Proceso de Selección de personal Universidad Cooperativa de Colombia Todo lo hacemos + Juntos

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1 Proceso de Selección de personal Universidad Cooperativa de Colombia Todo lo hacemos + Juntos Resumen 1 El presente artículo pretende mostrar los diferentes pasos a seguir en el proceso de selección de la Universidad Cooperativa de Colombia desde su departamento de Selección Nacional para con sus aliados en cada una de las direcciones de Gestión humana del país. El proceso inicia con la necesidad de una persona en cualquier área de cualquier dependencia del país, finalizando con la entrega del mismo como lo indicará el canon de selección que a continuación se describe. Palabras clave Selección de personal, perfil de cargo, pruebas psicotécnicas y psicodinámicas

2 Introducción Las empresas, al igual que los equipos deportivos de alta competición, deben reunir en sus filas al personal más capacitado, alineado con los intereses como estrategia organizacional en aras de conseguir los objetivos trazados en el corto, mediano y largo plazo. La selección de personal se erige así como piedra angular posibilitadora de tal consecución, asegurando desde un inicio conseguir la persona indicada para ubicarla en el lugar indicado. Al respecto bien vale citar que la selección de personal debe sustentarse en el análisis del puesto que sirve como guía de todo el proceso de selección. De lo contrario, si se realiza de manera empírica, con base en corazonadas o recomendaciones, puede elegirse a personal ineficiente o que no reúna el perfil requerido, lo cual origina consecuencias que van desde la baja productividad, y altos costos, hasta otras más graves e irreversibles. Igualmente, La selección es el proceso por el que se toma la decisión de contratar o no contratar a cada uno de los candidatos a un cargo. El proceso normalmente requiere determinar las características necesarias para realizar con éxito el trabajo y, a continuación, valorar a cada candidato en función de esas características, generalmente basadas en el análisis de cargos. personal. Contratar individuos cuyos valores no coincidan con los de la organización es tener empleados sin motivación ni compromiso, insatisfechos con su trabajo y la organización. Un proceso de selección en serio evitará la contratación de personal en serie La dependencia de Gestión Humana en cabeza del Director y con el apoyo técnico de la Especialista de Selección, posibilitarán la consecución del personal a contratar, teniendo presente que, dicho proceso tiene ciertos alcances que se distancian de un proceso clínico en el cual se identifican trastornos o déficit psicofísicos en algunos sujetos de la contemporaneidad poseedores de virtudes y artimañas para engañar. Lo anterior busca unificar esfuerzos por cada uno de los profesionales vinculados con la Universidad Cooperativa de Colombia en cada una de sus sedes, entendiendo que el área de Selección de la Dirección Nacional de Gestión Humana pone a disposición toda su experiencia y profesionalismo pero que, al mismo tiempo, deberá estar respaldado como se ha dicho, por cada una de las áreas responsables desde el momento que se emite una requisición de personal, hasta el instante de entrega del candidato seleccionado, teniendo claridad en la totalidad del proceso a satisfacción de las partes. 2 Finalmente, Una de las implicaciones más importantes de la cultura organizacional se relaciona con las decisiones de selección de

