IBM SmartCloud for Social Business. IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

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1 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

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3 IBM SmartCloud for Social Business IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

4 Nota Antes de utilizar esta información y el producto al que da soporte, lea la información en el apartado Avisos en la página 227. Aviso Esta edición se aplica a IBM SmartCloud Engage de marzo de 2013 y a IBM SmartCloud Connections de marzo de 2013 y a todos los releases y modificaciones posteriores hasta que se notifique lo contrario en nuevas ediciones. Copyright IBM Corporation 2010, 2013.

5 Capítulo 1. Actividades Una actividad es un sitio donde las personas involucradas en un proyecto pueden compartir información, asignar tareas y compartir recursos como archivos, herramientas y sitios web. Utilice una actividad para organizar el contenido y priorizar las tareas relacionadas con un objetivo de proyecto. Novedades de Actividades Averigüe las características que se han añadido. Cómo empezar v Explorar la aplicación Cómo empezar. v Crear una actividad para organizar un proyecto de equipo. v Hacer seguimiento y asignar elementos de tareas pendientes. v Reutilizar una actividad que haya creado para hacer seguimiento de una tarea repetitiva. Utilice los conectores de escritorio para Microsoft Windows Comparta, conecte y haga negocios de forma social desde aplicaciones de Windows, Microsoft Outlook, o Microsoft Office (PowerPoint, Excel y Word). Los conectores de escritorio de IBM Connections para Microsoft Windows añaden características de redes sociales como Actividades, Blogs, Comunidades, Archivos y Wikis. Suba archivos locales a IBM SmartCloud Engage y IBM SmartCloud Connections desde Windows Explorer. Comparta archivos, trabaje en ellos localmente y publíquelos en IBM SmartCloud for Social Business. Publique en un blog, adjunte un documento a un wiki y busque contenido en IBM SmartCloud Engage o IBM SmartCloud Connections. Importante: Si inicia sesión en IBM SmartCloud Engage mediante el método "Utilizar el inicio de sesión de mi organización", no podrá iniciar sesión y utilizar los conectores de escritorio. v Descargar los conectores de escritorio v Cómo utilizar los conectores de escritorio Copyright IBM Corp. 2010,

6 2 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

7 Capítulo 2. Visión general de las actividades Actividades está disponible como aplicación autónoma o como widget de Comunidades. Utilice actividades para ayudar a su equipo a interactuar en una ubicación en línea donde se crean, recopilar y comparten las ideas de un proyecto y los recursos de este. Añada entradas y tareas a la actividad para capturar las tareas necesarias y almacenar los archivos asociados. Utilice secciones para organizar las entradas de sus actividades y tareas. Entre los ejemplos de proyectos que puede rastrear con una actividad se incluye: v Cerrar un proceso de venta v Preparar una reunión importante v Redactar un informe para un cliente v Contratar nuevos empleados Todas las actividades se encuentran disponibles en la vista Actividades, incluidas las actividades creadas como parte de una comunidad. Las actividades creadas como parte de una comunidad se indicarán en la vista con el texto Actividad de comunidad. La actividades se listan en el filtro Actividad de comunidad del panel principal de la página Visión general. Las actividades autónomas se listan en el filtro Mis actividades. Mis actividades son las actividades activas a las que pertenece; se trata de actividades: v Que ha creado v A las que se ha añadido como miembro v Que forman parte de una comunidad a la que pertenece Mis actividades no incluye las actividades públicas, las actividades que ha deseleccionado o las actividades completadas. Las actividades pueden tener el estado siguiente: Cuando crea una actividad como parte de una comunidad, los miembros de la actividad se limita a aquellas personas que son miembros de la comunidad. La actividad de comunidad puede contener un subconjunto de miembros de comunidad. Para que resulte más sencillo encontrar las actividades que sean más importante para el usuario, asigne a estas actividades una prioridad. Elimine una actividad de su vista deseleccionándola. Puede realizar una copia de una actividad o exportar una actividad a un archivo CSV. Guarde una actividad como plantilla y utilice dicha plantilla para crear nuevas actividades. Copyright IBM Corp. 2010,

8 4 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

9 Capítulo 3. Inicio de una actividad No es necesario ningún acceso especial para crear una actividad. Una vez que haya creado la actividad, pulse Acciones de actividad para editar la actividad, crear una copia de la actividad o utilizar la actividad para crear una plantilla. Acerca de esta tarea Las actividades se pueden crear desde cero o a partir de una plantilla. Cuando inicia una actividad desde una plantilla, la nueva actividad se creará con la información que ha guardado de la plantilla. Por ejemplo, si la plantilla contiene un conjunto de pasos, contactos y recursos, su nueva actividad se rellenará con los mismos pasos, contactos y recursos. 1. Navegue a la vista de actividades y pulse Iniciar una actividad. Si está utilizando la aplicación autónoma, pulse Apps > Actividades para obtener la vista de actividades. Si está iniciando una actividad en una comunidad, deberá añadir el widget actividades antes de iniciar una actividad. Para añadir el widget actividades, pulse Acciones de comunidades > Personalizar y seleccione Actividades. 2. Opcional: Para crear una actividad desde una plantilla, pulse Elegir una Plantilla de actividad y seleccione una plantilla. Si desea mantener la lista de miembros con los miembros definidos en la plantilla, seleccione Utilizar miembro de al plantilla. 3. Especificar detalles de actividad. Puede cambiar los detalles posteriormente al editar la actividad. v El Nombre se visualiza en el asunto de la notificación enviada a los miembros añadidos. Si no proporciona un nombre, la actividad recibe el nombre Sin título. v Seleccione Permitir a personas ajenas a mi organización hacerse miembros de esta actividad para incluir miembros de la organización o invitados ajenos a la organización. Las actividades que admiten miembros externos se pueden compartir con comunidades que admiten miembros externos o internos. Puede desactivar este permiso más adelante para que no se admitan miembros externos en la actividad, solo si no hay miembros externos presentes. Las actividades externas se identifican con un icono Externa al lado del título de la actividad. No seleccione esta opción si solo desea incluir miembros de la organización. Las actividades que no admiten miembros externos solo se pueden compartir con comunidades que no admiten miembros externos. No se puede permitir la pertenencia externa a una actividad interna más adelante. v Para separar varias etiquetas, utilice una coma. Cuando haya guardado la actividad, las etiquetas nuevas se añadirán a la colección de etiquetas. v Al añadir miembros, primero seleccione el tipo de miembro, luego el rol, seguidamente el nombre de la persona, comunidad o grupo para añadirlo como miembro. El propietario puede añadir contenido a todas las entradas, verlas y editarlas y gestionar la pertenencia de la actividad. Un autor puede añadir y ver contenido y editar sus propias entradas. Un lector únicamente puede ver contenido. Nota: La función de grupo está disponible si la solicita. Para obtener más información póngase en contacto con el administrador de la organización. Si especifica una dirección de correo electrónico para alguien que no tiene una cuenta o que tiene una cuenta pero que no está en la misma organización, debe pulsar en el icono del signo más para añadir a esa persona. Si la persona no tiene una cuenta, se le solicitará que envíe a dicha persona una invitación después de guardar la actividad. Los miembros invitados deben aceptar la invitación para acceder a las actividades a las que han sido añadidos como miembros. Copyright IBM Corp. 2010,

