MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE SECRETARÍA GENERAL ARCHIVO UNIVERSITARIO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE SECRETARÍA GENERAL SECCIÓN DE Y REGISTRO Aulario María de Guzmán C/ San Cirilo, s/n Alcalá de Henares (Madrid) Teléfono: /02/03 Fax:

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3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL Archivo Universitario y Registro Aulario María de Guzmán C/ San Cirilo, s/n Alcalá de Henares (Madrid) Teléfono : /02/03 Fax:

4 Documento elaborado por: Santiago B. Gutiérrez Martínez José Ignacio Sánchez Galán Colaboración y asesoramiento: Clara Collar López

5 ÍNDICE 1. Diagramación: Simbología Flujograma 1. MACROPROCESO: SISTEMA DE ARCHIVOS 1.1 Proceso Gestión documental Ingreso de documentación Identificación de series documentales Clasificación Programa de descripción documental (PDD). Instrumentos de descripción 1.2 Configuración y mantenimiento de bases de datos Automatización del Archivo Mantenimiento de los sistemas Bases de datos en Web 1.3 Proceso Digitalización Digitalización 1.4 Proceso Acceso a la documentación Consulta Préstamo Reproducción de documentación 1.5 Conservación Conservación de documentos Plan de prevención de riesgos. Programa de documentos esenciales. 1.6 Valoración y calificación Comisión calificadora de documentos. 1.7 Formación y difusión Formación Difusión.

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7 FLUJOGRAMA: Símbolos INICIO y FIN ACTIVIDADES DECISIÓN DOCUMENTO SISTEMA GESTIÓN ARCHIVOS SIGA FASE PROCEDIMIENTO OPERATIVO P.O.

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9 PROCESO Gestión documental

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11 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 1 de 9 P.O.: PROCEDIMIENTO OPERATIVO Ingreso de documentación ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Firma: Puesto: Firma: Puesto: Firma:

12 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 2 de 9 P.O.: ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Explicación del Proceso 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 5. RESPONSABILIDADES 6. ANEXOS

13 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 4 de 10 P.O.: OBJETO Explicación del procedimiento de transferencia de la documentación generada por las diferentes unidades de la Universidad de Alcalá y su recepción en el Archivo Universitario. Este procedimiento traslada la responsabilidad sobre la custodia y gestión del patrimonio documental de la Universidad de Alcalá desde el órgano productor al Archivo Universitario. 2.- ALCANCE Este procedimiento afecta a los órganos de gobierno, los servicios universitarios, los centros docentes propios y adscritos, los departamentos, institutos universitarios, centros de apoyo a la investigación y demás unidades que forman parte de la Universidad de Alcalá. 3.- PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Anexo I: Ver figura I Explicación del proceso El Reglamento del Archivo Universitario establece que éste, como depositario del patrimonio documental de la UAH, custodia la documentación que le transfieren los diferentes órganos y unidades de la Universidad. Son ingresos ordinarios las transferencias enviadas al archivo por las unidades académicas y administrativas de la Universidad de Alcalá.

14 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 5 de 10 P.O.: Se consideran ingresos extraordinarios aquellos fondos que se incorporan como consecuencia de donación, depósito, compraventa o cualquier otro sistema previsto en el ordenamiento jurídico. Para aceptar un ingreso extraordinario, el Archivo requiere un documento donde se especifiquen las características detalladas del mismo, formalizado mediante resolución del Rector (Art. 17 del Reglamento). Transcurrido el período de tiempo de permanencia de la documentación en el archivo de gestión, establecido de forma genérica entre 1 y 5 años, con los procedimientos administrativos resueltos y una escasa frecuencia de uso, la oficina productora prepara el envío de la documentación al Archivo Universitario de acuerdo al Calendario de transferencias establecido y las Normas de transferencia publicadas en la página Web del Archivo Universitario: ACCIONES Envío de documentación por las unidades productoras 1º. Eliminación de duplicados, clips, material plástico, documentación de apoyo (manteniendo el orden de producción de los documentos dentro del expediente y de los expedientes entre sí: cronológico, alfabético, etc.). 2º. Cada expediente irá en su carpetilla de Archivo normalizada, en cuya portada se anotarán los siguientes datos: a) Código de clasificación y nombre del organismo productor b) Código de clasificación y nombre del organismo remitente c) Periodo de tiempo que comprende la documentación que se envía d) Código y nombre de la serie documental e) Signatura

15 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 6 de 10 P.O.: A su vez, esta carpetilla -o carpetillas- se introducirán en cajas de archivo definitivo numeradas. 3º. La Unidad cumplimentará la Hoja de transferencia normalizada que está publicada en la Web del Archivo. 4º. Se avisará al Archivo del envío de la transferencia con antelación. El envío se realizará dependiendo de su volumen por correo interno o a través del servicio de mudanzas. Recepción de la documentación en el Archivo Universitario 1º. En el Archivo se recibe el aviso de transferencia y la relación de entrega, colocándose en la situación: Control de transferencias pendientes de llegar. 2º. En la fecha acordada con la Unidad llegan las cajas. Se supervisa su correcta colocación en el predepósito, comprobando el número de cajas y la instalación provisional: Control de transferencias pendientes de procesar. 3º. Se da entrada a la transferencia en el Libro de Registro de entrada, asignando: a) número de entrada: secuencial según orden de recepción b) número de entrada por organismo c) fecha de recepción. En esta fase se realizan en el Archivo dos procesos simultáneos: tramitación de los procedimientos operativos del proceso de Gestión Documental (PO 1.1.2, PO y PO 1.1.4) y, completar o rectificar - según el caso- la hoja de transferencias enviada por la Unidad. 4º. Descrita e instalada la documentación, se imprimen tres copias de la Hoja de transferencia ya cotejada, firmadas por el responsable del Archivo se envían a la oficina

