MANUAL PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES

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1 CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES Bogotá D.C., Junio de 2014

2 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE TÉRMINOS Y DEFINICIONES ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS MEDIOS DE RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIÓN DEL SISTEMA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS TRAMITACIÓN FINAL A UN DESTINATARIO INTERNO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y SUS FONDOS CUENTA COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS ELABORACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL ENVIADA TRAMITACIÓN FINAL A UN DESTINATARIO EXTERNO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y SUS FONDOS CUENTA PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIÓN DEL SISTEMA ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS URGENTES Y/O ESPECIALES DEVOLUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS REGISTRO Y CODIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN SIGOB ANULACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL FIRMAS RESPONSABLES DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES GESTIÓN EXTERNA DE CORREO Y MENSAJERÍA CREACIÓN Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN CLASIFICACIÓN Y ORDENACIÓN IDENTIFICACIÓN DE LAS CARPETAS O EXPEDIENTES INVENTARIO ÚNICO DOCUMENTAL

3 12.4. ÍNDICE DE CARPETA TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DEL DAPRE, AL ARCHIVO CENTRAL (TRANSFERENCIAS PRIMARIAS) TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS AL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS) PRÉSTAMO Y DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS LINEAMIENTOS PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MARCO LEGAL DOCUMENTOS ASOCIADOS RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

4 1. OBJETIVO Establecer procedimentalmente, los lineamientos para la administración, control y conservación de los documentos oficiales en sus diferentes soportes en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, desde su origen hasta su disposición final. 2. ALCANCE Aplica para todas las dependencias y los servidores de la Entidad, que en ejercicio de sus funciones y responsabilidades asignadas, produzcan, tramiten o manejen algún tipo de información y/o documentación institucional. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Archivo Central: Unidad Administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares, en general. Archivo de Gestión: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas dependencias u otras que las soliciten. Archivo Electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo Histórico: Archivo conformado por los documentos que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, (Actualmente en el DAPRE, Comité Institucional de Desarrollo Administrativo), deben conservarse permanentemente, dado su valor como fuente para la investigación, la ciencia y la cultura. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Conservación Permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental del DAPRE y que no son objeto de eliminación. 4

5 Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con fines de consulta posterior. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Eliminación Documental: Destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tiene valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la investigación. Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio Vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Mensajería Especializada: Se entiende por mensajería especializada, la clase de servicio postal prestado con independencia de las redes postales oficiales del correo nacional e internacional, cuyas características especiales deben cumplir las empresas que prestan este servicio. 5

6 Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística, por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de los fondos, las series documentales y los expedientes en los Archivos de Gestión. Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución y organismo no deben mezclarse con los de otros. Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y/o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación para su eliminación o conservación total o parcial. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenidos distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. 6

7 Transferencia documental: Proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se entrega al Archivo Central, (Transferencia Primaria) o al Archivo Histórico (Transferencia Secundaria al Archivo General de la Nación), los documentos que de conformidad con las Tablas de Retención Documental del DAPRE han cumplido su tiempo de retención en la etapa de Archivo de Gestión o de Archivo Central respectivamente; implica un cambio en el responsable de la tenencia y administración de los documentos de archivo, que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos. Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja). 7

8 4. ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES Las comunicaciones oficiales en el DAPRE, son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la Entidad, independientemente del medio utilizado. Las comunicaciones oficiales del DAPRE, se clasifican en: COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS 5. COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS Son comunicaciones dirigidas a la Entidad y/o a funcionarios titulares de las dependencias legalmente constituidas en la estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta (Ver Organigrama-D-DE-07), recibidas a través de diferentes medios. Para ser oficiales, éstas, se deben radicar en el módulo de registro de correspondencia del SISTEMA DE GESTIÓN DE SIGOB MEDIOS DE RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta, reciben las comunicaciones oficiales por diferentes medios de recepción (Ventanilla Única de Radicación, correo postal, fax-mail, correo electrónico, redes sociales, urna de cristal, página Web, línea y presencial), para ser radicadas en el módulo de registro de correspondencia del SISTEMA DE GESTIÓN DE SIGOB, dejando constancia de la fecha y hora de recibido. 8

