3ER FORO LATINOAMERICANO PRISM 17 Y 18 OCTUBRE 2013 CANCÚN, MÉXICO. Lic. Fernando Parada Gerente General Plumada SA Skype: ferparada1

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1 3ER FORO LATINOAMERICANO PRISM 17 Y 18 OCTUBRE 2013 CANCÚN, MÉXICO Lic. Fernando Parada Gerente General Plumada SA Skype: ferparada1

2 Crear Valor en nuestras Empresas Cuál es nuestro negocio? Ingresos / Egresos Mercado Actual

3 Pensar Estrategias Diferenciación: distancia entre lo que su empresa puede hacer y lo que sus competidores pueden hacer. Neutralización: eliminar rápidamente cualquier distancia entre lo que su compañía puede hacer y lo que sus competidores pueden hacer. Optimización: capacidad de realizar operaciones existentes más rápido, más barato y mejor que los competidores. Visión práctica: capacidad para observar, orientar, decidir y actuar más rápido que los competidores.

4 Cloud Computing en nuestra industria Es un paradigma que permite ofrecer servicios de computación a través de Internet.

5 Modelo Ofrecer bajo el modelo SaaS(Software as a Service) una soluciónde Gestión Documental para la administración y control de la información y archivos centralizados o distribuidos de su empresa desde una única herramienta de software.

6 Qué información se puede administrar? Es posible la administración y trazabilidad de una amplia variedad de soportes de información: Documentos Papel (cajas, expedientes, documentos) Objetos físicos (Tapes, medios ópticos, analógicos, etc.) Documentos Electrónicos (documentos escaneados, archivos digitales, etc.)

7 Dónde puede estar almacenada la información y documentación a administrar? Este servicio permite contar con una administración unificada, autoadministrada y/o en guarda en proveedores externos, de todos sus archivos con las mejores prácticas y con tecnología de clase mundial, garantizando un medio seguro, rápido, moderno, oportuno y económico evitando una permanente inversión en tecnología. La solución permite administrar : Dependencias Propias Diferentes Bodegas Físicas Proveedores Externos.

8 Potenciales Necesidades Cuando se tercerizanlos archivos pero se posee información sensible y/o activa en formato papel que deciden no entregar a una guarda externa. Cuando por política interna deciden no tercerizar sus archivos. Cuando existen restricciones legales y/o regulaciones de la actividad que impida enviar parcial o totalmente sus archivos a un depósito externo y la tercerización de guarda física no es una alternativa válida. Cuando existe gran dispersión geográfica, con archivos propios y/o tercerizados, con necesidad de tener un control de la información a través de una base de datos única en donde se registra todo el inventario y movimientos de sus archivos mediante una interfaz única para el usuario.

9 Arquitectura de Software Plumada utiliza como core de la solución O neil Software, líder mundial en aplicaciones para la gestión de archivos, adaptado a las necesidades de los mercados Latinoamericanos. Esta adaptación ha sido desarrollada por personal especializado que cuenta con más de 18 años en la industria y es respaldado diariamente con el servicio brindado a nuestros clientes. Como resultado se ofrece una aplicación integral y potente para gestionar los archivos. Se ha prestado especial interés en desarrollar interfaces de usuario que permiten un uso intuitivo y amigable a fin de reducir los tiempos de aprendizaje y adaptación a nuevas modalidades de trabajo

10 Arquitectura de Software Interfaz Archivo: Es la interfaz que utilizarán los recursos humanos asignados a las bodegas y archivos con un volumen de información importante que cuenta con un módulo de administración y otro de operaciones. Esta funcionalidad está desarrollada tanto para archivos centrales como intermedios o locales sin importar si son propios o tercerizados. Interfaz Usuario (web): Es la interfaz que utilizarán los usuarios que necesiten solicitar información al archivo, independientemente de la locación de los mismos. A diferencia del caso anterior la funcionalidad de estos usuarios está vinculada a su actividad dentro de la estructura de la empresa y el acceso al mismo solo requiere de un navegador estándar en la pc con acceso a internet.

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12 Funcionalidades Principales Administrar el Cuadro de Series Documentales de la Empresa Administración de distintas unidades documentales (cajas / expedientes / documentos / imágenes) Control de Acceso a la información por perfiles de usuarios Gestión de Vencimientos de la documentación Registrar movimientos de la documentación (entradas/salidas) Historial de Movimientos Planificar pedidos de consultas de documentación de usuarios autorizados Imputar gastos por centro de costos Tablero de control y reportes

13 Funcionalidades Principales Capacidad de búsquedas avanzadas Acceso desde tecnologías WIFI / Mobile / Internet Trazabilidad por código de barras y RFID Gestión y almacenamiento de documentos digitalizados Administración de Locaciones Remotas Carga de datos centralizada y/o desde sitesremotos (sucursales) Digitalización de documentación a demanda Integracióncon tecnologías de automatización de procesos y sistemas propios

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15 Configuración

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26 Crear Estructura

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34 Ingreso Físico

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38 Ingreso de Datos

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45 Emparejar

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52 Consulta y Pedido

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65 Salida Física

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74 Recepción Física

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78 Importar Documentos Digitales

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87 Opciones Varias

88 Traspasar

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94 Consultar Datos Item

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98 Actualizar Datos Item

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102 Página Web para Moviles

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104 Principales Beneficios Mayor control de su capital de información (contenido en soportes físicos, digitales o electrónicos) sin importar donde se encuentren geográficamente. Proporciona un acceso controlado a la información según las características de cada perfil de usuario y funciones asignadas dentro de cada proceso definido por la organización. Permite implementar una metodología documental estandarizada basada en las mejores prácticas internacionales del sector de manera homogénea en toda la organización. Trazabilidad completa de la información con el alcance que el cliente defina. Permite incorporar tecnología de punta otorgando mayor flexibilidad ante las cambiantes necesidades de la organización y del mercado, accediendo a información de mayor calidad.

105 Principales Beneficios Nuestro servicio es totalmente escalable y se adapta a las necesidades propias y crecimiento de cada cliente. Permite establecer una estrategia de ahorro de costes en la gestión documental sin afectar la calidad del servicio. No se requiere de personal especialista en informática, gestión documental y soporte técnico de alto costo, etc. ya que dichos perfiles se encuentra dentro de nuestro servicio. Tampoco es necesario invertir en hardware, software, adquirir costosas actualizaciones, ni renovar los servidores, solo se amplía el servicio a las unidades/departamentos/sectores necesarias/os sin necesidad de sobredimensionar la inversión. Dicho ahorro podrá ser afectado a funciones críticas de la organización a la vez que resuelve los problemas diarios de sus archivos. Permite retomar el control de la documentación en guarda tercerizada con un bajo costo de migración y mantenimiento.

106 Principales Beneficios Sirecuperar la guarda física de determinados archivos tercerizadono es una opción, nuestro servicio también le permitirá generar valor agregado de información al servicio en uso, permitiendo un control adicional y auditando en tiempo real a su actual servicio contratado. Facilita racionalizar el uso del espacio físico mediante la ambientación edilicia con estándares internacionales que optimizan la guarda, a la vez que se minimizan riesgos operativos. La virtualización de la plataforma de servicios documentales permite contar con un ámbito de mayor seguridad a un bajo costo operativo. Permite brindar un mayor valor a los procesos de negocio impactando favorablemente tanto a los usuarios internos como externos. Se reducen riesgos legales al conservar documentos de carácter probatorio ante demandas iniciadas por la institución o por terceros a la vez que se facilita el cumplimiento de normativas referente a habeas data de particulares.

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