CODIGO PR-SA-AF-09 CONTROL DE BODEGA E INVENTARIO

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1 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 1 de 7 EDICIONES SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS CODIGO PR-SA-AF-09 EDICIÓN FECHA OBSERVACIONES 0 25/06/2012 Edición inicial. 1 25/03/2013 Se cambia logo corporativo de la organización. 2 16/12/2014 Se modifica Actividades 6 y /01/2016 Se modifican los puntos 5 Terminología y punto 7 Actividades. AUTORIZACIÓN Nombre AUTORIZADO: Gerente General Sr. Jorge Dublé Baraona Firma Fecha APROBACION Y AUTORIZACION El presente procedimiento de Trabajo ha sido aprobado por el Gerente General y entrará en vigencia al día siguiente de su autorización

2 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 2 de 7 1. OBJETIVO Establecer la metodología para resguardar y controlar los activos e insumos de la empresa. 2. ALCANCE Para todo el personal de Icil Icafal S.A. que tenga activos e insumos de la empresa a cargo. 3. RESPONSABILIDAD Jefe de Abastecimiento: Velar por el cumplimento del presente procedimiento; aprobar las bajas de activos. Encargado de Bodega Central: Codificar e ingresar los activos al sistema, entregas de activos e insumos a obra, control de devoluciones, enviar a reparación los activos devueltos a bodega central cuando corresponda y llevar el control físico de los activos. Profesional de Obra: Mantener el activo fijo ubicable y en buenas condiciones operativas, informar todo lo que afecte al activo fijo, como por ejemplo, los siniestros. Velar por el cumplimiento de los planes de mantenimiento de cada máquina. Bodeguero: Realizar las recepciones físicas de los materiales, llevar el registro de las recepciones, traspasos y consumos en el sistema, solicitar las bajas de activos. Contralor de Activos: Capacitación, asesoría y control de los activos fijos mayores y menores en terreno. Gerente Zonal: Serán los responsables indirectos de los activos de la gerencia bajo su administración, y deberán hacer cumplir los procedimientos vigentes para su administración, además, visar la compra de activos fijos menores. 4. DOCUMENTOS APLICABLES IT-SA-AF-02 Confeccionar Guías de Despacho, Devolución de activos. 5. TERMINOLOGÍA Activos: Se define como todo bien de la empresa destinado al giro. Se incluyen: Vehículos, Maquinarias, Herramientas, Equipos Computacionales, Muebles y Útiles entre otros. Existencias: Incluye Activo Fijo Menor e Insumos. Inventario: Registro total de los bienes y demás cosas pertenecientes a la empresa, hecho con orden y precisión. Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las existencias físicas en sí mismas.

3 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 3 de 7 Activo Fijo Mayor: Bienes cuyo valor es mayor a $ , de larga vida útil, los que serán activados en la contabilidad. Incluye Motoatornilladoras, Perforadoras, Bateadoras, Motocarriles, etc. Además de otros bienes críticos que Jefe(a) de Abastecimiento defina en este grupo como Cortadoras de rieles, Generadores, etc. Activo Fijo Menor: Otros bienes, equipos y herramientas, que por su valor no corresponden a activo fijo mayor, pero que deben ser controlados y son requeridos para la operación. Estos bienes constituyen un costo directo para la obra. Ej.: taladros, sierras, reglas, gatas, etc. Insumos: Bienes que forman parte de los costos directos de la obra y que son utilizados para la ejecución de los trabajos, como por ejemplo: cemento, durmientes, rieles, etc. CL: Modificación y traspasos internos de montos cargados en una obra a otra obra, estos pueden incluir ingresos, rendiciones de gastos, boletas de honorarios y cualquier costo mal imputado. 6. SEGURIDAD, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS 6.1. Seguridad Contar con los equipos de extintores adecuados en la bodega, limpieza y orden en el almacenaje de los distintos bienes Equipos y Herramientas - Sistema Iconstruye: software en línea utilizado para llevar el control de insumos y activos. - Internet (correo electrónico) 7. ACTIVIDADES 7.1. Solicitud de Equipos (compra) Los AFMA sólo podrán ser obtenidos mediante solicitud de requisición al Encargado de Bodega Central, quien procederá a revisar el stock, si no hubiera disponibles, el solicitante deberá iniciar el proceso de compra a través de un pedido de materiales aprobado por la gerencia respectiva y autorizada por la Gerencia General. Los costos de los Activos Fijos Mayores serán imputados a la Bodega Central o a la obra solicitante para posteriormente ser activados. Esto rige también para la adquisición de Activos Fijos Menores, pero en este caso, la compra se llevará a cabo sólo con la aprobación de la Gerencia Zonal. Si una obra requiere por emergencia comprar un Activo directamente, deberá ser aprobado por la Gerencia Zonal e informar inmediatamente al Encargado de Bodega Central, mediante el envío de la Guía de Despacho y/o Factura correspondiente.