16 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 7 de 10 P.O.: productora: Control de transferencias enviadas para validación por el Archivo de Oficina. 5º. El responsable de la oficina productora firma las tres copias, se queda con una para su control, y devuelve dos al Archivo, que las guarda: a) 1 por nº de registro de entrada b) 1 por nº entrada por organismo La Hoja de transferencias firmada es la evidencia que nos confirma el traslado de la responsabilidad de custodia sobre los fondos transferidos de la unidad productora al Archivo. Este procedimiento está relacionado con los siguientes procedimientos operativos: PO Identificación de series documentales PO Clasificación PO Programa de descripción documental. Instrumentos de descripción 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Ley de Patrimonio Histórico Español, 16/1985 de 25 de junio (BOE 29/06/1985), modificada por Real Decreto Legislativo 3/2004 de 5 de marzo (BOE ). Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid 4/1993 de 21 de abril (BOCM ). Estatutos de la Universidad de Alcalá (Decreto 221/2003, BOCM ), Art. 219 Reglamento del Archivo Universitario (Consejo de Gobierno UAH ) Normas de transferencia: chivouniversitario/normativa.shtm Calendario de transferencias

17 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 8 de 10 P.O.: RESPONSABILIDADES Rector UAH: Resolución sobre ingresos extraordinarios. Archivo Universitario: Cotejo y custodia de los fondos transferidos. Elaboración del calendario de transferencias. Asesoramiento a las unidades productoras sobre el procedimiento. Órganos, centros y servicios de la Universidad de Alcalá: Envío de la documentación producida en la unidad según la periodicidad dada y las normas de transferencia establecidas. 6. ANEXOS Anexo I: Diagrama de flujo. Anexo II: Modelo de Hoja de Transferencia. Anexo III: Oficio de remisión para las unidades productoras

18 ANEXO I MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA Versión 1 Julio 2010 DENOMINACIÓN: Ingreso de documentación ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Archivo Universitario Documento elaborado por: Sección de Archivo UNIDAD PRODUCTORA Descripción del procedimiento INICIO 1. El procedimiento lo inician las unidades productoras de documentación INGRESO ORDINARIO INGRESO EXTRAORDINARIO 2. El tipo de ingreso se regula en el Reglamento del AUAH Normas de transferencia Preparar la documentación Empaquetar la documentación Cumplimentar y envíar relación Hoja transferencia Formalizar ingreso Resolución Rector Acordar fecha de entrega Recibir cajas Verificar y ALTA 3. Para formalizar los ingresos extraordinarios es necesaria la resolución del Rector 4. Las unidades de la UAH preparan el envío de documentación al Archivo de acuerdo con el calendario y las normas de transferencia 5. La Unidad completa los campos de la Hoja de transferencia y acuerda con el Archivo la fecha de entrega de la documentación 6. Cuando se recibe la documentación en el Archivo se coteja el número de cajas enviadas y la hoja de control de transferencias pendientes de procesar, se da de alta la transferencia en el Libro de Registro de entrada de documentos Instalación provisional 7. La documentación se instala provisionalmente en las dependencias del Archivo I

19 ANEXO I (Continuación) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA Versión 1 Julio 2010 DENOMINACIÓN: Ingreso de documentación ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Archivo Universitario Documento elaborado por: Sección de Archivo UNIDAD PRODUCTORA Descripción del procedimiento I PO 1.1.2, PO y/o PO Completar datos Hoja de Transferencia definitiva 8. Simultáneamente a la realización del proceso técnico descrito en los Procedimientos Operativos 1.1.2, y/o 1.1.4, se completan o rectifican los datos en la Hoja de Transferencia provisional que la Unidad ha enviado 9. El archivo imprime tres copias de la Hojas de transferencia definitiva que, firmadas por el Responsable del mismo, se remiten a la unidad donante Imprimir y firmar 3 Copias 10. El responsable de la Unidad firma las copias recibidas, se queda una para su control y devuelve las otras dos al Archivo Conformidad y control Archivar 2 copias 11. Las copias firmadas se archivan por nº de Registro de entrada en el Archivo y por nº de entrada por el organismo FIN 12. Fin del procedimiento

20 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 8 de 9 P.O.: ANEXO II

21 PROCEDIMIENTO OPERATIVO INGRESO DE DOCUMENTACIÓN Rev.: Página 9 de 9 P.O.: ANEXO III

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23 PROCEDIMIENTO OPERATIVO IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Rev.: Página 1 de 5 P.O.: PROCEDIMIENTO OPERATIVO Identificación de Series Documentales ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Firma: Puesto: Firma: Puesto: Firma:

24 PROCEDIMIENTO OPERATIVO IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Rev.: Página 2 de 5 P.O.: ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Explicación del proceso 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 5. RESPONSABILIDADES 6. ANEXOS.

25 PROCEDIMIENTO OPERATIVO IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Rev.: Página 3 de 5 P.O.: OBJETO Explicación del procedimiento de identificación de series documentales, siendo éstas el reflejo documental de las funciones de los diversos departamentos y unidades de la Universidad, para facilitar las tareas de clasificación, valoración y descripción de la documentación. 2.- ALCANCE Este procedimiento va referido al personal técnico del Archivo Universitario, que debe realizar el seguimiento de la evolución institucional y funcional de la Universidad, así como el reflejo documental en que se plasman esas funciones. 3.- PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Anexo I: Ver figura I Explicación del proceso ACCIONES 1º. La identificación comienza con la denominación de la serie o tipo documental, para ello se escoge el nombre genérico con el que es reconocido. 2º. Se asigna un código del Cuadro de Clasificación vigente en el Archivo. 3º. Se define su contenido general. 4º. Se concreta la legislación pertinente que afecte al proceso o a la función que luego verá su expresión documentalmente.

