GTiAdDoc. Anexado de Documentos a GTI. Versión V13

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1 GTiAdDoc Anexado de Documentos a GTI Versión V13 Tomás A Alonso, 162-2º Vigo - España Tel Fax

2 GTiAdDoc V13 GTiAdDoc Anexado de Documentos a GTI Descripción Aplicación que permite estructurar los documentos que maneja GTI anexándolos a la entidad que le corresponde y por lo tanto organizando de forma ágil y sencilla la información manejada en las distintas áreas de negocio. GTiAdDOC se integra completamente dentro de GTI (Gestión de Transporte Integral), habilitando funciones de anexado y consulta en las distintas opciones donde es necesario : clientes, repartidores, vehículos, expediciones, etc. El diseño de GTiAdDOC permite anexar todo tipo de documentos (word, excel, pdf, tif, etc.) siempre que sean formatos reconocidos por Windows. Los documentos anexados se archivan dentro de la base de datos, lo que permite que el documento pueda ser borrado o movido del disco del servidor, sin que se altere la información archivada en la base de datos. Pag. 2

3 Ventajas La automatización del archivo físico y su paso a digital aporta claras ventajas tanto desde el punto de vista operativo como de calidad, siendo las más importantes: Unificación: Toda la información se integra en la misma base de dato eliminando la dispersión de la información en múltiples carpetas. Organización: Los documentos que se anexen quedan organizados por entidades y por lo tanto para localizar un documento de un cliente solo será necesario acceder a la ficha del cliente. Rapidez y Agilidad: Al sustituir el archivo físico por documentos digitales anexados a la aplicación, cualquier usuario podrá consultar dichos documentos, evitando pérdidas de tiempo en búsquedas (carpeta del ordenador, archivo físico, etc.) Seguridad: Al estar cada documento archivado dentro de la base de datos, los procesos de copia de la misma copiarán todos los documentos, garantizando la seguridad de los mismos. (Aunque se borre de la carpeta, el archivo sigue en la base de datos y no se pierde). Con GTiAdDoc consiguirá un mejor aprovechamiento del equipo administrativo que se traducirá en un mayor rendimiento, calidad en el servicio y rentabilidad. Categorías de documentos Cada organización podrá definir cada uno de los documentos que quiere anexar a las distintas entidades. Al ser un sistema abierto no hay limitación en el número de categorías de documento : currículum, evaluación de riesgos, permisos, documentos de identificación, etc. Cada categoría de documento tendrá los siguientes datos: Identificación Descripción del documento Datos del Documento Cada documento anexado se archiva en la base de datos tal y como se encuentra almacenado en ese momento. El programa permite añadir información adicional que ayude a identificar la información contenida en el mismo. En el momento de anexar el programa permitirá introducir: Categoría del documento Descripción del contenido del mismo Fecha de anexado Pag. 3

4 Anexado y Consulta GTiAdDOC dispone de las funciones de Anexado de documentos, visualización de documentos, consulta de la lista de documentos anexados, modificación de documentos y eliminación de documentos. Los niveles a los cuales se puede anexar documentos son los siguientes: Clientes Cuando los documentos corresponde de forma genérica con un cliente (ficha del cliente, contrato firmado, etc) Repartidor Cuando los documentos son referidos al personal autónomo que presta servicios en la empresa ( alta en autónomos, carnet de conducir, ficha del vehículo, etc.) Vehículos Cuando el documento corresponde con un vehículo o su propietario (seguro, ficha técnica, etc.) Expedición Cuando el documento corresponde a una expedición (copia de albarán, factura del cliente por incidencia, notificación seguro, nota de pago de incidencia, etc.) Pag. 4

5 Características técnicas Lenguaje de desarrollo Microsoft Visual Basic. Bases de datos Microsoft SQL Server Arquitectura de desarrollo Windows de 32 bits. Tecnología de acceso a datos ADO (ActiveX Data Objects) y ODBC. Integración con Microsoft Office REQUISITOS DEL SERVIDOR (mínimos) Pentium IV con 2 GB RAM Disco de 70 GB Windows Server 2003 SQL Server 2000 / SQL Server 2005 REQUISITOS DEL CLIENTE (mínimos) Pentium III con 512 MB RAM Disco 10 GB Windows 2000/XP Profesional /Vista Business Microsoft office Pag. 5

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