MINISTERIO DE HACIENDA VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURÍA

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1 MINISTERIO DE HACIENDA VICEMINISTERIO DE PRESUPUESTO Y CONTADURÍA UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA MAFP PROGRAMA DE MODERNIZACION DE LA ADMINISTRACION FINANCIERA PÚBLICA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Y MODERNIZACION ADMINISTRATIVA MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL (Administración Central y Descentralizada) Versión 6 La Paz, noviembre de 2006

2 Propiedad del Ministerio de Hacienda Viceministerio de Presupuesto y Contaduría Programa MAFP No puede reproducirse total ni parcial el contenido del presente manual, por procedimientos electrónicos o mecánicos como fotocopias, discos o cualquier otra forma.

3 TABLA DE CONTENIDO 1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS Esquema del Menú de Opciones Grafico del flujo de Información TABLAS BASICAS Registro de Tablas Básicas de Personal Modalidades de Contratación Niveles Organizacionales Unidades Organizacionales Cargos Categoría Puestos Puestos Organizacionales Niveles Salariales Tipos Memorando Centros de Capacitación Conceptos de Cálculo Relacionador Conceptos de Cálculo Reportes Beneficiarios ESTRUCTURA ORGÁNICA Y DE PERSONAL Administración de Estructura Orgánica del Personal Creación del Organigrama Creación de la Estructura Organizacional Creación de la Estructura de Personal Reportes Aprobación del Organigrama Cierre de Gestión MOVILIDAD FUNCIONARIA Registro de datos de Funcionarios Registro Inicial del Funcionario Registro de Memorando de Alta Registro de Memorando de Baja Registro de Memorando de Cambio Registro de Memorando de Licencias Registro de Renuncias Registro de Contratos...41 Manual Sistema de Administración de Personal I

4 4.1.8 Reportes de Memos, Renuncias y Contratos Aprobación de Memorandos y Contratos FICHA DE PERSONAL Registro de la Ficha de Personal EVALUACIONES Y CAPACITACIONES Capacitación y Evaluación del Personal Registro de Capacitación Registro de Evaluaciones PLANILLAS DE PAGO Elaboración de Planillas de Sueldos Generación de la Planilla de Sueldos Verificación de Planillas Generación de Cheques Aprobación de Planillas Impresión de Planillas Aguinaldos Formularios DPA Anulación de Planillas Aprobadas Conversión para la siguiente gestión...73 II Manual Sistema de Administración de Personal

5 1 FLUJOGRAMA DE PROCESOS El Sistema de Administración de Personal, permite realizar la elaboración de las planillas de sueldos de la institución, a nivel de cada Dirección Administrativa, para lo cual se deben realizar y ejecutar los siguientes procesos, previa habilitación de usuarios por el Gestor de Usuarios y con los respectivos perfiles: Registro de datos iniciales en las Tablas Básicas Registro del Organigrama de la Institución Registro de datos de los funcionarios Registro de los Memorandos de designación, bajas y cambios. Registro de Contratos para personal eventual y/o consultores. Actualización de la Ficha de cada funcionario Procesamiento, de las planillas de sueldos A continuación se muestra en un esquema los principales módulos y acciones en el sistema en el orden en que deben ser introducidos los datos. 1.1 Esquema del Menú de Opciones Tablas Básicas Administración de Personal Modalidades de Contratación: Niveles Organizacionales (Unidades) Unidades Organizacionales Cargos Categorías Puestos (Niveles) Puestos Organizacionales Niveles Saláriales Tipos Memorandos Capacitación Personal Centros Capacitación Planillas Conceptos de Cálculo Relacionador Conceptos de Cálculo Reportes Beneficiarios Manual Sistema de Administración de Personal 1

6 Estructura Orgánica y de Personal Organigrama Estructura Organizacional Estructura de Personal Reportes Escala Salarial (reporte) Planilla Presupuestaria (reporte) Movilidad Funcionaria Registro inicial del Funcionario Altas Bajas Cambios Licencias Renuncias Contratos Reporte de Memos, Renuncias y Contratos Registro de Evaluaciones Registro de Capacitaciones Registro de Evaluaciones de Desempeño Ficha del Personal Ficha del Personal Planillas de Pago Genera Planilla Impresión de Planillas 2 Manual Sistema de Administración de Personal

