SISTEMA CONTROL DE FIDEICOMISO TRUSTEE

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1 Registro de Clientes Elaboración automática de Contratos 1. LA ULTRADOC Gestion de Negocios y Constitución de contratos Workflow de procesos Control de Contratos 5. PUSHTRUST MANEJO DE PORTAFOLIOS Contrapartes, Emisores Títulos Documentación 3. LA - ULTRASEC Manejo de Inversiones Contabilidad Finiquito de Contratos Sistema centralizado de Clientes (Core Bancario) Modificación de Contratos Constitución de Negocios Interfaz WEB (Clientes) % Honorarios Acumuladores de Control Reportes Operativos 2. LA - TRUSTEE Operaciones Fiduciarias Parámetros Transacciones/ Diseño de pantallas Estado de Cuenta Aportes / Desembolsos Portafolios Flujo de Caja Conciliaciones Bancarias Reportes Operativos Abonos Masivos a Cuentas Bancarias 4. LA - ULTRAFLO Disponibilidad de Fondos Medios de Pago Sistema Centralizado de Clientes (Core Bancario) Reportes Operativos Core Bancario SISTEMA CONTROL DE FIDEICOMISO TRUSTEE El sistema de control y administración de Fideicomiso TRUSTEE tiene como objetivo el manejo de la información y el control operativo automatizado para Fideicomisos. En base a la diversidad de productos posibles en el negocio, el sistema esta diseñado de una manera flexible, siendo capaz de automatizar fideicomisos cuyo manejo es altamente especializado (Obras, Administración, Inversión, Bienes, etc.), así como fideicomisos que involucran grandes volúmenes de información (Prestaciones Sociales, Fondo de Ahorros, etc.)

2 CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA TRUSTEE CONTROL DE DOCUMENTOS ULTRADOC. Manejo de documentos (WorkFlow) Parametrización de Campos Base Parametrización de Cláusulas Tipo Parametrización de Documentos Modelo Elaboración de documentos en base a parámetros establecidos. CONTRATOS DE FIDEICOMISO TRUSTEE Control y seguimiento de status del documento según especificaciones del usuario (elaborado, revisado, autorizado, en notaria, etc.) Control de relación de poderes. Seguimiento en le avance de tramites especiales Manejo de Agenda. Flexibilidad para el manejo y control de cualquier tipo de fideicomiso (Colectivos y no Colectivos) mediante la parametrización de Contratos. Manejo de productos en diferentes monedas. Flexibilidad para el diseño de nuevas transacciones mediante el módulo de Tipos de transacción Control transaccional por contrato. Cada transacción considera fecha de carga, fecha efectiva, modalidad e instrucciones de pago y demás campos relacionados con el diseño de la transacción (retenciones, etc.) Programación de Tareas y Schedule de procesos. Registro de transacciones para fideicomisos vigentes y cancelados Carga manual o masiva (vía electrónica) de transacciones. Parametrización para cobro de comisiones según las diferentes bases de calculo (flat, capital promedio, intereses devengados, etc). Generación de devengo de comisiones. Seguimiento para el cobro de los mismos.

3 GESTION CONTABLE Gestión contable Multimoneda Flexibilidad para la Parametrización de catalogo de cuentas (Sudeban, etc.) Capacidad para el diseño de Comprobantes contables, de acuerdo a las características de cada Tipo de transacción Generación de comprobantes y cierre contable diario. Generación diaria de Balance de Comprobación individual por contrato de fideicomiso y consolidado. Interface automática hacia cualquier sistema contable del mercado. CONTROL DE INVERSIONES (ULTRASEC) Manejo de cartera de inversión de forma individual por contrato de Fideicomiso o mediante portafolios de inversión. Control diario del Saldo disponible para inversión por contrato y por portafolio (Liquidez). Manejo transaccional de las operaciones indicando fecha de colocación, valor nominal, valor efectivo, etc. Cálculo de Capital diario y Capital promedio por Fideicomiso Control de vencimientos de cartera y pagos de cupón. Cálculo y Distribución diaria de los intereses devengados para cada contrato de Fideicomiso Manejo de escenarios (what if). FLUJO DE CAJA / DISPONIBILIDAD DEL EFECTIVO (ULTRAFLO) Control centralizado de la disponibilidad del efectivo por contrato y por cuenta bancaria. Procesos de pago masivos. Transferencias automáticas, PAYLINK y emisión de cheques en lote, interfase directa con sistemas bancarios (Mini, MainFrame). Conciliación bancaria automática. Control del FLOATING por cuenta. Flexibilidad para el manejo de proyecciones de flujo de caja. REPORTES Y DOCUMENTACIÓN Reportes de Control operativo, contable y externos (Sudeban, Banap, Fondur). Emisión de estados de cuenta individual o masiva. En formatos preestablecidos o diseñados según especificaciones del usuario. Emisión de reportes base (contratos, cartera de inversión, comisiones, etc.). Flexibilidad para el diseño de reportes mediante la herramienta Crystal Report. Documentación de cualquier tipo de transacción mediante plantillas WORD