10 v Asegúrese de que el objetivo de la actividad proporciona información suficiente para ayudar a los miembros a distinguir entre las actividades de nombre similar. Se pueden realizar búsquedas en el objetivo y este se visualizará en el mensaje de notificación que reciben los miembros cuando se les invita a participar en la actividad. Resultados Cuando se haya creado la actividad, el servidor enviará un mensaje de correo electrónico o una notificación al separador Actualizaciones de la característica Mi panel de instrumentos para notificar sobre la actividad a las personas que ha añadido como miembros. Qué hacer a continuación Puede añadir contenido a la actividad al crear entradas o elementos de tareas pendientes u organizar la actividad con secciones. Guarde esta actividad como una plantilla para un uso futuro o facilite su búsqueda marcándola como alta prioridad. Tareas relacionadas: Capítulo 8, Trabajo con plantillas, en la página 27 Reutilice el estilo o contenido de una actividad o una entrada creando plantillas. 6 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

11 Capítulo 4. Adición de contenido de actividades Añada información a su actividad al crear entradas. Cree y asigne tareas añadiendo elementos de tareas pendientes. Asocie recursos con su actividad adjuntando o enlazando a archivos. Al añadir contenido a una actividad, crea un espacio en su proyecto para compartir información, asignar tareas y compartir recursos como sitios web o archivos. Utilice entradas para añadir contenido a la actividad. Por ejemplo, utilice una entrada para adjuntar un archivo, enlazar a un archivo o añadir un marcador a un sitio. También puede crear campos personalizados en las entradas. Al igual que las actividades, las entradas pueden crearse desde cero o a partir de un plantilla de entrada que haya guardado anteriormente. Al crear una entrada, recuerde que el texto de descripción y las etiquetas serán localizables. De manera predeterminada, las entradas de una actividad se comparten con todos los miembros de dicha actividad. Puede ocultar una entrada de otros miembros marcándola como privada. Debe ser autor o propietario de la actividad para añadirle entradas. Utilice los elementos de tareas pendientes para realizar un seguimiento de las tareas que su equipo deba completar para lograr el objetivo de la actividad. Puede asignar un elemento de tarea pendiente a un miembro de una actividad, adjuntar un archivo, enlazar a un archivo o añadir un marcador a un sitio. También puede añadir campos personalizados a un elemento de tarea pendiente y darle una fecha de vencimiento. Utilice el separador de Lista de tareas pendientes para ver una lista de sus elementos de tarea pendientes, incluidas las actividades que se crean como parte de una comunidad. Responda a las entradas y a los elementos de tarea pendiente pulsando Más para ver los detalles de una entrada o de un elemento pendiente. Seleccione Añadir un comentario o Añadir tarea pendiente. Pulse Más para visualizar los detalles de entrada o de tareas pendientes. Edite una entrada o tarea pendiente pulsando Más > Editar. Pulse Más > Más acciones para visualizar una lista de acciones que puede realizar en cada entrada o tarea pendiente. En Más acciones puede realizar lo siguiente: v Notificar a otras personas sobre la entrada o tarea pendiente. v Enlazar a la entrada oalatareapendiente. v Copiar, mover o suprimir la entrada o tarea pendiente. v Guardar una entrada o tarea pendiente como una plantilla. v Convertir una entrada en una tarea pendiente. De manera predeterminada, su trabajo se guarda de forma automática cada 5 minutos salvo que el administrador cambie el intervalo. Si no guarda una entrada y cierra el navegador o se agota el tiempo de espera de su sesión, recibirá una notificación la próxima vez que inicie sesión. En el mensaje de notificación puede pulsar en Ver para abrir la entrada y reanudar el trabajo o Descartar para suprimir la entrada. Si no se ha llevado a cabo ninguna acción en la entrada sin guardar, visualizará de nuevo el mensaje la próxima vez que inicie sesión. Adición de una entrada Añada una entrada a una actividad cuando desee compartir información con los miembros de su actividad. Por ejemplo, utilice una entrada para formular una pregunta. Los miembros de una actividad pueden publicar respuestas pulsando Añadir comentario en la entrada. También puede utilizar el asunto de la entrada como una manera anunciar algo. 1. Pulse Añadir entrada. Copyright IBM Corp. 2010,

12 2. Especifique los detalles relevantes. Estos detalles pueden cambiarse más tarde editando la entrada. Para editar una entrada, pulse Más para ampliar la entrada y, a continuación, pulse Editar. 3. Añadir contenido a la entrada. v Pulse Adjuntar archivo para añadir un archivo a la entrada. Los archivos adjuntos se cargan a la actividad y se almacenan en la actividad. Los archivos no pueden compartirse fuera de la pertenencia a la actividad. No se pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos cargados en las actividades. Si quiere subir un archivo que pueda compartir posteriormente con más usuarios, añada el archivo a la aplicación Archivos. Puede añadir un enlace a un archivo o carpeta en la aplicación Archivos desde la entrada de actividad para compartirlo con los miembros de la actividad. Los archivos que adjunta a una entrada de actividad se almacenan en la actividad. Nota: El recuadro de diálogo Archivo adjunto muestra el tamaño de archivo máximo que se puede cargar. Adjuntar archivos de gran tamaño a una actividad puede afectar al rendimiento de la actividad. Una actividad que contiene archivos de gran tamaño puede tardar más en cargarse. En lugar de adjuntar un archivo a una entrada, cargue el archivo en la aplicación Archivos y, a continuación, añada en la actividad un enlace a ese archivo. v Pulse Añadir marcador para añadir una dirección web a la entrada. v Pulse Añadir campos personalizados > Enlazar a archivo para añadir un enlace a un archivo. Seleccione el archivo al que desea enlazar. Los archivos disponible dependen de lo que se haya desplegado en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos está desplegada en su entorno, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la aplicación Archivos. Si hay disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la biblioteca. Si opta por crear un enlace desde Mi PC, el archivo seleccionado se carga en la actividad y se crea un enlace. Nota: Si se despliega la aplicación Archivos o se habilitan Bibliotecas enlazadas, Mi PC no estará disponible. 8 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

13 v Pulse Añadir campos personalizados > Enlazar a carpeta para añadir un enlace a una carpeta. Las carpetas disponibles dependen de lo que se despliegue en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos se despliega en su entorno, podrá crear un enlace a una carpeta creada en la aplicación Archivos. Si se encuentra disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, puede crear un enlace a una carpeta almacenada en la biblioteca. v Pulse Añadir campos personalizados > Campo fecha para añadir un campo Fecha a la entrada. Al pulsar el campo vacío, se muestra el control de agenda. Puede escribir una fecha en el campo o escoger una del control de agenda. v Añadir campos personalizados > Campo persona para añadir un campo Persona a la entrada. A medida que escribe un nombre en el campo, se muestra una lista de nombres del directorio. Puede escoger uno de la lista o seguir escribiendo el nombre completo de la persona o su dirección de correo electrónico. Nota: Si escribe el nombre de la persona desde Actividades, debe seleccionar de la escritura anticipada para añadir a la persona correctamente en lugar de pulsar Añadir miembros. Seleccione la tarjeta de visita correcta con la visualización de la escritura predictiva. v Pulse Añadir campos personalizados > Campo texto para añadir un campo de texto plano a la entrada. Puede añadir tantos tipos de campo como desee, así como campos del mismo tipo varias veces. Renombre un campo personalizado pulsando la etiqueta de campo. Elimine un campo pulsando el icono de suprimir campo de dicho campo. Puede cambiar la etiqueta de archivo, marcador o campo personalizado por un nombre que describa mejor la finalidad de dicho campo. Por ejemplo, si utiliza la entrada para proporcionar comentarios de revisión, puede añadir dos campos de nombre, un campo Autor y un campo Revisor. Asimismo, puede añadir un campo de fecha con la etiqueta Revisar por fecha y, a continuación, añadir un archivo adjunto con la etiqueta de campo Documento para revisar. 4. Utilice el campo Descripción para describir la entrada o añadir contenido de entrada. Puede utilizar las opciones de la barra de herramientas para dar formato al texto añadido. 5. Seleccione una sección específica a la actividad para añadir esta entrada. 6. Seleccione Marcar esta entrada como privada para ocultar la entrada a otros miembros. Capítulo 4. Adición de contenido de actividades 9