26 PROCEDIMIENTO OPERATIVO IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Rev.: Página 4 de 5 P.O.: º. Se delimita el productor del tipo documental, vinculado con las funciones que tiene atribuidas y que corresponden como reflejo de esas operaciones. 6º. Cuando sea pertinente se definirán los destinatarios o afectados por el procedimiento. 7º. En la medida de lo posible, se describen y enumeran los trámites administrativos y documentos básicos que forman el expediente. 8º. Se escoge la ordenación de la serie; dependiendo de su contenido podrá ser alfabético, numérico, cronológico u otros. 9º. Indicación de las series relacionadas. 10º. Se indica la vigencia administrativa de la serie, comprobando los valores primarios y secundarios de la misma en su evolución temporal. 11º. Niveles de descripción: se delimita la descripción que será requerida en cada serie, en relación al nivel de detalle que sea pertinente a esa serie. Por lo general las series son descritas a nivel Inventario. 12º. Se proponen las recomendaciones de conservación de la serie y sus condiciones de selección y expurgo. 13º. Acceso: se determina el derecho de acceso a la serie documental, los interesados y su regulación. 14º. La realización de los pasos anteriores repercute en la elaboración de los siguientes instrumentos: Cuadro de clasificación, Inventario de series, calendario de conservación y normas de accesibilidad documental. 15º. En caso necesario se apuntan las observaciones que requiera la serie documental.

27 PROCEDIMIENTO OPERATIVO IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES Rev.: Página 5 de 5 P.O.: º. Después del estudio de identificación de la serie, se introducen todos los datos en la ficha correspondiente del SIGA. Este procedimiento tiene relación con los siguientes procedimientos operativos: PO Clasificación PO Automatización del Archivo PO Comisión de valoración de documentos 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Disposiciones normativas de carácter general y específico aplicables a cada caso. Reglamento del Archivo Universitario (Aprobado en Consejo de Gobierno de la UAH el ). Cuadro de Clasificación de fondos vigente en el Archivo de la UAH. 5. RESPONSABILIDADES Comisión de valoración de Documentos Administrativos: Sanciona las propuestas de accesibilidad y la posible eliminación de series documentales propuestas por el Archivo. (Art. 32 del Reglamento del Archivo Universitario). Dirección y personal técnico del Archivo Universitario: Responsables de la elaboración, desarrollo y mantenimiento del proceso. 6. ANEXOS Anexo I: Diagrama de flujo.

28 ANEXO I MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA VERSIÓN 1 Julio 2010 DENOMINACIÓN: Identificación de series documentales ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Sección de Archivo Documento elaborado por: Archivo Universitario Descripción del procedimiento INICIO 1. El Archivo Universitario de la UAH inicia el procedimiento Denominar serie 2. Se elige la nominación y el código por el que se va a identificar la serie o tipo documental Definir contenido 3. El contenido de la serie se define en función de la finalidad administrativa que comprende todo el proceso Concretar legislación 4. Se relacionan las disposiciones legales que afectan directamente a la serie Establecer procedencia 5. Se señala el organismo que, en aplicación de las funciones que tiene atribuidas, produce la serie Definir destinatarios 6. Si es pertinente, relacionar los afectados por el procedimiento Describir procedimiento 7. Se enumeran y describen los documentos básicos que forman parte de los procedimientos administrativos que conforman la serie I

29 ANEXO I (Continuación) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA VERSIÓN 1 Julio 2010 DENOMINACIÓN: Identificación de series documentales ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Sección de Archivo Documento elaborado por: Archivo Universitario Descripción del procedimiento I Ordenar la serie 8. Atendiendo a su contenido se elige la ordenación de la serie: cronológica, numérica... Indicar relación 9. Establecer las series documentales que están relacionadas con la principal por su duplicidad, subordinación o complementariedad del contenido Proponer vigencia 10. El Archivo Universitario propone la vigencia administrativa de la serie y sus valores Describir Inventario Series 11. En esta fase se indicará el nivel de detalle de descripción requerido en cada serie, así como el soporte en el que se encuentra. El resultado será el Inventario de Series Proponer conservación y acceso Calendario / Normas 12. Se propone el calendario de conservación, la modalidad de eliminación (en su caso) y la regulación de las condiciones de acceso a los interesados Sancionar propuestas 13. La Comisión Calificadora de documentos, sanciona las propuestas efectuadas por el Archivo relativas a los art. 31 y 32 del Reglamento SIGA 14. Con las observaciones propuestas, se graba la ficha en el Sistema de gestión de Archivos FIN 15. Fin del procedimiento

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31 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 1 de 9 P.O.: PROCEDIMIENTO OPERATIVO Clasificación ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Firma: Puesto: Firma: Puesto: Firma:

32 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 2 de 9 P.O.: ÍNDICE 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. PROCESO. 3.1 Diagrama de flujo. Explicación del proceso 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA. 5. RESPONSABILIDADES 6. ANEXOS.

33 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 3 de 9 P.O.: OBJETO Explicación del procedimiento de clasificación documental para los fondos del Archivo de la Universidad de Alcalá, con el fin de desarrollar un instrumento de referencia en el que queden normalizadas las categorías de clasificación, recogidas de forma sistemática y jerarquizada. 2.- ALCANCE El cuadro de clasificación se estructura jerárquica y lógicamente, organizado con criterios orgánico funcionales, recogiendo las actividades desempeñadas en la gestión universitaria. Afecta a los Archivos de gestión en relación a las series producidas en función de sus actividades, denominación de los tipos documentales y relación con las transferencias de la documentación. 3.- PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Anexo I: Ver figura I Explicación del proceso Clasificar es el proceso mediante el que se identifican, agrupan, sistematizan y codifican los expedientes de acuerdo con su origen estructural y funcional. ACCIONES 1º. La clasificación comienza con el estudio de los órganos que, en función de la normativa vigente, componen la institución.

