HAruWffiNA$ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UTILIZACION Y CONTROL DE TELEFONIA CELULAR. Sanc* filacisnal de Sbrnr y Serv$cisr Priblicos S"N.C.

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1 HAruWffiNA$ Sanc* filacisnal de Sbrnr y Serv$cisr Priblicos S"N.C. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA UTILIZACION Y CONTROL DE TELEFONIA CELULAR 07h?/07

2 @ Derechos Reservados Banco Nacional de Obras y Servicios Publicos, S.N.C. Direcci6n de Adm inistraci6n. Gerencia de Servicios Generales. Subgerencia de Servicios Av. Javier Barros Sierra No. 515, 1er. Piso Col. Lomas de Santa Fe M6xico, D.F., C.P , T e La reproducci6n total o parcial de este documento podrs efectuarse mediante la autorizaci6n expresa de la Direcci6n de Administracion y d6ndole el cr6dito correspondiente. Piigina 2 de 13 07t1zo7

3 ianco Nadonal d. Obr$ y $ervkior Pribli(oi t,n,c, HOJA DE AUTORIZACION Autoriz6 't4z-----l + (Jorge Carrera Prieto Subdirector de Recursos Humanos y Materiales P6gina 3 de 13 07l12lo7

4 Eanco Nadoml d oblas y Serykior P0blk$ S,N,C, M Revisi6n SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS P6gina (s) Modificada (s) 2 Pie de pagna J Pie de pagina Pie de paglna J l t2 3 Descripci6n del Cambio Nuevo domicilio de la Instituci6n Fecha yversi6n Se omiti6 al Gerente de 6rea Se cambio la clave de trea Cambio de fecha y versi6n Se anexa firma de Gerente Se modifica objetivo y alcance Se modifica diagrama de flujo Se modifica el punto 3.1. Se modifica el punto 5.1 y 5.2. Reeisfo de firmas Fecha de Emisi6n 0U / v06t03 0U04/05 0t/04/05 0U04t05 0t/04t05 01t04/05 0U04/ Piigina 4 de 13 07nao7

5 Ean$ llacional de 0bra9 y Seruidoi P0bli(os S.N.C, CONTENIDO Nf mero Tema P6qina 1 Objetivo 6 2 Alcance 6 3 Referencias 6 4 Politicas 6 5 Responsabilidades 8 6 Definiciones 9 7 M6todo de Trabajo Diagrama de Flujo Descripci6n de Actividades Registros Anexos 13 P6gina 5 de 13 07t1uo7

6 &nco Nadonal de obrae y Servicior Pribll(os S, l.c. 1. OBJETIVO Proporcionar una herramienta administrativa que norme la asignaci6n y uso del servicio de telefonia celular, para proporcionar un uso eficiente y racional. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para tarifas, utilizaci6n y control del servicio a los funcionarios de la Instituci6n, 3. REFERENCIAS Guia para la Elaboraci6n de Manuales de Procedimientos GU A. Manualde Procedimientos para la Elaboraci6n de Documentos PGC B Norma ISO-9001:2000 (NMX-CC9001-INMC-2000), requisito 7, Realizaci6n del Servicio. 4. POLTTTCAS Manual de Procedimientos para la Asignacion y Uso de Telefon[a Celular Radiocomunicaci6n y Radiolocalizadores.. Este Manual de Procedimientos es obligatorio para la actividad que aqui se escribe.. Este Manual deberd actualizarse cada vez que se requiera, tomando como referencia el Manualde Procedimientos (PGC B).. Proporcionar el servicio de telefonia celular a los Ejecutivos de Direcci6n General y Directores de 6rea en Oficinas Centrales.. La Gerencia de Servicios Generales, es el 6rea responsable de tramitar los servicios requeridos. Contratar los servicios en planes que incluyan equipo, sin costo para la Instituci6n. Suministrar accesorios adicionales, exclusivamente a equipos asignados a la Direccion General.. Mantener a trav6s de la Gerencia de reparacion, sustitucion 6 accesorios. Servicios Generales, los servicios de Vigilar que los planes cubran las necesidades prioritarias, en caso contrario el usuario podrd cambiar equipo y compra de accesorios adicionales cubriendo esos costos. Autorizar un limite m6ximo de consumo por mes. Vigilar que el excedente del gasto autorizado sea cubierto por el usuario. Pdgina 6 de 13

