MACROPROCESO DE APOYO PROCESO GESTIÓN FINANCIERA DEVOLUCIÓN DE MATRICULA A ESTUDIANTES

Transcripción

1 PAGINA: 1 de 7 OBJETIVO ALCANCE Implementar un conjunto de actividades ordenadas y relacionadas mutuamente cuya ejecución y estricto cumplimiento permitan la efectiva Devolución de matrícula al estudiante. Inicia con la solicitud de devolución de matricula del estudiante continuando con la verificación del ingreso, la autorización de descuento y finalmente el pago del valor de la Devolución de matrícula. DEFINICIONES NORMATIVIDAD: Resolución 135 de 4 de Febrero de Art 1, Reglamento estudiantil Acuerdo 010 de Art 17 DERECHOS DE MATRICULA: Es el valor de la matricula de acuerdo al programa académico sin tener en cuenta los Derechos Complementarios de Matrícula. DERECHOS COMPLEMENTARIOS: Los Derechos Complementarios de Matricula corresponden a, Derechos de laboratorio, Seguro de vida, Reglamento estudiantil, Carnet. EXONERACIÓN: Incentivo para los estudiantes de la Universidad de Cundinamarca TIPO A: Consiste en la exoneración del pago del 100% del valor de la matrícula. TIPO B: Consiste en la exoneración del pago del 50% del valor de la matrícula. TRASLADO: Reserva de los recursos pagados por el estudiante para el siguiente periodo académico. CANCELACIÓN SEMESTRE: Proceso especificado en el Link de Admisiones en el formato AAr006 ( Procedimiento novedades en desarrollo académico AARP05) ICETEX: El Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior Documento controlado por el stema de Gestión de la Calidad

2 PAGINA: 2 de 7 1 INICIO 1 Presenta Solicitud de Devolución Solicitud de Devolución 1. Presenta solicitud de devolución de matricula dirigido al anexando original del recibo de pago y copia de la Cedula Reglamento estudiantil Acuerdo Art 17 Factura de recursos propios AARr006 Cancelación de semestre? Sede La solicitud de devolución de Matricula es por cancelación de semestre? Radicado en? AARr006 Radicado en? Seccional o Extensión 2. Recepcionar solicitud y firma 3 3. Escanear y enviar a la sede vía 4. Archivar provisionalmente hasta recibir respuesta Hay respuesta? 2. Recepcion de la solicitud, verificación de la información y firma de certificación de recepcion de documentos conforme a lo establecido en el formato 3. Escanear toda la documentación y enviar a la sede vía en un termino no mayor a dos días hábiles ( tesoreia@mail.unicundi.edu.co) 4. Archivar provisionalmente hasta recibir respuesta Respuesta satisfactoria? Director de seccional o Extension A rchivo P rovisional Giro o Giro 3/Pág II Forma de pago por Giro o? Director de seccional Archiva definitivamente 5. Recepcionar Solicitud para generar cheque 5. Recepciona vía mail para proceder a generar realizar el tramite correspondiente para emitir cheque Procedimiento CDPy RP Causación Cuentas AFIP17 AFIP17 Pago de cuentas Realizar tramite de pagos con cheque y entregarlo al estudiante AFIX009 AFIX Radicar carta a correspondencia Recepción de 7. Radica solicitud a correspondencia anexando original del recibo de pago y copia de la Cedula, seccional extensión o 1 Documento controlado por el stema de Gestión de la Calidad

3 PAGINA: 3 de Verificar que la documentación este completa 8. Verifica que la documentación este completa de acuerdo al formato AFI092 Asignado Correspondencia a Completa? 10. Realizar tramites correspondientes y envía a 9. Informa y Devuelve 1/Pág II Documentación Completa? 9. Informa y Devuelve 10. Realiza verificación de Ingresos por cada una de las solicitudes recepcionadas Gestion Financiera- 11. Recepción y revisión de solicitudes 11. Recepcionar y revisar solicitudes de Devolución de Matricula asignado a Correcta y completa? 2 Solicitud con información Correcta y completa? 12. Informar al estudiante de la inconsistencia Cumplido el Plazo? 12. Informar al estudiante de la inconsistencia en la información o la falta de documentos vía , dando un plazo de 72 horas hábiles. 13. Elaborar carta, anexar documentación y devuelve al estudiante 13. Elabora carta, anexa documentación y devuelve al estudiante ADOr001 ADOr001 ADOr001 Director Seccional o Extension 14. 3/Pág II 14. Archivar copia de la carta informe de inconsistencias. 2 Documento controlado por el stema de Gestión de la Calidad