14 7. Seleccione Notificar acerca de esta entrada si desea notificar a los miembros de la actividad sobre esta entrada. Si utiliza una actividad autónoma, puede notificar a todos los miembros de la actividad seleccionando Todos los miembros individuales de esta actividad. Esta opción no notifica a los miembros de grupos o comunidades. Si no desea notificar a todos los miembros, seleccione aquellos que desee de la lista. Si la actividad se ha compartido con una comunidad, puede notificar un subconjunto de miembros de comunidad seleccionando Comunidad: community_name donde community_name es el nombre de la comunidad y, a continuación, seleccionando los recuadros junto a los nombres de los miembros a los que desea notificar. Si está utilizando una actividad de comunidad, seleccione los miembros específicos de la lista. Si desea enviar una notificación tanto a los propietarios de comunidades como a los miembros individuales, seleccione los nombres de propietario en la lista nombre_comunidad (propietarios de comunidad), donde nombre_comunidad es el nombre de la comunidad, y seleccione nombres individuales en la lista Miembros de actividad individual. Sus selecciones se recuerdan cuando cambia de lista. Nota: El filtro sólo busca los nombres de la página actual. Si hay varias páginas, pulse Siguiente hasta que llegue a una página con los nombres en el mismo rango alfabético del nombre que está buscando y, a continuación, escriba el nombre en el recuadro de filtro. Qué hacer a continuación Puede cambiar las propiedades de las entradas pulsando Más acciones. Por ejemplo, puede hacer que una entrada sea privada editándola. También puede mover la entrada, editarla, suprimirla o realizar una copia de esta. Puede convertir las entradas en elementos de tareas pendientes pulsando Más acciones > Convertir a elemento pendiente. Los elementos de tarea pendiente son útiles cuando tiene una entrada en la actividad que desea asignar o si la fecha de vencimiento de la entrada es anterior a la fecha de vencimiento de la actividad. Al pulsar Más acciones > Notificar a otras personas puede mostrar una entrada a los miembros de la actividad. Los miembros a los que se notifica reciben un mensaje de correo electrónico o una notificación en el separador Actualizaciones de la aplicación de página inicial que contiene la descripción de la entrada y el enlace correspondiente. Cualquier miembro de una actividad puede notificar a otros miembros acerca de una entrada en la actividad. El servidor puede enviar notificaciones a los miembros actuales y a cualquier persona que añada una entrada actual a la actividad, incluso si la persona ya no es miembro. Tareas relacionadas: Cómo trabajar con archivos Compartir documentos en su actividad permite organizar los archivos necesarios para completar sus objetivos en un lugar. Añada un enlace desde una entrada o elemento de tarea pendiente a un archivo o carpeta. Adjunte un archivo a una entrada o elemento de tarea pendiente. Cómo trabajar con archivos Compartir documentos en su actividad permite organizar los archivos necesarios para completar sus objetivos en un lugar. Añada un enlace desde una entrada o elemento de tarea pendiente a un archivo o carpeta. Adjunte un archivo a una entrada o elemento de tarea pendiente. Antes de empezar Puede añadir un enlace o archivo adjunto mientras crea una entrada nueva o elemento de tarea pendiente o en una entrada o elemento de tarea pendiente existente. Para actualizar una entrada existente, pulse Más para visualizar los detalles de entrada y, a continuación, pulse Editar. Para actualizar un elemento 10 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

15 de tarea pendiente existente, pulse Más para visualizar los detalles del elemento de tarea pendiente y, a continuación, pulse Editar > Más opciones. Acerca de esta tarea Al adjuntar archivos a una actividad se almacena el archivo en la actividad. Solo los miembros de una actividad podrán acceder a los archivos adjuntos de esta. v Pulse Adjuntar archivo para cargar un archivo en la actividad. Los archivos adjuntos se cargan a la actividad y se almacenan en la actividad. Los archivos no pueden compartirse fuera de la pertenencia a la actividad. No se pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos cargados en las actividades. Si quiere subir un archivo que pueda compartir posteriormente con más usuarios, añada el archivo a la aplicación Archivos. Puede añadir un enlace a un archivo o carpeta en la aplicación Archivos desde la entrada de actividad para compartirlo con los miembros de la actividad. Los archivos que adjunta a una entrada de actividad se almacenan en la actividad. Nota: El recuadro de diálogo Archivo adjunto muestra el tamaño de archivo máximo que se puede cargar. Adjuntar archivos de gran tamaño a una actividad puede afectar al rendimiento de la actividad. Una actividad que contiene archivos de gran tamaño puede tardar más en cargarse. En lugar de adjuntar un archivo a una entrada, cargue el archivo en la aplicación Archivos y, a continuación, añada en la actividad un enlace a ese archivo. v Pulse Añadir campos personalizados > Enlazar a archivo para añadir un enlace a un archivo. Seleccione el archivo al que desea enlazar. Los archivos disponible dependen de lo que se haya desplegado en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos está desplegada en su entorno, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la aplicación Archivos. Si hay disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la biblioteca. Si opta por crear un enlace desde Mi PC, el archivo seleccionado se carga en la actividad y se crea un enlace. Nota: Si se despliega la aplicación Archivos o se habilitan Bibliotecas enlazadas, Mi PC no estará disponible. v Pulse Añadir campos personalizados > Enlazar a carpeta para añadir un enlace a una carpeta. Las carpetas disponibles dependen de lo que se despliegue en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos se despliega en su entorno, podrá crear un enlace a una carpeta creada en la aplicación Archivos. Si se encuentra disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, puede crear un enlace a una carpeta almacenada en la biblioteca. v Añada un enlace a un archivo o carpeta en la descripción de la entrada o elemento de tarea pendiente. También puede añadir enlaces en el campo de descripción. Utilice el icono de enlace en la barra de herramienta de Descripción para añadir un enlace. Capítulo 4. Adición de contenido de actividades 11