34 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 4 de 9 P.O.: º. Una vez delimitados los órganos que componen la estructura de la Universidad se enumeran las funciones que tiene encomendadas cada una de las unidades. 3º. Se codifican cada una de las unidades con una estructura numérica, sistemática y secuencial, de tal forma que queden especificadas con su nombre propio las Secciones y subsecciones cuando sea necesario. 4º. Se cotejan las funciones y se referencian las series documentales que están vinculadas a cada una de ellas. 5º. Se elabora un cuadro de clasificación en el que se asignan los códigos de cada unidad/organismo (Sección: entendida ésta como la división primaria en la que se distribuyen los fondos documentales), y su desarrollo en subunidades (Subsección) cuando sea necesario, acompañadas del listado de series, los conjuntos de documentos producidos por una unidad, referentes a una misma actividad administrativa y derivados de una misma norma jurídica o procedimiento administrativo, que reflejan las funciones encomendadas que, a su vez, se delimitan con su correspondiente código. 6º. El cuadro de clasificación es la herramienta resultante de este procedimiento intelectual en que se agrupan los fondos documentales, está formado por los siguientes elementos: Órganos de gobierno Órganos de gestión económica y administrativa Servicios a la Comunidad Universitaria Centros Docentes Departamentos Institutos y Centros Universitarios de la Universidad de Alcalá Centros de Estudios con participación de la Universidad de Alcalá

35 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 5 de 9 P.O.: º. Mantenimiento: Seguimiento de la evolución de las diferentes secciones y series que componen el cuadro de clasificación para actualizar los elementos que lo componen. 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA - Estatutos de la Universidad de Alcalá. Decreto 221/2003. BOCM 31/10/ Reglamento del Archivo Universitario. Aprobado en Consejo de Gobierno de 25 de marzo de RESPONSABILIDADES Técnicos del Archivo: Realizar el seguimiento de la evolución institucional y funcional de la UAH, así como el reflejo documental en que se plasman esas funciones, en el Cuadro de Clasificación del Archivo. Archivos de Gestión: Aplicación de códigos del Cuadro de Clasificación en la documentación producto de su gestión y en las transferencias al AUAH. 6. ANEXOS - Anexo I: Diagrama de flujo. - Anexo II: Resumen Cuadro de Clasificación UAH Añadido

36 ANEXO I MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA VERSIÓN 1 Julio 2010 DENOMINACIÓN: Clasificación ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Sección de Archivo Documento elaborado por: Archivo Universitario Descripción del procedimiento INICIO 1. EL AUAH inicia y gestiona todo el procedimiento Análisis organización UAH 2. Realiza un proceso de análisis en el que estudia la estructura de la Universidad y su evolución Enumera funciones 3. Identifica las funciones que tiene asignadas cada uno de los Órganos que la forman, producto de la normativa jurídica aplicable Codifica 4. Asigna un código a cada una de las unidades y subunidades sobre las que se organiza la UAH Referencia series 5. Codifica las series documentales vinculadas al funcionamiento de cada unidad Elaboración CC 6. El resultado del proceso es la elaboración del Cuadro de Clasificación del Archivo de la UAH Mantenimiento 7. El AUAH revisa periódicamente el Cuadro de Clasificación FIN 8. Fin del procedimiento

37 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 6 de 9 P.O.: ANEXO II Resumen Cuadro Clasificación UAH 1. ÓRGANOS DE GOBIERNO 1.1. RECTOR 1.2. SECRETARIA GENERAL 1.3. VICERRECTORADOS VICERRECTORADO DE ASUNTOS ECONÓMICOS Y ESTUDIANTES (Se repite en todos los Vicerrectorados) 1.4. CONSEJO DE GOBIERNO PLENO COMISIONES JUNTA ELECTORAL 1.5. CLAUSTRO 1.6. CONSEJO SOCIAL PLENO COMISIONES ÓRGANOS TÉCNICOS DE CONTROL INTERNO 2. ÓRGANOS DE GESTIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA 2.1. GERENCIA VICEGERENCIA DE ASUNTOS ECONÓMICOS VICEGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS VICEGERENCIA DE INFRAESTRUCTURAS Y DESARROLLO DE EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO UNIDAD DE PROGRAMAS Y ESTUDIOS SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN DE CENTROS 2.2. GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN DE LA CONTABILIDAD GESTIÓN DE LA TESORERÍA 2.3. CONTRATACIÓN Y PATRIMONIO SERVICIO DE COMPRAS E INVENTARIO. Inventario 2.. GESTIÓN DE CONTRATOS Y OBRAS SERVICIO DE COMPRAS E INVENTARIO. Compras 2.4. GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS GESTIÓN DEL PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS GESTIÓN DEL PERSONAL DOCENTE

38 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 7 de 9 P.O.: ANEXO II (Continuación) Resumen Cuadro Clasificación UAH GESTIÓN DE LAS RETRIBUCIONES Y SEGUROS SOCIALES FORMACIÓN Y ACCIÓN SOCIAL 2.5. ALUMNOS DE PRIMER, SEGUNDO Y TERCER CICLO ACCESO A LA UNIVERSIDAD BECAS PARA ALUMNOS DE PRIMER Y SEGUNDO CICLO PLANES DE ESTUDIO ESCUELA DE POSTGRADO ESTUDIOS OFICIALES DE POSTGRADO ESTUDIOS PROPIOS Y FORMACIÓN CONTÍNUA TÍTULOS ACADÉMICOS OFICIALES Y DE ESTUDIOS PROPIOS COORDINACIÓN DE CENTROS 2.6. GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN GESTIÓN ECONÓMICA BECAS Y VALORACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN CONTRATOS DE INVESTIGACIÓN Y PROYECTOS 2.7. REGISTRO GENERAL 2.8. ASESORÍA JURÍDICA 2.9. ÓRGANOS DE REPRESENTACIÓN RELACIONES INTERNACIONALES GESTIÓN DE PROGRAMAS EUROPEOS GESTIÓN DE PROGRAMAS IBEROAMERICANOS GESTIÓN DE OTROS PROGRAMAS Y BECAS EVALUACIÓN DE LA ACTIVIDAD DOCENTE 3. SERVICIOS A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA 3.1. BIBLIOTECA INFORMACIÓN UNIVERSITARIA 3.4. ORIENTACIÓN AL ESTUDIANTE 3.5. EXTENSIÓN UNIVERSITARIA DEPORTES CURSOS DE ESPAÑOL PARA EXTRANJEROS TEATRO, DANZA Y MÚSICA PUBLICACIONES 3.6. GABINETE DE PRENSA