3 Elementos preliminares Cuál es el alcance del proceso de selección al interior de la Universidad Cooperativa de Colombia?, Qué es lo que se evalúa? Cómo identificar factores de personalidad en un proceso tan corto? El proceso de selección como su nombre lo indica, busca elegir una persona entre varias, de cualquier oficio, profesión o especialidad, con diferentes técnicas, herramientas, metodologías comprobadas en años de investigación por las empresas de selección a nivel mundial. Según Alfred Mc Leod, exdirector general de Adecco Colombia, cuando se realiza la búsqueda de una persona para ingresar a una organización no es útil escatimar en gastos y debe hacerse lo más óptimo posible. La selección de personal se centra en la búsqueda del candidato o candidatos como petición de las áreas o sede, bajo documento o requisición interna, la cual especifica la necesidad del área o departamento de acuerdo a lineamientos y políticas de la Dirección Nacional de Gestión Humana. El perfil del cargo fundamenta los requisitos técnicos y humanos que se deben ajustar a la búsqueda, el objetivo será, encontrar un candidato que cumpla con las competencias institucionales, de rol y del cargo de acuerdo a parámetros establecidos en la entrevista y pruebas Psicotécnicas y Psicodiágnosticas que coadyuvaran en la selección de aquel que se ajuste cuantitativa y cualitativa al mismo. Es de vital importancia contar con el compromiso interdisciplinar del Comité de selección (jefe funcional, jefe jerárquico), quienes desde el inicio tendrán participación activa enviando la requisición en el tiempo indicado y con la información totalmente diligenciada. Igualmente, en aquellas ciudades en las que por razones de ubicación, Gestión Humana Nacional no puede estar en presencia física, en cada sede apoyara el proceso, recibiendo el candidato, indicándole el paso a paso del mismo, finalizando con él envió por de la documentación y un concepto que dé cuenta de algunas condiciones que se detallaran en el grueso de este artículo. + Juntos en el proceso de selección significa que unidos tendremos total control del proceso de selección, cuidando al máximo cada detalle, entregando así un candidato con ajuste alto al perfil, cumpliendo con las exigencias técnicas y humanas de la Universidad lo que se verá reflejado en la productividad y el excelente clima de trabajo que por años nos ha posicionado como uno de los lugares en los que la gente colombiana y extranjera desearía trabajar. El proceso de selección desde el Departamento de Gestión Humana facilita la búsqueda del candidato alineándolo con lo especificado en el perfil en el menor tiempo y con el menor costo. Acto seguido realiza una entrevista en la cual a través de un proceso psicotécnico y diagnostico psicodinámico logra identificar cualidades (ser) y calidades (hacer) que se ajustan a las competencias institucionales (Orientación 3

4 al logro, adaptación al cambio, orientación al servicio, calidad en el trabajo, trabajo en equipo colaborativo), de rol (Liderazgo, planeación, toma de decisiones, dirección y desarrollo de personas, conocimiento del entorno) y del cargo (Motivación al cargo). Quien cumpla con lo estipulado por el perfil del cargo y la Universidad mediante aceptación por parte del comité de selección, seguirá el proceso y pasará a la siguiente fase de contratación. Lo qué no es un proceso de Selección de Personal No es un proceso psicoterapéutico o de análisis en el cual se identifiquen trastornos o déficit en la personalidad del sujeto o sujetos entrevistados, debido a su corta duración y foco de interés, en el que como se ha dicho antes, lo que se busca es seleccionar una persona para que desempeñe una labor indicada bajo directrices organizacionales ajustado a un perfil laboral. Tampoco es una prueba de conocimiento científico o de conocimientos generales, en los que el candidato demuestre su expertis en áreas de la ingeniería, la medicina, idiomas y demás, para este momento el área de selección contará con el apoyo de quienes emitan la requisición (jefe inmediato), realizando una prueba técnica acorde a los intereses y que den cuenta de que el candidato sí cumple con los conocimientos exigidos en un alto grado, lo que facilitará, si resulta seleccionado, agilizar su proceso de adaptación al cargo. Pruebas de conocimiento técnico: Manejo de herramientas ofimáticas, pruebas de conocimiento específico alineado al cargo de interés, pruebas de conocimiento o cultura general, apoyo por parte del director, subdirector, jefe, coordinador o dueño del proceso en áreas específicas (Salud, ciencias sociales, ingenierías, ciencias duras, investigación cuantitativa y cualitativa y demás), pruebas de comunicación en cada uno de sus canales, pruebas de suficiencia en conocimiento de idiomas. Las pruebas se elaborarán al interior del área de conocimiento, estarán centradas en la necesidad del departamento, buscando que en su brevedad estén orientadas al cargo y sean efectivas para evaluar el conocimiento del candidato lo que se verá reflejado una vez sea contratado en su proceso de adaptación y por ende su productividad. Finalmente, no es un proceso que garantice un candidato en un 100% entendiendo que en su mayoría, los seres humanos por su espíritu de volatilidad están en la capacidad de enmascarar detalles que solo con el transcurrir de los días les será imposible ocultar, razón por la cual, la Universidad se aseguran bajo parámetros legales con la relación contractual, evaluaciones de desempeño y sus periodos de prueba laboral. No obstante, el departamento de Gestión Humana Nacional, está trabajando arduamente en la cualificación de sus procesos, sumando pruebas psicotécnicas, diagnosticas, de conocimiento, ampliando sus relaciones y canales de búsqueda de 4