4 SEGURIDAD Manejo de seguridad por usuario mediante la asignación de funciones y perfiles de acceso (operador, autorizador) Audit Trail para todas las transacciones cargadas en el sistema indicando usuario, fecha y hora de las mismas (Clientes, Contratos, Transacciones, movimientos de caja) BASE DE DATOS Todos los datos del sistema Trustee, se encuentran centralizados en una base de datos, de forma tal que se realizan operaciones bajo un nivel de consistencia e integridad apropiadas. El sistema mantiene actualizados al instante: Saldos por Contrato, Saldo disponible por Afiliado, Saldo de préstamo y status de cada una de las transacciones relacionadas al fideicomiso (cargada, autorizada, relacionada a caja, contabilizada).

5 MODULOS El manejo de Trustee está dividido en distintos módulos (partes funcionales que lo componen) para poder manejar la información referente a Fideicomisos Colectivos y no Colectivos a nivel operativo, administrativo, contable y gerencial. Estos módulos contemplan ingresos, consulta, modificación y eliminación de datos.

6 TRUSTEE Tablas Contratos Movimientos Inversiones Procesos Masivos Contabilidad Reportes/Gerencial Control Clientes Productos Transacciones Portafolio Importar Beneficiario Plan de Cuentas Schedule de Procesos Claves de Acceso Beneficiario / Afiliado Contratos Autorización Colocaciones Importar Transacciones Paso Contable Programación de Tareas Funciones del Sistema Tipos de Evento Campos Base Caja Bancos Distribución de Intereses Balance General Saldos por Contrato Datos Generales Tipos de Transacciones Cláusulas Tipo Documentación Plantillas Interfase Sistemas Externos Balance de Comprobación Movimientos por Período Parámetros Generales Prestamos Documentos Modelo Devengos Diarios Cierres Periódicos Cuadre Diario Auditoría Corresponsales Parametrización de Status Distribución del Portafolio Capital x periodo Bancos Control del Documento (Workflow) Hoja de Vencimientos Control de Acumuladores Formas de Pago Eventos Programados Ejecutivos Parámetros por Contrato Agencias Comisiones Títulos Beneficiarios Inversiones Dirigidas

7 1.- MODULO DE CONTROL DE DOCUMENTOS - ULTRADOC Módulo: ULTRADOC Manejo de Documentos y/o Negocios Este modulo de Negocios y constitución de contratos de fideicomiso, es utilizado para el diseño y la elaboración de documentos legales (Suscripción, Addenda, Renovación, Documentos de Cesión, Finiquito) a través de la parametrización de campos, cláusulas tipo y documentos modelo, Adicionalmente permite llevar control y seguimiento de los contratos en negociación mediante WORKFLOW previamente parametrizado por el usuario, notificando a todos los involucrados mediante s del estatus de la negociación.

8 2.- MODULO TRUSTEE OPERACIONES FIDUCIARIAS. Acumuladores de Control Parámetros % Honorarios 2. LA - TRUSTEE Operaciones Fiduciarias Aportes / Desembolsos Estado de Cuenta Interfaz WEB (Clientes) Transacciones/ Diseño de pantallas Reportes Operativos Sistema Centralizado de Clientes (Core Bancario) Modulo: TRUSTEE Manejo de Operaciones Fiduciarias es la herramienta para mantener control de información y procesos operativos relativos al manejo de contratos de fideicomiso, al ser parametrizado este modulo permite manejar en un 100% las operaciones relativas a contratos de fideicomisos colectivos, individuales, de obras, prestaciones, administración, inversión y otros. El diseño totalmente parametrizable de este modulo permite la automatización de cualquier tipo de contrato de fideicomiso. Los usuarios construyen las transacciones de entrada de datos, así como parametrización de formulas de cálculo de honorarios, variables de control, reportes operativos y estados de cuenta.

9 MANEJO DE CONTRATOS El modulo de CONTRATOS almacena todas las características básicas del contrato, cláusulas referenciales, clasificación (colectivo, no colectivo y Obras), inicio y vencimiento, datos del fideicomitente (RIF, dirección, teléfonos, fax, ), datos de los beneficiarios (RIF, dirección, teléfonos, fax, , instrucciones básicas de pago). El diseño de modulo permite, mediante una parametrización abierta, la carga de todas las variables propias de cada contrato establecidas en las cláusulas de los mismos: Parámetros para el cobro de cobro de comisiones. La opción permite la carga de múltiples tablas de comisiones con diferentes rangos y bases de cálculo establecidas (flat, capital promedio, intereses devengados, etc.) Parametrización de eventos programados. Mediante esta opción el modulo permite la programación de cada uno de los procesos periódicos relacionados con cada contrato (emisión de estados de cuenta, desembolsos periódicos, etc.). En la fecha que se deban realizar, el sistema emitirá una alerta indicando al usuario los procesos pendientes por realizar. Parametrización de variables restrictivas tales como saldo disponible, y montos asignados por cada partida especificada en el contrato. Parametrización contable. El modulo permite la asignación de parámetros contables por contrato para la generación de balances individuales. Mediante la asignación del contrato a un grupo o familia, igualmente podremos obtener balances consolidados.

