 3.3 Lugar de Trabajo: Cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la organización. 3.4 Subcontratista: Es la persona natural o jurídica que asume contractualmente ante PROCOPAL S.A. el compromiso de ejecutar parte de las obras o trabajos, con medios humanos y materiales, propios y ajenos con sujeción al proyecto y/o contrato. 4. Condiciones generales: 4.1 Si el Subcontratista seleccionado es nuevo en PROCOPAL S.A. debe suministrar 3 referencias comerciales, informando el monto del contrato y su desempeño en la ejecución. 4.2 El Director de Obra o quien haga sus veces, deberá verificar las referencias por medio telefónico, en el desempeño de la calidad del producto y el tiempo de entrega, de acuerdo a lo expresado por el cliente. 4.3 El Director de Obra o quien haga sus veces, debe consultar el desempeño del Subcontratista, en calidad, ambiental y en seguridad industrial y salud ocupacional en el último contrato que haya ejecutado con la organización. 4.4 Este procedimiento debe ser aplicado a los contratos civiles de obra que tengan un monto mayor o igual a $ Si en la ejecución del contrato con el Subcontratista se le suministra materiales y/o equipos y transportes, el Director de Obra o quien haga sus veces, debe consultar la política de precios que tiene la organización para realizar los respectivos descuentos en las actas (Ver ítem 5.2 Ejecución y Control del Contrato. Actividad No 02 de este procedimiento). Revisó: Subgerente Administrativo. Firma: Juan Carlos Lopez de Mesa G. Aprobó: Gerente General Firma: Emiro Enrique Lopez Luna. Página 1 de 10

2 5. Descripción de las actividades: 5.1 Contratación y Negociación. 1. El Director de Obra o quien haga sus veces, durante el periodo de planeación de la obra, define: Las actividades que deberán ser subcontratadas, con su respectivo alcance, especificaciones y términos. Los subcontratistas que podrían participar en la ejecución del contrato por historia de contratos realizados en Procopal S.A. o por referencia del mercado. El Director de Obra o quien haga sus veces, consolida esta información y la entrega al Director de Proyectos y/o Subgerente Técnico para su VoBo y aprobación. El Subgerente Técnico y El Director de Obra o quien haga sus veces, definen si realizarán cotizaciones con otros subcontratistas. Listado de Actividades a Subcontratar con su respectivo alcance, especificaciones y términos. Listado de Candidatos para la ejecución del contrato Si van a realizar cotizaciones debe continuar con la siguiente actividad de este procedimiento. Si seleccionan un subcontratista de la base de datos de Procopal S.A, debe verificar el desempeño en otras obras con respecto a las áreas de: Calidad, Ambiental y Seguridad Industrial y Salud Ocupacional. La Subgerencia Técnica y/o El Director de Obra realiza la carta de invitación a los subcontratistas, de acuerdo con las directrices del documento GI G - 01 Guía para la elaboración de cartas Manual de Comunicaciones Corporativas, para que generen la cotización de las actividades a subcontratar y los términos y condiciones con los que deben de cumplir para trabajar con la organización. (Calidad, Ambiental y SISO). El Director de Obra o quien haga sus veces, realiza la comparación de las cotizaciones en el GC F 06.1 cuadro comparativo de cotizaciones y lo entrega al Director de Proyectos y/o Subgerente Técnico. El Subgerente Técnico, el Director de Proyectos y el Director de Obra o quien haga sus veces, realizan la selección del subcontratista y le informan a la Secretaria *** con el fin de que realice las comunicaciones a los proponentes para notificarles el resultado de la selección. El Director de Obra o quien haga sus veces, solicita al Subcontratista los documentos requeridos, diligenciando el GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra y lo entrega al Funcionario Designado en la Sede Administrativa para que inicie con los trámites de la contratación. No Aplica. Carta. GC F 06.1 Cuadro comparativo de cotizaciones GC F 06.1 Cuadro comparativo de cotizaciones VoBo del Subgerente Técnico. Carta. GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra. VoBo del Subgerente Técnico. Página 2 de 10