9 VENTANILLA ÚNICA DE RADICACIÓN La entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas, siempre se hará, a través de las Ventanillas de Recepción de Correspondencia del Grupo de Gestión Documental, ubicadas en el primer piso del Edificio Administrativo DAPRE, Calle 7 No. 6 54, en el horario de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. en jornada continua, de lunes a viernes CORREO POSTAL El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, recibe Comunicaciones Oficiales Externas de las diferentes empresas de correo y para ello, cuentan con una (1) Ventanilla de Recepción de Correo Postal, ubicada en el primer piso del Edificio Administrativo DAPRE, Calle 7 No. 6 54, en el horario de 8:00 a.m. a 5:15 p.m. en jornada continua, de lunes a viernes FAX-MAIL Mediante el número de FAX-MAIL oficial , habilitado en el Grupo de Gestión Documental, se reciben las Comunicaciones Oficiales Externas, enviadas por las diferentes entidades estatales y ciudadanía en general CORREO ELECTRÓNICO Por este medio virtual, se reciben Comunicaciones Oficiales que requieren un trámite por parte de la Entidad, atendiendo lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000, el Acuerdo AGN 060 de 2001 y la Directiva Presidencial 04 de REDES SOCIALES La Entidad cuenta con herramientas virtuales como Facebook y/o Twitter, que facilitan la comunicación entre el Gobierno Nacional y la ciudadanía. Estos medios electrónicos, no han sido habilitados para el envío de documentación adjunta. Esta deberá ser enviada de manera física por los otros canales definidos URNA DE CRISTAL La Urna de Cristal es una plataforma del gobierno colombiano para la participación ciudadana y transparencia gubernamental que es administrada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Por este medio, se reciben inquietudes, consultas y propuestas de la ciudadanía que desea incidir en la política pública. Las solicitudes o peticiones que son designadas a la Entidad a través de la Urna de Cristal, son coordinadas a través del Grupo de Atención al Usuario. 9

10 PÁGINA WEB A través de la Página Oficial de la Entidad en el menú Servicios a la Ciudadanía ubicada en la parte inferior de la página, existen dos módulos mediante los cuales la ciudadanía podrán dirigirse al señor Presidente de la República, mediante el link Escríbale al Presidente y a la Entidad en general mediante el link PSQR LINEA La Entidad dispone de la línea nacional gratuita , habilitado en el Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos, para que la ciudadanía pueda dirigir sus peticiones, sugerencias, quejas y reclamos PRESENCIAL Y/O VERBAL A través de este medio, la ciudadanía podrá presentar peticiones presenciales y/o verbales, para lo cual, el Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos atenderá lo dispuesto en la Resolución 3046 del 20 de septiembre de 2012, en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. en jornada continua, de lunes a viernes. 10

11 5.2. RECEPCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS Procedimiento que consiste en la revisión y verificación por parte de los funcionarios responsables del recibo de las comunicaciones externas que llegan a la Entidad, el cual cuenta con los siguientes pasos: a. Medidas de Seguridad: todo sobre, paquete o mercancía, debe ser abierto antes de su radicación. Los funcionarios del Grupo de Gestión Documental, se apoyarán en el personal de seguridad y vigilancia del DAPRE y/o de la Secretaría de Seguridad Presidencial cuando corresponda, con especial cuidado en las comunicaciones que presenten las siguientes señales sospechosas. Sobres o empaques con alambres, cuerdas o papel metálico que sobresalga. Sobres o empaques con manchas de aceite o decoloraciones. Correspondencia sin datos del remitente o para devolución de correo. Correspondencia en la cual sólo figura como destinatario el cargo, sin nombre. Para los documentos que son remitidos por proponentes u oferentes que participan en procesos de selección contractual, y que deban ser entregados en sobre cerrado y depositados directamente en la urna ubicada en el Área de Contratos, el personal de seguridad y vigilancia deberá realizar la revisión correspondiente, para garantizar la seguridad y autorizar el ingreso de la persona que trae dicha documentación. b. Verificar la correcta identificación tanto del remitente como del destinatario. c. Revisar que la(s) firma(s) del documento(s) y la(s) copia(s) sea(n) idéntica(s) al original presentado. d. Verificar la cantidad de anexos que acompañan la comunicación y de no ser exacto el número de anexos, dejar la constancia correspondiente en el documento y en el registro del sistema. También se debe verificar que los anexos estén debidamente foliados REGISTRO DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS Todas las Comunicaciones Oficiales Externas que ingresen al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta, deben ser ingresados en el SISTEMA DE GESTIÓN DE, SIGOB y para el efecto, se cumplirán los siguientes lineamientos. (Ver P-GD-02 Procedimiento para la recepción, registro, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales externas). 11