7 Eanc. l{adonal d Okaiy gerykior Prlblkos LN,C,. ldentificar los servicios incluidos en los planes contratados, no se cubrir6n los que causen gasto adicional. Revisar facturaci6n de cada linea. Enviar para su visto bueno copia de la factura a cada usuario. Elaborar solicitud de cheque al drea de Gerencia de Control de Pagos y Transferencias Interbancarias. Realizar los pagos por servicio -mes. Tramitar cambios de equipo. Tramitar suspensi6n del servicio de lfneas de telefon(a que ya no sean requeridas por las 6reas usuarias. Proporcionar el servicio dentro del horario laboral establecido por la lnstituci6n. Es responsabilidad de las 6reas solicitar servicio de reparaci6n de equipo. Elaborar presupuesto gasto corriente. Vigilar el gasto dentro del concepto presupuestal autorizado. Es responsabilidad de las 6reas el no transferir el uso deltel6fono celular. 4.1 POLITICAS GENERALES. r Reportar al Organo Interno de Control cuando este solicite informaci6n. Revisar facturaci6n presentada por el prestador del servicio.. La Direcci6n de Administraci6n, podrd autorizar la contratacion de nuevas lineas, a funcionarios de Banobras, hasta con nivel minimo de Gerente.. La Direccion General, podr6 autorizar la contrataci6n de nuevas lfneas, a funcionarios de Banobras, con nivel a partir de Subgerencias. ' Es responsabilidade las 6reas, justificar y precisar la necesidad funcional y operativa de contar con este servicio.. La Direccion de Administraci6n, podr6 autorizar la contrataci6n de linea adicional, demostrando que se cuenta con disponibilidad presupuestal del drea. La Gerencia de Servicios Generales, de acuerdo al presupuesto anual autorizado, comunicard a cada usuario su limite de gasto mensual sin lva.. La cuota mensual asignada no excederd de las tarifas autorizadas por el Consejo Directivo, con base a los programas de ahorro y presupuesto anual autorizado por la Secretaria de Hacienda y Cr6dito Publico. Piigina 7 de 13 07t't2to7

8 ganto Nadonal d obras y Seruidor Pibli$s S,N,C. 5. RESPONSABILIDADES Directores de Area, Subdirectores, Coordinadores Ejecutivos de Administraci6n de Area, Gerentes y Subgerentes Vigilar el cumplimiento a la aplicacion de este manual. Cubrir el importe por excedente y enviar copia del deposito anexo al visto bueno. Revisar los serviciosefralados en la factura, en caso de inconformidad, deberd informar a la Gerencia de Servicios Generales Gerente de Servicios Generales. Aprobar la aplicaci6n de este manual de procedimientos. Autorizar envio visto bueno de los cargos por cada usuario. Solicitar los recursos para la contrataci6n de los servicios. Autorizar solicitu de pago. Subgerente de Servicios Aplicar este manual de procedimientos. Vigilar que los serviciose ptesien en forma elicazy eficiente. Tramitar contrataci6n de nuevas lfneas previa autorizaci6n. Elaborar solicitu de pago. Elaborar oficio envio de visto para cada usuario con firma de la Gerencia. Registrar gasto por cada lfnea y 6rea correspondiente. Realizar pagos en ventanilla del proveedor servicio prestado. Atender al usuario cuando este requiera de servicio de reparaci6n, cambio de equipo 6 bien cambio de numero. Establecer constante comunicacion con el Ejecutivo de Cuenta del proveedor. Mantener la actualizaci6n de este Manual. Notificar por escrito, previo reporte del usuario, en forma inmediata, cuando existan extravfos 6 robo de equipos, solicitando la suspension del servicio en forma temporal. Piigina 8 de 13 07/1407