3 Y documentos solicitados en el formato El Subgerente Administrativo realiza la Evaluación Administrativa y Financiera del Subcontratista emitiendo su concepto en el documento GC F 06.3 Evaluación Financiera de de Personas Jurídicas o GC F 06.4 Evaluación Financiera de de Personas Naturales y lo envía a la Subgerencia Técnica y al Director de Obra o quién haga sus veces para su conocimiento. El Subgerente Técnico y el Director de Obra o quién haga sus veces determina si el subcontratista continua con la contratación. Si el subcontratista no continúa con la contratación finaliza el procedimiento. Si el subcontratista continúa con la contratación continua con la siguiente actividad de este documento. El Funcionario Designado en la Sede Administrativa, elabora el contrato del Subcontratista con base en los datos suministrados en el GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra con sus respectivos anexos. La Secretaria General revisa el contrato, si esta conforme registra su VoBo y continúa con el procedimiento, de lo contrario se devuelve para la actividad No 09 El Funcionario Designado en la Sede Administrativa, tramita la firma del Subcontratista, ANTES de la firma del Gerente General de Procopal S.A. GC F 06.3 Evaluación Financiera de de Personas Jurídicas. GC F 06.4 Evaluación Financiera de de Personas Naturales. No Aplica. GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra con sus respectivos anexos. GC F 06.5 Contrato Civil de Obra de Obra con VoBo de la Secretaria General. GC F 06.5 Contrato Civil de Obra de Obra Firmado por el Representante Legal del Subcontratista y de Procopal S.A. 12. El Funcionario Designado en la Sede Administrativa, solicita las pólizas del contrato al corredor de seguros en la póliza de grandes beneficiarios y realiza la revisión, verificando las condiciones planteadas en la clausula de Garantías del contrato de obra, y registra la información en el GC F 06.6 Análisis de Póliza Contractual. GC F 06.6 Análisis de Póliza Contractual. Página 3 de 10

4 El Director de Obra o quien haga sus veces, informa al Coordinador del SGC, Coordinador SGA y Coordinador SISO sobre los que ingresarán a la obra y las actividades que van a ejecutar, con el fin de realizar la inducción de acuerdo a las directrices establecidas en el sistema de gestión. Cuando la obra tiene responsable en una de las áreas mencionadas anteriormente o en todas, estos funcionarios deben realizar la inducción a los. El Director de Obra o quien haga sus veces y el Subcontratista realizan el acta de inicio diligenciando el formato GC F Acta de Iniciación de la Obra. El Director de Obra o quien haga sus veces, realiza el programa de actividades a ejecutar con el Subcontratista de acuerdo, al programa de obra y a las fechas que se tiene establecidas con el cliente. El Director de Obra o quien haga sus veces, entrega al Centro de Administración Documental: Listado de Actividades a Subcontratar con su respectivo alcance, especificaciones y términos. Carta de invitación a los subcontratistas. Carta con la notificación del resultado. GC F 06.1 Cuadro comparativo de cotizaciones VoBo del Subgerente Técnico. GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra. VoBo del Subgerente Técnico y/o Director de Obra. GC F 06.3 Evaluación Financiera de de Personas Jurídicas. GC F 06.4 Evaluación Financiera de de Personas Naturales. GC F 06.5 Contrato Civil de Obra de Obra Firmado por el Representante Legal del Subcontratista y de Procopal S.A. GC F 06.6 Análisis de Póliza Contractual. GI F 29 Acta de Reuniones. GC F Acta de Iniciación de la Obra Programa de Obra. GI F 29 Acta de Reuniones. y GH F 07.3 Control de Asistencia. GC F Acta de Iniciación de la Obra Programa de Obra GI F 16.1 Transferencia de Documentos al Centro de Administración Documental. Página 4 de 10

5 5.2 Ejecución y Control Control del Subcontratista para la liquidación del acta (Control Mensual en Obra) El Ingeniero Residente o quien haga sus veces, realiza el control diario del Subcontratista en: Ejecución de las actividades de acuerdo al Programa establecido por la obra. Cumplimiento de las especificaciones de las actividades. El Suministro de Materiales e Insumos. El Ingeniero Residente y el Subcontratista realizan la liquidación mensual del acta, en las fechas en que tiene establecido el corte Procopal S.A. con la interventoría de la obra teniendo en cuenta: La ejecución de las actividades que hayan sido aprobadas por la interventoría. La aprobación por interventoría de las actividades ejecutadas en el periodo de facturación. Reporte de materiales suministrados en el mes (Si Aplica). Reporte de materiales suministrados en el mes, de la Planta. (Si Aplica). Reporte de los Equipos y Transportes suministrados en el mes. (Si Aplica). El Subcontratista debe entregar al Funcionario Designado en la Obra para la verificación: El reporte de novedades del personal y el soporte de nomina de cada periodo de pago. FIC (Fondo Nacional de Formación Profesional de la Industria de la Construcción). La Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal del Subcontratista de los pagos de; seguridad social, parafiscales y prestaciones sociales que sean consecuentes con los salarios del personal y que se hayan realizado de acuerdo a las horas extras trabajadas en el mes. El Funcionario Designado en la Obra debe verificar los reportes de novedades del personal, el soporte de nomina de cada periodo de pago, la seguridad social, el pago de prestaciones, que se vean reflejados el pago del tiempo suplementario que sean consecuentes con los salarios del personal y que se hayan realizado de acuerdo a las horas extras trabajadas en el mes. Nota: Para el pago del acta de liquidación de obra de cada periodo se exigirá la presentación de los documentos anteriormente mencionados. El Director de Obra o quien haga sus veces y el Ingeniero Residente revisan la factura del Subcontratista, verificando que el valor de la factura sea igual al valor del acta, calcula la amortización del anticipo y el retenido, lo escribe en la factura y registra su VoBo. Nota: Informes de Inspector respectivos o Registro de Ejecución de Actividades y Medida de obra. GC F 06.8 Acta mensual de Obra / GC F 06.9 Liquidación Mensual de Acta de Obra / Reporte de Materiales Suministrados / Reporte de materiales suministrados de la Planta / Reporte de los Equipos y Transportes suministrados. El reporte de novedades del personal y el soporte de nomina de cada periodo de pago Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal de Parafiscales. VoBo del Funcionario Designado en la Obra. Factura del Subcontratista. Con el valor de la Amortización del Página 5 de 10

