Creación efectiva de presentaciones multimedia

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1 Creación efectiva de presentaciones multimedia Creación efectiva de presentaciones multimedia...1 Características generales de Powerpoint...2 Vistas:...3 Características particulares:...3 Fuente...3 Viñetas...4 Colores y Fondos...5 Objetos...5 Plantillas de Presentaciones...6 Creación de presentaciones...7 Uso de la animación y transición de diapositivas...8 Tips para una presentación efectiva...9 Impresión de una presentación

2 Características generales de Powerpoint Cuando abrimos PowerPoint aparece la ventana de trabajo del programa tal como se muestra en la figura. Vista de Conjunto Panel de Tareas Vistas Barra de estado Vista de conjunto: la primera solapa despliega el esquema de contenido, y la segunda permite ver las diapositivas en miniatura. Barra de estado: informa qué diapositiva se muestra en pantalla, la opción de trabajo elegida (Diseño predeterminado), y el Idioma activo que será utilizado en la revisión ortográfica. Panel de tareas: área destinada a exhibir opciones para diferentes tareas (disponible en Office XP). Es posible seleccionar el Panel de tareas según la acción que se vaya a desempeñar. Con el panel de Nueva presentación comienza el trabajo con PowerPoint 2

3 desde donde es posible seleccionar: crear un nuevo documento, abrir uno ya existente o utilizar una de las plantillas o el asistente. Vistas: Normal: es la vista predeterminada (PowerPoint se activa con esta vista). Dispone de tres áreas: un área que muestra la diapositiva seleccionada, otra donde aparece una vista en miniatura de todas las diapositivas, y un pequeño apartado para anotar comentarios. Clasificador de diapositivas: el segundo icono activa esta vista. Brinda una visión general de todas las diapositivas de la presentación. La diapositiva activa aparece delineada por un marco azul. Esta vista es muy útil para establecer el orden de las diapositivas y para manejar las transiciones (efectos en la aparición de las diapositivas). Presentación: con el tercer icono comienza la exposición de todas las diapositivas comenzando por la que se encontraba seleccionada. Con la tecla <Esc> se vuelve a la vista normal. Características particulares: Fuente Puede seleccionar la fuente para los cuadros de texto desde la barra de herramientas Formato. También puede establecer las propiedades de las fuentes utilizadas. Para ello primero seleccione el texto que va a manipular. Luego elija Formato de la barra de menú y Fuente. Se mostrará la siguiente ventana: 3

4 Viñetas Para organizar un texto con viñetas coloque el cursor en el punto donde desea insertar la viñeta. Seleccione Formato de la barra de menú y luego Numeración y viñetas. Se abrirá una nueva ventana en la que deberá activar la solapa Con viñetas. Elija un modelo. Puede seleccionar el color de la viñeta y otras propiedades. Puede elegir entre múltiples opciones gráficas para utilizar como viñetas, para ello presione el botón Imagen del margen inferior derecho de la ventana. Puede también cambiar el símbolo que se utiliza como viñeta presionando el botón Personalizar, elija una tipografía (Symbol, Wingdings, Tahoma, Webdings, etc.) y luego el símbolo. Con números el procedimiento es idéntico, permitiendo organizar la estructura de la misma. 4

5 Colores y Fondos Con la barra de herramientas dibujo se puede modificar rápidamente el color o relleno de un objeto, así como el color, grosor y estilo de su borde. Desde esta barra pueden insertarse Autoformas a las diapositivas, estas son formas geométricas que pueden resultar muy útiles ya que ahorran el trabajo de generarlas. Para modificar las características de una autoforma debe hacer doble clic sobre ella o seleccione Formato de la barra de menú y luego Autoforma. Si selecciona en el menú de Color la opción Efectos de relleno accederá a una nueva ventana que le permitirá elegir entre Degradado, Textura, Trama e Imagen. Esta última le permite rellenar una Autoforma con un archivo gráfico que tenga almacenado en su computadora. Objetos Una presentación de PowerPoint puede incluir cualquier tipo de objeto (imágenes, gráficos, tablas, video, sonidos). Para agregar un objeto en una diapositiva haga clic en Insertar de la barra de menú. Luego seleccione el elemento que desea insertar. Imagen: puede insertar imágenes prediseñadas de Office, imágenes que han sido archivadas en su computadora. Películas y Sonidos: si quiere insertar un video o audio, seleccione Películas y sonidos. En este caso puede optar por los archivos de la Galería de Office o por sus propios archivos. Gráfico: si estableció un área para gráficos en el diseño de la diapositiva sólo deberá hacer clic sobre ella. Aparecerá un gráfico con datos falsos y una tabla para indicar los valores correspondientes. Para modificar las características del gráfico barras, fondo, leyendas, etcétera-, posiciónese 5

