UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

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María Luisa Crespo Aranda
hace 7 años
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1 1 de 5 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2 2. ALCANCE 2 3. DEFINICIONES 2 4. CONTENIDO Generalidades Políticas de Operación Descripción del Procedimiento 3 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 6. REGISTROS 5 7. CONTROL DE CAMBIOS 5 8. ANEXOS 5 Proyectado por Winston Cale Garcés Herrera Firma: Gestor de Calidad Proceso de de Admisiones y Registro Revisado y Aprobado Firma: Audrey Solano Acosta para uso por Revisado y Aprobado para publicación por Líder Proceso de de Admisiones y Registro Oscar Darío González Herrera Coordinador del SIGEC Firma:

2 2 de 5 1. OBJETIVO Elaboración de los académicos solicitados por los estudiantes activos, inactivos, retirados y egresados de los programas de pregrado y/o postgrados, interesados en demostrar que tienen o tuvieron algún vínculo académico con la Institución. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia cuando el interesado cancela el valor del certificado en la Oficina de Pagaduría o en los bancos autorizados por la Institución, y finaliza cuando recibe a satisfacción el certificado solicitado. 3. DEFINICIONES Certificados académicos: Documento que demuestra que existe o existió alguna relación académica de una persona con la Institución. Entre estos documentos podemos mencionar las constancias de estudio con o sin intensidad horaria, las historias académicas, los de terminación académica, entre otros. Certificado de matrícula: Documento que demuestra que es estudiante activo en un determinado semestre de un programa de pregrado o postgrados de la Institución. Certificado de notas: Documento que registra todas las notas obtenidas por un estudiante en un determinado semestre de un programa académico de pregrado o postgrado. Historia académica: Documento que registra todas las asignaturas matriculadas y aprobadas con sus notas (con créditos, valor numérico y en letra), periodo académico, promedio de semestre y acumulado que cursó o cursa un programa académico de pregrado y/o postgrado. 4. CONTENIDO 4.1. Generalidades Los que expide la son solicitados por los estudiantes activos, inactivos, retirados, y egresados de la Institución. La de la Universidad de Córdoba tiene la siguiente oferta de certificaciones, elaborada de acuerdo a las necesidades de los interesados: Certificado de estudio Certificado de notas del periodo anterior Certificado de notas registro extendido Certificado estudio con intensidad horaria Certificado de buena conducta Certificado terminación académica Certificado para pensión

3 3 de 5 Certificado de ranking Certificado de cursó semestre anterior Certificado de cursó y aprobó semestre anterior Certificado de cursó semestre anterior con promedio académico (acumulado y semestre) Los expedidos tienen fines varios como son: Afiliación a las Instituciones de Seguros, prestadoras de servicios médicos, para efectos laborales, estudios superiores, solicitud de becas, préstamos, pensiones, definir su situación militar, grados, entre otras. Las solicitudes de físicas se reciben todos los días en la ubicado en el primer piso del Edificio Administrativo, Campus Central, en el siguiente horario (lunes, miércoles y viernes de 8:00 a 11:45 y martes y jueves de 2:00 a 5:45 p.m.) Políticas de Operación El tiempo de entrega de los académicos que elabora la, para los estudiantes matriculados desde el año 2004 en adelante, será de 5 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de la solicitud. Para las Historias Académicas que no aparecen registradas en los sistemas de información académica, su elaboración es más demorada porque se hace necesaria su búsqueda en el de de la o en su defecto en el Central Institucional, por consiguiente éstas se entregaran dentro de los 10 días hábiles a partir del día siguiente a la fecha de la solicitud. Los serán entregados únicamente al interesado, quién presentará un documento de identificación personal al momento de acercarse a la, en el caso que no pueda reclamarlo personalmente debe enviar una solicitud por escrita anexando copia del documento de identificación 4.3. Descripción del Procedimiento PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN 1 Solicitantes Cancelan en la Oficina de Pagaduría ubicada en el primer piso del edificio administrativo Campus Montería o en el banco COLPATRIA en la cuenta corriente número a nombre de la Universidad de Córdoba, el valor correspondiente al certificado que desea. En el siguiente link están publicados los precios de acuerdo al tipo de solicitud. Entrega el recibo de pago en la para que se tramite su solicitud, registrando en el FGAR de Elaboración y Entrega de Certificados

4 4 de 5 PASOS RESPONSABLE DESCRIPCIÓN de forma clara y específica los siguientes datos Funcionarios de la Registro y Jefe de Registro y 9 Solicitantes 9 Funcionarios de la Registro y 10 Solicitantes Nombre y apellidos Número de identificación y lugar de expedición Nombre del Programa, ubicación semestral Tipo de certificado Correo electrónico y número del celular. Recibe el volante de pago y el FGAR de Elaboración y Entrega de Certificados diligenciado por el usuario y se le entrega un ficho con la fecha en que debe volver para reclamar el certificado. Recolecta los FGAR de Elaboración y Entrega de Certificados diligenciados en cada una de las ventanillas y verifica en el Sistema de Información si los datos que registra el interesado son veraces, en caso contrario se contacta al interesado para hacer las verificaciones y ajustes correspondientes. Elabora el certificado de acuerdo a la solicitud y los entrega al Jefe de la junto con el FGAR de Elaboración y Entrega de Certificados y los volantes de pago, para su revisión y respectiva firma. Revisa y Firma los solicitados. En caso de encontrar inconsistencias, las revisa con el Responsable de para aplicar los correctivos correspondientes al documento. Archiva los volantes de pago en el Apoyo de la dependencia. Sella y clasifica los elaborados en el día, por programa y los ubica en el sitio correspondiente junto con el FGAR de Elaboración y Entrega de Certificados para su entrega al solicitante. Solicita en la el certificado presentando el ficho que contiene la fecha establecida para la entrega del documento. Firma el recibido en el FGAR de Elaboración y Entrega de Certificados. Entrega los al solicitante y elimina el ficho que contiene la fecha establecida para la entrega del documento. Revisa el certificado y verifica que se halla expedido de acuerdo a lo solicitado, en caso de inconsistencia debe devolverlo enseguida para que sea verificado y corregido, siempre y cuando la responsabilidad del error sea de la Institución. Fin del procedimiento

5 5 de 5 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia Fecha de Emisión Breve Descripción No Aplica Ente que expide la Norma 6. REGISTROS No Código Nombre Responsable 1 2 Documento Electrónico Documento en físico 3 FGAR Recibo de Pago Recibo de Pago de Elaboración y Entrega de Certificados Funcionario Oficina de Pagaduría Funcionario de Funcionario de Lugar de Oficina de Tesorería Medio de Físico Tiempo de 5 años Disposición Conservación en copias de seguridad Físico 1 año Se eliminan Físico 1 año Se eliminan 7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN No DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA No Aplica 8. ANEXOS No aplica.

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