CALCULO DE NOMINA. 1. Propósito 1.1. Definir las actividades a seguir para la elaboración de nómina de empleados SUMSA.

Transcripción

1 1. Propósito 1.1. Definir las actividades a seguir para la elaboración de nómina de empleados. 2. Alcance Aplica para los clientes de 3. Definiciones 3.1. : Servicios Universales de Mexico S.A. de C.V Persona facultada: Persona determinada por el cliente o por la gerencia de operaciones 3.3. PCG: Permiso con goce de sueldo 3.4. RH: Recursos Humanos 3.5. SF: Semana Fiscal 3.6. SAT: Servicio de Administración Tributaria. 4. Responsabilidades 4.1. Gerente de Operaciones: Es su responsabilidad establecer o modificar el presente procedimiento en base a negociaciones con el cliente Contador: Vigilar el presente procedimiento Especialista en nóminas: Aplicar el presente procedimiento. 5. Descripción del proceso 5.1. Recepción de incidencias: se recibe por parte de la persona facultada (RH Sumsa), los formatos de las diferentes incidencias: Permisos especiales Préstamos Reposiciones Descuentos de gafete Bonos (temporal, ranqueo, extraordinarios, otras percepciones, etc.) Incapacidades Créditos de Infonavit Créditos de Fonacot Pensiones alimenticias Recepción de Pre nominas: Extractos, Relojes o Manual por la personas facultada por el cliente Respaldos: se guardan los archivos de pre nomina recibidos por cliente y por SF Bitácoras: Se validad que las siguientes bitácoras estén actualizadas: Bitácoras de altas Bitácora de Finiquitos Check List: Mediante el check list de nóminas CN-NO-08, se verifican la recepción de los documentos Captura de incidencias: Se captura las siguientes incidencias: Prestamos: Reposiciones: Incapacidades: Créditos de Infonavit: Créditos de fonacot: Pensiones alimenticias Descuentos de gafete 5.7. Check List: Se agrega cifras control de las capturas en el formato del Check List CN-NO Revisión de pre nomina: Se validara la pre nómina de acuerdo el formato asignado a la nómina a procesar Extractos: Se revisa el extracto de acuerdo a lo siguiente: Original: Se revisa, corrige y se guarda el extracto con el nombre original, nómina y semana según hoja de instrucción extracto original HI-NO Modificado: Se revisa, corrige, se anexa información y se guarda el extracto con el nombre modificado, nómina y semana según hoja de instrucción extracto modificado HI-NO Relojes: Se revisa la pre nómina de relojes siguiendo los pasos establecidos en: Original: Se revisa, corrige y se guarda la información del reloj con el nombre original, nómina y semana según hoja de instrucción relojes original HI-NO Modificado: Se revisa, corrige, se anexa información y se guarda la información del reloj con el nombre modificado, nómina y semana según hoja de instrucción relojes modificado HI-NO-023. Información Confidencial Sumsa 1

