Universidad Autónoma de Asunción

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE PESONAL SECTOR: Departamento de Personal. FUNCIONARIOS: Nilda Ricardo Joel Martínez DEPENDENCIA: Dirección Administrativa DESCRIPCIÓN DE TAREAS 1. ELABORACIÓN DE PLANILLAS DE SUELDOS Y JORNALES. RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS: Dpto. Financiero DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Hojas numeradas y rubricadas en el M.J.T. Planilla mensual de salarios del I.P.S. Planillas Excel Planillas mensuales para libros laborales por exigencia del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Es obligación tenerlos mes a mes. COLUMNAS: Apellidos y nombres. Número de documento. Días del mes (de 1 a 31). Salario: Forma de pago Jornal J o Mensual M, Importe unitario (por día). Total: Días, Horas trabajadas, Importe (mensual). Horas extras: 50% (importe). Beneficios sociales: Vacación, Bonificación familiar, Aguinaldo, Otros. Total General. OBSERVACIONES. Se confecciona a partir de la planilla de salarios del I.P.S. Se cargan los datos de funcionarios y docentes. Los funcionarios son mensualeros y los docentes son jornaleros. En Otros beneficios se carga la corrección de exámenes extraordinarios de profesores. Bonificación familiar y aguinaldo no tributan I.P.S. Actualizado al 12/02/2015 1

2 2- CONFECCIÓN DE PLANILLA REGISTRO DE SUELDOS Y JORNALES. RELACIÓN CON OTROS DEPARTAMENTOS: Dpto. Financiero DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN: Hojas rubricadas en el M.J.T. Planillas Excel Planilla anual para libro laboral por exigencia del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Es obligación tenerlo al inicio del año. COLUMNAS: Número. Apellidos. Nombres. Salario: Forma de pago Jornal J o Mensual M, Importe unitario. Mes: Horas trabajadas, Remuneraciones percibidas. De enero a diciembre. Total Horas extras: número, monto. Importe Horas extras. Total Horas (incluye horas extras). Total Salario (incluye horas extras). Beneficios sociales: Aguinaldo, Bonificación familiar, Vacaciones, Otros beneficios. Total general. 3) CONFECCIÓN DE PLANILLA REGISTRO DE EMPLEADOS Y OBREROS Hojas rubricadas y numeradas en el M.J.T. Planillas Excel Planilla anual para libro laboral por exigencia del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Es obligación tenerlo al inicio del año. COLUMNAS: Nº patronal. C.I. Nº. Nombres. Apellidos. Sexo. Estado civil. Fecha de nacimiento. Nacionalidad. Domicilio (Departamento o si es Asunción, Localidad o Barrio, Dirección). Nº hijos. Cargo. Actualizado al 12/02/2015 2

3 Profesión. Fecha de entrada. Fecha de salida. Motivo: Jubilación, Renuncia, Despido, Otros motivos. 4) CONFECCIÓN DE PLANILLA RESUMEN GENERAL DE PERSONAS OCUPADAS. Hojas rubricadas en el M.J.T. Planillas Excel Planilla anual para libro laboral por exigencia del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Es obligación tenerlo al inicio del año. COLUMNAS: Número de varones y mujeres. Horas trabajadas de varones y mujeres. Sueldos o salarios de varones y mujeres. Entradas de varones y mujeres. Salidas de varones y mujeres. 5) CONFECCIÓN DE PLANILLA REGISTRO DE VACACIONES. Hojas rubricadas en el M.J.T. Planillas Excel Planilla anual para libro laboral por exigencia del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. Es obligación tenerlo al inicio del año. Columnas: Número. Apellidos y nombres. Fecha de entrada. Duración de vacaciones: Días, Desde, Hasta. Monto. Observaciones: Renuncia, Despido. Actualizado al 12/02/2015 3

4 6) CARGA EN BASE DE DATOS DE LA PÁGINA DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y TRABAJO. Software S.I.P.P. Sistema de Información de Presentación de Planillas del M.J.T. Se ingresa con el número de patronal. Se cargan los funcionarios y docentes de a uno: horas trabajadas y remuneraciones por mes, horas extras, bonificación familiar, aguinaldo, vacaciones, beneficios por año. Una vez que los datos estén correctos, se descargan on-line en el sistema del Ministerio de Trabajo, Empleo y Seguridad Social. La base de datos es fiel reflejo de todas las planillas laborales citadas anteriormente. Debe ser presentada anualmente vía on-line en el mes de marzo. OBSERVACIONES. Las horas trabajadas no pueden sobrepasar el máximo establecido por mes normalmente. Las remuneraciones son la suma del mes para el caso que sea funcionario y docente. 7) NOTIFICACIÓN DE VACACIONES DE ACUERDO AL AÑO CALENDARIO. Dirección Administrativa Hojas membretadas La encargada del Dpto. de Personal confecciona las notificaciones de vacaciones para cada funcionario que son firmadas por la directora administrativa. Posteriormente hace entrega de las notificaciones con acuse de recibo a cada funcionario. Actualizado al 12/02/2015 4

