REGISTRO DE PEDIDOS DE CLIENTES MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS E INTEGRACIÓN CON ERP

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1 REGISTRO DE PEDIDOS DE CLIENTES MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS E INTEGRACIÓN CON ERP Visual Sale posee módulos especializados para el método de ventas transaccional, donde el pedido de parte de un nuevo cliente o un cliente activo es uno de los elementos centrales de la relación comercial. El módulo de pedidos de Visual Sale cuenta con una gran cantidad de funciones diseñadas para apoyar el proceso de toma del pedido, validación del mismo e integración con el sistema ERP, el cual toma el control logístico.

2 Visual Sale es un software altamente innovador para apoyar los procesos comerciales en la venta consultiva y la venta transaccional. OBJETIVO Cuando la fuerza comercial tiene la responsabilidad de tomar pedidos a los clientes, es necesario contar con un sistema suficientemente flexible y confiable que apoye este proceso. El módulo de pedidos de Visual Sale se ha construido teniendo en cuenta las principales variables que se pueden manejar en una transacción de pedido de productos. Hemos diseñado el módulo para que el asesor comercial cuente con toda la información necesaria para registrar el pedido, validar su contenido y enviarlo al sistema ERP de forma efectiva. Visual Sale puede operar de forma desconectada (Off Line), lo cual le permite una gran versatilidad para tomar pedidos en el sitio del cliente. El módulo cuenta con la posibilidad de hacer la toma de pedidos por un portal web. COMPONENTES Este módulo cuenta con tres componentes principales. El módulo de captura de pedidos a través del dispositivo móvil para ser usado por el asesor comercial. El módulo de captura de pedidos a través de un portal web para ser usuado por personas de administración de ventas o contact center y el módulo de integración con el sistema transaccional ERP. Los módulos de captura de pedidos cuentan con múltiples componentes requeridos para validar la correcta toma del pedido y seguimiento a su cumplimiento. Módulo de toma de pedidos por la fuerza comercial Este módulo cuenta con la funcionalidad para que de forma autónoma el asesor comercial pueda realizar la captura del pedido del cliente en un dispositivo móvil, especialmente tabletas, y realice las validaciones necesarias para registrar la orden de pedido y enviarla al sistema central de Visual Sale para ser luego entregada al sistema transaccional o ERP. Se realizan varias actividades de parametrización en el módulo de administración de Visual Sale para que la fuerza de ventas pueda tomar el pedido sin problema. Elementos como listas de precios, condiciones comerciales, promociones, descuentos, direcciones de entrega y otros conceptos se deben parametrizar para que la toma del pedido en el dispositivo móvil puede fluir correctamente. Mucha de esta información proviene del sistema ERP. Por ese motivo la integración es uno de los componentes principales de este módulo, tanto para obtener datos para el registro del pedido como para regresarlo completo. Módulo de toma de pedidos por áreas de apoyo (Back - Contact Center) Para las empresas que desarrollan un proceso comercial basado en la toma de pedidos periódicos a sus clientes, es fundamental contar con alternativas que permitan realizar este proceso sin afectar las necesidades y conveniencia del cliente. Por esta razón Visual Sale cuenta con un completo módulo para capturar los pedidos a través de un portal web. De esta forma, las empresas que deseen habilitar la opción de capturar los pedidos a través de un canal alterno como un contact center o un grupo de servicio al cliente interno en la empresa (se conoce como Indise Sales - Ventas desde el Interior). Visual Sale pone a disposición de un operador de ventas internas un completo módulo para que pueda de forma ágil realizar el registro de los pedidos de un cliente. Esta misma funcionalidad puede servir como alternativa de operación para la fuerza comercial en caso que su canal normal de operación (el dispositivo móvil) se encuentre fuera de operación por alguna razón. 2

