ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

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Juana Aguilar Rivas
hace 7 años
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1 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Reunión Nacional de Archivos 2009 ABR/2009 LAM 1

2 Proceso de digitalización Ing. Benjamín Torres Bautista ABR/2009 LAM 2

3 Qué es la digitalización? Es el proceso con el que se obtienen imágenes electrónicas a partir de sus documentos físicos y se resguardan en un medio digital de almacenamiento masivo, con el propósito de recuperar estas imágenes mediante la búsqueda de los documentos a las que están asociadas. El almacenamiento se refiere a los medios y los métodos usados para guardar y mantener la información digital disponible para usarla más adelante. Algunas serán necesarias de inmediato, mientras que otras no serán requeridas durante largo tiempo. ABR/2009 LAM 3

4 Objetivo de esta ponencia Dar a conocer los aspectos generales del proceso de digitalización para que los asistentes conozcan los elementos que deben tomar en cuenta en la realización de un proyecto de este tipo. Presentaciones relacionadas: Reunión Nacional de Archivos 2007 Consejos prácticos para la digitalización de archivos históricos Segunda Reunión de Archivos del Gobierno Federal 2007 Autenticación y preservación de documentos electrónicos que son creados durante los flujos de trabajo propios s actividades del Banco Proceso de digitalización mediante un tercero Proceso de digitalización con recursos propios Autenticación de documentos creados digitalmente Autenticación de documentos digitalizados ABR/2009 LAM 4

5 Proceso de digitalización masiva, mediante un tercero Si no lo mides, no lo controlas Si no lo controlas, no lo mejoras Políticas Procedimientos Instructivos de trabajo Indicadores del proceso Rastreabilidad de los documentos Scanners Equipo de almacenamiento ABR/2009 LAM 5

6 y preparación y cotejo Identificación Expurgo Foliación Liberación de los elementos de sujeción Tipos de scanners ABR/2009 LAM 6

7 Selección de scaners de acuerdo a la a digitalizar Obtención digitales Realizar tratamientos automatizados a las imágenes: recortar, alinear, acomodo Tipos de scanners ABR/2009 LAM 7

8 Re-armado de fojas que se digitalizaron en un scanner diferente Dejar la en el mismo estado como se entrego en la recepción Tipos de scanners ABR/2009 LAM 8

9 Captura de índices de expediente o documento Grabar la imagen digital a la estructura de directorios especificada Asociar la imagen con su expediente o documento correspondiente Tipos de scanners ABR/2009 LAM 9

10 Verificar la calidad en las diferentes etapas del proceso de digitalización: avance Calidad de documentos Registro de parámetros de revisión Emisión de informe de revisión. Tipos de scanners ABR/2009 LAM 10

11 cliente Verificación del volumen de producción solicitado Muestro de Asociación correcta con los documentos Calidad Tipos de scanners ABR/2009 LAM 11

12 Se devuelve la al Cleinte, junto con: Formato de entregarecepción. Inventario. Transferencia digitales al equipo de almacenamiento del. Tipos de scanners ABR/2009 LAM 12

13 Tipos de scanners Scanners ABR/2009 LAM 13

14 Equipos e Scanners ABR/2009 LAM 14

15 Para administración (Indexación) LaserFiche Documentum Archivístico (Cuadro General de Clasificación Archivística) Albala Corte ingles Archivo 3000 Sistema de Administración de Archivos del AGN Scanners ABR/2009 LAM 15

16 Como seleccionar al de servicios de digitalización Principales requisitos que debe cumplir el Visita a las del Archivo, para dimensionar el proyecto tanto en equipos como en todo tipo de recursos. Elaborar un programa de producción con base en un proyecto por monto mínimo y máximo en pesos. Proporcionar el hardware, software, mobiliario, accesorios, eléctricas, de red y equipos de corriente ininterrumpida. Efectuar pruebas de rendimiento para garantizar la servicio y el volumen de producción. Aceptar que los pagos se harán por servicio devengado, a completa satisfacción del Archivo. Contar con su proceso de digitalización certificado bajo la norma ISO 9001:2000. A manera de ejemplo se anexan bases de licitación del AGN ABR/2009 LAM 16

17 Trabajos previos para iniciar un proyecto de digitalización Organizar y describir los documentos con base en el Cuadro General de Clasificación Archivísitica (CGCA) y en la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD- G), con el propósito de crear el expediente electrónico (Archivístico). El Sistema de Administración de Archivos es una herramienta para el manejo de expedientes electrónicos. ABR/2009 LAM 17

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