7 1.2 Grafico del flujo de Información Tablas Básicas NIVELES ORGANIZA - CIONALES, FUNCIONES NIVELES DE CARGOS Y SALARIALES Capacitación GERENTE JEFE JEFE JEFE Funciones Estructura de Personal PLANILLA PRESUPUESTARIA ANUAL Formulario DPA CAMBIOS BAJAS ALTAS Otorgación Sello Rojo a planillas. REGISTRO DEL C - 31 PREV - COM - DEV. PLANILLA DE SUELDOS FICHA DE PERSONAL PAGO EVALUACION DE PERSONAL REVERSIONES SIGMA - CENTRAL SIGMA - CENTRAL Conversión Planillas para la sgte. gestión Anulación Planillas Aprobadas Manual Sistema de Administración de Personal 3

8 4 Manual Sistema de Administración de Personal

9 2 TABLAS BASICAS 2.1 Registro de Tablas Básicas de Personal El llenado de las tablas básicas es el primer paso a realizarse en el módulo. El usuario debe conectarse al sistema e ingresar con el Perfil: Tablas Básicas del Sistema, a continuación se tendrá la pantalla de la Figura 2-1. En la pantalla se tiene la información del tipo de cambio de UFV (Unidades de Fomento a la Vivienda) a la fecha de conexión al sistema y al día anterior. Figura 2-1 El usuario debe elegir la opción Tablas Básicas y a continuación tendrá las siguientes opciones: Administración de Personal Capacitación Personal Planillas A continuación se describen todas las opciones de tablas que el usuario debe llenar Modalidades de Contratación El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Administración de Personal Modalidades de Contratación y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-2: Para adicionar un nuevo registro el usuario hace un clic sobre el icono Figura 2-2 Insertar o directamente, se ingresa la descripción y el respaldo, para cada modalidad se debe registrar en la parte inferior el Objeto del Gasto (Partida Presupuestaria) Se debe tomar en cuenta que para cada modalidad debe relacionarse solo un solo objeto del gasto. Manual Sistema de Administración de Personal 5

10 Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar, primero se debe eliminar el objeto del gasto y luego la modalidad. Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. Se pueden modificar los siguientes datos: Descripción, Respaldo, Objeto del Gasto, posicionándose en los campos mencionados y cambiando los valores Niveles Organizacionales El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Administración de Personal Niveles Organizacionales Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-3 los niveles organizacionales son los establecidos por las normas vigentes. Figura 2-3 Para adicionar un nuevo registro se debe hacer clic sobre el icono Insertar ingresa la descripción del nuevo Nivel Organizacional. o directamente, se Una vez creado el registro no es posible modificar los datos. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar. Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. 6 Manual Sistema de Administración de Personal

11 2.1.3 Unidades Organizacionales En esta opción se deben registrar las unidades organizacionales del organigrama vigente de la Institución. El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1 Tablas Básicas ο Administración de Personal Unidades Organizacionales Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-4: Para adicionar un nuevo registro se debe hacer Figura 2-4 clic sobre en el icono Insertar o directamente, se ingresan los siguientes datos: descripción de la nueva Unidad Organizacional, Fecha de Creación y base legal. En la pestaña Funciones, se registran las funciones que realiza la unidad organizacional. En la pestaña Dirección, se ingresa la dirección donde se encuentra la unidad organizacional correspondiente. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar proceso.. Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro Para modificar un registro de Unidades Organizacionales el usuario se posiciona en la fila correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar herramientas, los datos que pueden ser modificados son: descripción de la nueva Unidad Organizacional, la Fecha de Creación y la base legal., de la barra de Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. Figura: 2-5 Manual Sistema de Administración de Personal 7

12 Al elegir el icono de impresión como se ve en la Figura 2-5., se tendrá el reporte del Manual de Funciones de las Unidades, Cargos El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Administración de Personal Cargos Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-6: Para adicionar un nuevo registro se debe hacer Figura: 2-6 clic en el icono Insertar o directamente, se ingresa la descripción del nuevo Cargo. En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.. Si el registro no puede ser Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior Categoría Puestos En esta opción el usuario debe ingresar las categorías de los puestos que están definidas en las normas vigentes. El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Administración de Personal Categoría Puestos Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-7. Para adicionar un nuevo registro se debe hacer Figura: Manual Sistema de Administración de Personal