16 Tareas relacionadas: Adición de una entrada en la página 7 Añada una entrada a una actividad cuando desee compartir información con los miembros de su actividad. Por ejemplo, utilice una entrada para formular una pregunta. Los miembros de una actividad pueden publicar respuestas pulsando Añadir comentario en la entrada. También puede utilizar el asunto de la entrada como una manera anunciar algo. Adición de un elemento de tarea pendiente Puede añadir uno o más elementos de tareas pendientes a una actividad y asignarlos a los miembros de la actividad. Utilice los elementos de tareas pendientes para gestionar el trabajo necesario para completar el objetivo de una actividad. Puede consultar todas las entradas de tareas pendientes desde la vista Elementos de tareas pendientes. Obtención de la dirección web de una entrada individual Puede abrir una entrada en su propia página web y después guardar la página como marcador, enviársela a otro miembro en un mensaje de chat o publicarla como entrada de marcador en una actividad. Cualquier usuario que abra el enlace posteriormente será dirigido directamente a la página web de la entrada. Antes de empezar Para abrir una entrada desde una dirección web permanente, debe ser miembro de la actividad que contiene la entrada. No puede utilizar un enlace a una entrada para compartirla con un usuario que no sea miembro de la actividad. Acerca de esta tarea Para obtener la dirección web de una entrada, realice los pasos siguientes: 1. Busque la entrada que desea añadir a marcadores o compartir y, a continuación, pulsemás acciones > Enlazar a esta entrada. Nota: Si no visualiza el enlace Más acciones, es probable que la vista esté contraída. Pulse el título de la entrada para abrirla. 2. Puede añadir la entrada a marcadores o compartirla con otros miembros, si copia la dirección web del cuadro de localización del navegador y la pega en un mensaje de chat, o en un campo del marcador. Adición de un elemento de tarea pendiente Puede añadir uno o más elementos de tareas pendientes a una actividad y asignarlos a los miembros de la actividad. Utilice los elementos de tareas pendientes para gestionar el trabajo necesario para completar el objetivo de una actividad. Puede consultar todas las entradas de tareas pendientes desde la vista Elementos de tareas pendientes. Acerca de esta tarea Después de pulsar Añadir un elemento de tarea pendiente, puede especificar una breve descripción de la tarea en el campo Tarea pendiente y guardar el elemento de tarea pendiente. La descripción que ha entrado identifica el elemento y se visualiza en todas las vistas en las que se incluye el elemento. Para añadir más información, contenido o asignar el elemento de tarea pendiente, pulse Más opciones. En los siguientes pasos se incluye información de los elementos opcionales en Más opciones. Cuando esté en una actividad, puede crear elementos de tareas pendientes para una actividad o para una tarea pendiente que ya esté creada en dicha actividad. Para añadir la entrada de tarea pendiente 12 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

17 directamente en la actividad, pulse Añadir elemento de tarea pendiente. Para añadir la entrada de tarea pendiente como una respuesta a otra entrada, abra la entrada y, a continuación, pulse Añadir elemento de tarea pendiente. Utilice la información siguiente para completar las opciones adicionales disponibles después de pulsar Más opciones. 1. De forma predeterminada, la tarea se asigna a Cualquiera (compartido). Esto significa que cualquier miembro de la actividad puede completar la tarea. Para asignar el elemento de tarea pendiente a un miembro específico, pulse Elegir una persona. 2. En el campo Fecha de vencimiento, asigne una fecha para indicar cuándo debe completarse esta tarea. 3. Añadir contenido a la entrada. v Pulse Adjuntar archivo para añadir un archivo a la entrada. Los archivos adjuntos se cargan a la actividad y se almacenan en la actividad. Los archivos no pueden compartirse fuera de la pertenencia a la actividad. No se pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos cargados en las actividades. Si quiere subir un archivo que pueda compartir posteriormente con más usuarios, añada el archivo a la aplicación Archivos. Puede añadir un enlace a un archivo o carpeta en la aplicación Archivos desde la entrada de actividad para compartirlo con los miembros de la actividad. Los archivos que adjunta a una entrada de actividad se almacenan en la actividad. Nota: El recuadro de diálogo Archivo adjunto muestra el tamaño de archivo máximo que se puede cargar. Adjuntar archivos de gran tamaño a una actividad puede afectar al rendimiento de la actividad. Una actividad que contiene archivos de gran tamaño puede tardar más en cargarse. En lugar de adjuntar un archivo a una entrada, cargue el archivo en la aplicación Archivos y, a continuación, añada en la actividad un enlace a ese archivo. v Pulse Añadir marcador para añadir una dirección web a la entrada. v Pulse Añadir campos personalizados > Enlazar a archivo para añadir un enlace a un archivo. Seleccione el archivo al que desea enlazar. Los archivos disponible dependen de lo que se haya desplegado en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos está desplegada en su entorno, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la aplicación Archivos. Si hay disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la biblioteca. Si opta por crear un enlace desde Mi PC, el archivo seleccionado se carga en la actividad y se crea un enlace. Nota: Si se despliega la aplicación Archivos o se habilitan Bibliotecas enlazadas, Mi PC no estará disponible. Capítulo 4. Adición de contenido de actividades 13

18 v Pulse Añadir campos personalizados > Enlazar a carpeta para añadir un enlace a una carpeta. Las carpetas disponibles dependen de lo que se despliegue en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos se despliega en su entorno, podrá crear un enlace a una carpeta creada en la aplicación Archivos. Si se encuentra disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, puede crear un enlace a una carpeta almacenada en la biblioteca. v Pulse Añadir campos personalizados > Campo fecha para añadir un campo Fecha a la entrada. Al pulsar el campo vacío, se muestra el control de agenda. Puede escribir una fecha en el campo o escoger una del control de agenda. 14 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

19 v Añadir campos personalizados > Campo persona para añadir un campo Persona a la entrada. A medida que escribe un nombre en el campo, se muestra una lista de nombres del directorio. Puede escoger uno de la lista o seguir escribiendo el nombre completo de la persona o su dirección de correo electrónico. Nota: Si escribe el nombre de la persona desde Actividades, debe seleccionar de la escritura anticipada para añadir a la persona correctamente en lugar de pulsar Añadir miembros. Seleccione la tarjeta de visita correcta con la visualización de la escritura predictiva. v Pulse Añadir campos personalizados > Campo texto para añadir un campo de texto plano a la entrada. Puede añadir tantos tipos de campo como desee, así como campos del mismo tipo varias veces. Renombre un campo personalizado pulsando la etiqueta de campo. Elimine un campo pulsando el icono de suprimir campo de dicho campo. Puede cambiar la etiqueta de archivo, marcador o campo personalizado por un nombre que describa mejor la finalidad de dicho campo. Por ejemplo, si utiliza la entrada para proporcionar comentarios de revisión, puede añadir dos campos de nombre, un campo Autor y un campo Revisor. Asimismo, puede añadir un campo de fecha con la etiqueta Revisar por fecha y, a continuación, añadir un archivo adjunto con la etiqueta de campo Documento para revisar. 4. Utilice el campo Descripción para describir la entrada o añadir contenido de entrada. Puede utilizar las opciones de la barra de herramientas para dar formato al texto añadido. 5. Seleccione una sección específica a la actividad para añadir esta entrada. 6. Seleccione Marcar esta entrada como privada para ocultar la entrada a otros miembros. 7. Seleccione Notificar acerca de esta entrada si desea notificar a los miembros de la actividad sobre esta entrada. Si utiliza una actividad autónoma, puede notificar a todos los miembros de la actividad seleccionando Todos los miembros individuales de esta actividad. Esta opción no notifica a los miembros de grupos o comunidades. Si no desea notificar a todos los miembros, seleccione aquellos que desee de la lista. Si la actividad se ha compartido con una comunidad, puede notificar un subconjunto de miembros de comunidad seleccionando Comunidad: community_name donde community_name es el nombre de la comunidad y, a continuación, seleccionando los recuadros junto a los nombres de los miembros a los que desea notificar. Si está utilizando una actividad de comunidad, seleccione los miembros específicos de la lista. Si desea enviar una notificación tanto a los propietarios de comunidades como a los miembros individuales, seleccione los nombres de propietario en la lista nombre_comunidad (propietarios de comunidad), donde nombre_comunidad es el nombre de la comunidad, y seleccione nombres individuales en la lista Miembros de actividad individual. Sus selecciones se recuerdan cuando cambia de lista. Nota: El filtro sólo busca los nombres de la página actual. Si hay varias páginas, pulse Siguiente hasta que llegue a una página con los nombres en el mismo rango alfabético del nombre que está buscando y, a continuación, escriba el nombre en el recuadro de filtro. Qué hacer a continuación Después de guardar la tarea pendiente, puede crear otra sin pulsar Añadir elemento de tarea pendiente. Si desea crear otro elemento de tarea pendiente, especifíquelo en el campo Tarea pendiente. Delo contrario, pulse Cancelar para eliminar el campo de texto. Tareas relacionadas: Cómo trabajar con archivos en la página 10 Compartir documentos en su actividad permite organizar los archivos necesarios para completar sus objetivos en un lugar. Añada un enlace desde una entrada o elemento de tarea pendiente a un archivo o carpeta. Adjunte un archivo a una entrada o elemento de tarea pendiente. Capítulo 4. Adición de contenido de actividades 15