12 a) Registrar en cada campo del SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB, los datos en mayúscula inicial y el resto en minúsculas. En el módulo de Registro de Correspondencia, iniciar el proceso de radicación de un documento, cumpliendo con los siguientes pasos: 1. Seleccionar Registro de Correspondencia, para iniciar la radicación de un nuevo documento. 2. Seleccionar Agregar, para adicionar un nuevo registro en la Base de Datos. 3. Seleccionar el Codificador de la Correspondencia a Radicar. (Ver L-AU-01 Lineamiento para la Clasificación de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos). 4. Registrar los Apellidos y/o Nombres del(los) emisor(es) de la correspondencia. Información general del emisor: Vocativo. Apellidos, Nombres. Número del documento de Identidad del Emisor (Sin puntos de separación) Sexo. Cargo (cuando aplique). Si es Persona Natural, seleccionarlo. Institución (Este campo debe registrarse en mayúsculas fijas) Departamento (Se registra el Área o Dependencia que remite). Teléfono (Verificar que el número esté completo). Fax (Verificar que el número esté completo). (cuando corresponda o esté disponible). Dirección Laboral (cuando corresponda o esté disponible) Dirección Particular (cuando corresponda o esté disponible) Otra Dirección (cuando corresponda o esté disponible) b) Registrar los datos de la Correspondencia. 12

13 Datos principales: Asunto o descripción: Resumen de una línea que debe caracterizar el contenido de la comunicación. Tipo: Se refiere a la clasificación interna que se ha dado en el sistema, para determinar algunas categorías de la documentación. (Ver L-AU-01 Lineamiento para la Clasificación de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos). Cantidad de Anexos: Número de folios que acompañan la comunicación. Si anexan algún otro tipo de soporte, éste, se relacionará en el campo Resumen del texto del documento (Ver Literal d, numeral 5.2. Recepción de las Comunicaciones Oficiales Externas ). Fecha de origen: Fecha en la que la comunicación fue elaborada. Número de Origen: Código y Número de radicación de la entidad origen.(cuando aplique) Grado de reserva: Campo que deberán diligenciar las dependencias, teniendo en cuenta, la Guía para la Clasificación de la Información de acuerdo con sus niveles de seguridad- G-GD-02. Prioridad: Los radicadores seleccionarán según corresponda, los términos Rutina o Urgente. Medio de Recepción: Se seleccionará el medio por el cual, el radicador recibe la documentación. Destinatario: Los radicadores deberán registrar, el nombre del Jefe de la Oficina o Área, Alto Consejero, Director o quien es el responsable de todas las Comunicaciones Oficiales de su dependencia, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Responsables por Dependencias. Para los casos en los cuales se haya delegado a un Asesor o Funcionario por encargo mediante acto administrativo, se registrará el nombre de este último. Responsable: Nombre del funcionario a quien competa realizar el trámite objeto de la comunicación. Los radicadores deberán prestar la máxima atención en el momento de seleccionar el destinatario a quien se le transferirá el documento, para evitar errores de transferencia que pueden generar demoras en el trámite correspondiente. CC: Campo que hace referencia a las copias que hayan sido compulsadas a otros destinatarios, el cual deberán diligenciar los radicadores según corresponda. Resumen del texto del documento: Campo creado para dar claridad y precisión a aspectos como anexos en distintos soportes al papel. También es importante y de obligatorio diligenciamiento, consignar por parte de los radicadores los números de las guías, en los casos en que los documentos lleguen por correo postal; el estado de los documentos cuando se evidencien daños o mutilaciones y cualquier otra circunstancia especial y que amerite ser registrada. c) Digitalización del Documento: Los radicadores, deberán digitalizar todas las comunicaciones que hayan registrado, con sus respectivos anexos. 13