3 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS 1. Integración con el Centro de Información de Producto, en el cual se encuentra todo el detalle de las características de los productos. Desde este módulo de Visual Sale se pueden agregar productos al carrito de compras, el cual es luego convertido en un pedido. 2. Integración con el módulo de Empresas y Personas, el cual permite asociar pedidos a una empresa o a una persona. Desde este módulo se puede iniciar el registro de un pedido. 3. Integración con el sistema transaccional o ERP que utilice la empresa. Desde allí se importa información a Visual Sale que se convierte en parámetros para el registro del pedido. Información como precios de los productos, listas de precios asociadas a clientes, condiciones comerciales como descuentos y otros elementos asociados al cliente que se encuentren registrados en el ERP. Igualmente se integra información relacionada con el producto como inventario y proyección de producción, en caso que sea necesario. 4. Posibilidad de registrar múltiples direcciones de entrega a un cliente. Esto para el caso en que un pedido deba ser entregado en diferentes ubicaciones del cliente. 5. Módulo para el manejo de la política de precios de los productos. Se pueden manejar políticas de una única lista de precios para todos los clientes, hasta precios específicos por producto y cliente. Se pueden establecer reglas que pueden aplicar a grupos de clientes, grupos de clientes, rangos de fechas, etc. 6. Módulo de administración de eventos promocionales, tales como descuentos, bonificaciones y obsequios. Esta brinda una gran flexibilidad para la captura de pedidos con condiciones complejas. Al parametrizar los eventos promocionales, el asesor comercial se debe despreocupar de la forma como se debe capturar el pedido. La parametrización realizada por administración de ventas se encarga de realizar la lógica de liquidación del pedido. 7. Visualizador en tiempo real de la liquidación del precio de un producto a nivel de linea del pedido. Cuando se tiene un modelo complejo de precios, descuentos y eventos promocionales, es necesario contar con una explicación de como se calculo el precio final del producto. Visual Sale permite con un solo toque visualizar todo el detalle del cálculo del precio para que el asesor comercial pueda explicar al cliente el precio final. 8. Manejo de instrucciones de pedido a nivel de encabezado del pedido o de linea. Estas instrucciones pueden generar notificaciones que son direccionadas a cada usuario a través del módulo de Notificaciones de Visual Sale. 9. Manejo de múltiples despachos por pedido con múltiples direcciones de entrega. 10. Módulo de parametrización de impuestos que aplican a los productos y al pedido en general. También es posible parametrizar impuestos asociados al cliente, los cuales son liquidados al momento de finalizar el pedido. 11. Posibilidad de capturar la firma de la persona autorizada en el cliente para la solicitud del pedido. La firma se realiza en la pantalla del dispositivo móvil y queda registrada en el pedido. 12. Posibilidad de hacer envío de copia del pedido al cliente por correo electrónico, una vez el pedido ha sido enviado exitosamente al ERP. Esta copia se envía en formato PDF con todo el detalle del mismo a través de correo electrónico a las personas que sean registradas en Visual Sale para tal efecto. 13. Manejo de múltiples estados del pedido, lo cual permite establecer las acciones que se deben ejecutar en el pedido para que pasen a un siguiente estado. 14. Manejo de proceso de aprobación de pedidos que han sido automáticamente retenidos por condiciones de los parámetros establecidos. Se cuenta con un flujo que permite notificar sobre pedidos retenidos y ejecutar la aprobación. El sistema de toma de pedidos ha sido diseñado con el principal objetivo de facilitar el proceso de la captura del pedido, ya sea a través del asesor comercial con su dispositivo móvil o de un área de ventas internas (Inside Sales) que haga uso del portal web. La clave de esto radica en hacer una completa parametrización de todos los componentes que intervienen en la captura del pedido. Podemos manejar escenarios sencillos de toma de pedidos hasta procesos muy complejos con múltiples variables al momento de tomar el pedido con eventos promocionales asociados a productos, clientes y fechas. 3

4 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS Ejemplo de la funcionalidad para la definición de las listas de precios. Visual Sale está en capacidad de manejar múltiples monedas y factores de conversión, para casos en las cuales se toman pedidos para mercados que manejan monedas diferentes a la local. Ejemplo de la funcionalidad de Visual Sale para la administración de Eventos Promocionales. Se pueden definir diferentes tipos de descuentos netos o en cascada, bonificaciones de productos y obsequios. Cada elemento se puede discriminar en la integración al ERP. 4

5 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO DE TOMA DE PEDIDOS Ejemplo de la funcionalidad del registro del pedido en el dispositivo móvil. Vemos encabezado, detalle y resumen del pedido. En esta pantalla de Detalle de Precios el usuario puede entender y desglosar como el sistema ha calculado el precio final. 5