5 candidatos, generando estrategias relacionales con cada una de las áreas, capacitando, formando, enviando material didáctico, escuchando sugerencias, asumiendo el reto de mejorar día a día en pro de la Universidad y cada uno de los trabajadores en cada una de sus posiciones, contribuyendo así con nuestra misión y visión, al igual que nuestro lema de navegar juntos, con el objetivo de lograr la internacionalización. Hoy tengo que mejorar lo que hice ayer, y mañana lo que hice hoy Pasó a paso de la selección Solicitud de Personal El proceso inicia con la solicitud de personal, la cual está soportada por un documento interno, el mismo que especificará y justificara las necesidades del área, describiendo detalladamente el número de vacantes solicitadas. Cabe anotar, que el departamento de gestión humana en sede estará encargado de remitir tal solicitud del jefe inmediato y apoyar al área de selección nacional hasta el cierre de la requisición lo que dará cuenta de un proceso óptimo en tiempo y calidad. Reclutamiento El reclutamiento es el proceso por el que se genera un grupo de candidatos cualificados para un determinado puesto. La empresa debe anunciar la disponibilidad de puestos en el mercado (dentro y fuera de la organización) y atraer a candidatos cualificados que soliciten el puesto. Una vez recibida y aceptada la requisición, se procede a reclutar/publicar en los diferentes medios probados por su efectividad y seriedad, teniendo presente que dicha publicación prioriza candidatos internos de la Universidad Cooperativa de Colombia sobre los externos. Fuentes de Reclutamiento Interno: empleados actuales (portal de la Universidad, trabajeconnosotros), promoción de personal vertical-, traslado de personal horizontal- Voz a voz o por referencia de empleados actuales Empleados antiguos o que trabajaron antes con la Universidad Anuncios en prensa y radio Intranet o comunicación interna Páginas web especializadas (elempleo.com, computrabajo) Volantes o carteleras en sitios abiertos de afluencia Head hunting Sindicato Relaciones con entes gubernamentales, Universidades, centros de interés Bases de datos empresariales Ventajas del reclutamiento interno Más económico para la Universidad Mayor efectividad en tiempos de respuesta 5

6 Favorece el clima organizacional motivando a los empleados de la Universidad Propicia espacios de competencia sana en aras de escalar Desventajas del reclutamiento interno: Generalmente bloquea la entrada de conocimiento nuevo, especializado, experiencial En ocasiones propicia estados de confort en las personas y favorece la rutina Puede ocasionar confrontaciones entre empleados por intereses personales Si el clima organizacional no es el mejor, lo mantiene o lo potencia No siempre expresa mejoras en la sucesión, lo que se vería reflejado en el principio de Peter (lograr el mayor grado de incompetencia en un empleado). Ventajas del reclutamiento externo: Ingresa sangre nueva a la Universidad Fortalece el know how institucional Enriquece el clima en cuanto a experiencias profesionales y personales Desventajas del reclutamiento externo: Mayor tiempo en la consecución del candidato idóneo Mayor gasto económico, mayor inversión Menor efectividad que el reclutamiento interno, menor ajuste Se ve reflejado en la política de compensación salarial interna. Preselección de Hojas de Vida Los currículos u hojas de vida se alojan en los diferentes medios utilizados por la Universidad Cooperativa de Colombia para tal fin, sea físico o virtual. Se seleccionan aquellas que cumplen con las exigencias de la solicitud y el perfil del cargo en cuanto a cualificación académica, experiencia laboral específica y total, ciudad de residencia acorde a petición. En caso de ser un cargo critico o de difícil consecución se revisaran aquellas que no están en la ciudad de petición, pero que por compromiso del candidato y bajo aceptación de cada uno de los requisitos, expresa no tener inconvenientes en desplazamiento, asumiendo los costos que a ello se atribuye (pasajes, estadía en la ciudad, alimentación). Se reitera que el personal interno estará en condición de prioridad siempre y cuando cumpla con los requerimientos antes señalados. Las hojas de vida seleccionadas se envían al comité de selección encargado para su respectivo análisis y aceptación o no, lo que conlleva al proceso de llamado a los candidatos que continúan el proceso para su respectiva entrevista y aplicación de pruebas psicotécnicas y Psicodiágnosticas. 6