14 d) Clasificación del Documento: Los funcionarios responsables en las distintas dependencias de la Entidad, deberán dar la clasificación al documento, de acuerdo con las Series y Subseries documentales establecidas en las Tablas de Retención Documental vigentes, indicando su localización territorial. e) Documentos Anexos: Este campo deberá ser diligenciado por los radicadores a quienes se les haya asignado la responsabilidad de recibir por correo electrónico, fax-mail y redes sociales, las Comunicaciones Oficiales remitidas a la Entidad por este medio virtual. f) Documento Precedente: Cuando una Comunicación Oficial tenga relación con otros documentos radicados con anterioridad, los radicadores deben indicar en el campo Documento Precedente, los números de radicación correspondientes, con el fin de que el sistema pueda establecer la relación. En caso que el documento sea respuesta de una comunicación enviada por la Entidad, los radicadores deben marcarla como respuesta del precedente en dicho campo RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS Procedimiento por el cual, el sistema asigna automáticamente un número único consecutivo de radicación a las comunicaciones oficiales, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con lo establecido en el acuerdo AGN 060 de Cada año se iniciará una nueva numeración, partiendo del codificador (EXT, DPG, DPI, etc.) 1, seguido de los dos últimos dígitos del año vigente y el número Este número, será el único que oficializará e identificará el documento para cualquier trámite en el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. a) Los radicadores deberán imprimir el número de radicación asignado por el sistema a los documentos, tanto en el original como en la copia; teniendo en cuenta que dicha impresión debe quedar en la parte superior derecha del frente del documento. Si por algún motivo dicho espacio se encuentra con información como logos, sellos o impresos, se imprimirá en la parte inferior derecha del frente del documento. Sólo en los casos donde no sea posible imprimir por el frente del documento, se hará al respaldo del mismo. b) Los radicadores deberán verificar visualmente la correcta selección del Despacho y funcionario responsable, a quien transferirán el documento; así como también, comprobar que el documento haya sido digitalizado correctamente y en su totalidad. c) Por último, los radicadores deberán transferir los documentos radicados que se encuentran en la bandeja Registro de Correspondencias de origen externo. 1 Codificadores definidos en el L-AU-01 Lineamiento para la Clasificación de Peticiones, Sugerencias, Quejas y Reclamos 14

15 5.5. PROCEDIMIENTO PARA RECEPCIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIÓN DEL SISTEMA Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema, se deberá llevar a cabo el siguiente procedimiento para la radicación de documentos de carácter urgente ; para tal fin, se aplicará el diligenciamiento del Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas, ubicado en el aplicativo SIGEPRE. Los funcionarios radicadores ubicados en las ventanillas de recepción de Correspondencia, verificarán los documentos y tendrán en cuenta lo establecido en los literales a, b, c y d descritos en el numeral 5.2. Recepción de las Comunicaciones Oficiales Externas de este capítulo. Se deberá informar a la ciudadanía en el momento de hacer la recepción de su correspondencia, las fallas o la suspensión temporal del sistema y suministrar los números telefónicos del Grupo de Gestión Documental, donde podrán consultar posteriormente el 15

16 número de radicación asignado en el sistema y la dependencia a donde fue transferido el documento para su trámite. Registrar la información correspondiente a cada una de las columnas del Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas en original y copia por dependencia, cumpliendo con los siguientes pasos: Cumplidos los pasos anteriores, se deberán entregar los documentos a los mensajeros asignados de cada dependencia y copia del Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas. Una vez reestablecido el sistema, se deberá hacer la radicación oficial, con los datos registrados en el Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas y registrar en dicho formato, el número de radicación asignado por el sistema. Igualmente, se deberá dejar la anotación correspondiente en el registro de radicación, que se trata de un documento recibido con anterioridad por fallas en el sistema y registrando la fecha y hora exacta en que fue recibido efectivamente. 16

17 Cuando finalice la radicación de la correspondencia relacionada en el Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas, ubique dicho formato en la carpeta correspondiente a cada dependencia dentro de los casilleros correspondientes DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS Una vez registradas las comunicaciones en el SIGOB, se imprimirán planillas para cada una de las dependencias destinatarias de las diferentes comunicaciones, y se hará la distribución interna respectiva por parte del Grupo de Gestión Documental, para su trámite. Una vez impresa(s) la(s) planilla(s) generadas por el aplicativo SIGOB, realizar la recolección de los documentos y organizarlos de acuerdo con el número de radicación, para ser ubicados en el casillero correspondiente. Entregar los documentos de cada dependencia al mensajero y/o funcionario responsable, quien verificará los datos registrados en las planillas con los de las comunicaciones transferidas y firmará en el renglón correspondiente el recibido con nombre, fecha y hora en el original y copia de la Planilla de Entrega de Documentos; finalmente, archivar la planilla en la carpeta correspondiente de cada dependencia. La entrega de las comunicaciones oficiales radicadas, se realizará en los siguientes horarios:. 17