20 16 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

21 Capítulo 5. Cómo trabajar con actividades Puede editar una actividad y sus entradas u organizar su contenido mediante la creación de secciones. Si establece prioridades el usuario encontrará con mayor facilidad las actividades importantes. Si deselecciona una actividad, esta no se visualizará en su vista. Cuando alcance el objetivo de la actividad, podrá finalizar dicha actividad. Acerca de esta tarea Cuando alcance el objetivo de una actividad, pulse Marcar actividad como finalizada en la barra de título. Esta acción no suprime la actividad. La actividad completada sigue estando disponible desde la vista Completadas. Después de marcar una actividad como completada, los miembros dejan de verla listada entre sus actividades. Puede restaurar una actividad finalizada de la vista Finalizadas pulsando Restaurar actividad desde la actividad finalizada. Las actividades que no estén activas después de 90 días, se marcarán como completadas automáticamente. Antes de que esto suceda, se envía una notificación a los propietarios de la actividad, a fin de informarles de que se marcará la actividad como completada si no la utilizan. Puede suprimir una actividad para moverla la vista Papelera. Suprima una actividad sólo si no desea guardar la información relacionada con ella. Puede restaurar las actividades desde la vista Papelera hasta que esta se vacíe, lo cual ocurre de manera predeterminada a los 90 días. Edición de una actividad Para editar una actividad, debe ser propietario de la actividad. El hecho de editar el título, la descripción, la fecha de vencimiento o las etiquetas asociadas a ella no afecta al contenido de las entradas publicadas. Editar información de actividad. v Desde la vista Mis actividades, busque la actividad que desea editar en la lista de actividades, pulse Más para expandir su descripción y, a continuación, pulse Suprimir. v Desde la actividad que desea editar, pulse Acciones de actividad en la barra de título y, a continuación, seleccione Editar actividad. Organización del contenido de actividades Cuando haya añadido contenido a su actividad, organícelo de modo que sea fácil encontrarlo. v Pulse Añadir sección para añadir contenedores de alto nivel a una actividad. Las secciones son contenedores de conjuntos de entradas de actividades. Después de crear una sección, puede moverlo o renombrarlo pulsando Acciones desde la cabecera de la sección. Para renombrar la sección, pulse Editar sección. También puede suprimir la sección pulsando Acciones que se encuentra en la cabecera de la sección. v Pulse Acciones de actividad en la barra de título y, a continuación, seleccione Añadir actividad relacionada para añadir un enlace a una actividad relacionada. Esta acción crea una entrada que enlaza con otro actividad. Utilice esta acción para enlazar con otra actividad que contenga información de interés para los miembros actuales de la actividad. Sólo los miembros con acceso a la otra actividad pueden acceder a ella desde esta entrada. Copyright IBM Corp. 2010,

22 Priorización de actividades Se da prioridad Normal a todas las actividades. Puede cambiar el nivel de prioridad de una actividad para que resulte más fácil de encontrar. Acerca de esta tarea El nivel de prioridad que asigna a una actividad está visible sólo para usted, no afecta a la prioridad que otro miembro de la actividad pueda asignarle. Las actividades a las que otorga una prioridad Alta o Media se muestran en una lista compacta a la cual puede acceder si expande Actividades con prioridad. Nota: Actividades con prioridad no se muestra en el panel de navegación de una actividad, es decir, tendrá que salir primero de la actividad. Pulse el separador Actividades para salir de la actividad actual y volver a la vista Mis actividades. Éstas son las opciones de nivel de prioridad: Prioridad alta Indica que esta actividad es importante. Prioridad media Indica que esta actividad tiene una prioridad mayor que una actividad normal. Prioridad normal (valor predeterminado) Indica que esta actividad tiene una prioridad normal. Marcar como deseleccionada Mueve la actividad a la vista Actividades deseleccionadas. Puede cambiar la prioridad de la vista Mis actividades desde una actividad. v Desde la vista Mis actividades, busque la actividad a la que desea dar prioridad. Pulse Más para ampliar la descripción de la actividad, pulse Priorizar y,a continuación, seleccione un nivel de prioridad. v Desde una actividad, pulse Acciones de actividad desde la barra del título de actividad y, a continuación, seleccione un nivel de prioridad. Nota: El nivel de prioridad no es visible en la actividad; debe volver a la vista Mis actividades o ir a Actividades con prioridad en el panel de navegación de la vista Mis actividades para ver los niveles de prioridad de la actividad. Deselección de una actividad que no le interese Puede deseleccionar una actividad que ya no le interese para eliminarla de la vista Mis actividades. Si la actividad llega a ser más útil, podrá volver a seleccionarla. Acerca de esta tarea Tras deseleccionar una actividad, seguirá siendo miembro de la misma y seguirá teniendo acceso a su contenido si cambia a la vista Actividades deseleccionadas. Los otros miembros de la actividad podrán seguir enviándole notificaciones sobre las entradas de la actividad. 18 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

