MACROPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Transcripción

1 Página: 1 de 5 INSTRUCTIVO: TRAMITAR AUTORIZACIÓN DE PRÉSTAMO

2 Página: 2 de 5 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL INSTRUCTIVO OBJETIVO: Realizar los trámites de autorización para préstamo social por parte de UNISALUD a servidores públicos y pensionados afiliados a UNISALUD. ALCANCE: Inicia informando al usuario sobre la documentación que debe presentar para hacer la solicitud la revisión de crédito, y finaliza con el estudio de aumento del valor del préstamo social y envío para la autorización. Aplica para UNISALUD en las Sedes de Bogotá, Manizales, Palmira y Medellín. DEFINICIONES: 1. SARA: Sistema de Información de Talento Humano de la Universidad Nacional de Colombia. 2. SGF QUIPU: Sistema integrado de información que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones asociadas al macroproceso de gestión administrativa y financiera de la Universidad Nacional de Colombia. 3. Unidades Especiales: Unidades de gestión especializadas de la Universidad Nacional de Colombia, con organización propia y administración de recursos independiente. Estas unidades son: Editorial UN, Unimedios, UNISALUD y Fondo Pensional UN. CONDICIONES GENERALES: 1. Las dependencias y/o cargos responsables se refieren a roles generales establecidos para determinar quién ejecuta determinada actividad, independientemente del cargo que se ocupe o el nombre de la dependencia dentro de la estructura administrativa de la Universidad Nacional de Colombia. NORMATIVIDAD: 1. Acuerdo del Consejo Superior Universitario No. 046 de 1993 Por la cual se establece el Régimen de Préstamo Social que ofrece la Caja de Previsión Social de la Universidad Nacional de Colombia. 2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL INSTRUCTIVO 1. Informar al usuario los requisitos para la aprobación del préstamo social El auxiliar de préstamo social debe informar al solicitante cuál es la documentación requerida para presentar la solicitud de préstamo social. El afiliado debe presentar: a) La remisión de servicios médicos o formulación de documentos. b) El formato de solicitud de préstamo social diligenciado. c) Pagaré firmado en blanco, con la carta de instrucciones respectiva. Aplica cuando se trata de una remisión sin valor. d) Otros documentos (ej. los del codeudor).

3 Página: 3 de 5 2. Recibir la documentación presentada por el solicitante para la aprobación del préstamo social El auxiliar de préstamo social debe recibir la documentación requerida para la solicitud de préstamo social, la cual es presentada por el usuario solicitante. 3. Consultar la capacidad de endeudamiento en el Sistema de Información de Talento Humano SARA. El auxiliar de préstamo social debe consultar la capacidad de endeudamiento del solicitante en el Sistema de Información de Talento Humano SARA. El funcionario tiene capacidad de endeudamiento? Si: Revisar los documentos anexos a la solicitud de préstamo social, ir al numeral 3. No: Devolver documentos al solicitante, ir al numeral Devolver documentos al solicitante El auxiliar de préstamo social debe devolver la documentación al solicitante en los casos en los que éste no tenga capacidad de endeudamiento, la documentación presente inconsistencias o esté incompleta, explicando los motivos de la devolución. Fin del instructivo 5. Revisar los documentos anexos a la solicitud de préstamo social El auxiliar de préstamo social debe revisar la solicitud de crédito y los documentos anexos respectivos. La documentación está completa? Se debe verificar si la documentación está completa. Si: Estudiar solicitud de préstamo social, ir al numeral 6. No: Devolver documentos al solicitante, ir al numeral Estudiar solicitud de préstamo social El auxiliar de préstamo social debe llevar a cabo la revisión de la documentación soporte de la solicitud de préstamo social. Se debe verificar: a) Que todos los campos de la solicitud estén diligenciados. b) Que la remisión esté cuantificada indicando el valor del préstamo social. c) Verificar la fecha de emisión, que tiene una vigencia de 45 días a partir de su expedición.

4 Página: 4 de 5 d) Que el pagaré firmado en blanco y la carta de instrucciones contengan las firmas del solicitante y del codeudor (solo cuando se trate de remisiones sin valor). 7. Elaborar preliquidación del valor del préstamo social El auxiliar de préstamo social debe efectuar la preliquidación del préstamo social. 8. Emitir concepto y entregar para autorización El auxiliar de préstamo social debe emitir concepto y entregar para autorización. El concepto favorable o desfavorable se emite con base en el resultado del estudio de crédito y la preliquidación. 9. Autorizar solicitud de préstamo social El auxiliar de préstamo social debe autorizar la solicitud de préstamo social teniendo en cuenta el concepto emitido por el analista y las normas y políticas establecidas para manejar el préstamo social. El autorizador, al momento de la aprobación, debe indicar las condiciones definitivas en las que se autoriza la solicitud, en cuanto al número de cuotas, codeudor, etc. 10. Registrar préstamo social El auxiliar de préstamo social debe realizar el registro del préstamo social en la base de datos de UNISALUD. 11. Emitir pagaré y carta de instrucciones El auxiliar de préstamo social debe emitir pagaré y carta de instrucciones. El pagaré que se emite contiene la información del deudor y del codeudor, no relaciona el monto del préstamo, para el cual se emite una carta de instrucciones que indica que se autoriza a UNISALUD a diligenciarlo en el momento en que se requiera. 12. Formalizar préstamo social El auxiliar de préstamo social debe formalizar el préstamo social. Para ello, debe contactar al solicitante con el fin de hacer cumplir las condiciones de autorización, tomar las firmas del deudor y del codeudor en el pagaré y en la carta de instrucciones, así como tomar la firma en los demás documentos de formalización. 13. Comunicar y enviar novedades de descuento por nómina El auxiliar de préstamo social debe comunicar y enviar las novedades de descuento de nómina al área personal para que sean aplicadas en el siguiente pago.

5 Página: 5 de 5 Ir al Procedimiento Descuentos autorizados por el personal docente y administrativo Macroproceso Gestión del Talento Humano ELABORÓ Socorro Cardozo Miranda, Nohora Judith Rojas Rojas, María Fernanda Forero Jefe División Nacional de Tesorería, Asistente administrativo División Nacional de Tesorería, Contratista REVISÓ Áreas de Tesorería o dependencias que hagan sus veces de la Universidad Nacional de Colombia, Liliana Díaz Poveda, Katty A. Novoa Cardoso, Aura María Cárdenas Paulsen. Tesorero, auxiliar de Tesorería o quienes ejercen ente rol, asesoras y contratista de la Gerencia Nacional Financiera y Administrativa. APROBÓ Angela María González Lozada Gerente Nacional Financiera y Administrativa FECHA Noviembre 2 de 2010 FECHA Noviembre 9 de 2010 FECHA Marzo 03 de 2011