4 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 4 de Codificación de Equipos Una vez recibido el activo en bodega central se le asignará un código de inventario y se ingresará al sistema para su administración y control. La codificación se realiza mediante el formulario de ingreso interno del Dpto. de Abastecimiento el cual necesita a lo menos la factura o guía de despacho con la descripción del o de los equipos. Si fuese un AFMA, el/la Jefe de Abastecimiento debe enviar una copia de la ficha de activación con su respectivo código al departamento de Contabilidad Entrega de Activos Fijos a Obra. La entrega de los equipos a las obras se realizará mediante el un Traspaso entre bodegas del sistema Iconstruye. Será responsable del cuidado y administración del activo el Profesional de obra, quien realiza la solicitud, y autoriza la recepción en bodega. En el caso de los AFME, se realizará un CL de cargo a la obra por el valor comercial de los bienes en el caso de que estos hayan sido comprados por bodega. En el caso de los AFMA, se cargará mensualmente la depreciación del activo a la obra asignada hasta que este sea devuelto a bodega, o se realice el traspaso a otra obra a través del sistema. El cargo de las depreciaciones que se cargará en cada obra, se realizará en base a lo registrado en Iconstruye el último día de cada mes, siendo responsabilidad de las obras cobrar proporcionales en caso de que corresponda. Cada vez que se produzca un movimiento físico del activo, este deberá ser registrado inmediatamente en el sistema de Iconstruye Mantención y Reparación Capacitaciones. La mantención y reparación de los equipos será responsabilidad de la obra que lo esta usando, siendo asesorados por el contralor de activos. El contralor realizará capacitaciones en terreno, a los usuarios sobre el correcto uso de los equipos. Adicionalmente el Contralor propondrá talleres en lugares cercanos a la obra donde se puedan realizar las reparaciones y/o mantenciones de los activos fijos Venta de Activos Se deberá enviar una Solicitud de Venta al Encargado de Bodega Central para tramitar la venta de Activos e Insumos con la firma del Gerente Zonal respectivo, y estas ventas deberán ser autorizadas por el Jefe de Abastecimiento. Deberán indicarse claramente los datos del comprador y las condiciones de venta. Esta será la base para confeccionar la factura (obligatoriamente) y los ingresos depositados en la cuenta corriente de la Empresa. Una vez que la factura de venta se haya efectuado, el activo deberá ser traspasado a la bodega central en el sistema Iconstruye con comentario Venta, dónde el Encargado de Abastecimiento realizará la baja del código. En caso de que el activo corresponda a un

5 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 5 de 7 AFMA, el/la Jefe de Abastecimiento debe enviar una copia de la factura de venta, y del formulario de baja con su respectivo código al departamento de Contabilidad Bajas de Equipos Bajas Por Hurto o Robo: El responsable del inventario deberá realizar un informe objetivo de los hechos inmediatamente de ocurrido el siniestro y dejará constancia en Carabineros, ambos documentos serán enviados al Encargado de Bodega Central quien informará de lo ocurrido al Jefe de Abastecimiento para determinar la baja. Bajas Por mal Estado de Conservación: El activo e Insumo que se encuentre deteriorado o con fallas deberá ser enviado a Bodega Central con un informe solicitando la evaluación para que sea el Jefe de Abastecimiento quien determine si corresponde o no la baja. Bajas Por mal uso o siniestros: El bien deberá ser despachado a la Bodega Central con un informe que señale las causas y responsabilidades correspondientes. Serán evaluados los daños y el Jefe de Abastecimiento determinará si corresponde la aplicación de los gastos de reparación a la obra. Una vez que la baja sea aprobada, el activo deberá ser traspasado hacia la bodega en el sistema Iconstruye dejando como comentario Baja y la razón de la baja. En caso de que el activo corresponda a un AFMA, el/la Jefe de Abastecimiento debe enviar una copia del formulario de baja con su respectivo código al departamento de Contabilidad. El valor libro remanente del activo será cargado a la obra respectiva Devolución de Activos e Insumos. Al término de las obras, los Activos y/o Insumos deberán ser siempre devueltos desde obra a Bodega Central con una guía de despacho, donde se debe individualizar cada equipo con su respectivo código. La obra se respaldará con una copia de la(s) guía(s) firmada por el encargado de bodega central cuando verifique el buen estado de conservación y/o correcto funcionamiento según procedimiento. La obra se debe preocupar de devolver los equipos en estado operativo, para lo cual, de ser necesario deberá enviarlos a reparación. Eventualmente si éstos presentaran fallas, el Jefe de Bodega Central se preocupará de enviarlos a reparación, incluyéndole al monto final los traslados, las HH, otros gastos asociados y sobre todo esto, un recargo de un 20%. Las obras no podrán solicitar el cierre de obra si no han cumplido con lo señalado en este punto, en el caso de que se requiera enviar a reparar los equipos, deberán esperar hasta que se carguen todos los costos asociados. Eventualmente, y de común acuerdo entre la obra y Abastecimiento, podrán traspasarse bienes categorizados como AFME. El valor del traspaso deberá contar con la aprobación del Jefe de Abastecimiento, y efectuarse a través de un CL.