39 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 8 de 9 P.O.: ANEXO II (Continuación) Resumen Cuadro Clasificación UAH 3.7. SERVICIOS TÉCNICOS OFICINA DE PROYECTOS UNIDAD TECNICA MANTENIMIENTO SALUD LABORAL Y PREVENCIÓN 3.8. JARDÍN BOTÁNICO 3.9. SERVICIOS INFORMÁTICOS FUNDACIÓN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD ESCUELAS TALLER 4. CENTROS DOCENTES 4.1. FACULTADES Y ESCUELAS TÉCNICAS FACULTAD DE CIENCIAS (Se repite en las demás Facultades y Escuelas) DECANATO JUNTA DE CENTRO SECRETARÍA DE ALUMNOS 4.2. ESCUELAS UNIVERSITARIAS ESCUELA UNIVERSITARIA DE ENFERMERÍA Y FISIOTERAPIA (Se repite en otras Escuelas Universitarias) DIRECCIÓN JUNTA DE CENTRO SECRETARIA 4.3. CENTROS ADSCRITOS ESCUELA UNIVERSITARIA DE MAGISTERIO "CARDENAL CISNEROS" (Este mismo cuadro se repite en otros Centros Adscritos) SECRETARÍA DE ALUMNOS 5. DEPARTAMENTOS 5.1. DEPARTAMENTO DE AUTOMÁTICA (Se repite en todos los Departamentos)

40 PROCEDIMIENTO OPERATIVO CLASIFICACIÓN Rev: Página 9 de 9 P.O.: ANEXO II (Continuación) Resumen Cuadro Clasificación UAH 6. INSTITUTOS Y CENTROS DE ESTUDIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ 6.1. INSTITUTO DE CIENCIAS DE LA EDUCACIÓN (ICE) 6.2. INSTITUTO DE DIRECCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS (IDOE) 6.3. CENTRO DE ESTUDIOS EUROPEOS 6.4. INSTITUTO UNIVERSITARIO DE ESTUDIOS NORTEAMERICANOS BENJAMÍN FRANKLIN 6.5. CENTRO DE LENGUAS EXTRANJERAS 6.6. CENTRO INTERNACIONAL DE ESTUDIOS HISTÓRICOS CISNEROS 7. CENTROS DE ESTUDIOS CON PARTICIPACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ 7.1. INSTITUTO ESPAÑOL DE ARQUITECTURA 7.2. ESCUELA DE PRÁCTICA JURÍDICA 7.3. INSTITUTO INTERNACIONAL DE ESTUDIOS SEFARDÍES Y ANDALUSÍES 7.4. CENTRO DE ESTUDIOS CERVANTINOS 8º. SOCIEDADES DE GESTIÓN PARTICIPADAS 9º. DONACIONES

41 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 1 de 14 P.O.: PROCEDIMIENTO OPERATIVO Programa de descripción documental (PDD). Instrumentos de descripción ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Firma: Puesto: Firma: Puesto: Firma:

42 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 2 de 14 P.O.: ÍNDICE 1. OBJETO 3 2. ALCANCE 3 3. PROCESO 3 a Diagrama de flujo 3. Explicación del proceso. 3 a 7 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA RESPONSABILIDADES 8 6. ANEXOS.. 8

43 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 3 de 14 P.O.: OBJETO El objeto de este procedimiento es la explicación del Programa de descripción documental y la elaboración de los Instrumentos de descripción una vez que la documentación ha ingresado en el Archivo Universitario. 2.- ALCANCE Este procedimiento afecta al sistema de archivos de la Universidad de Alcalá: archivos de oficina, archivo intermedio y archivo histórico. 3.- PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Anexo I: Ver figura I Explicación del proceso La Descripción consiste en la elaboración de los instrumentos de descripción que faciliten el acceso a los documentos. Es el análisis de la documentación (tipo, fecha, lugar, contexto) y los datos para su recuperación. Según las ISAD(G) descripción es la representación exacta de la unidad documental y sus partes para la identificación, gestión y localización documental 1. 1 Norma Internacional General de Descripción Archivística, Consejo Internacional de Archivos.

44 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 4 de 14 P.O.: El objetivo del Programa de descripción documental (PDD) es la accesibilidad, entendida como una óptima recuperación de la información, y debe cumplir al menos: - Establecer unos datos mínimos para todos los documentos - Elaborar unos instrumentos para facilitar la localización física e intelectual de los documentos - Poner dichos instrumentos a disposición del usuario El PDD debe permitir el análisis documental de los documentos analógicos, electrónicos e híbridos de la organización, desde su creación hasta su conservación definitiva o eliminación. El PDD del AUAH sigue principalmente las normas ISAD (G), ISAAR (CPF) 2 e ISO La Norma ISAD (G) establece 26 elementos agrupados en 7 áreas (Identificación, Contexto, Contenido y estructura, Acceso, Documentación asociada, Notas y Control de la descripción). De los 26 elementos 6 son imprescindibles: Nivel de descripción, Productor, Título, Fechas, Extensión, y Código de referencia (signatura). Es una norma de descripción multinivel, aplicable al fondo y sus partes. El AU establece en su PDD el nivel de profundidad en la descripción para cada serie documental, y utiliza al menos tres de los siguientes niveles (los niveles 1, 2 y 3 son obligatorios): 0. Niveles de Archivos y Sistemas de Archivos (Censosguía, Guía de fuentes, Guía orgánica) 1. Nivel de Fondo de Archivo (Guía) 4 2. Nivel de transferencia (Registro de transferencias) 3. Nivel de fracción de serie (Inventario) 4. Nivel de unidad documental compuesta: expediente (Catálogo) 5. Nivel de unidad documental simple: documento 2 Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias, Consejo Internacional de Archivos. 3 UNE-ISO/TR Información y documentación: Gestión de documentos. 4 Accesible en