6 USUARIOS TÍPICOS DEL MÓDULO DE REGISTRO DE PEDIDOS Este módulo ha sido creado para facilitar el proceso de la captura de pedidos de productos que realizan los clientes a través de la interacción con un asesor comercial que lo visita en su lugar de trabajo o con un asesor interno que lo contacta a través de otro medio como el canal telefónico o el correo electrónico. Lo que hemos tenido en mente al diseñar este módulo de registro de pedidos es optimizar la productividad del asesor para que pueda generar la mejor experiencia al cliente en su atención y que el asesor sienta confianza y valor agregado al utilizar la plataforma. 1. Administración Ventas Su rol es fundamental como usuario de este módulo ya que es el responsable de ingresar todos los parámetros requeridos para que la captura de los pedidos por parte de los asesores comerciales pueda operar correctamente. Es el usuario encargado igualmente de verificar que todos los procesos de integración entre Visual Sale y el ERP estén operando correctamente para que el flujo de trabajo de los pedidos fluya adecuadamente. Es el usuario encargado de informar a la fuera de ventas los cambios, ajustes y nuevas políticas en el registro de los pedidos. Hace uso de los reportes y estadísticas que genera Visual Sale sobre pedidos. 2. Asesor Comercial Externo Es el principal usuario de la funcionalidad del módulo de registro de pedidos. El asesor comercial externo hace uso de un dispositivo móvil, recomendamos que sea una tableta, para registrar el pedido durante las visitas que regularmente realiza a sus clientes. A través del módulo de Centro de Contacto podrá programar las visitas que tengan como objetivo la toma del pedido. Podrá informar al cliente en forma inmediata cualquier novedad que surja durante la captura del pedido (cupos, crédito, retención del pedido, falta de inventario, etc.). Finalmente el asesor ejecuta un proceso de sincronización que envía el pedido a Visual Sale. 3. Asesor Comercial Interno En caso de que exista un grupo de ventas internas (Inside Sales), Visual Sale ofrece toda la funcionalidad necesaria para poder registrar el pedido por un canal como el telefónico. El asesor ingresa al sistema a través del portal de Visual Sale y contará con todas las funciones con las cuales cuenta el asesor externo. La diferencia es que el asesor interno no utiliza un dispositivo móvil. Seguramente hace uso de un computador de escritorio, el cual ofrece beneficios como un mayor tamaño de pantalla y poder contar con un teclado y mouse. Esto puede generar una alta productividad si debe registrar gran cantidad de pedidos. 6

7 BENEFICIOS QUE OFRECE EL MÓDULO DE REGISTRO DE PEDIDOS 1. Incremento en la productividad de la fuerza comercial, ya sean asesores comerciales externos o internos, Visual Sale pone a disposición una completo conjunto de funciones para que la experiencia del registro del pedido sea óptima para el asesor y para el cliente. 2. Alta flexibilidad de Visual Sale para poder apoyar estrategias comerciales que implican modelos complejos en los cuales se combinen múltiples eventos promocionales para ser más competitivos en el mercado. El sistema puede responder a escenarios complejos de ventas transaccionales. 3. Integración con sistemas externos, especialmente con ERPs con los cuales se debe compartir una gran cantidad de información. Visual Sale incluye los elementos que hacen que esta integración sea confiable y segura. 4. Opciones de hacer uso del módulo de registro de pedidos a través de dispositivos móviles para una fuerza comercial que está visitando clientes (externa) o para asesores comerciales que atienden los clientes de forma remota a través de otros canales, a través de un portal web. Esto brinda una alta flexibilidad al equipo comercial para poder brindar mejor servicio al cliente. 5. Manejo de características del producto como unidades de empaque, unidades comerciales y unidades a granel. Esto facilita el proceso de captura del pedido al contar con parámetros que indican al asesor comercial cuales son las unidades adecuadas para la toma del pedido. 6. Integración en linea con el sistema de ERP para consulta del inventario de los productos que se están incluyendo en un pedido. Esto permite comunicar al asesor y este al cliente la disponibilidad de productos en los casos que así se requiera. 7. Se cuenta con facilidades para la generación de reportes y estadísticas sobre todas las dimensiones de información que forman parte del módulo de registro de pedidos. 7

8 Mind de Colombia. Todos los derechos reservados. - Especialistas en CRM, Automatización de Mercadeo, Automatización de Ventas y Planeación de la Demanda. MIND DE COLOMBIA Dónde estamos: Calle 93B No , Oficina 502, Bogotá D.C., Colombia Para llamarnos: Celular: Para escribirnos: Para visitarnos: y

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