6 La amortización del anticipo se calcula: (Valor de la factura del mes antes de iva) * (El porcentaje establecido del anticipo en el contrato de obra). El retenido se calcula: (Valor de la factura del mes antes de iva) * (10%). El Director de Obra o quien haga sus veces entrega a la Funcionario Designado en la Obra: Anticipo y el Retenido VoBo del Director de Obra o quien haga sus veces y el Ingeniero Residente 4. Factura del Subcontratista: Con el valor de la Amortización y el Retenido. GC F 06.8 Acta mensual de Obra. GC F 06.9 Liquidación Mensual de Acta de Obra. Reporte de materiales suministrados en el mes (Si Aplica). Reporte de materiales suministrados en el mes, de la Planta. (Si Aplica). Reporte de los Equipos y Transportes suministrados en el mes. (Si Aplica). El reporte de novedades del personal y el soporte de nomina de cada periodo de pago. Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal de Parafiscales. Memorando. Todos los documentos deben tener el VoBo del Director de Obra o quien haga sus veces y el Ingeniero Residente. GC F Evaluación del Desempeño en SISO. 5. Los Responsables de Cada Área (Calidad, SISO, Ambiental y Laboral) deben evaluar a los cada 6 meses si el contrato tiene un plazo mayor o igual a 6 meses; si el contrato tiene un plazo menor a 6 meses se debe evaluar en el momento en que se termine el contrato. En caso de detectar que un Subcontratista no está cumpliendo con sus obligaciones en algún área este debe evaluarse en dicho momento. GCF06.13 Evaluación del Desempeño de los con los Compromisos Laborales. GC F Evaluación del Desempeño en Calidad de los GCF06.15 Evaluación del Desempeño en Medio Ambiente de los Página 6 de 10

7 6. El Funcionario Designado en la Sede Administrativa, entrega: La factura del Subcontratista a la Subgerencia Técnica para su VoBo y aprobación y para la entrega al Departamento de Contabilidad. GC F 06.8 Acta mensual de Obra, GC F 06.9 Liquidación Mensual de Acta de Obra, Reporte de materiales suministrados en el mes (Si Aplica), Reporte de materiales suministrados en el mes, de la Planta. (Si Aplica), Reporte de los Equipos y Transportes suministrados en el mes. (Si Aplica), Certificación del Revisor Fiscal o Representante Legal de Parafiscales al Centro de Administración Documental para su archivo. GI F 16.1 Transferencia de Documentos al Centro de Administración Documental. 5.3 Adiciones al Contrato. El Director de Obra o quien haga sus veces, debe iniciar los trámites para las adiciones a los contratos, mínimo 15 días antes de vencerse el plazo o el monto del contrato del Subcontratista El Subgerente Técnico, el Director de Proyectos y el Director de Obra o quien haga sus veces, determinan de acuerdo al avance de la obra la necesidad de adicionar el contrato del Subcontratista en tiempo, monto o cantidades. El Director de Obra o quien haga sus veces, solicita al Subcontratista las actividades, cantidades y precios a adicionar y diligencia GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra, y lo entrega al Funcionario Designado en la Sede Administrativa, para que inicie con los trámites para la elaboración del otro sí. El Funcionario Designado en la Sede Administrativa, elabora el otro sí al contrato del Subcontratista. La Secretaria General revisa el otro sí al contrato, si esta conforme registra su VoBo y continúa con el procedimiento de lo contrario, se devuelve para la actividad No 03 de este procedimiento. El Representante Legal del Subcontratista y Representante Legal de Procopal S.A. firman el contrato y lo entrega al Funcionario Designado en la Sede Administrativa para su respectivo trámite y legalización. El Funcionario Designado en la Sede Administrativa, realiza la revisión de las pólizas del subcontratista, verificando las condiciones planteadas en el Otro sí al contrato en la clausula Garantías, y registra la información en el GC F 06.6 Análisis de Póliza Contractual. El Funcionario Designado en la Sede Administrativa, entrega al Centro de Administración Documental para su archivo: GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra VoBo del Subgerente Técnico. GC F 06.3 Evaluación Financiera de de Personas No Aplica. GC F 06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra. VoBo del Subgerente Técnico. Otro sí al contrato. Otro sí al contrato. VoBo de la Secretaria General. Otro sí al contrato Firmado por el Representante Legal del Subcontratista y de Procopal S.A. GC F 06.6 Análisis de Póliza Contractual. GI F 16.1 Transferencia de Documentos al Centro de Administración Página 7 de 10