45 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 5 de 14 P.O.: Nivel de unidad de instalación Este proceso consta de varias fases: a. Archivo de oficina: la documentación ya en su primera edad, la de su creación, presenta unas características archivísticas, dado que son parte del sistema y que su organización responde a criterios de funcionalidad y eficacia y se asienta en el principio básico de orden natural de producción. Además el PO está al servicio de la descripción, ya que las oficinas productoras deben realizar una descripción somera en la Hoja de transferencia. b. Archivo intermedio: gestión de la documentación semiactiva según el PDD. c. Archivo histórico: documentación calificada por la Comisión de valoración de documentos como de conservación permanente. ACCIONES 1. Normativa para la descripción somera e ingreso de datos desde los archivos de oficina (PO 1.1.1). 2. Registro de transferencias en el Sistema Integrado de Gestión de Archivos (SIGA), según las áreas y elementos de las ISAD (G); equivalente al Libro de registro de entrada en papel (PO 1.2.1). Anexo II, I Descripción en el sistema de automatización de Archivos a nivel de serie 5 ; equivalente al Inventario en papel. Anexo II, I Descripción en el SIGA a nivel de unidad documental compuesta (expediente), si así lo establece el PDD; 5 Fracción de serie para ser más exactos.

46 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 6 de 14 P.O.: equivalente al Inventario analítico y al Catálogo. Anexo II, I Descripción en el SIGA a nivel de unidad documental simple (documento), si así lo establece el PDD; equivalente al Catálogo. El SIGA incorpora automáticamente índices. Anexo II, I Varias tareas son simultaneas a la descripción: cotejo pormenorizado y corrección de errores, guardado de la documentación en carpetillas y cajas de archivo definitivo (si no se ha realizado en la Acción Z) u otras unidades de instalación previstas para cada tipo de soporte documental; asignación de signatura topográfica; inclusión del documento digitalizado si así lo establece el PDD (PO 1.3.1). Anexo II, I El SIGA extrae ya la Hoja de transferencia totalmente cumplimentada, enlazando con el PO 1.1.1, Acción 8 (hoja por triplicado que se envía para firma de la oficina productora). 8. Como resultado de la aplicación del PDD a la documentación obtenemos los Instrumentos de descripción y los Instrumentos de control (de contenido y de servicio) 6, en el pasado en papel y ficheros manuales (de laboriosa elaboración y actualización), actualmente todos incluidos en el SIGA. Este procedimiento está relacionado con los siguientes procedimientos operativos: PO Ingreso de documentación PO Digitalización PO Comisión de valoración de documentos 6 Instrumentos de control: a. De contenido (Libro de registro de entrada de documentos, Hoja de transferencia, Relaciones de contenido e Inventario cuantitativo de fondos). b. De servicio (Registro de usuarios, Identificación y privilegios de usuarios, Libros de consulta y préstamo).

47 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 7 de 14 P.O.: INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y CONTROL TRADICIONALES AUTOMATIZADOS Guía de archivo Guía de archivo SIGA Inventario búsqueda Fracciones de serie (todas) Catálogo Expedientes concretos Índices PDI, PAS, Alumnos, Centros, etc. Tesauro Tesauro, Títulos por palabras Libro entrada por productor Rº de transferencias por productor Libro entrada Registro de transferencias Registro usuarios Peticionarios Identificación Privilegios Libro de préstamo tablas Gestión de peticiones / Préstamo Boletín consultas Gestión de peticiones / Consulta Topográfico Signaturas 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA - Reglamento del Archivo Universitario (Consejo de Gobierno UAH ), Art. 6 y 15 - Norma Internacional General de Descripción Archivística, Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2ª ed. - Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias, Consejo Internacional de Archivos. - Norma española UNE-ISO 15489: Información y documentación, gestión de documentos. Madrid : AENOR, Guía del Archivo Universitario de la Universidad de Alcalá. Carmen de la Peña Montes de Oca, Fernando García Manzanero, Santiago B. Gutiérrez Martínez, Universidad de Alcalá: Archivo,

48 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 8 de 14 P.O.: Programa de descripción documental. Universidad de Alcalá: Archivo, RESPONSABILIDADES Órganos, centros y servicios de la Universidad de Alcalá: Envío de la documentación producida en la unidad según la periodicidad dada y normas de transferencia establecidas Archivo Universitario: Establecimiento y actualización del Programa de Descripción Documental. Descripción y ubicación. Gestión de los Instrumentos de descripción y Control. 6. ANEXOS - Anexo I: Diagrama de flujo - Anexo II: Descripción por niveles en el SIGA I.1 Registro de transferencias I.2 Descripción en el SIGA a nivel de serie (fracción) I.3 Descripción en el SIGA a nivel de unidad documental compuesta (expediente) I.4 Descripción en el SIGA a nivel de unidad documental simple (documento) I.5 Documento digitalizado

49 ANEXO I MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA Versión 1 Julio 2010 DENOMINACIÓN: Programa de descripción documental (PDD). Instrumentos de descripción ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Archivo Universitario Documento elaborado por: Sección de Archivo UNIDADES UAH ARCHIVO DE OFICINA ARCHIVO INTERMEDIO-HISTÓRICO Descripción del procedimiento INICIO 1. El Archivo Universitario establece normativa de descripción y transferencia Gestión PO Ingreso Documentación Registro INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN 2. La unidad productora prepara la documentación según describe el PO Ingreso de documentación 3. El Archivo registra los datos de transferencias en el Sistema de Gestión de Archivos (SIGA) Descripción Serie INVENTARIO SOMERO 4. Se realiza la descripción a nivel de serie Unidad documental compuesta INVENTARIO ANALÍTICO 5. El Archivo realiza la descripción a nivel de expediente Unidad documental simple CATÁLOGOS 6. El Archivo realiza la descripción a nivel de documento Resultado SIGA 7. Durante el proceso se han realizado tareas simultáneas de cotejo, corrección, etc. Asignada la signatura topográfica se imprime la hoja de transferencias por triplicado Gestión PO Ingreso Documentación Hoja de transferencia 8. La hoja de transferencia cumplimentada se envía a la unidad productora, tramitándose la acción según describe el PO Ingreso de Documentación FIN 9. Fin del procedimiento