9 8an(' Nadonal de ObBs y Serul':ior Pribtkos S.N,C, DEFINICIONES Area Usuaria - El que envia la documentaci6n para solicitar el servicio. Proveedor.- Elque presta el servicio. Pegina I de 13 07na07

10 Banco Nadonal de obrae y Servidor Ptiblko, S"N.t, 7. METODODETRABAJO Este diagrama presenta de forma general las actividades para el Manual de Procedimientos para Utilizaci6n y Control de Telefonia Celular. Para mayores detalles ver el punto 7.2de este mismo documento. DIAGRAMA DE FLUJO 2. Recepci6n de Facturaci6n para Pago. Solicitud de cheque a la Gerencia de Control de Pagos y 3. Reposici6n de Equipo por Robo 6 Extravio. 4. Supervisi6n del Procedimiento. DIBECCION DE ADMIN'STRACION P6gina '10 de 13 07t12t07

11 tan(, Nado$l d Obras y Seruidor publkor S,N.C, DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. Utilizaci6n y Controlde Telefonia Celular. Responsable Paso 1. Actividad Contrataci6n de Nuevas Lineas Documento de Trabaio Entregable Subgerente de Servicios Recibe de la Gerencia el oficio de autorizado por Direcci6n General 6 Direcci6n de Administraci6n. Formula oficio solicitando al prestador del servicio la contratacion llnea nueva. Recib equipo. Oficio interno Area Usuaria Elabora oficio de entrega al usuario solicitante, donde se indican caracteristicas generales del equipo y accesorios complementarios, plan tarifario y monto mensual autorizado. Formula oficio de entrega del equipo solicitado al usuario. Recepcion de Facturacion para Pago Recibe del prestador de servicio la facturaci6n por el consumo del mes. Revisa y verifica tarifas e importes de facturaci6n. Formula oficio de pago. Formula oficio de visto bueno, acota excedentes Facturaci6n en su caso. del proveedor Envfa oficios al usuario para su revisi6n y VoBo. Oficio interno Recibe cheque y procede al pago en ventanillaoficio interno del proveedor y archiva. Recibe del usuario Vo.Bo. y copia de pago por excedente cuando asf fue requerido, anota pago y archiva. Recordatorio por escrito al usuario que no haya cubierto el importe por excedente. Reposici6n de Equipo por Robo o Extravio Recibe de la Gerencia acta administrativa del usurario, donde sefrala los hechos. Notifica al prestador del servicio la cancelacion temporal. Notifica al6rea de seguros reposici6n del dafro si procede. Establece comunicacion con el proveedor para reposici6n de equipo 6 compra de uno nuevo. Elabora oficio de entrega al usuario solicitante, donde se indican caracterlsticas generales del equipo y accesorios complementarios, notifica cambio de numero en su caso. Oficio Interno Solicitude cheque a la Gerencia de Control de Pagos y Transferencias lnterbancarias Envio 6reas usuarias, VoBo. Gerencia de Servicios Generales Proveedor del servicio Area Seguros y Logistica A6rea Usuaria MPRl Pdgina 11 de 13 07nao7

12 Ban.o Nacioml de Obn3 y $ervidor hibli(o$ s.n,c, Responsable Paso 4. Actividad Supervision del Procedimiento Documento de Trabaio Entregable Vigila que los servicios se presten oportunamente. Elabora presupuesto anual. Informar al Gerente de Servicios Generales, la problem6tica en el servicio cuando esto ocurre. Recepci6n de Documentos Gerencia de Servicios Generales Autoriza documentaci6n para pagos a proveedores Autoriza oticio para visto bueno del usuario. P6gina 12 de 13 07l12lo7

13 Sano Nacional de OJxar y leruiciot hibtitos s,n,c. 8. REGISTROS No. de Control S/No, Nombre Expedientes control interno Responsable de Conservarlo Subgerencia de Servicios Tiempo de Conservaci6n / Disoosici6n Disposiciones conforme al marco legal enunciados el Manual de Politicas y Procedimientos ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control Ninguno S/No. P6gina 13 de 13 07t1ao7