23 Puede deseleccionar una actividad de la vista Mis actividades desde la actividad. v Desde la vista Mis actividades, busque la actividad que desea deseleccionar, pulse Más > Establecer prioridades > Marcar como deseleccionada. v Desde una actividad, pulse Acciones de actividad en la barra de título y después seleccione Marcar como deseleccionada. Qué hacer a continuación Para volver a seleccionar una actividad, abra la vista Actividades deseleccionadas desde el panel de navegación de la vista Mis actividades. Pulse Más > Establecer prioridad para la actividad que desea volver a seleccionar y, a continuación, seleccione el nivel de prioridad adecuado. Suscripción al canal de información de actividades para obtener actualizaciones automáticas Con la utilización de un lector de canales de información, puede suscribirse a un canal de información de una actividad o conjunto de actividades que le interese. Cuando se haya suscrito al canal de información, su lector supervisa y recupera automáticamente las actualizaciones para usted. Acerca de esta tarea Un canal de información es un modo de representar y entregar automáticamente el contenido más reciente de una página web directamente en su sistema. Actividades utiliza un protocolo llamado Atom para publicar canales de información. Al suscribirse a un canal de información, se simplifica la tarea de supervisar una actividad porque el lector de canales de información comprueba automáticamente y recupera las actualizaciones de contenido de cada canal de información. Puede suscribirse a un canal de información desde cualquier ubicación en la que se muestre el icono Canal de información, incluso en la vista Mis actividades y dentro de las actividades individuales. El proceso de suscripción a un canal de información varía según el lector de canales de información que utilice. Los pasos siguientes proporcionan unas directrices generales. 1. Realice una de las acciones siguientes: v Para suscribirse a una única actividad, abra dicha actividad, busque una vista o sección que incluya una lista de las entradas de las que desearía recibir actualizaciones y, a continuación, pulse Suscribirse a estas entradas. v Si desea suscribirse a diversas actividades, abra una vista con los tipos de actividades de las que desearía recibir actualizaciones, como la vista Actividades con prioridad > Prioridad alta, y luego seleccione Canal de información para estas actividades. v Para suscribirse a la lista de elementos de tareas pendientes, pulse el separador Lista de tareas y luego pulse Canal de información para estas tareas. v Si desea suscribirse a las plantillas, pulse el separador Plantillas de actividades y luego pulse Canal de información para estas plantillas. 2. Añada el canal de información a su lector de canales de información favorito. Los pasos que deben efectuarse para realizar esta acción varían en función del navegador y el lector de canales de información que se utilicen. Consulte la documentación del navegador o lector de canales de información para obtener más información. Capítulo 5. Cómo trabajar con actividades 19

24 Seguimiento de actividades Los miembros no reciben automáticamente notificaciones de las actualizaciones de la actividad. Para recibir notificaciones de actividades, deberá seguir dicha actividad. Todo el mundo puede seguir una actividad pública. Para seguir una actividad restringida, deberá ser un miembro de la actividad. v Desde una actividad autónoma pulse Seguir esta actividad desde dentro de una actividad. v Desde una actividad de comunidad, pulse Acciones de seguimiento > Seguir esta actividad. Nota: Seguir esta actividad envía una notificación sobre los cambios siguientes en las actividades: Creación, supresión y ediciones de actividades Elementos de actividad, como la creación y supresión de elementos Sucesos de actividad, como crear, seguir o duplicar una actividad Pertenencia a actividades, como la adición de un miembro, un grupo o una comunidad Seguir esta actividad no envía notificaciones sobre los cambios en los campos de actividad, como ediciones de marcadores o archivos adjuntos. Qué hacer a continuación También puede realizar un seguimiento de los eventos de las actividades que está siguiendo desde la página de inicio pulsando Estoy siguiendo en la navegación. Si no desea recibir más notificaciones sobre las últimas actualizaciones de una actividad, puede dejar de seguirla en cualquier momento. Para dejar de seguir una actividad autónoma, pulse Dejar de seguir esta actividad. Para dejar de seguir una actividad de comunidad, abra la actividad de comunidad y pulse Acciones de seguimiento > Dejar de seguir esta actividad. Copia de una actividad Ha visto una actividad creada por otra persona que desearía volver a utilizar? Si los propietarios de la actividad no crearon una plantilla para que otras personas puedan volver a utilizarla, es posible crear una copia de la misma. También es posible copiar una de sus actividades si desea volver a utilizarla, pero no tiene pensado hacerla servir tantas veces como para crear una plantilla. Antes de empezar Todos los miembros de una actividad podrán copiarla. Al copiar la actividad, se le añade como propietario de la nueva actividad copiada. Las actividades externas se copian como actividades externas, y las actividades internas se copian como actividades internas. Acerca de esta tarea Para copiar una actividad, realice los pasos siguientes: 1. Abra la actividad que desea copiar. 2. Desde la barra de título, pulse Acciones de actividad y luego seleccione Copiar actividad. 3. En el formulario de la actividad nueva, añada valores nuevos o cambie los que vienen dados en los campos que desea actualizar. 4. Si desea incluir en la nueva actividad a los miembros de la actividad que está copiando, pulse en Utilizar miembros de la actividad 5. Pulse Guardar 20 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

25 Exportación de actividades Exporte los datos de una actividad para crear varios tipos de informes basados en hojas de cálculo. Acerca de esta tarea Cualquier miembro de la actividad puede exportar los datos de una actividad a un archivo CSV (valores separados por comas). Exportar una actividad a un archivo CSV permite mover sus datos a un formato de hoja de cálculo. Nota: Todas las fechas del archivo CSV exportado se ajustan a la hora media de Greenwich (GMT), independientemente del huso horario del servidor o del huso horario del usuario que solicite la exportación. Después de mover la actividad a este tipo de formato, puede empezar a crear varios tipos de informes basados en los datos. 1. Abra la actividad cuyos datos desea exportar. 2. Haga clic en Acciones de actividad > Exportar actividad. 3. Seleccione Esta actividad para exportar toda la actividad, que incluye todas las entradas, comentarios, secciones y elementos de tarea pendiente, o bien seleccione una sección específica en el recuadro de diálogo Exportar. 4. Haga clic en Exportar. 5. Realice uno de los pasos siguientes: a. Seleccione Abrir con para seleccionar el programa con el que desea abrir la actividad exportada en ese momento. Habitualmente, para abrir archivos CSV se utilizan aplicaciones de hojas de cálculo. b. Seleccione Guardar archivo para guardar la actividad exportada en el sistema local y abrirla más adelante. Capítulo 5. Cómo trabajar con actividades 21

26 22 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

27 Capítulo 6. Búsqueda de actividades Busque actividades de las que es miembro y sus correspondientes entradas. La búsqueda incluye actividades completadas. En los resultados de las pruebas no se incluyen entradas privadas o aquellas entradas o actividades de la papelera. Copyright IBM Corp. 2010,

28 24 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

29 Capítulo 7. Filtrado de actividades y entradas por etiquetas El etiquetado de entradas y actividades proporciona una forma sencilla de encontrarlos posteriormente. La búsqueda de entradas o actividades por etiquetas le permite descubrir información etiquetada de forma similar por parte de otros miembros de actividad. Acerca de esta tarea Todas las etiquetas de sus actividades se muestran en una colección de etiquetas, incluidas las etiquetas añadidas por otros miembros. Las etiquetas se pueden visualizar como una nube o una lista. La nube de etiquetas muestra las etiquetas más frecuentes en formato grande y en negrita. La lista de etiquetas muestra las etiquetas más frecuentes al principio de la lista. La nube de etiquetas y la lista de etiquetas muestra solo las etiquetas más populares. La lista de etiquetas muestra las 10 etiquetas más populares.la nube de etiquetas muestra más de 10. v Añadir etiquetas a una actividad o entrada. Para añadir una etiqueta a una actividad, pulse Acciones de actividad > Editar actividad Para añadir una etiqueta a una entrada o elemento de tarea pendiente, expanda la entrada o el elemento de tarea pendiente y pulse Más > Editar. v Busque actividades o entradas que estén categorizadas con una etiqueta específica. Busque las actividades que estén categorizadas con una etiqueta específica. Expanda Etiquetas en el panel de navegación de Mis actividades y pulse la etiqueta. Busque las entradas en una actividad que utilice una etiqueta específica. En la actividad que contiene la entrada o elemento de tarea pendiente, expanda Etiquetas y pulse la etiqueta. v Búsqueda de una etiqueta específica. Expanda Etiquetas en el panel de navegación y pulse Buscar una etiqueta. Especifique un nombre de etiqueta. Al pulsar en una etiqueta se visualiza el contenido etiquetado. Copyright IBM Corp. 2010,