2 Manual: Se revisa la pre nomina manual siguiendo los pasos establecidos en: Original: Se revisa, corrige y se guarda la información de la pre nomina manual con el nombre original, nómina y semana según hoja de instrucción pre nomina manual original HI-NO Modificado: Se revisa, corrige, se anexa información y se guarda la información de la pre nomina manual con el nombre modificado, nómina y semana según hoja de instrucción pre nomina manual modificado HI-NO Respaldos: Se guarda electrónicamente archivo de pre nomina por cliente y SF modificados s de importación: Se generan archivos de importación para la nómina de la siguiente forma: Excepciones: Se importa archivo de excepciones que contiene horas no trabajadas, retardos, tiempo extra doble, tiempo extra triple, festivo trabajado, descanso trabajado, prima dominicales y permisos sin goce en horas Extracto: Se corre programa que genera el archivo de carga Relojes: Se genera de forma manual Manual: Se genera de forma manual Cambios de turnos Permisos con goce y sin goce Vacaciones Faltas Check List: Se escribe en el número de registros a importar en formato CN-NO Importación de archivos: Se importan archivos generado de la siguiente forma: Excepciones: Se importa archivo de excepciones que contiene horas no trabajadas, retardos, tiempo extra doble, tiempo extra triple, festivo trabajado, descanso trabajado, prima dominicales y permisos sin goce en horas Cambios de turnos Permisos Vacaciones Faltas Check List: Se valida el número de registros que se suben por cada archivo, en formato CN-NO Calculo de nómina: Se calcula nomina Cifras control: Se realiza la revisión de cifras control realizando las siguientes actividades: Conciliación: Se realiza la conciliación de número de trabajadores procesados en nómina contra los reportados por los sistemas de pre nómina mediante formato de conciliación Cuadre de incidencias: Se realiza la conciliación de importes de incidencias procesadas en nómina contra las reportadas por los sistemas de pre nómina mediante formato cuadre de nómina Vales de despensa: con lo determinado por el sistema de nóminas se realiza el pedido de vales de despensa de los siguientes proveedores: Sivale: Pedido de vales de la semana sivale Sodexso: Pedido de vales de la semana Sodexso Efectivale: Pedido de vales de la semana Efectivale Envío de información a Administración: Listado de nómina impreso y en Excel Listado de nómina subtotal en csv Control de préstamos en csv Saldo de vacaciones y aguinaldo en csv Netos finiquitos en csv Desglose semanal NEW en Excel de dispersión Pedido vales de despensa impreso Pantalla de nómina para pensión alimenticia Formato de ajustes de pago Manufacturas Se afecta la nómina: Se afecta la nómina con el fin de llevar el correcto acumulado de percepciones y deducciones del personal anual Envío de información a RH: se envía información a todas las generalista de RH Sumsa asignadas con los clientes Listado de nómina en Excel Listado de cuentas para depósito Listado de vales y tarjetas Recibos de nómina. Información Confidencial Sumsa 2

3 5.20. Check List: Se registra el envió de cada reporte establecidos en el punto 5.17 y Se Timbra la nómina: Se realiza el proceso de timbrado para enviar la información al SAT 6. Diagrama de flujo Calculo de Nomina Entrada Proceso Salida INICIO Respaldos Información Confidencial Sumsa 3

4 7. Políticas de referencia Política de préstamos empresa 8. Registros Registro Generado Almacenamiento Información Confidencial Sumsa 4

5 Nombre del Registro Código Responsable Medio Ubicación Retención Disposición Formato de Altas N/A Nóminas Electrónico, Formato de Bajas BA-RL- Nóminas Electrónico, 02 Formato de MS-NO- Nóminas Electrónico, modificación de salario 05 Formato de bono N/A Nóminas Electrónico, temporal Formato de DE-NO- Nóminas Electrónico, descuentos por 06 extravíos N/A Coordinador de Electrónico, Extracto Servicios archivo semanal Manpower Correo y carpeta de nóminas. Destrucción Y Control Incapacidades CI-NO- Nominas Electrónico y 04 archivo físico Retención de infonavit RI-NO- Nominas Electrónico y 07 archivo físico Listados de nómina. N/A Nóminas Electrónico y Check list Nomina CN-NO- Nóminas 08 Sumsa 9. Lista de Distribución 9.1. Especialista en nóminas 9.2. Contador 9.3. Gerente de Operaciones. 10. Control de Cambios Destrucción 11. Anexos: N/A 12. Firmas: Versión Descripción del cambio Fecha 1.0 Nueva creación 03 de Noviembre 2014 Se agrega en el punto 5.8.los nombres de las hojas de 2.0 instrucción ya que solo aparecía el código. 03 de junio del 2015 Generador Revisor Aprobador Lizeth Barragán Ernesto Martinez Cesar Zaragoza Información Confidencial Sumsa 5