18 5.7. SEGUIMIENTO Y CONTROL AL TRÁMITE DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS Todas las comunicaciones oficiales de origen externo, radicadas en el Sistema SIGOB, deberán ser tramitadas a través del mismo, garantizando el cumplimiento de los tiempos establecidos para su respuesta; igualmente, se deberá garantizar un seguimiento y control eficaz por parte de cada funcionario que intervenga en su gestión, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones: Se deberá derivar siempre la respuesta oficial, desde el registro correspondiente a la Comunicación Oficial Externa recibida en cada uno de los despachos del SIGOB. Se deberá dar por finalizada la gestión del documento de origen externo, una vez se garantice que se ha dado la gestión total a dicho documento; igualmente se deberá registrar el resultado de la gestión realizada por cada funcionario, antes de finalizarla oficialmente. Los responsables o jefes de cada dependencia, deberán tomar las medidas pertinentes para que en el menor tiempo posible, se dé el trámite oficial a las comunicaciones reportadas por el Grupo de Gestión Documental o en su defecto, para que se realicen los ajustes y procedimientos pertinentes en el SIGOB, que evidencien que a dichas comunicaciones se les dio una respuesta oportuna. Cuando un funcionario se desvincule de la Entidad, el jefe de la dependencia, garantizará la gestión y finalización de las comunicaciones oficiales asignadas al mismo, en el sistema SIGOB. 6. COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS Son las comunicaciones que se producen entre las distintas dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y/o sus Fondos Cuenta, mediante el módulo de gestión 18

19 de correspondencia del SISTEMA DE GESTIÓN DE SIGOB en razón del servicio y en desarrollo de las funciones a ellas asignadas. Únicamente se consideran Comunicaciones Oficiales Internas, los memorandos (MEM), certificaciones (CER) y las circulares (CIR). Las comunicaciones oficiales internas, serán identificadas por un codificador y número consecutivo asignado por el sistema, que quedará registrado en cada comunicación y no podrá ser modificado, alterado o borrado. Cada año, se iniciará una nueva numeración, partiendo del codificador (CIR, CER, MEM), seguido de los dos últimos dígitos del año vigente y el número Este número, será único por cada documento e identificará al mismo a nivel institucional ELABORACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES INTERNAS En formato oficial del documento (Memorando, Circular o Certificación). Nombre del destinatario interno del Directorio Institucional. El título o asunto de la correspondencia. El grado de reserva que se le desea otorgar. Grado de Prioridad (rutina, urgente). Si espera respuesta y la fecha estimada; permite controlar toda correspondencia que requiera respuesta. Nombre del emisor; permite seleccionar el firmante del documento. Edición del documento; permite ingresar al formato desplegado y en modo de edición incorporar o redactar la información y/o correspondencia deseada. Una vez finalizada la edición de la comunicación, debe ser transferida al siguiente funcionario responsable para su corrección y/o tramitación final. La transferencia entre los funcionarios responsables genera el recorrido del documento y cada funcionario participante, debe dejar constancia en el sistema de las modificaciones y/o correcciones realizadas al contenido del documento, antes de ejecutar la transferencia al siguiente funcionario responsable. Este procedimiento de transferencia y correcciones a través del SISTEMA DE GESTIÓN DE SIGOB, sólo se debe realizar hasta tener la certeza de que la correspondencia será radicada y enviada al destinatario final; evitando transferencias de comunicaciones sin la debida revisión final y aprobación por parte de la autoridad responsable de la firma del mismo. No se deben imprimir Comunicaciones Oficiales Internas en ningún momento, ni en estado de elaboración, ni tampoco en su versión final, ya que el documento se transfiere electrónicamente en el sistema, ahorrando tiempo, papel, elementos de impresión y trámites. Únicamente las Comunicaciones Oficiales Internas, tendrán la firma digitalizada en los documentos de carácter interno, transferidos virtualmente mediante el sistema SIGOB. 19