13 clic sobre el icono Insertar Puestos. o directamente, se ingresa la descripción de la nueva Categoría de En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.. Si el registro no puede ser Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior Puestos Organizacionales En esta opción el usuario debe registrar todos los puestos del personal de planta (partida 117). El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Administración de Personal Puestos Organizacionales Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-8: Para adicionar un nuevo registro se debe hacer Figura: 2-8 clic sobre el icono Insertar o directamente, se ingresa la descripción de la nueva Unidad Organizacional. En la pestaña Funciones, se registran las funciones asignadas al Puesto de trabajo. En la pestaña Requisitos, se ingresa los requisitos necesarios para desempeñar las tareas del Puesto. La eliminación de algún registro el usuario lo realiza posicionándose sobre el mismo y luego haciendo clic sobre icono Eliminar. Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso. Figura 2-9 Manual Sistema de Administración de Personal 9

14 Al elegir el icono de impresión como se ve a continuación:, se tendrá el reporte del Manual de Funciones de los Puestos, Al elegir el icono de impresión como se ve en la Figura 2-9:, se tendrá el reporte del Manual de Funciones de los Puestos, Niveles Salariales En esta opción se registran los montos de los sueldos de la escala salarial aprobada por el Ministerio de Hacienda, se debe registrar una sola vez cada monto. El usuario ingresa con el perfil: Tablas Básicas del Sistema, a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Administración de Personal Niveles Salariales Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura Para adicionar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono Insertar Figura 2-10 el monto del haber básico y la modalidad de contratación del nuevo nivel salarial. o directamente, se ingresa Para desplegar la lista de valores de modalidad de contratación, el usuario hace un clic sobre el icono Cabe hacer notar que solamente se registran niveles saláriales correspondientes a las modalidades de contratación que tengan como respaldo Memorandos. En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.. Si el registro no puede ser Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. 10 Manual Sistema de Administración de Personal

15 2.1.8 Tipos Memorando En esta opción se deben definir los tipos de Memorandos que se utilizaran para la movilidad funcionaria, se pueden definir textos que pueden ser insertados en los Memorandos mediante el uso de variables, para que el documento se imprima automáticamente. El usuario ingresa con el Perfil: Tablas Básicas a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Administración de Personal Tipos Memorando Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura Para adicionar un nuevo registro se debe hacer clic sobre el icono Insertar y a continuación se despliega el formulario que se muestra en la Figura Figura 2-11 En el formulario de carga del Memorando se ingresan los siguientes datos: Descripción del Memorando Grupo al que pertenece (altas, bajas, cambios o licencias). Texto del Memorando, los nombres de los campos entre corchetes indican los datos de la base de datos que serán remplazados en el texto del Memorando. Aquellos que no sean útiles podrán ser eliminados. Este texto deberá ser redactado por cada entidad. Y es el modelo del memorando que se imprimirá. Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. En esta ventana no está permitido modificar. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso.. Si el registro no puede ser Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. Manual Sistema de Administración de Personal 11

16 2.1.9 Centros de Capacitación El usuario ingresa con el Perfil: Tablas Básicas a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Capacitación Personal Centros Capacitación Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-12: Para adicionar un nuevo registro se debe hacer clic sobre el icono Insertar o directamente, se ingresan la descripción del nuevo centro de capacitación. Figura 2-12 Una vez ingresados todos los datos requeridos por el sistema, el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior. Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar proceso. Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro Para modificar un registro de Centros de Capacitación, el usuario se posiciona en la fila correspondiente y puede rescribir o modificar los siguientes campos: descripción y Lugar, volver a grabar, si el registro no puede ser modificado es porque este ya fue utilizado en otro proceso. Al elegir el icono de impresión, se tendrá reporte de los Centros de Capacitación registrados, como se ve en la Figura 2-13 Figura Conceptos de Cálculo En esta opción se deben definir todos los conceptos que debe calcular la planilla como: el Haber Básico, el Bono de antigüedad, etc., los mismos que deben ser creados para cada modalidad de 12 Manual Sistema de Administración de Personal