8 Jurídicas. Documental. GC F 06.4 Evaluación Financiera de de Personas Naturales. Otro sí al contrato Firmado por el Representante Legal del Subcontratista y de Procopal S.A Pólizas. GC F 06.6 Análisis de Póliza Contractual. 5.4 Liquidación del Contrato El Director de Obra o quién haga sus veces y el Ingeniero Residente realizan la liquidación del Contrato con el Subcontratista verificando: Valor total de la obra ejecutada. Cantidades totales de la obra ejecutada por ítems. Básico entregado por actas. Anticipo recibido. Valores pendientes por pagar al destinatario. Concepto sobre cumplimiento de las condiciones del contrato. Resumen financiero de la oferta. Declaración de paz y salvo de las partes. El Director de Obra o quién haga sus veces y el Ingeniero Residente revisan: La liquidación de cada uno de los trabajadores del Subcontratista, con su respectiva firma de recibido. Certificación expedida por el Revisor Fiscal del Subcontratista, acreditando que éste ha pagado la Seguridad Social y Parafiscales. La vigencia de la póliza de estabilidad de la obra que tenga vigencia de 5 años a partir de la fecha de firma del GC F Acta de Recibo de Obra. Si estos se encuentran conforme, el Director de Obra o quién haga sus veces, diligencia el GC F Autorización para la devolución de retenidos en obra El Director de Obra o quien haga sus veces y el Ingeniero Residente revisa la factura del Subcontratista, verificando que el valor de la factura sea el valor de los retenidos del contrato y registra su VoBo. El Director de Obra o quien haga sus veces entrega al Funcionario Designado en la Sede Administrativa: La liquidación de cada uno de los trabajadores del Subcontratista y diligencia el GC F Autorización para la devolución de retenidos en obra. La póliza de estabilidad de la obra. GC F Acta de Recibo de Obra. Factura del Subcontratista GC F Acta de Recibo de Obra. GC F Autorización para la devolución de retenidos. Póliza de estabilidad de la obra. y GC F Acta de Recibo de Obra. Factura del Subcontratista. VoBo del Director de Obra o quien haga sus veces y el Ingeniero Residente Memorando. Página 8 de 10

9 5. La Secretaria del Departamento Técnico entrega: La factura del Subcontratista a la Subgerencia Técnica para su VoBo y aprobación y para la entrega al Departamento de Contabilidad. La liquidación de cada uno de los trabajadores del Subcontratista y diligencia el GC F Autorización para la devolución de retenidos en obra / La póliza de estabilidad de la obra / GC F Acta de Recibo de Obra al Centro de Administración Documental para su archivo. 6. Control de Registros: GI F 16.1 Transferencia de Documentos al Centro de Administración Documental. Nombre del Registro GCF06.1 Cuadro comparativo de cotizaciones GCF06.2 Requisitos para elaboración de contratos civiles de obra. GCF06.3 Evaluación Financiera de de Personas Jurídicas. GCF06.4 Evaluación Financiera de de Personas Naturales Responsable Almacenamiento Tiempo de Retención Disposición GCF06.6 Análisis de Pólizas Contractual. GCF06.7 Acta de iniciación de obra. GCF06.8 Acta mensual de Obra. GCF06.9 Liquidación mensual de acta de obra. GCF06.10 Acta de Recibo de Obra GCF06.11 Autorización para la devolución de retenidos en obra. GCF06.12 Evaluación del Desempeño en SISO de los. GCF06.13 Evaluación del Desempeño de los con los Compromisos Laborales. Funcionario Designado en la Obra Nombre de la Carpeta: Nombre del Subcontratista Archivo: Cronológico Invertido. Ejecución del Contrato. Archivo Central. Página 9 de 10

10 Nombre del Responsable Almacenamiento Tiempo de Disposición GCF06.14 Evaluación del Desempeño en Calidad de los. GCF06.15 Evaluación del Desempeño en Medio Ambiente de los. Funcionario Designado en la Obra Nombre de la Carpeta: Nombre del Subcontratista Archivo: Cronológico Invertido. Ejecución del Contrato. Archivo Central. Página 10 de 10