7 Los candidatos deberán diligenciar el formato HV (documento interno de la Universidad Cooperativa de Colombia), y enviarlo vía soportando en el caso que se requiera documentos con información fidedigna bajo declaración y/o certificación: Ejemplo: Para efectos legales las afirmaciones en la presente hoja de vida son veraces y me declaro garante de la información suministrada que puede ser usada para verificación. (C.s.t. Art. 62 Nro. 1) Entrevista y aplicación de pruebas Los candidatos preseleccionados serán llamados nuevamente para iniciar el proceso de entrevista y la aplicación de las pruebas asignadas acordes al cargo al cual postularon su currículo laboral. Deberá tenerse en cuenta lo siguiente: 1) La entrevista se realizará de manera presencial: el candidato deberá asistir a la Universidad de acuerdo a su lugar de residencia. Si el proceso es en Medellín, los analistas le realizarán el proceso completo, el cual incluye entrevista y aplicación de pruebas psicotécnicas y Psicodiágnosticas de acuerdo al cargo al cual se postuló. 2) Entrevista en otras ciudades: Cuando el encargado del proceso de selección sea Medellín por su carácter nacional, pero la requisición o vacante provenga de otra ciudad y el candidato se encuentre radicado en la misma, igualmente deberá acudir a la sede que generó la solicitud y se le realizará la entrevista vía Skype. El analista de selección de sede deberá brindarle apoyo al candidato, ubicándolo en un computador adecuado para la entrevista y le aplicará las pruebas psicotécnicas y diagnosticas sugeridas por selección nacional. Cuando el candidato finalice la entrevista y cumplimente las pruebas, deberá escanear estas y enviarlas vía al analista de selección de Nacional encargado del proceso, anexándole un concepto que especifique aspectos físicos del candidato que se adecuen o no al perfil, disponibilidad para la entrevista y las pruebas, observaciones y anotaciones finales. Objetivos de la entrevista Conocer al candidato Ahondar y probar sus aptitudes y actitudes profesionales Realizar un análisis de compatibilidad del candidato con el cargo al cual postuló su currículo Evaluar las competencias institucionales, de rol y del cargo del candidato para el desarrollo eficaz del puesto Representar la Universidad brindando una imagen propositiva al candidato mediante comunicación asertiva dejando claro los requisitos del cargo y las exigencias del perfil 7