20 6.2. TRAMITACIÓN FINAL A UN DESTINATARIO INTERNO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y SUS FONDOS CUENTA Una vez finalizado el proceso de elaboración de la Comunicación Oficial Interna, se debe clasificar por temas y de acuerdo con la estructura de las Tablas de Retención Documental vigentes, radicar y enviar virtualmente por parte del Jefe o funcionario designado de cada dependencia, copia al o a los destinatarios del documento a través del Sistema sin imprimir el documento. Todos los datos que se ingresen en el sistema, deberán cumplir con los siguientes parámetros: Los datos en cada campo se incluirán en mayúscula inicial y el resto en minúscula, exceptuando el campo INSTITUCIÓN ; en el cual, toda la información deberá ser incluida en mayúscula. Todos los datos deben cumplir las normas ortográficas y de acentuación (Tildes) correspondientes. El Sistema codifica automáticamente la comunicación al momento de finalizar el trámite y el funcionario responsable, deberá transferir virtualmente el documento al despacho correspondiente del destinatario interno de la Entidad. El funcionario destinatario recibirá el documento en formato electrónico, y dispondrá de la capacidad para utilizar esta misma información y asignar la comunicación al proceso de trámite que corresponda al interior de la dependencia a su cargo. Únicamente se podrá imprimir una copia de la comunicación interna, cuando el remitente deba hacer entrega de anexos que se encuentran en medio físico y para que en dicha copia, se registre el recibido por parte del funcionario destinatario que los recibe. El Sistema permite en todo momento a los funcionarios involucrados y/o responsables de los procesos de trabajo, revisar y hacer seguimiento a las acciones que se realicen sobre la documentación en trámite y de esta forma optimizar de los procesos de trabajo. Cada dependencia, debe establecer los términos de respuesta para las comunicaciones internas que se deban tramitar allí. Dichos términos, deben estar acordes con los principios de eficiencia, eficacia, imparcialidad y oportuna respuesta, así como a los tiempos establecidos en el presente Manual, para cumplir con la misión institucional. Si se da respuesta a una Comunicación Oficial Interna, genere la respuesta desde la comunicación recibida y realice los mismos pasos para una comunicación nueva. Es responsabilidad del Jefe de cada dependencia o del funcionario a quien delegue, velar por el cumplimiento de los términos establecidos, así como del efectivo trámite de las comunicaciones. 7. COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Es la información que se produce o elabora en las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta, dirigida a otras entidades públicas o privadas o a 20

21 personas naturales y/o jurídicas, radicada y tramitada por los funcionarios responsables en cada dependencia, para ser enviada fuera de la Entidad, a través del Grupo de Gestión Documental. Cada año, se iniciará una nueva numeración, partiendo de OFI, seguido de los dos últimos dígitos del año vigente y el número Esta numeración, será única y centralizada a nivel institucional por parte del Grupo de Gestión Documental ELABORACIÓN DE UNA COMUNICACIÓN OFICIAL ENVIADA Todas las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta, deberán elaborar las Comunicaciones Oficiales Enviadas para un destinatario fuera de la Entidad, en el SISTEMA DE GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS OFICIALES SIGOB utilizando únicamente el codificador (OFI) así: Seleccionar el formato o plantilla que va a utilizar para la elaboración de una nueva correspondencia (Oficio). Seleccionar destinatario del Directorio Institucional. Si no se encuentra registrado, debe incorporar todos los datos relativos al mismo y registrarlo en el Directorio. Registrar el asunto o tema de la Comunicación Oficial. Seleccionar el Tipo de Documento (Oficio). Seleccionar el Grado de Reserva. Seleccionar Prioridad (Rutina, Urgente). Seleccionar Medio de Envío. Ninguna comunicación debe ser fechada, ni numerada manualmente. El número y fecha del documento, lo genera automáticamente el sistema al momento de su radicación o tramitación final; no se deben colocar consecutivos diferentes al de la radicación oficial, ya que éstos causan confusión al momento de dar respuesta y no permiten la derivación de las comunicaciones en el SIGOB. Los anexos deben ser foliados por parte de las dependencias y unidos al original de la comunicación y es responsabilidad de la dependencia remitente, que éstos lleguen a la ventanilla interna del Grupo de Gestión Documental, en el orden y número indicados. Colocar en la parte inferior izquierda de las comunicaciones (como Actos Administrativos, Oficios y Memorandos), el número de folios y cantidad de anexos que los acompañan. Cuando la comunicación que se envía es producto de una respuesta a una solicitud radicada, se debe indicar el número de radicación de ingreso a la Entidad, en el asunto de la misma. Si se elaboran copias adicionales, se deben colocar en la parte final del oficio, los nombres, cargos, entidades, direcciones y elaborar los sobres respectivos. Las comunicaciones que no cumplan con estas normas, serán devueltas sin excepción a la dependencia correspondiente por parte del Grupo de Gestión Documental, en los recorridos establecidos para la recepción de comunicaciones. 21