10 MOVIMIENTOS El modulo de MOVIMIENTOS esta diseñado para prestar un servicio masivo y controlado en un ambiente totalmente grafico para la carga de transacciones por contrato de fideicomiso. El modulo permite llevar control de cada uno de los procesos a partir del momento en que la información es cargada por el sistema, pasando por procesos de aprobación y recepción de fondos, momento en el cual las transacciones son liberadas e incorporadas como saldo disponible a cada contrato, entre las bondades que ofrece el modulo tenemos: Carga de transacciones: Mediante el diseño y la carga de transacciones es automatizado el control de procedimientos operativos (aportes, retiros, gastos, anticipos, valuaciones, etc.). Cada transacción considera fecha de carga, fecha efectiva, modalidad e instrucciones de pago y demás campos relacionados con el diseño de la transacción (retenciones, ISLR, etc.) Cargas masivas de transacciones: Mediante interfaces automáticas, el modulo permite realizar la carga masiva de movimientos procedentes de sistemas externos tales como inscripción de nuevos beneficiarios, actualización de datos, aportes masivos, aportes patronales y amortización de préstamos.

11 Control Individual por beneficiario y por contrato: Este modulo permite llevar los saldos de cada contrato y cada beneficiario en forma individual, saldo disponible en función de los parámetros de cada contrato, detalle de aportes y retiros, saldo en prestamos, pago de cuotas y amortizaciones. Adicionalmente suministra información de intereses devengados por saldo disponible para cada contrato en forma diaria. GESTIÓN CONTABLE Mediante este modulo son generados los asientos originados a partir de las transacciones cargadas por el sistema en forma operativa (aportes, retiros, inversiones). Los asientos serán generados para cada contrato de fideicomiso, de acuerdo a la estructura establecida en la parametrización de las transacciones según estipula la Superintendencia de Bancos. Adicionalmente el modulo permite la generación los Balances Generales y de Comprobación por cada contrato de fideicomiso y en forma consolidada.

12 REPORTES. El modulo incluye reportes relacionados a controles operativos tales como cuadre diario de transacciones por contrato, relación de desembolsos, relación de comisiones (cobradas y por cobrar), vencimientos de cartera y pagos de cupón. Adicionalmente el modulo contiene reportes informativos tales como relación de contratos de fideicomiso (incluyendo datos generales y status), relación de patrimonio por contrato, movimientos por periodo, cartera de inversión por portafolio y por contrato.

13 3.- MODULO ULTRASEC MANEJO DE INVERSIONES. Títulos Documentación Contrapartes, Emisores 3. LA - ULTRASEC Manejo de Inversiones Contabilidad Reportes Operativos Portafolios Módulo: ULTRASEC Manejo de Inversiones es el sistema de Inversiones diseñado para mantener toda la información detallada relativa al manejo de compra y venta de papeles, bonos y títulos en general, además permite mantener posiciones en cualquier acción o instrumento de renta variable, contratos de futuro, opciones, así como colocaciones. Mediante el manejo transaccional de las operaciones, el modulo lleva control de todas las colocaciones indicando fecha de negociación, fecha efectiva, valor nominal, valor efectivo, fecha de vencimiento, modalidad de pago, etc. Este modulo lleva el manejo de la cartera relacionada a las inversiones de los contratos de fideicomiso, bien sea en forma individual por contrato (fideicomisos de inversiones dirigidas, etc.) o mediante portafolios de inversión.

14 4.- MODULO ULTRAFLO DISPONIBILIDAD DE FONDOS Módulo: ULTRAFLO Disponibilidad de Fondos permite el control y conciliación de cuentas de corresponsalía en cualquier divisa. Los registros y proyecciones de flujo provienen de los movimientos de tesorería (ULTRASEC), operaciones fiduciarias (TRUSTEE) Esta herramienta se utiliza también para realizar la interfaz con el Core Bancario para realizar débitos y créditos masivos en cuentas bancarias de los beneficiarios en el Banco.

15 5.- MÓDULO PUSTRUST DISTRIBUCION PORTAFOLIOS DE INVERSION Módulo: PUSHTRUST Manejo de PORTAFOLIOS El modulo realiza la distribución diaria de la cartera de inversiones y los intereses devengados a cada uno los contratos que participan de los PORTAFOLIOS de inversión. De esta forma los contratos mantienen tanto operativa como contablemente y de forma diaria la distribución de la cartera de inversión y los intereses que han devengados de forma individual.

16 WEB-BRANCH FIDEICOMISO Dentro de las bondades de este módulo tenemos: Consulta de saldos en línea Disminución de carga operativa Seguridad y celeridad en el proceso de carga masiva de movimientos Solicitud remota de movimientos (aportes/retiros) Generación de reportes por contrato y por beneficiario.

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