PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA UTILIZANDO EL ASISTENTE

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Encarnación Quintana Rubio
hace 7 años
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1 TABLAS DINÁMICAS Es una herramienta de presentación de datos. Una Tabla Dinámica combina lo mejor de la consolidación y de los subtotales y va más allá de esas dos herramientas para proporcionar una mayor flexibilidad de presentación. Se puede cambiar la presentación con solo arrastrar los campos a otra posición de la hoja de cálculo. Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de determinadas áreas de interés. Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica? Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe anterior, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre con las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con los totales generales. Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como presentación de los datos para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios. Cómo se organizan los datos? En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo Deporte y cada registro de Golf se resume en un sólo elemento Golf. Un campo de datos, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. Cómo se crea un informe de tabla dinámica? Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. En el asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de cálculo o la base de datos externa. A continuación, el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el informe y una lista de los campos disponibles. A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las áreas de colocación, Microsoft Excel resume y calcula el informe automáticamente. PASOS PARA CREAR UNA TABLA DINÁMICA UTILIZANDO EL ASISTENTE

2 Para este tema utilizaremos una base de datos. (ver imagen abajo) 1. Cree la base de datos 2. En este caso no importa si la base de datos esta ordenada o no ya que la tabla dinámica se encarga de filtrar los datos. 3. Clic en cualquier parte de la base de datos 4. Clic en el menú INSERTAR

3 1. Clic en cualquier parte de la base de datos, no necesita selecionarla toda. 6. Asegúrese de que la selección aparezca en la opción Tabla o rango y luego pulse Aceptar

Asistente para generar una tabla dinámica 7. Los recuadros blancos que aparecen en el cuadro de diálogo representan el esquema de la Tabla dinámica.

4 Asistente para generar una tabla dinámica 7. Los recuadros blancos que aparecen en el cuadro de diálogo representan el esquema de la Tabla dinámica. Para crear la tabla dinámica, se arrastra los botones que aparecen en la parte derecha del cuadro de diálogo, los cuales están etiquetados con los nombres del campo de la lista de datos. 8. Arrastre el campo VENDEDOR hasta el recuadro PÁGINA 9. Arrastre el campo MARCA hasta el recuadro COLUMNA 10. Arrastre el campo COLOR hasta el recuadro FILA 11. Arrastre el campo SUCURSAL hasta el recuadro FILA 12. Arrastre el campo PRECIO hasta el recuadro DATOS 13. Clic en Aceptar 14. Aparece la Tabla dinámica Nota: Realice pruebas con los filtros para ver las diferentes posibilidades de información que presenta. Opciones de tablas dinámicas - formato -Dar clic derecho sobre la tabla dinámica y seleccionar opciones de tabla dinámica

5 Nos aparecen las diferentes opciones de la tabla dinámica. TOTALES Y FILTROS Totales Generales de columnas- Totales generales de filas: Los resúmenes obtenidos con la ejecución de tablas dinámicas, necesitan en casi todos los casos de los totales de filas y columnas o por lo menos los totales en una de las dos opciones. Por defecto las dos opciones aparecen activadas. DISEÑO Y FORMATO Aquí encontramos opciones de ajuste para Mostrar la información de la tabla. MOSTRAR Podemos observar y cambiar las diferentes opciones de visualización en cuanto a encabezados y títulos se refiere.

6 FUNCIONES DE TEXTO Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas. CONCATENAR Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas o directamente texto utilizando comillas "". Esta función puede tener como máximo 30 argumentos. Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la celda A2 "Rodríguez" y queremos que en la celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A1;" ";A2) IGUAL Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o Falso. Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2) Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la celda A2 "Avión". En la celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente manera. =IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor Falso. Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer) Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos como resultado "Funciones". EXTRAE Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto. Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer) Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 escribimos la función =EXTRAE(A1;3;4), obtendremos como resultado "ncio".

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