5 8) NOTIFICACIÓN DE SANCIONES O SUSPENSIONES PARA FUNCIONARIOS. Dirección Administrativa Hojas membretadas. La encargada del Dpto. de Personal confecciona las notificaciones de sanciones para funcionarios que son firmadas por la directora administrativa. Las sanciones por lo general surgen de llegadas tardías en el mes (sumatoria mayor a ocho horas en el mes). El registro de marcas de cada funcionario se envía a los jefes de Dpto. respectivos para que confirmen las sanciones o definan su omisión. Las suspensiones se aplican de acuerdo a la violación del Reglamento interno de trabajo. 9) PREPARACIÓN DE CONTRATOS DE LOS FUNCIONARIOS DEPENDIENTES. Dirección Administrativa Hojas con formato pre-establecido Se confecciona el contrato para cada funcionario, se utiliza un formato estándar y con los datos particulares del funcionario. El documento lleva la firma del funcionario y la Directora Administrativa. Una copia del contrato es entregada al funcionario junto a una copia del Reglamento Interno de trabajo. Actualizado al 12/02/2015 5

6 10) SUMINISTRO DE REFERENCIA LABORAL. La encargada del Dpto. de Personal es quien suministra referencias laborales de funcionarios y docentes vía telefónica a terceros interesados: fecha de entrada, antigüedad, cargo, etc. 11) CONFECCIÓN DE CERTIFICADOS DE TRABAJO. Departamento de Postgrado Dirección Administrativa Hojas membretadas La encargada del Dpto. de Personal confecciona los certificados de trabajo para funcionarios que son firmadas por la directora administrativa. Posteriormente hace entrega de los mismos con acuse de recibo al interesado. En el caso de certificados de trabajo para docentes de Pregrado o Postgrado, se piden los datos al departamento de Recursos Humanos o al de Postgrado. La solicitud del certificado debe decir para que lugar va dirigido. 12) MOVIMIENTOS DE FUNCIONARIOS EN I.P.S. Software R.E.I. Recepción Electrónica de Información del I.P.S. Los movimientos de entrada/salida/permisos de los funcionarios se cargan al sistema R.E.I. Recepción Electrónica de Información que se encuentra en la página web del I.P.S. Instituto de Previsión Social " luego se imprime el correspondiente comprobante que ofrece el sistema, que indica que el movimiento fue registrado correctamente. MOVIMIENTOS: ENTRADAS: se da de alta en I.P.S. a un nuevo funcionario que ha sido contratado. Actualizado al 12/02/2015 6

7 SALIDAS: se da de baja en I.P.S. a un funcionario que ya no trabajará en la institución (por lo general debido a renuncia o despido). PERMISOS: se informa al I.P.S. que se ha concedido un permiso a algún funcionario específico. REPOSOS: se informa al I.P.S. que un funcionario no asistió al trabajo por algún motivo de salud. DESCUENTOS: se informa al I.P.S. que se le descontará del salario a un funcionario lo correspondiente a cierta cantidad de días de trabajo por alguna falta que cometió. 13) PEDIDO DE TARJETAS DE DÉBITO DE SALARIOS PARA FUNCIONARIOS. Departamento Financiero Software Osiris del Banco Itaú Correos electrónicos Se utiliza el Sistema Osiris proveído por el Banco Itaú que se encuentra instalado en la PC. El sistema emite un Documento que posteriormente se remite vía correo al banco. 14) COMUNICACIÓN SOBRE HABILITACIÓN DE TARJETAS DE DÉBITO. Departamento Financiero Correos electrónicos Luego de realizar el pedido de tarjetas de débito para funcionarios, el banco envía por a la encargada del Dpto. de Personal la confirmación de que la tarjeta de débito ya está habilitada, junto con el bloc de notas que servirá para obtener el número de cuenta de la tarjeta. La encargada del Dpto. procederá a reenviar el recibido a la dirección del asistente. Se guarda el archivo adjunto (bloc de notas) en el sistema Osiris del banco. Terminado todo lo anterior se va a la opción Mantenimientos ---> Salarios ---> Empleados y se hace clic en el botón "Imprimir"----> seleccionamos la opción Impresora------> se le da aceptar y se guarda el archivo.pdf que se creará. Se Actualizado al 12/02/2015 7

8 accede al mismo, se localiza e imprime dos copias de todas las hojas en donde aparezcan los registros que se actualizaron con el bloc que mandó el banco. Se debe señalar en las hojas impresas los nombres de los funcionarios y los números de cuenta de sus tarjetas correspondientes, luego se deja una copia a la encargada de Sueldos del Departamento Financiero que firma la otra copia como recibido. Por último, se imprime el que envió el banco y se avisa en la brevedad posible a los funcionarios respectivos que deben pasar a retirar sus tarjetas de débito de las sucursales que se aclaran en el , los funcionarios firman en la hoja impresa al lado de sus nombres como constancia de que ya se les avisó Actualizado al 12/02/2015 8