30 26 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

31 Capítulo 8. Trabajo con plantillas Reutilice el estilo o contenido de una actividad o una entrada creando plantillas. Acerca de esta tarea Puede utilizar una plantilla de actividad para capturar los pasos obligatorios, contactos, recursos y herramientas utilizadas para completar un proceso habitual. Cuando haya creado la plantilla, puede crear múltiples actividades a partir de esta para cada proyecto que utilice el proceso. Es posible utilizar una plantilla de entradas para capturar un conjunto de los campos que componen una entrada personalizada. Cuando haya creado la plantilla de entradas, puede crear diferentes entradas a partir de ésta. v Para iniciar una actividad desde una plantilla, pulse Iniciar una actividad y seleccione Elegir una Plantilla de actividad. Para crear una entrada desde una plantilla, pulse Añadir desde plantilla de entrada y seleccione la plantilla que desea utilizar. v Para crear una plantilla de actividad desde una actividad existente, pulse Acciones de actividad > Copiar como Nueva plantilla. Para crear una plantilla de entrada desde una entrada existente o elemento de tarea pendiente, pulse Más acciones > Guardar como plantilla de entrada desde la vista detalles de la entrada. v Si utiliza Actividades autónomas, puede crear una plantilla nueva sin tener que iniciar primero una actividad. Pulse Plantillas de actividades > Iniciar una plantilla nueva. Tareas relacionadas: Capítulo 3, Inicio de una actividad, en la página 5 No es necesario ningún acceso especial para crear una actividad. Una vez que haya creado la actividad, pulse Acciones de actividad para editar la actividad, crear una copia de la actividad o utilizar la actividad para crear una plantilla. Edición de plantillas de actividades Edite una plantilla de actividad para realizar modificaciones una vez la haya creado. Antes de empezar La edición de una plantilla no afecta a ninguna de las actividades que ha creado anteriormente utilizando la plantilla. Acerca de esta tarea Para editar una plantilla, efectúe los pasos siguientes: 1. Pulse el separador Plantillas de actividades para abrir la lista de plantillas. 2. Busque la plantilla que desea suprimir, pulse Más para expandirla y, a continuación, pulse Editar. Si la plantilla ya está abierta, desde la barra de título, seleccione Acciones de plantilla > Editar plantilla. Nota: Sólo los propietarios de una plantilla la pueden editar. Si no es propietario, no podrá ver el enlace Editar y la opción de menú Editar plantilla no estará habilitada. Copyright IBM Corp. 2010,

32 3. Realice los cambios que desee y pulse Guardar. Edición de plantillas de entradas El propietario de la actividad puede editar las plantillas de entrada que se crean a partir de entradas personalizadas. Por ejemplo, el propietario de la actividad puede que quiera cambiar el icono que utiliza la plantilla como identificador. Antes de empezar No lleve a cabo este procedimiento si no hay plantillas de entradas en la actividad. Una plantilla de entradas es un prototipo de entrada. Si crea una entrada personalizada que querrá volver a utilizar, puede guardarla como plantilla. La próxima vez que añada una entrada, tendrá la opción de hacerlo con los campos personalizados especificados en la plantilla. Para más información, consulte Creación de plantillas de entradas. Acerca de esta tarea Para editar una plantilla de entradas, efectúe los pasos siguientes: 1. Abra la actividad que contiene las plantillas de entradas que desea editar. 2. Desde la barra de título, pulse Acciones de actividad y, a continuación, seleccione Editar plantillas de entradas. 3. Pulse Editar junto a la plantilla que va a editar. 4. Realice las ediciones que desee. Para asociar un icono a la plantilla, seleccione uno. Cuando asocia un icono con una plantilla, el icono se visualiza en los nombres de las entradas que se crean desde la plantilla. 5. Pulse Guardar. 6. Edite otra plantilla de entradas o pulse Cerrar. Cómo marcar como preferidas las plantillas de actividades para un acceso más sencillo Es posible clasificar las plantillas de actividades disponibles si marca las que más le gustan como preferidas. Con esto, se añaden a la vista de Plantillas preferidas que está disponible desde el panel de navegación del separador Plantillas de actividades. De este modo podrá acceder a las plantillas que más utiliza de forma más rápida. Antes de empezar Cualquier persona que disponga de acceso a una plantilla de actividad puede marcarla como preferida. Acerca de esta tarea Para hacerlo, efectúe los pasos siguientes: 1. Pulse el separador Plantillas de actividades para abrir la lista de plantillas. 2. Busque la plantilla, pulse Más para expandirla y luego pulse Marcar como plantilla favorita. 28 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

33 Resultados Las plantillas marcadas como favoritas se identifican en la vista de Plantillas de actividades y aparecen en la vista de Plantillas favoritas. Qué hacer a continuación Para eliminarla posteriormente, abra la vista Plantillas favoritas, busque la plantilla en la lista, pulse Más para expandirla y, a continuación, seleccione Marcar como plantilla normal. Supresión de plantillas de actividades Suprima las plantillas de actividades que no quiera que sean utilizadas o que están obsoletas. Antes de empezar Debe ser un propietario de una plantilla de actividad para suprimirla. La supresión de una plantilla no afecta a las actividades que haya creado a partir de la plantilla. Acerca de esta tarea Para suprimir una plantilla de actividad, realice los pasos siguientes: 1. Pulse el separador Plantillas de actividades para abrir la lista de plantillas. 2. Busque la plantilla que desea suprimir, pulse Más para expandirla y, a continuación, pulse Suprimir. Si la plantilla ya está abierta, desde la barra de título, seleccione Acciones de plantilla > Suprimir plantilla. Nota: Sólo los propietarios de una plantilla la pueden suprimir. Si no es propietario, no podrá ver el enlace Suprimir ni la opción de menú Suprimir plantilla. 3. Pulse Aceptar para confirmar la supresión. Capítulo 8. Trabajo con plantillas 29

34 Qué hacer a continuación Si desea restaurar una plantilla suprimida, pulse Papelera de plantilla en el panel de navegación del separador Plantillas de actividades, busque la plantilla, pulse Más para expandir su descripción y, a continuación, pulse Restaurar. Nota: El propietario de una plantilla suprimida es el único que puede restaurarla. Si no es propietario, no verá el enlace Restaurar. 30 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