6 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 6 de 7 Los AFME que sean traspasados a Abastecimiento podrán ser reasignados, al mismo valor comercial recibido aplicándoles los respectivos costos de revisión, mantención o recuperación, de acuerdo a la necesidad de las obras como costo de reempleo. Todos los traspasos deberán llevarse a cabo de inmediato en el sistema Iconstruye Controles El Contralor y/o Encargado de Bodega Central realizarán Inventarios Físicos anuales con la finalidad de controlar la existencia de estos bienes y el estado en el que se encuentran, además de su congruencia con lo registrado en el sistema Iconstruye. Todos los meses las gerencias deberán enviar junto a sus balances un reporte de los inventarios incluyendo Insumos, AFME y AFMA para todas las obras, los cuales deben obtener del sistema Iconstruye. Mensualmente, el Jefe de Control de Gestión, realizará una cuadratura de los AFMA en las bodegas de Iconstruye y los registrados en contabilidad para asegurar la integridad de los datos Horarios de ingreso y retiro de bienes desde Bodega Central Le recepción de Insumos y Activos en dependencias de Bodega Central de Abastecimiento, se realizara única y exclusivamente los días Martes y Viernes desde las 08:30 hasta las 17:00 horas, previa coordinación con la Obra, la Obra deberá proporcionar tanto los medios mecánicos si fuesen necesarios para la descarga del material y puesta en bodega como del personal equipado para el ordenamiento y contabilización del material a recibir, la recepción será controlada por el Encargado de Bodega Central y fiscalizado por el Guardia de Seguridad quien será testigo de fe de lo recibido tanto en cantidad como en descripción según indique la Guía de Despacho, en la eventualidad de que los materiales a recibir por cantidad y forma no puedan ser contabilizados en el momento de la recepción, el encargado de Bodega Central recibirá el material y dejara nota en la Guía de Despacho aclarando que la recepción es parcial y no conforme hasta que el material pueda ser contabilizado, en tal caso la Obra deberá igualmente en los días posteriores previa programación prestar personal de apoyo para la contabilización del material el cual será fiscalizado por el Guardia de seguridad y controlado por el Encargado de Bodega Central. Los despachos desde Bodega Central indistintamente del tipo de material, se realizaran en coordinación con la Obra en y serán de acuerdo al siguiente tenor, retiro directo por parte de la Obra con recursos propios como Camión y Grúa de la Empresa o camión externo contratado por la Obra, la otra figura es Camión y Grúa coordinado por Bodega Central con posterior descargo de costos a la Obra a la cual se despacha, el despacho será realizado el día y la hora acordado con la Obra. En el caso que la Obra ya sea por problemas operativos o u otros no pueda retirar o recibir el día acordado, tendrá la obligación de informar mediante correo electrónico el cambio de la situación para acordar otra fecha, esto con el fin de no entorpecer el

7 EDICIÓN: 3 OBRA : Página 7 de 7 normal funcionamiento y programación de actividades de Bodega Central, considerando que podrían haber otras programaciones similares con otras Obra. 8. INDICADORES DE CONTROL No aplica. 9. REGISTROS CL 10. ANEXOS No aplica.