22 Seguridad de la Información. Se refiere al grado de reserva que se le deba otorgar a la documentación. (Ver Guía para la Clasificación de la Información de acuerdo con sus niveles de seguridad-g-gd-02). Prioridad. Obedece a la celeridad con la cual se deba tramitar la documentación. (rutina, urgente). Servicio. El medio de envío que requiere la documentación, dependiendo su prioridad. Nombre del emisor. Permite seleccionar el funcionario responsable de firmar el documento. Edición del documento; permite ingresar al formato desplegado en modo de edición, incorporar o redactar la información deseada. Clasificación de la Correspondencia, sea esta hacia el exterior o interna para la institución, debe ser clasificada por temas y de acuerdo con las Tablas de Retención Documental vigentes. Una vez finalizada la edición de la comunicación, debe ser transferida al siguiente funcionario responsable para su corrección y/o tramitación final. El proceso de transferencia entre los funcionarios responsables genera el recorrido del documento y cada funcionario participante, dejará constancia de las modificaciones y/o correcciones realizadas al contenido del documento en el Sistema, antes de realizar la mencionada transferencia al siguiente funcionario responsable. Este procedimiento de transferencia y correcciones a través del SISTEMA DE GESTIÓN DE SIGOB, sólo se debe realizar hasta tener la certeza de que la correspondencia será radicada y enviada al destinatario final; evitando transferencias de comunicaciones, sin la debida revisión final y aprobación por parte de la autoridad responsable de la firma del mismo TRAMITACIÓN FINAL A UN DESTINATARIO EXTERNO DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA Y SUS FONDOS CUENTA. Finalizada la edición y corrección de la comunicación, se debe clasificar y dar trámite oficial (El sistema asigna automáticamente un número de oficio consecutivo, partiendo del codificador (OFI), seguido de los dos últimos dígitos del año vigente y el número ), después de tramitado se debe indicar en el sistema qué se hará luego de tramitar la correspondencia: Dejar Pendiente para su posterior tramitación definitiva o Finalizarla; Se debe indicar si se quiere abrir el documento después de tramitado, enviar copias luego de tramitado, enviar la correspondencia a la Mesa de Salida y enviar correspondencia por correo electrónico; imprimir, firmar el original y las copias, y enviar a la ventanilla interna del Grupo de Gestión Documental, el documento con tantas copias en papel y anexos que correspondan, para la entrega al destinatario final. Con el propósito de oficializar el envío y para efectos de dar cumplimiento a los términos de vencimiento que establece la Ley, es importante recordar que dichos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento. 22

23 7.3. PROCEDIMIENTO PARA TRAMITAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS CUANDO SE PRESENTEN FALLAS O SUSPENSIÓN DEL SISTEMA Cuando se presenten fallas o suspensiones del sistema que evidencien una prolongada restauración normal para llevar a cabo el proceso de trámite de los documentos en el módulo de Gestión de Correspondencia del SIGOB, se deberá llevar a cabo por parte de cada dependencia el siguiente procedimiento para la respuesta de documentos de carácter urgente y que requieren de un trámite perentorio: Recibir los documentos de carácter urgente que se han relacionado en el Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas por parte de la Mesa de Entrada de Correspondencia y verificar que efectivamente dichos documentos son de competencia de la dependencia; si no es así, devolver inmediatamente aquellos documentos que no son de su competencia, dejando constancia de devolución en el mismo formato. Iniciar el trámite correspondiente de los documentos y de ser necesario generar una comunicación como respuesta a los mismos, deberán elaborarla desde el procesador de texto Word de su computadora, archivando una copia de la misma en el disco duro. Para el envío de dichas comunicaciones, se deberá seguir el mismo procedimiento mencionado en el numeral 5.6. Distribución y Entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas. Una vez se haya restablecido el SIGOB, la Mesa de Entrada de Correspondencia, registrará oficialmente los documentos que se habían relacionado en el Formato F-GD-09 Registro Urgente de Comunicaciones Oficiales Externas con los datos que se habían registrado en este y le serán transferidos a cada dependencia a través del sistema. El responsable de cada dependencia de dar trámite a este tipo de documentos, deberá registrar en las anotaciones correspondientes a cada radicado, la fecha en que fue dada la respuesta y anexar la copia de ésta que se debió guardar anteriormente en el disco duro. 23