17 contratación definida previamente. Al realizar la conexión al sistema. El usuario ingresa con el Perfil: Tablas Básicas a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Planillas Conceptos de Cálculo Y se habilita la pantalla de la figura 2-14 Para insertar un nuevo registro al sistema el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono Insertar de la barra de herramientas. Figura 2-14 Seguidamente se habilita el formulario para el registro de Conceptos de Cálculo, como se muestra en la Figura 2-15, donde el usuario ingresa lo siguiente: Descripción del Concepto de Cálculo Modalidad de Contratación: o Personal de Planta: correspondientes al Objeto de Gasto 117. Figura 2-15 o Personal Eventual: correspondientes al Objeto de Gasto 121. o Personal Eventual de Programas y Proyectos: correspondientes a los Objetos de Gasto 252, 258, 461, 462. o Personal del Servicio Civil: correspondiente al Objeto del Gasto 117. Factor: es el factor de multiplicación de la base de Cálculo. Si se especificó Sin Fórmula, aquí se ingresa un monto fijo mayor o igual a 1. Base del Cálculo: o Sin Fórmula: Significa que el monto por este concepto será ingresado por pantalla en el momento de hacer la planilla de pago. También podrá ser especificado en el campo que dice FACTOR si es un monto fijo para todos los funcionarios. Si el monto no es uniforme para todos, se pondrá 1. o Mínimo Institucional: Se tomará para este Concepto de Cálculo el importe Mínimo Institucional que se especifica en la Planilla de Pago Mensual. o Base Ley: Se toma para este Concepto de Cálculo el básico mensual más otras percepciones. o Básico Mensual: Se toma el importe fijado como Básico Mensual para el funcionario. Manual Sistema de Administración de Personal 13

18 o Mínimo Nacional: Se tomará para este Concepto de Cálculo el importe Mínimo Nacional decretado por el gobierno. o Base IVA: El importe de este Concepto de Cálculo será el monto Básico Mensual más otras percepciones menos los aportes de ley. Operación: Beneficio Social (aportes patronales), Deducción de Ley, Subsidio en Efectivo, Deducción de NO Ley, Percepción, Subsidio en Especie. Aporte: Se especifica si el aporte es PATRONAL, LABORAL en el caso de que sea un Beneficio Social. Orden de Proceso: Indica en el orden en que se procesará este concepto, si es un número menor o igual a 50 significa que se aplicará para todos los funcionario, es decir Tipo de Proceso=General. Si es un número mayor a 50 se aplicará para cada funcionario en forma específica, es decir Tipo de Proceso=Específico. Tipo de Proceso: Es un campo de solo despliegue, este cambia según el valor cargado en el campo del Orden de Proceso, puede ser General o Específico, según se aplique para todo el personal o de forma específica para un funcionario. Afecta Base RC-IVA: Si el concepto que se encuentra parametrizando es susceptible al descuento impositivo. Afecta Base Ley: Si el concepto que se encuentra parametrizando es considerado como una deducción de ley Planilla Mensual-Subsidios-Reversión-Regularización: Si el concepto en cuestión aparecerá o no en la planilla descrita en el nombre del campo. Planillas Extraordinarias-Reintegro-Retroactivo: Si el concepto en cuestión aparecerá o no en la planilla descrita en el nombre del campo. Planilla Aguinaldo: Si el concepto en cuestión aparecerá o no en la planilla descrita en el nombre del campo. Seguro Médico: Si el Concepto de Cálculo corresponde a un Seguro Médico, se especifica el nombre del Seguro Médico asociado. AFP: Si el Concepto de Cálculo corresponde a un Fondo de Pensiones, en este campo se especifica el nombre del Fondo de Pensiones. Organismo Financiador: No aplicable. Fuente de Financiamiento: No aplicable. Objeto del Gasto: Se ingresa la partida del gasto que afectará en el presupuesto dicho concepto. Acreedor: Si el Concepto de Cálculo corresponde a Retenciones, es decir, corresponde a descuento de ley, se especifica el nombre del Acreedor. Cuando es NO ley, tiene Beneficiarios. Grupo Acreedor Century: Se ingresa el código según tabla Century. Para el caso de 14 Manual Sistema de Administración de Personal