4 PAGINA: 4 de Realizar verificación de Ingresos 15. Realiza verificación de Ingresos por cada una de las solicitudes recepcionadas Tiene registro de ingresos? 2/Pag III 16. Diligencia formato y Coloca VoBo 16. Diligencia y da VoBo Formato de solicitud de devolución de Matricula, 17. Envíar a Tesorero G/ral para que certifique 18. Recepcionar y firmar 17. Envía a Tesorero General para que certifique 18. Recepciona formato de solicitud de Devolución de matricula y certifica mediante firma Tesorero General Devolución por concepto ICETEX? Devolución por concepto ICETEX? asignado a 19. Enviar a Apoyo Financiero 19. Enviar a Apoyo Financiero 20. Recepcionar y verificar estado financiero 20. Recepciona y verifica estado financiero de cada estudiante respecto al Icetex Coordinador del Icetex 21. Ingresar a Aplicativo Icetex 21. Ingresa a Aplicativo Icetex 22. Descarga resolución de giro Icetex 23. Diligencia formato y Firma 24. Recepciona, coloca VoBo y envía a Dirección Financiera 22. Descarga Resolución de giro Icetex y anexa a documentos de Solicitudes de Devolución de Matricula 23. Diligencia campos correspondientes del formato de solicitud devolución de matrícula, autoriza mediante firma y envía a Profesional Universitario I para VoBo 24. Recepciona, coloca VoBo y envía a dirección financiera Profesional Universitario I encargado de Apoyo Financiero 25. Enviar Admisiones Admisiones y Registro 25. Envia Documentación a Admisiones Realiza estudio de la solicitud de devolución de matricula, Diligencia formato autoriza valor a devolver y envía Dirección financiera en un termino no mayor a dos días hábiles. asignado a Oficina de Admisiones y Registro AARP10 3 Documento controlado por el stema de Gestión de la Calidad

5 PAGINA: 5 de 7 3 Solicitud de Devolución Gestión Financiera 26. Recepcionar y revisar certificado 26. Recepciona y revisa certificado y autorización de la devolución de matricula Devolución o traslado? Devolución Traslado 27. Diligenciar formato 27. Diligencia formato y da VoBo remite a teniendo en cuenta que se descuenta el dinero de traslado el valor de la póliza de seguros Archiva copia de la solicitud de devolución de matricula 29. Enviar a tesorería 29. Envía Original a la Oficina de 30. Revisar e ingresar a plataforma 30. Revisar e ingresar a asignado plataforma a Tesoreria 31. ACADEMUSO FT 32. Se aplica Traslado 31. Ingresa a Plataforma / ACADEMUSOFT 32. Se aplica saldo a favor por estudiante se liquida o reliquida según el caso Plataforma Se encuentra liquidado? Se encuentra liquidado? 34. Liquidar Saldo a favor? 33. Reliquidar 35. Ingresar a ACADEMUSO FT 36. Realizar pago interno por caja 33. se encuentra liquidado se reliquida 34. no se encontraba liquidado se liquida 35. Ingresa a ACADEMUSOFT/ asignado Facturación y cartera/ Factura de a Tesoreria Ventas/ Caja 36. Realiza el pago por valor 0 para que el estudiante quede activo financieramente Descargar recibo y paga excedente 4 Documento controlado por el stema de Gestión de la Calidad

6 PAGINA: 6 de 7 4 SI Fue Aprobado? NO 37. Escanea formato e informa mediante 37. Escanea formato e informa al estudiante y/o al Director de Seccional o Extensión mediante AFIr Coloca VoBo y define forma de pago 38. Coloca VoBo y diligencia formato definiendo forma de pago de acuerdo a la información suministrada por el estudiante en el formato AFIr92 Seccional? SI NO 39. Escanea Formato y envía a Seccional solicitando el pago 39. Escanea Formato y envía a Seccional mediante solicitando realizar los tramites correspondientes para realizar el pago con cheque Copia Electrónica Dirección Seccional Dirección Seccional 40. 3/Pág II 40. Archiva origial Asignado a Presupuesto Dirección Financiera 41. Realizar solicitud de RP 42. Realiza solicitud de RP Dirección Financiera Procedimiento CDPy RP Presupuesto Tramite no mayor a 16 horas hábiles Asignado a Presupuesto Causación Cuentas AFIP17 Contabilidad Tramite no mayor a 16 horas hábiles Asignado a Contabilidad AFIP17 Pago de cuentas 43. Informa vía del pago 43. Informa vía al Director Financiero y/o Director Seccional y al estudiante sobre el pago Asignado a 4 FIN Documento controlado por el stema de Gestión de la Calidad

7 PAGINA: 7 de 7 CONTROL DE VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN AAAA MM DD DESCRIPCION Emisión de Procedimiento Devolución de matricula a estudiantes Se modifica por inclusión del Formato Orden de Pedido e inclusion del AARP10 "Verificación académica en devolución de matricula ELABORO NOMBRES Y APELLIDOS CARGO Reinaldo Camacho Castellanos Vicerrector Administrativo y Financiero Ernesto Bueno Estrada Adriana Vela Avendaño Tesorero General Nubia Emilce Barbosa Jefe de Presupuesto Victor Hugo Forero Profesional Universitario I Karen Julieth Calderon Matallana Auxiliar Oficina I APROBO (GESTOR DEL PROCESO) NOMBRES Y APELLIDOS CARGO Reinaldo Camacho Castellanos Vicerrector Administrativo y Financiero Ernesto Bueno Estrada FECHA AAAA MM DD Documento controlado por el stema de Gestión de la Calidad