50 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 9 de 14 P.O.: Anexo II I.1. Registro de transferencias (campos en negrita obligatorios)

51 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 10 de 14 P.O.: I.2. Descripción en el SIGA a nivel de serie (fracción)

52 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 11 de 14 P.O.: 1.1.4

53 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 12 de 14 P.O.: I.3. Descripción en el SIGA a nivel de unidad documental compuesta (expediente)

54 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 13 de 14 P.O.: I.4 Descripción en el SIGA a nivel de unidad documental simple (documento)

55 PROCEDIMIENTO OPERATIVO PROGRAMA DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL (PDD). INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Rev: Página 14 de 14 P.O.: I. 5 Documento digitalizado

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57 PROCESO Configuración y mantenimiento de Bases de datos

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59 PROCEDIMIENTO OPERATIVO AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO Rev: Página 1 de 6 P.O.: PROCEDIMIENTO OPERATIVO Automatización del Archivo ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Firma: Puesto: Firma: Puesto: Firma:

60 PROCEDIMIENTO OPERATIVO AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO Rev: Página 2 de 6 P.O.: ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Explicación del proceso 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 5. RESPONSABILIDADES 6. ANEXOS

61 PROCEDIMIENTO OPERATIVO AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO Rev: Página 3 de 6 P.O.: OBJETO Explicación de las operaciones de mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión Archivística (SIGA). El SIGA está presente en varios procedimientos operativos como herramienta de gestión, pero debe establecerse un mantenimiento para poder realizar todas las operaciones. SIGA es un software modular, adaptado a la normativa archivística para la gestión documental y la descripción normalizada de información. 2.- ALCANCE Este procedimiento va referido a las operaciones realizadas por el personal de la Universidad de Alcalá que deba trabajar con el Sistema Integrado de Gestión Archivística en cualquiera de sus procesos. 3.- PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Anexo I: Ver figura I Explicación del proceso El SIGA es el software con el que el Archivo gestiona de manera informática la mayoría de sus procesos, con el fin de apoyar la automatización de los trabajos archivísticos, mejorar la gestión, control y consultas de la información custodiada por el Servicio, así de los usuarios y los préstamos realizados, todos ellos divididos en sus correspondientes módulos dentro del sistema; en estas operaciones encontramos reflejadas las siguientes

62 PROCEDIMIENTO OPERATIVO AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO Rev: Página 4 de 6 P.O.: ACCIONES 1º. Introducción de datos: Se introducen los datos necesarios para identificar la operación. 2º. Aparecen en negrita los campos obligatorios que se deben cumplimentar. 3º. Modificación de datos: Una vez introducidos los datos, para corregirlos o completarlos pueden ser modificados. 4º. Consultas de datos: El almacenamiento de toda la información respectiva a las operaciones en el archivo puede ser localizada por medio de consultas, tanto específicas como generales. 5º. Impresión de informes: Operativa para extraer en papel algunas de las operaciones realizadas en el archivo, especialmente las relativas a las transferencias, consultas y préstamos. 6º. Eliminación: Los datos que no sean necesarios o que puedan ser susceptibles de error son eliminados. Estas operaciones están relacionadas con las tareas vinculadas a los módulos del programa: a) Módulo de ingresos y transferencias: Ingreso de documentación (PO 1.1.1). El procedimiento de transferencia y los ingresos de documentación quedan automatizados y sus datos son introducidos en el sistema. Los campos básicos a insertar para que la información quede lo suficientemente comprensible y completa son: Tipo de entrada de datos, tipo de ingreso, forma de ingreso, número de registro, fecha de ingreso, número de ingreso por unidad productora. b) Módulo de identificación de series documentales: Identificación de series documentales (PO 1.1.2). El procedimiento de identificación de series documentales queda reflejado en el sistema cuando introducimos los siguientes datos:

63 PROCEDIMIENTO OPERATIVO AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO Rev: Página 5 de 6 P.O.: Nombre y código de la serie, unidad productora, unidad remitente, año de inicio de la serie documental, definición, legislación relativa, procedimiento administrativo, documentación que integra la tipología documental, ordenación y tipo de acceso. c) Módulo de clasificación : Clasificación (P.O ). Se introducen los códigos identificativos de cada una de las unidades productoras junto con la definición de cada una de ellas y los datos identificativos resultantes del proceso de estudio previo, quedando reflejado. d) Módulo de descripción documental: Programa de Descripción documental (PDD). Instrumentos de descripción (P.O ). Se introducen los datos seleccionados por la política de descripción elaboradas por el Archivo. En líneas generales, en todas las descripciones de documentos previas a la introducción en el registro de entrada se consignará como inventario salvo las excepciones en las que se marca la descripción más detallada y se desciende a descripciones analíticas. e) Módulo de gestión de usuarios para préstamos: Inserción de los peticionarios para realizar las operaciones relativas a los préstamos y las consultas y su constancia estadística. f) Módulo de préstamo y consultas de documentación (P.O y P.O ): Préstamo (P.O 1.4.1) y Consulta (1.4.2). En este módulo son anotadas en el sistema las consultas y las peticiones de préstamo para ser gestionada de forma automatizada y controlar los movimientos de documentación por sus peticionarios. g) Operaciones de consulta: El almacenamiento de datos según el plan de descripción de documentos y los ingresos de documentación favorecen las

64 PROCEDIMIENTO OPERATIVO AUTOMATIZACIÓN DEL ARCHIVO Rev: Página 6 de 6 P.O.: consultas sobre las bases de datos, tanto a nivel descriptivo como de contenidos. Las consultas del sistema se realizan desde niveles de transferencia, desde la descripción de títulos propios y desde los índices automáticos generados por el propio sistema. h) Salida de informes: Impresión de informes resultantes de las diferentes operaciones con el fin de desarrollar correctamente las operaciones de: a) Transferencias e ingresos de documentación: Impresión de la Hojas de transferencia para su remisión y tratamiento. b) Consultas: Testigos de consultas realizadas. c) Préstamos: Impresión de los testigos y remisión para el control de las operaciones de préstamo y peticiones de devolución. 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA CLARA. Difusión selectiva de información. Guía de usuario. Ever Documéntica RESPONSABILIDADES Personal técnico del Archivo: Operaciones de mantenimiento y actualización Personal del Archivo: Ingreso de documentación 6. ANEXOS Anexo I: Diagrama de flujo.