6 sobre el elemento en cuestión, despliegue su menú contextual y finalmente elija la opción Formato de. Tabla: si estableció un área para tablas en el diseño de la diapositiva sólo deberá hacer clic sobre ella. Se abrirá un cuadro de diálogo que le permite indicar la cantidad de filas y columnas. Objeto: permite insertar elementos creados en otras aplicaciones (documentos incrustados). Se abrirá un cuadro de diálogo con una lista de objetos que pueden agregarse a la diapositiva. Puede optar por acceder a la aplicación elegida para crear el nuevo objeto o seleccionarlo en el disco si ya fue creado activando la casilla Crear nuevo o Crear desde archivo respectivamente. Plantillas de Presentaciones Plantillas de diseño: se puede cambiar el estilo de las diapositivas, es decir, el diseño y la combinación de colores. Para ello haga clic en el icono estilo de la barra de herramientas Formato. O seleccione Formato de la barra de menú y luego Estilo de la diapositiva. Se desplegará un nuevo panel de tareas. Ahí deberá seleccionar la opción Plantillas de diseño que le ofrecerá otros modelos de diapositivas. Seleccione Combinaciones de colores y verá una muestra de las ofrecidas por el asistente. Si prefiere modificar a su gusto la combinación, marque la opción Editar combinación de colores que aparece en la parte inferior del panel de tareas. La opción Combinaciones de animación le permite aportar 6

7 efectos de animación al contenido de texto de la diapositiva (flash, disolver, barrido desvanecido, resaltar, etcétera). Puede diseñar sus propias plantillas de diseño guarde cualquier presentación como plantilla de diseño. Seleccione Archivo de la barra de menú y luego Guardar como. Allí seleccione Plantilla de diseño en Guardar como tipo. Podrá seleccionar las plantillas de diseño que haya creado para crear nuevas presentaciones que conserven un estilo determinado. Creación de presentaciones Para comenzar una nueva presentación puede seleccionar Archivo de la barra de menú y allí Nuevo. Se abrirá el panel de tareas correspondiente a Nueva presentación. También puede comenzar seleccionando Nuevo de la barra de herramientas Estándar. Con la ayuda del Panel de tareas puede establecer la plantilla en la cual desea basar la nueva presentación. Ahora es cuestión de comenzar a crear diapositivas. Para ello seleccione Insertar de la barra de menú y allí Nueva diapositiva. El panel de tareas mostrará ahora utilidades para seleccionar el diseño de la nueva diapositiva. También puede seleccionar Nueva diapositiva de la barra de menú Estándar. Puede añadir nuevas diapositivas procediendo del mismo modo. Para introducir y editar texto debe posicionar el cursor y escribir el texto. En caso de contar con espacios predefinidos que le resulten insuficientes tiene tres opciones: continuar escribiendo (el texto se ajustará automáticamente), variar el diseño de la diapositiva o crear nuevos cuadros de texto (Insertar de la barra de menú y luego Cuadro de texto). Puede ajustar el área destinada a un texto utilizando los tiradores de selección. 7

8 Puede ajustar el cuerpo de las letras para adaptarlo al espacio ofrecido seleccionando Formato de la barra de menú y allí Fuente; o bien con los botones Aumentar y Disminuir tamaño de la fuente. Si necesita más espacio para introducir texto, pero desea conservar el diseño original de la diapositiva, lo mejor es crear un nuevo cuadro de texto. No olvide guardar periódicamente la presentación. Desde el menú Archivo: elegir la opción Guardar. También puede utilizar el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o presionar <Ctrl> G. El programa almacenará la nueva versión. Si está intentando guardar una presentación nueva, PowerPoint mostrará la ventana Guardar como. Si desea guardar por primera vez o en un formato distinto al que venía utilizando seleccione Archivo de la barra de menú y luego Guardar como. La opción Guardar como tipo contiene todos los formatos en que se puede archivar el documento (presentación, página Web, archivo Web, archivo de versiones anteriores de PowerPoint, Plantilla, etcétera). Uso de la animación y transición de diapositivas Animar un objeto consiste en definir como será su aparición en la diapositiva. También podrá agregar efectos de animación para dar énfasis o para definir como abandonará el objeto la diapositiva. Todos los objetos, los cuadros de texto, los títulos, las imágenes, los videos, etcétera son susceptibles de ser animados. 1) Para aplicar efectos de animación debe elegir primero el objeto de la diapositiva que va a animar. 2) Active el Panel de tareas adecuado seleccionando Presentación de la barra de menú y luego Efectos de animación. Se abrirá el Panel de tareas Estilo de la diapositiva. Seleccione un efecto. A continuación se reproducirá en la misma pantalla. Si desea volver a verlo presione el botón Reproducir. 3) Si desea configurar los efectos de animación a su gusto seleccione Presentación de la barra de menú y luego Personalizar animación. Se 8