8 El comportamiento pasado predice el comportamiento futuro mismas son favorables al puesto que se desea cubrir. Pruebas Psicotécnicas Las pruebas psicotécnicas cumplen con un carácter positivista y constructivista en el que se miden habilidades, competencias cuantitativas y cualitativas exigidas por el perfil del cargo y por la Universidad en cada una de sus sedes. A continuación se describen las que se utilizan al interior de la institución desde Gestión Humana y algunas como sugerencia, expuestas a análisis. S.I.P Sistema de Indicadores Psicológicos: prueba que mide seis aspectos de la personalidad, basados en la teoría de los tipos psicológicos del autor Carl Gustav Jung. Gestión 360 Evaluación por Competencias: mide competencias, fortalezas y debilidades en cargos administrativos, operativos, comerciales y gerenciales. Pruebas Psicodiágnosticas: El Psicodiágnostico laboral al que se le puede dar también el nombre de evaluación psicotécnica tiene como finalidad específica la utilización de técnicas de evaluación psicológica como medio y contribución a determinar si el perfil psicológico y de habilidades conductuales presentes en el candidato e inferibles a través de las Técnicas proyectivas gráficas: Htp (house, tree, person), test de la persona bajo la lluvia, nos darán información sobre las características psicológicas más destacadas, modos de resolver las situaciones, relaciones interpersonales. Test proyectivo verbal: cuestionario desiderativo: inteligencia, fluidez verbal, etilo de comunicación (cargos medio a superior), trabajo en equipo, relaciones interpersonales. Test de Rendimiento: test palográfico, nos informa productividad, resistencia a la fatiga, tolerancia a las presiones, atención y concentración. Poligrafía El llamado detector de mentiras, máquina de la verdad o polígrafo es un tipo particular de instrumento de medición utilizado para el registro de respuestas fisiológicas. Registra las variaciones de la presión arterial, el ritmo cardíaco, la frecuencia respiratoria y la respuesta galvánica o conductancia de la piel, que se generan ante determinadas preguntas que se realizan al sujeto sometido a la prueba. También posee la capacidad de medir parámetros como el movimiento del interrogado, de cara a evitar posibles contramedidas durante el interrogatorio. (Tomado de 8

9 /poligrafo-medellin.html). Útil en cargos de confianza, lealtad, compromiso y fidelidad, generalmente aplicado a jerarquías y personal de confianza. Estudio de Seguridad de Personas Es el análisis que se aplica preventivamente de la información que suministra el candidato a cubrir una vacante en la organización, garantizando un proceso de selección minucioso y detallado que permite conocer la realidad sobre el talento humano que hará parte de la organización, pudiendo reducir en gran porcentaje el riesgo de contratar personal que tenga historial delictivo o que haya tenido problemas de lealtad hacia sus anteriores empleadores; igualmente validar la autenticidad de los estudios, referencias y demás información suministrada por el candidato en todos su proceso de selección. Detectar oportunamente alguna inexactitud o un fraude en esta información genera a las organizaciones una serie de beneficios en la Gestión de Riesgos Organizacional que finalmente se verán representados en productividad y ganancia económica. El Estudio de Seguridad de Personas está compuesto por Verificación de identidad Verificación de referencias personales, laborales, sociales y crediticias Verificación de autenticidad de diplomas académicos Verificación de antecedentes judiciales, policiales, disciplinarios y fiscales Verificación de información sobre posibles vínculos con subversión, terrorismo, milicias urbanas, guerrilla, delincuencia común, pandillas entre otros Verificación de registro en centrales de riesgo crediticio y financiero (Tomado de /seleccion/seguridad-de-personas.html). Utilizada en cargos jerárquicos, doctorales, o aquellos en los que la cualificación académica y profesional debe ser estudiada mediante análisis e investigación. Verificación de datos y referencias La información detallada en la HV o currículo vitae del candidato en cuanto a experiencias laborales deberá ser verificada por el analista de selección encargado de cada proceso. Por lo tanto se tendrá en cuenta: Verificar referencias actuales de al menos dos empresas en las que el candidato haya trabajado en periodos de tiempo significativos Solicitar al candidato la verificación de la referencia de su actual empleo, con el objetivo de no ocasionarle inconvenientes con su empleador y le provoque despido por estar en búsqueda de un nuevo lugar de trabajo Corroborar la información soportada por el candidato en el currículo vitae, verificando datos especificados en el 9