19 deducciones. Nota.- dependiendo del tipo de conceptos de cálculo el sistema validará que los conceptos se encuentren debidamente llenados, por ejemplo en el caso del Haber Básico que es una percepción validara que se ingrese la partida presupuestaria correspondiente. En el botón de texto Beneficiarios se ingresan los nombres de los Beneficiarios y las cuentas bancarias que recibirán la retención o descuentos NO ley que se les hace a los funcionarios, como se muestra en la Figura En el botón de texto Reportes Asociados se capturan los reportes, que se definen Figura 2-16 previamente (ver punto ) en los cuales aparecerá este Concepto de Cálculo, como se muestra en la Figura El usuario puede abrir la lista de valores posibles para cada campo haciendo un clic con el Mouse en el botón correspondiente, en la Figura 2-17 Una vez ingresados los datos del Concepto de Cálculo se graba al sistema con el icono Grabar y se sale de la ventana con el icono Salir de la barra de herramientas de la pantalla Figura 2-17 de la Figura Para consultar Conceptos de Cálculo en el sistema el usuario hace doble clic en el icono Ingresar Criterios de Consulta o utiliza la búsqueda filtrada. La Figura 2-18 muestra todos los registros de Conceptos de Cálculos ingresados al sistema. Figura 2-18 Manual Sistema de Administración de Personal 15

20 Para ver más detalles de cada uno de los Conceptos de Cálculo, el usuario hace un clic en el icono ubicado al lado izquierdo de cada fila de la pantalla de la Figura Para modificar un Concepto de Cálculo registrado al sistema, el usuario se posiciona en la fila correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar de la barra de herramientas. Seguidamente se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-15, donde el usuario realiza las modificaciones necesarias. Una vez finalizadas las modificaciones el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Grabar. Para eliminar un Concepto de Cálculo el usuario se posiciona en la fila que desea borrar del sistema y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar como se muestra en la figura Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro proceso. Seguidamente debe confirmar la eliminación en el formulario de carga haciendo nuevamente un clic en el icono Eliminar de la Barra de herramientas. Para imprimir el reporte de Conceptos de Cálculos registrados, el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir de la barra de herramientas que se muestra en la Figura 2-18 y se tendrá la pantalla que se muestra en la figura 2-19, elegir la Modalidad de Contratación para la cual se quiere imprimir el reporte de los conceptos de calcula haciendo clic con el Mouse en el icono Figura 2-19 Para confirmar la emisión del reporte el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Imprimir, de la barra de herramientas de la Figura Seguidamente el sistema despliega el reporte en pantalla, como se muestra en la Figura En ella hace nuevamente un clic en el icono Imprimir, para enviarlo a impresora. Para salir del reporte en pantalla el usuario cierra la ventana haciendo un clic sobre el icono Figura Manual Sistema de Administración de Personal

21 Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir Relacionador Conceptos de Cálculo Una vez creados los conceptos de cálculo, los mismos deben ser relacionados a los datos de una pantalla, para que el sistema los utilice en las planillas. Esta relación debe existir por cada modalidad de planta y eventual que se haya definido. Al realizar la conexión al sistema, el usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas o Planillas Relacionador de Conceptos de Cálculo Y se habilita la pantalla de la figura 2-21 Figura 2-21 Para insertar un nuevo registro al sistema el usuario hace un clic con el botón del Mouse en el icono Insertar de la barra de herramientas. Seguidamente se habilita el formulario para el registro de Relacionador de Conceptos de Cálculo, como se muestra en la Figura 2-22, donde el usuario ingresa lo siguiente: Modalidad de Contratación Concepto Base Bono de Antigüedad Horas Extras Bono de Frontera RC-IVA Multas por Faltas y Atrasos Dieta Aporte Patronal por Seguro Médico Aporte Patronal Vivienda Reintegro Figura 2-22 Nota: Por cada modalidad de contratación se registra una sola vez el Relacionador de Conceptos de Cálculo. El relacionador de Modalidades con Conceptos de calculo tiene por objeto identificar procesos específicos, como ser el Bono de Antigüedad (que utiliza una tabla propia denominada escalas de Manual Sistema de Administración de Personal 17

