Seguimiento del Procedimiento de Contratación de las Administraciones Públicas

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2 Seguimiento del Procedimiento de Contratación de las Administraciones Públicas Desde la creación del expediente hasta su resolución El procedimiento de contratación emplea, a lo largo de su desarrollo, una serie de entidades complejas que tienen sus propiedades, pasan por distintos estados al ser sometidas a distintos procesos, y están relacionadas entre sí de una forma jerárquica. Estas entidades conceptuales como Expedientes, Mesas de Contratación, Ofertas y Licitadores las incorpora Licita como Conceptos de la Aplicación y las relaciona entre sí, facilitando el proceso de recopilación de datos y su posterior recuperación, la creación y archivo de documentación y la elaboración de todo tipo de informes. Los Conceptos en Licita son los elementos básicos de información de la Aplicación y permiten homogeneizar los datos, de forma que puedan organizarse de la manera más conveniente y consultarse de forma más sencilla. Gracias a su relación jerárquica, es posible recorrer todos los datos de un Expediente con unos pocos clic del ratón. Licita presenta cada Concepto en una ventana distinta, lo que posibilita la visualización simultánea de toda la información. Además, las ventanas están sincronizadas de forma que, al cambiar la selección en una de ellas, se actualizan las demás automáticamente, manteniendo así una visión global coherente. La ventana principal es el corazón del sistema. Es totalmente información como Todo bajo control Todos los detalles del Expediente, distintas pestañas, son accesibles desde esta ventana. Desde aquí se controla la evolución del Expediente, desde su creación hasta la adjudicación. La documentación requerida depende del tipo de Ofertante y del tipo de Expediente. Cada organización documentos posibles, estableciendo categorías para los mismos y relacionándolos con los distintos tipos de Ofertantes. La Forma de Adjudicación establece la forma de cálculo que empleará Licita en la apertura económica del Expediente. Al introducir las fechas de las aperturas Administrativa, Técnica, etc., Licita crea automáticamente las Mesas de Contratación correspondientes.

3 Los tipos básicos de Concepto en Licita son Expediente, Mesa de Contratación, Oferta y Licitador. Una forma de explicar el funcionamiento de Licita es examinando la jerarquía de Conceptos - Expediente - Mesa - Oferta - Licitador Un Expediente da lugar a Mesas de Contratación. En las Mesas se examinan las Ofertas. Las Ofertas son presentadas por Licitadores el momento. de trabajo que sigue paso a paso el Procedimiento de Contratación para dar al Mesas de Contratación Las Mesas en las que se van a realizar las distintas aperturas del Expediente, trata el Expediente, con acceso directo a cada una de ellas. expedientes con apertura en esta Mesa y la lista de Ofertas del expediente seleccionado en la primera. Más tarde, Licita empleará esta información para generar automáticamente la En el caso de Apertura Administrativa del Expediente, la lista de Ofertas informa del estado de la documentación presentada por cada Licitador. Oferta, Licita presenta la relación de documentos requeridos para el tipo de Licitador y de Expediente, donde se marcan los documentos aportados por el Licitador. Más tarde, Licita empleará esta información para generar automáticamente la correspondencia necesaria en encontradas. En el caso de Apertura Económica, la lista de Ofertas del Expediente presenta para cada una el Importe, el porcentaje de baja respecto a la media de los la adjudicación e información relativa a exclusiones, bajas temerarias, etc. Las Ofertas marcadas como excluidas no entran a formar parte de los cálculos, aunque sí aparecen en la lista. Desde esta ventana se procede a la adjudicación y se genera automáticamente la correspondencia necesaria.

4 Mediante un completo sistema de Gestión de Usuarios y Permisos, Licita controla no sólo el acceso a los datos sino las opciones de interfaz de usuario disponibles tales como código que se ejecutará al abrir la base de datos. los datos. establecer distintos niveles de acceso a cada uno de los Conceptos. saber qué usuarios están conectados a la base de datos y en qué parte de la aplicación se encuentran, enviarles mensajes, desactivar la edición de datos o cerrar la base de datos. fusión de correspondencia Licita genera y archiva automáticamente toda clase de documentación personalizada, a partir de plantillas prediseñadas por el usuario con MS Word. Los documentos generados quedan automáticamente archivados y vinculados al Concepto que los creó y a los que se encuentran por encima de él en la jerarquía de Conceptos. Por ejemplo, si se crea un fax para enviar a un Licitador, este documento quedará asociado al propio Licitador, a la Oferta presentada por dicho Licitador, a la Mesa de Contratación en la que se estudia la Oferta y al Expediente. En cambio, el Acta de una Mesa sólo quedará asociada a la propia Mesa y al Expediente. Tras la generación, archivo y vinculación de un documento, Licita lo presenta en una ventana demsword necesarias. usuario, lo que da un alto nivel de personalización y agilidad a las consultas. Gestión Cada Concepto puede tener asociados toda clase de objetos multimedia: imágenes vectoriales (planos de viviendas o locales, planos de situación), imágenes de mapa de bits (fotografías, documentos digitalizados), cualquier clase de sonido e incluso clips de video. Por ejemplo, un Licitador puede tener asociados los poderes de sus representantes y un Expediente el plano de situación del terreno objeto del Concurso. seguimiento Licita puede registrar cualquier actividad desarrollada por la Organización en su relación con los Licitadores (Alta, llamadas, visitas, etc.). El Seguimiento se Licitador, el Expediente, el tipo de Actividad, el miembro de la Organización que la realizó, fecha y hora, además de un campo para observaciones de tamaño ilimitado. relacionadas con él en todos los expedientes, mientras que la de un Expediente presenta las actividades de todos los Licitadores del Expediente, pero sólo las relacionadas con dicho Expediente. La información almacenada en los registros de actividad permite realizar determinado miembro de la Organización.

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