10 formato de entrevista interno de la Universidad Cooperativa de Colombia Examen médico Implica una interrogación y una exploración física minuciosa, además de los exámenes de laboratorio pertinentes cuyos resultados son confidenciales. La Universidad decidirá cuales candidatos deberán asistir a un examen médico, el cual brindará información de vital importancia en beneficio no solo de la Universidad, sino, de la integridad física del candidato. Trabajo en Alturas El trabajo en alturas está considerado como de alto riesgo debido a que en las estadísticas nacionales, es una de las primeras causas de accidentalidad y de muerte en el trabajo, las tareas que involucran trabajo en alturas, requieren de la planeación, organización, ejecución, control y evaluación de actividades para su intervención. De este modo, el Ministerio del Trabajo expidió el Reglamento de Seguridad para Protección contra Caídas en Trabajo en Alturas (Resolución 1409 de 2012), el cual es de estricto cumplimiento para empleadores, empresas, contratistas, subcontratistas y trabajadores de todas las actividades económicas de los sectores formales e informales del país; por tanto, este se debe evidenciar en el programa de prevención y protección contra caídas de alturas inmerso en el sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo SG-SST. Tomado de:http://www.sena.edu.co/oportunidades /formacion/trabajo-seguro-en- Alturas/Paginas/Trabajo-Seguro-en- Alturas.aspx Para los cargos operativos o asistenciales que exijan trabajo en alturas, deberá ser exigido un certificado para trabajo en alturas, documento expedido por una autoridad o entidad competente, quien dará fe en cuanto a requisito requerido por la Universidad. Entrevista Jefe Inmediato o responsable de la solicitud Ultimo paso del proceso de selección de personal, en el que las directivas en pleno reciben el candidato o los candidatos que superaron el grueso del proceso. La entrevista estará centrada en los conocimientos que tienen los candidatos acerca del cargo y de la Universidad. El candidato seleccionado es aquel que llenó las expectativas del o los entrevistadores, para lo cual demostró aspectos técnicos centrados en las necesidades del área o departamento encargado. Es así como se lleva a cabo su proceso de contratación y posterior inducción. En aquel caso en el que ninguno de los aspirantes al cargo cumpla con las expectativas del cargo y de los entrevistadores, se iniciará un nuevo reclutamiento, el cual soportara el paso a paso de selección de personal en cada una de sus fases, al punto de entregar una 10

11 nueva terna para su aprobación y selección del candidato idóneo. Aquellos candidatos que no sean seleccionados en su fase final, deberán recibir vía correo electrónico una carta de agradecimiento por parte del área de selección de la Universidad Cooperativa de Colombia, dejando en claro al candidato, que aunque no va a hacer parte del equipo de trabajo de la institución, será tenido en cuenta en futuros procesos, claro está, si decide aceptarlo, dejando en alto el buen nombre de la Universidad Cooperativa de Colombia por su transparencia, seriedad y compromiso para con el proceso y el candidato. Se concluye así, que aunque el área de selección nacional es el encargado de gestionar la búsqueda del personal humano, intelectual, interno y externo de la Universidad Cooperativa de Colombia, deberá contar con el apoyo de las directivas, jefes inmediatos y Analistas de Gestión Humana de cada una de las ciudades en las que hace presencia la Universidad. Todo ello posibilitará la eficacia y eficiencia en el proceso de selección, minimizando al máximo errores que pueden ser detectados cuando todo lo hacemos + Juntos. 11 "Existe algo mucho más escaso, fino y raro que el talento. Es el talento de reconocer a los talentosos." Hubbard, Elbert:

12 Bibliografía: Chiavenato Idalberto. Administración de Recursos Humanos, El Capital Humano de las Organizaciones. Octava Edición. Mc Graw Hill. Munch, Lourdes (2000). Administración, Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Prentice Hall. México. Robbins, Stephen P; Judge, Timothy A. (2009). Comportamiento Organizacional. Decimotercera Edición. Pearson, Prentice Hall. México. Gómez Mejía, Luis R; Balkin, David B y Cardy, Robert L. (2008). Gestión de Recursos Humanos. Quinta Edición. Pearson Prentice Hall. Madrid. Laurence J. Peter y Raimond Hull. El Principio de Peter, tratado sobre la incompetencia o porque las cosas van siempre mal Cibergrafía: df?id_tarea Alturas/Paginas/Trabajo-Seguro-en-Alturas.aspx

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