22 antigüedad) o el proceso RC-IVA (que también es un calculo muy especifico) y otros. Que deben ser declarados necesariamente para que su cálculo sea el correcto. El usuario puede abrir la lista de valores posibles para cada campo haciendo un clic con el Mouse en el botón correspondiente. Una vez ingresados los datos del Relacionador de Concepto de Cálculo se graba al sistema con el icono Grabar, se sale de la ventana con el icono Salir de la barra de herramientas. Para consultar los Relacionadores de Conceptos de Cálculo en el sistema el usuario hace doble clic en el icono Ingresar Criterios de Consulta o utiliza la búsqueda filtrada. La Figura 2-23 muestra todos los registros de Relacionadores de Conceptos de Cálculos ingresados al sistema. Figura 2-23 Para ver más detalles de cada uno de los Relacionadores de Conceptos de Cálculo, el usuario hace un clic en el icono ubicado al lado izquierdo de cada fila de la pantalla de la Figura Para modificar un Relacionador de Concepto de Cálculo registrado, el usuario se posiciona en la fila correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar, de la barra de herramientas. Seguidamente se despliega la pantalla que se muestra en la Figura 2-23, donde el usuario realiza las modificaciones necesarias, grabándolas después. Para eliminar un Relacionador de Concepto de Cálculo, el usuario se posiciona en la fila que desea borrar del sistema y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Eliminar, de la barra de herramientas. Seguidamente debe confirmar la eliminación en el formulario de carga haciendo nuevamente un clic en el icono Eliminar de la Barra de herramientas de la Figura Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir Reportes 18 Manual Sistema de Administración de Personal

23 Esta opción permite definir Reportes para conceptos de cálculo, una vez creado el registro con el nombre del reporte este se lo relaciona con el concepto de cálculo correspondiente, explicado en el punto El usuario ingresa a las siguientes opciones desde la pantalla de la Figura 2-1: Tablas Básicas ο Planillas Reportes Y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-24: Para adicionar un nuevo registro se debe hacer clic en el icono Insertar o directamente, se ingresa la descripción del nuevo Reporte. Figura 2-24 Para modificar el nombre de un reporte registrado, el usuario se posiciona en la fila correspondiente y seguidamente hace un clic con el Mouse en el icono Modificar herramientas., de la barra de Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar. Una vez ingresados todos los datos el usuario hace un clic en el icono Grabar y luego en el icono Salir para volver a la pantalla anterior Beneficiarios En esta opción se deben registrar a los Beneficiarios de la planilla que reciben pagos por conceptos como Subsidios, descuentos al personal, etc. y se habilita la pantalla que se muestra en la Figura 2-24: Tablas Básicas Planillas ο Beneficiarios Y se habilita la pantalla de la Figura Figura 2-25 Manual Sistema de Administración de Personal 19

24 Para insertar un nuevo registro al sistema el usuario elige el icono Insertar de la barra de herramientas y registrar los siguientes datos: Nombre: es el nombre completo del beneficiario ó la razón social Documento de Identidad: es el número del carnet de de Identidad ó de NIT Código Acreedor del Beneficiario: es un correlativo de tres dígitos Banco: si el beneficiario tiene una cuenta corriente en la que se le harán los abonos, ingresar el código del Banco Tipo de Cuenta: si es cuenta corriente o caja de ahorro en Moneda Nacional o Moneda extranjera Distrito: ingresar el código del distrito de la cuenta corriente. En todos los campos donde se puede desplegar la lista de valores ingresar a para obtener los datos que puede aceptar este campo. Para consultar Beneficiarios registrados el usuario hace doble clic en el icono Ingresar Criterios de Consulta o utiliza la búsqueda filtrada. La Figura 2-26 muestra todos los registros de Beneficiarios ingresados al sistema. Figura 2-26 Para Modificar los datos de un beneficiario posicionarse sobre el registro y hacer un clic con el Mouse en el icono Modificar, de la barra de herramientas Para la eliminación de un registro, el usuario se ubica sobre la fila correspondiente y hace un clic sobre icono Eliminar proceso. Si el registro no puede ser eliminado es porque este ya fue utilizado en otro Para finalizar el usuario hace un clic con el Mouse en el icono Salir. 20 Manual Sistema de Administración de Personal

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