65 ANEXO I MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA VERSIÓN 1 Septiembre 2010 DENOMINACIÓN: Automatización del Archivo ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Sección de Archivo Documento elaborado por: Archivo Universitario ARCHIVO UAH Descripción del procedimiento INICIO 1. El Archivo gestiona de manera automatizada la mayoría de sus procesos PO MÓDULO DE INGRESOS Y TRANSFERENCIAS PO PO INTRODUCIR DATOS MÓDULO DE IDENTIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES MÓDULO DE CLASIFICACIÓN 2. Las operaciones descritas en los procedimientos operativos se vinculan con los módulos del sistema MÓDULO DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL PO MODIFICAR DATOS MÓDULO DE GESTIÓN DE USUARIOS Operaciones de consulta 3. Se modificarán los datos para que estén permanentemente actualizados 4. A través del módulo de Descripción documental y el módulo de Préstamo y consultas se resuelven las Operaciones de Consulta PO PO CONTROL Y MANTENIMIENTO DE DATOS MÓDULO DE PRÉSTAMO Y CONSULTAS Salida de informes 5. El sistema permite elaborar informes que facilitan la gestión, control, toma de decisiones o mejora de las actividades del Archivo EXTRAER DATOS MÓDULO DE INGRESOS Y TRANSFERENCIAS MÓDULO DE PRÉSTAMO Y CONSULTAS Testigos 6. El sistema permite imprimir las Hojas de Transferencia y los Testigos que se emplean en los procedimientos FIN Hojas de transferencia 7. Fin del procedimiento

66

67 PROCEDIMIENTO OPERATIVO MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS Rev: Página 1 de 4 P.O.: PROCEDIMIENTO OPERATIVO Mantenimiento de los sistemas ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Firma: Puesto: Firma: Puesto: Firma:

68 PROCEDIMIENTO OPERATIVO MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS Rev: Página 2 de 4 P.O.: ÍNDICE 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Explicación del proceso 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 5. RESPONSABILIDADES 6. ANEXOS

69 PROCEDIMIENTO OPERATIVO MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS Rev: Página 3 de 4 P.O.: OBJETO Explicación de las operaciones del mantenimiento de la información dependiente de servidores de datos externos al Archivo, especialmente el SIGA (Sistema Integrado de Gestión de Archivos) y de los contenidos Web. 2.- ALCANCE Este procedimiento va referido a las operaciones realizadas por el personal de la Universidad de Alcalá que deba trabajar en relación con el mantenimiento de los programas y contendidos gestionados por el Archivo. 3.- PROCESO 3.1 Diagrama de flujo Anexo I: Ver figura I Explicación del proceso El Servicio de Archivo debe vigilar el servicio y funcionamiento del sistema, permitiendo la realización de las tareas de automatización y los contenidos gestionados desde el archivo. Así mismo, los programas necesitan actualizaciones y pruebas que no dependen exclusivamente del propio Servicio y se necesita la colaboración de Servicios Informáticos y de los distribuidores de los programas. ACCIONES El desarrollo de estos procedimientos sigue las siguientes pautas: 1º. Detección de la necesidad de actualización, mejora o retoques en el programa.

70 PROCEDIMIENTO OPERATIVO MANTENIMIENTO DE LOS SISTEMAS Rev: Página 4 de 4 P.O.: º. Detección de errores o fallos en el sistema. Se genera una incidencia. 3º. En ambos casos, es necesaria la comunicación con el departamento de Sistemas Informáticos. En el caso de no ser suficiente el soporte dado desde este sistema, será necesaria comunicación con el distribuidor del programa. 4º. Una vez comunicados al Servicio de Archivo la operación, o las operaciones, llevadas a cabo se comprueba que los resultados son correctos. 5º. En caso de no tener resultados satisfactorios se inicia de nuevo todo el procedimiento. 4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA Manual de Ever Documática para CLARA 5. RESPONSABILIDADES Jefatura del Servicio de Archivo: Vº Bº sobre la forma correcta de evaluación de los resultados. Personal técnico del Archivo: Operaciones de detección de errores, mantenimiento y actualización del sistema. Miembros de los departamentos y empresas encargadas: Responsabilidad sobre operaciones externas. 6. ANEXOS Anexo I: Diagrama de flujo.

71 ANEXO I MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS MPA VERSIÓN 1 Septiembre 2010 DENOMINACIÓN: Mantenimiento de los Sistemas ÓRGANO COMPETENTE: Secretaría General UNIDAD RESPONSABLE: Sección de Archivo Documento elaborado por: Archivo Universitario ARCHIVO UAH SS.II. EMPRESA Descripción del procedimiento INICIO 1. El procedimiento se realiza por el AUAH en colaboración con los SSII y la empresa distribuidora del programa Detecta 2. El personal técnico del Archivo detecta los errores o necesidad de actualizaciones en el sistema Actualización/ mejora Fallos Sistema Comunica 3. En ambos casos el Servicio se lo comunica a los Servicios Informáticos NO Resuelve? NO Comprueba cambios SI Realiza operación 4. Si los SSII no pueden resolver la incidencia, el Archivo contacta con la empresa distribuidora del programa 5. Comprobación de los resultados de la operación Son correctos? 6. Si los resultados no son satisfactorios se inicia nuevamente el procedimiento SI 7. Fin del procedimiento FIN

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73 PROCEDIMIENTO OPERATIVO BASES DE DATOS EN WEB Rev: Página 1 de 12 P.O.: PROCEDIMIENTO OPERATIVO Bases de datos en web ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Puesto: Firma: Puesto: Firma: Puesto: Firma:

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