9 activará el Panel de tareas Personalizar animación. Recuerde que antes de configurar la animación debe seleccionar el objeto correspondiente. Puede hacer clic en Agregar efecto y podrá elegir entre efectos de entrada, énfasis, salir y trayectorias. Seleccionando alguno de los efectos podrá indicar cuándo comenzará, en qué dirección se aplicará y a qué velocidad se desarrollará. 4) Para seleccionar más detalles de la animación haga doble clic sobre el efecto o despliegue el menú contextual con un clic en el botón de la derecha sobre el efecto que desee ajustar. Se mostrará una ventana como la que sigue que le permitirá agregar sonido (narración, sonidos o un fondo musical) y animar el texto en la solapa Efecto; establecer los intervalos en la solapa homónima y Animar el texto de forma más detallada en la última solapa. Tips para una presentación efectiva. El espacio es limitado así que incluya sólo las ideas más importantes. Las demás explicaciones correrán a cargo del orador. Un adecuado uso de los colores en textos, líneas y recuadros aporta legibilidad y facilita la comprensión de los contenidos que figuran en las diapositivas a proyectar, además de hacerlas más atractivas para el espectador. En aquellas presentaciones en las que el contenido de texto predomina sobre la parte gráfica es aconsejable prestar una atención especial. Una imagen vale mas que mil palabras! Organizar el texto: es aconsejable centrar o alinear a la derecha títulos, listas cortas y frases, pero centrar o alinear a la izquierda los encabezados, las listas con viñetas y los párrafos de texto. 9

10 Viñetas: la organización con viñetas es otro de los elementos que le ayudará a ordenar y clarificar visualmente la información de su presentación. Impresión de una presentación Puede imprimir un esquema de la presentación como guía para el público, o sacar una copia de sus notas para usarlas durante la proyección. Seleccione Archivo de la barra de menú y allí Imprimir. Se activará una ventana que le permitirán definir su impresión. Seleccionar en el menú desplegable Imprimir el elemento que desea imprimir: Diapositivas, Documentos, Página de notas o el contenido de la Vista Esquema. Si selecciona Documentos, puede establecer la cantidad de diapositivas por página y el orden de impresión. Si incluye tres diapositivas por página, se imprimirá junto a cada una de ellas un espacio con renglones para que el público pueda tomar notas. En el área de Intervalo de Impresión puede elegir entre imprimir todas las diapositivas de la presentación, sólo la diapositiva actual o aquéllas que se encuentren seleccionadas. Si quiere sólo algunas, marque la casilla Diapositivas y en la caja que se activa a la derecha anote los números correspondientes. Separe los números con un punto y coma, y utilice un guión para indicar que se trata de un intervalo. Si selecciona Páginas de notas, imprimirá una sola diapositiva por página, con las notas del orador correspondientes en la parte inferior. Si elige Vista Esquema se imprimirá el contenido de la vista Esquema de la presentación, ésta despliega en forma jerárquica los textos de las diapositivas. Sirve de guía del contenido de la presentación. Si prefiere que sólo aparezcan los títulos de 10

11 las diapositivas, vaya a la Vista Esquema y en la barra de herramientas Esquema presione el icono Contraer todo Si imprime varias copias de la presentación puede lograr que se impriman los juegos completos si activa la casilla Intercalar. De lo contrario, se imprimirán todas las copias de una página y luego las de la siguiente y así sucesivamente. Puede imprimir En color (siempre que la impresora lo permita) o blanco y negro. Con el botón Vista Previa podrá comprobar el aspecto final. Puede enmarcar las diapositivas activando la casilla Enmarcar diapositivas, situada en la parte inferior de la ventana Imprimir. 11

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