35 Capítulo 9. Actualización de miembros Añadir o eliminar miembros desde su actividad. Los miembros se pueden añadir cuando crea una actividad o después de que se haya iniciado una actividad. Actualice los roles de miembros para determinar qué cambios puede realizar el miembro de una actividad. La disponibilidad de los roles depende de si está actualizando una actividad autónoma o una actividad de comunidad. Actualización de una actividad autónoma Hay diferentes tipos de actividades autónomas: públicas, De su organización o privadas. Si la actividad es privada, deberá ser miembro de la misma para ver o acceder a ella. De forma predeterminada, las actividades nuevas son privadas y la persona que crea la actividad tendrá automáticamente asignado el rol de propietario. Cualquier persona con acceso al servidor Actividades puede acceder a las actividades públicas. Para hacer que una actividad sea pública, expanda la lista Miembros > Acceso y pulse (Cambiar) junto al nivel de acceso seleccionado actualmente. Cada actividad deber tener un propietario empresarial. El propietario empresarial puede hacer cualquier cosa que pueda hacer un propietario. El propietario empresarial también puede transferir el rol de propietario empresarial a otro miembro de la actividad. Es posible añadir a una persona como un miembro de actividad y ser miembro de un grupo que ya tenga acceso a la actividad. Si es así, el rol que se asigna cuando el miembro se añade por nombre sustituye el rol que se hereda del grupo. Por ejemplo, se añade a Mary una actividad y se le asigna el rol de autor. Mary también forma parte de un grupo el cual es miembro de dicha actividad. Al grupo se le asigna un rol de lector. Mary conserva el acceso que se otorga a los autores. Es posible que una persona sea un miembro de dos grupos los cuales también sean miembros de una actividad. Es posible que estos dos grupos tengan diferentes roles. En tal caso, la persona hereda el rol con el nivel de acceso más alto. Por ejemplo, una actividad contiene el grupo Autores, con el rol de autor asignado y el grupo Lectores, con el rol de lector asignado. Si John es un miembro de ambos grupos, John tendrá acceso de autor a la actividad. Si su actividad permite a miembros externos a su organización, puede cambiarla de modo que solo permita a los miembros internos de su organización. Este cambio solo se encuentra disponible si no hay ningún miembro externo presente en la actividad. Si hay miembros externos presentes, debe eliminarlos antes de poder cambiar una actividad de externa a interna. Para convertir una actividad externa en interna, expanda la lista Miembros y, a continuación, bajo Acceso pulse (Cambiar) junto a Externo, desactive la opción Permitir a personas ajenas a mi organización hacerse miembros de esta actividad y luego pulse Guardar. Después de cambiar una actividad de externa a interna, el icono Externa se elimina del título de la actividad. Copyright IBM Corp. 2010,

36 Actualización de una actividad de comunidad Si la comunidad es privada, todas sus actividades asociadas son privadas. Además, la lista de pertenencia de una actividad de comunidad privada está definida por la lista de pertenencia de la comunidad a la que pertenece. No puede cambiar la lista de miembros de una actividad de comunidad desde la aplicación Actividades. Cómo añadir miembros a una actividad autónoma Para otorgar acceso a una persona a una actividad, puede añadirla como miembro. Debe ser autor o propietario de la actividad para añadirle miembros. Un autor puede añadir lectores y otros autores. Un propietario puede añadir miembros en cualquier rol. Acerca de esta tarea Si añade a una persona que ya es miembro de la actividad, la nueva entrada de miembro sobrescribe la entrada original. 1. En la actividad, pulse Miembros desde el panel de navegación para abrir la vista Miembros. 2. Pulse Añadir miembros. 32 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

37 Seleccione el tipo de miembro, el rol del miembro y, a continuación, el nombre de la persona, comunidad o grupo. Un propietario empresarial puede añadir, modificar y suprimir el contenido de una actividad o la actividad propiamente. El propietario puede añadir contenido a todas las entradas, verlas y editarlas y gestionar la pertenencia de la actividad. Los Autores pueden ver el contenido y editar sus entradas. Un lector únicamente puede ver contenido. Nota: v La función de grupo está disponible si la solicita. Para obtener más información póngase en contacto con el administrador de la organización. v Si especifica una dirección de correo electrónico para alguien que no tiene una cuenta o que tiene una cuenta pero que no está en la misma organización, debe pulsar en el icono del signo más para añadir a esa persona. Si la persona no tiene una cuenta, se le solicitará que envíe a dicha persona una invitación después de guardar la actividad. Los miembros invitados deberán aceptar la invitación antes de poder acceder a una actividad. Resultados El servidor envía un mensaje de correo electrónico o notificación al separador Actualizaciones de la página de inicio de cada nuevo miembro, notificándoles la actividad. Cómo añadir miembros a una actividad de comunidad Puede añadir todos los miembros de una comunidad a una actividad de comunidad o seleccionar un subconjunto de miembros de comunidad para añadir como miembros. Acerca de esta tarea Para añadir miembros debe ser autor o propietario de una actividad de comunidad. Un autor puede añadir lectores y otros autores. Un propietario puede añadir miembros en cualquier rol. Si añade a una persona que ya es miembro de la actividad, la nueva entrada de miembro sobrescribe la entrada original. Para añadir un miembro a una actividad de comunidad, lleve a cabo los pasos siguientes: 1. Desde la vista Mis actividades,abra una actividad de comunidad. 2. Haga clic en Añadir miembros. No verá el enlace Añadir miembros si es un lector de la actividad de comunidad o ha sido añadido cuando una comunidad completa se añadió a la actividad de comunidad y usted no se añadió individualmente. 3. Lleve a cabo uno de los siguientes pasos: v Para añadir a todos los miembros de la comunidad como autores, seleccione Permitir que todos los miembros de esta comunidad tengan acceso a la actividad como autor. Esta opción sólo está disponible si es el propietario de la actividad de comunidad. v Para añadir todos los miembros en otro rol que no sea autor o restringir el acceso a la actividad de comunidad para un subconjunto de miembros de comunidad, lleve a cabo los pasos siguientes: a. Seleccione Permitir que sólo los miembros de comunidad siguientes tengan acceso a la actividad como autor. Esta opción sólo está disponible si es el propietario de la actividad de comunidad. b. Para asignar a los miembros que está añadiendo un rol diferente del rol predeterminado de Autor, pulse la flecha del campo Autor y, a continuación, seleccione Propietario o Lector. Si no es propietario de una actividad, no podrá añadir una persona como propietaria. Capítulo 9. Actualización de miembros 33

38 c. Seleccione la casilla de verificación que se encuentra al lado de cada persona que desee añadir a la actividad de comunidad. Nota: No puede añadir un grupo a una actividad de comunidad. 4. Cuando haya acabado de añadir miembros a la actividad, pulse Guardar. Resultados Los miembros que ha seleccionado para añadir a la actividad de comunidad reciben una notificación que les informa sobre la actividad. Cómo cambiar el propietario empresarial de una actividad Debe ser el propietario empresarial actual para transferir la propiedad de negocio de una actividad a otro miembro. Acerca de esta tarea La persona que crea una actividad es el propietario empresarial de la actividad. Cada actividad debe tener un propietario empresarial y puede tener sólo un propietario empresarial. El propietario empresarial puede realizar las mismas acciones que un propietario de actividad. El propietario empresarial también puede transferir el rol de propietario empresarial a otro miembro de la actividad con una cuenta activa. Nota: No puede transferir la propiedad de negocio a un miembro invitado de una actividad, y un invitado que es propietario empresarial no puede transferir la propiedad de negocio. Siga estos pasos para cambiar el propietario empresarial de una actividad. 1. En la vista Mis actividades, pulse en una actividad para abrirla. 2. Haga clic en Miembros en el panel de navegación. 3. Haga clic en Editar junto al miembro cuyo rol quiera cambiar a propietario empresarial. 4. Haga clic en Propietario empresarial y, a continuación, pulse Guardar. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar el cambio. Resultados Ya no es el propietario empresarial. 34 IBM SmartCloud for Social Business: IBM SmartCloud Engage and IBM SmartCloud Connections Guía del usuario

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