24 7.4. ENTREGA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Las Comunicaciones Oficiales Enviadas que emitan las dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta, con destino a otras Entidades Públicas o Privadas, a personas Naturales o Jurídicas, deben ser relacionadas en el Formato F-GD-04 Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones y entregadas en sobres totalmente sellados en la ventanilla interna del Grupo de Gestión Documental, (Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepción, registro y entrega de las comunicaciones oficiales enviadas). Las dependencias son responsables del registro del código de su dependencia y número de radicación institucional (OFI) asignado en forma automática por el SIGOB, para cada comunicación elaborada y firmada por la autoridad responsable de la dependencia. Para facilitar su alistamiento y trámite por parte de los funcionarios del Grupo de Gestión Documental, los envíos deben ser entregados teniendo en cuenta, los horarios establecidos de recolección preestablecidos por el operador de correo, (Ver Capitulo 11. Gestión Externa de Correo y Mensajería). Todas las Comunicaciones Oficiales que se produzcan para ser enviadas por las diferentes dependencias del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta, deben ser elaboradas en el SIGOB y tramitadas en el mismo; cada dependencia, las entregará en la ventanilla interna del Grupo de Gestión Documental, para ser remitidas a su destino y éste a su vez debe verificar que: Las comunicaciones y sobres, contengan los datos completos del (los) destinatario(s). Nombre, cargo, entidad, dirección, código postal (cuando aplique), piso, oficina, apartado aéreo, fax, ciudad, departamento y país. La comunicación cuente con el código y número asignado por el SIGOB, con constancia de la fecha de radicación COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS URGENTES Y/O ESPECIALES En los casos que por circunstancias especiales, se requiera que los documentos salgan directamente de una dependencia, deberán ser previamente registrados en el SISTEMA DE GESTIÓN DE SIGOB, por parte del funcionario encargado en cada una de ellas, garantizando el cumplimiento de lo establecido en el presente Manual, registrando igualmente en el SIGOB, los datos correspondientes a la entrega de los documentos (nombre de funcionario que entrega, nombre de la persona que recibe, fecha y hora). Cuando se trate del envío de mercaderías (Cajas, Paquetes, etc.), se debe especificar su contenido en el Formato F-GD-04 Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de 24

25 Ejemplo: Devoluciones y tener el visto bueno de revisión, impartida por el personal de Recepción y Vigilancia del DAPRE. Ver P-GD-03 Procedimiento para la recepción, registro y entrega de las comunicaciones oficiales enviadas). Estos envíos, deben ser rotulados únicamente en computador o máquina de escribir, y tener como requisitos mínimos los siguientes: Código de la Dependencia Número de Radicación Institucional asignado por SIGOB Nombre del Destinatario Dirección completa Ciudad y Departamento Teléfono El incumplimiento de cualquiera de éstos, será causal de devolución del (los) documento(s) a la dependencia remitente para su corrección. Una vez entregada las Comunicaciones Oficiales y/o Envíos a las diferentes empresas de mensajería, estos quedarán sometidos a las normas, leyes, siniestros y cubrimiento de cada una de ellas y de los países de destino; por tal motivo, la dependencia remitente, será la única responsable de cualquier irregularidad que presente su contenido. Los documentos que por su importancia y naturaleza, requieran trámite urgente a nivel nacional o internacional, deben ser relacionados en el Formato F-GD-04 Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones y contar con la Autorización del Coordinador del Grupo de Gestión Documental. 25

26 7.6. DEVOLUCIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Cuando una comunicación oficial que haya sido emitida por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y sus Fondos Cuenta, sea devuelta por el correo, se remitirá a la dependencia correspondiente y se dejará constancia de la devolución en el Formato F-GD-04 Solicitud Envío de Comunicaciones Oficiales y Control de Devoluciones. (Ver P-GD-04 Procedimiento para la devolución de las comunicaciones oficiales enviadas) REGISTRO Y CODIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS Es la información de registro y codificación de la Correspondencia Oficial Enviada del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y/o sus Fondos Cuenta, con destino a otras Entidades públicas o privadas, a personas naturales o jurídicas. Procedimiento: a. Registro en la Mesa de Salida: Cuando algún funcionario tramita una Comunicación Oficial y la deriva a la Mesa de Salida del Grupo de Gestión Documental, ésta automáticamente recibe una alerta para programar el envío. Las dependencias hacen llegar a la ventanilla interna del Grupo de Gestión Documental, el documento físico firmado y listo para ser enviado (Ver numeral 6.4. Entrega de las Comunicaciones Oficiales Externas por parte de las Dependencias. Con estos dos insumos, la Mesa de Salida programará eficientemente el envío de toda las Comunicaciones Oficiales Externas de la Entidad. b. Asignar responsable de envío: Permite que el responsable de la Mesa de Salida del Grupo de Gestión Documental asigne a la persona quien gestionará la Comunicación Oficial a su destino final. Una vez asignado el responsable, el registro de la Comunicación Oficial, aparecerá en la bandeja pendientes de recepción para envío a destinatarios. c. Consulta en Mesa de Salida: Una vez asignada la Correspondencia Oficial al funcionario responsable del Grupo de Gestión Documental quien es el encargado de gestionarla, se cumplirán los siguientes lineamientos: 26

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