Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook

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1 Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook La Mensajería de escritorio CallPilot puede utilizarse con Outlook 2003 y Outlook Mensajes de CallPilot Una vez que CallPilot se encuentra instalado y abre su correo electrónico, los mensajes de CallPilot aparecen en la bandeja de entrada. Puede abrir, mover, copiar, eliminar, reenviar y responder a los mensajes de CallPilot y redactar mensajes nuevos tal como lo hace siempre con sus mensajes de correo electrónico habituales. Cómo abrir un mensaje Para abrir un mensaje de CallPilot, haga doble clic en cualquier sitio de la línea del mensaje y luego haga doble clic sobre el icono de voz o fax para abrir el adjunto. Cómo borrar un mensaje Elimine los mensajes de CallPilot tal como lo hace con sus mensajes de correo electrónico habituales. Puede borrar los mensajes de CallPilot tanto en la bandeja de entrada como cuando el mensaje se encuentra abierto. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 1 de 9

2 Cómo marcar los mensajes de CallPilot como leídos o no leídos En la bandeja de entrada, los mensajes no leídos aparecen en negrita y los mensajes leídos en formato de texto simple. Puede alternar entre marcar un mensaje como leído o no leído con el menú de acceso directo. Estos cambios también afectan al Indicador de mensaje en espera. Por ejemplo, si no tiene mensajes no leídos y marca uno como no leído, el Indicador de mensaje en espera se reactivará. Reproducción de mensajes de voz Puede optar por reproducir los mensajes de voz desde el teléfono o desde la computadora. Cómo seleccionar el teléfono o la computadora para reproducir mensajes de voz Para alternar entre un sistema y otro, o para cambiar el número de teléfono que marca CallPilot, También puede hacer clic en el icono del teléfono o de la computadora de CallPilot Player para modificar la configuración Cómo escuchar un mensaje de voz Paso Operación 1.- Haga doble clic sobre el mensaje en la bandeja de entrada y, a Continuación, haga doble clic sobre el icono Voz del mensaje abierto, tal como se indica a continuación: Aparecerá CallPilot Player. Seleccionar el computador o el teléfono para grabar o reproducir los mensajes Comunicarse con el remitente del mensaje Reproducir Ajustar volumen Detener Grabar Ir al principio del mensaje Ir al final del mensaje Ajustar velocidad de reproducción Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 2 de 9

3 Retroceder Avanzar Desconectar el teléfono 2.- Si seleccionó el teléfono como medio de reproducción, conteste cuando suene. 3.- Utilice los botones de CallPilot Player para reproducir o detener el mensaje, y para retroceder y avanzar. Si utiliza el teléfono, puede llamar al remitente. 4.- Puede imprimir, borrar, reenviar y responder el mensaje tal como hace con los mensajes de correo electrónico habituales. 5.- Cuando finalice, cuelgue el teléfono si corresponde, cierre CallPilot Player y cierre el mensaje abierto. Cómo guardar un mensaje de voz en un archivo para utilizarlo más adelante 1.- En un mensaje abierto, haga clic con el botón derecho del mouse sobre el icono de Voz y seleccione guardar como. 2.- En la casilla Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo, seleccione una carpeta para guardarlo y haga clic en Guardar. Visualización de mensajes de fax Para ver los faxes, puede utilizar el software de visualización de faxes incluido en el sistema operativo Windows o instalar su propio software. Cómo ver un mensaje de fax 1.- Haga doble clic en un mensaje de fax de la bandeja de entrada y, a continuación, sobre el adjunto de fax. 2.- Mientras visualiza el fax, puede agrandar o reducir la imagen, girarla, moverla, imprimirla, eliminarla, guardarla, reenviarla y enviar una respuesta. 3.- Cuando haya finalizado, cierre el mensaje. Creación de mensajes de voz Para redactar y enviar un mensaje de voz de CallPilot, debe grabar un mensaje, guardarlo en un archivo, adjuntar el archivo a un mensaje nuevo y enviarlo. También puede guardar el archivo para enviarlo en otro momento. Cómo grabar un mensaje de voz y guardarlo en un archivo 1.- En el menú Inicio de Windows, haga clic en Programas > Nortel > Mensajería de escritorio de CallPilot > Reproductor de audio. Aparecerá CallPilot Player. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 3 de 9

4 Seleccionar el computador o el teléfono para grabar o reproducir los mensajes Comunicarse con el remitente del mensaje Reproducir Ajustar volumen Detener Grabar Ir al principio del mensaje Retroceder Avanzar Ir al final del mensaje Desconectar el teléfono Ajustar velocidad de reproducción 2.- Elija cómo desea grabar el mensaje de voz: en el panel de CallPilot Player, haga clic en el icono del teléfono o de la computadora. 3.- Para comenzar a grabar, haga clic en el botón rojo Grabar. 4.- Realice una de las siguientes operaciones: Si desea realizar la grabación desde la computadora, utilice el micrófono. Haga clic en Detener para finalizar la grabación y haga clic en Reproducir para escucharla. Para hacer un agregado a la grabación, haga clic en Grabar, grabe el resto del mensaje y luego haga clic en Detener. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 4 de 9

5 Si está grabando desde el teléfono, conteste cuando suene. Cuando oiga el tono, grabe su mensaje. Haga clic en Detener para finalizar la grabación y haga clic en Reproducir para escucharla. Cuando haya finalizado, cuelgue el teléfono. 5.- En el menú Archivo de CallPilot Player, haga clic en Guardar como y escriba un nombre para el archivo. Guárdelo como VBK. 6.- Haga clic en Guardar. Cómo enviar un mensaje de voz 1.- En la bandeja de entrada de correo electrónico, abra un formulario de mensaje nuevo. 2.- Agregue el archivo de voz grabado como un adjunto. También puede añadir texto al mensaje. 3.- Inserte la dirección y envíe el mensaje tal como lo hace habitualmente con el correo electrónico. Nota: Asegúrese de seleccionar el formato de texto simple en su cliente de correo electrónico, pues si elige el formato de texto enriquecido (RTF) el envío puede fallar. Creación de mensajes de fax y de texto Para crear un fax, la casilla de correo de CallPilot debe contar con la función de fax y su computadora debe tener la aplicación Mensajería de escritorio instalada. Los destinatarios del fax del sistema CallPilot también deben contar con la función de fax habilitada para poder verlo en sus computadoras. Los destinatarios de mensajes de correo electrónico no requieren la función de fax. Si el destinatario accede a sus mensajes a través del teléfono, deberá imprimir el fax para poder verlo. También puede enviar su fax a un equipo de fax. Cómo crear y guardar un archivo de fax 1.- Inicie la aplicación que desea utilizar para crear el fax, como por ejemplo Microsoft Word. El documento que abra o cree no puede superar los 21,5 cm. Puede enviar documentos de varias páginas. 2.- Cuando el documento esté listo, en el menú Archivo seleccione Imprimir o la opción que abra el cuadro de diálogo para seleccionar una impresora. 3.- En la lista de impresoras, seleccione Nortel Fax. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 5 de 9

6 4.- Haga clic en Aceptar, Imprimir o la opción que permita enviar el archivo a la impresora seleccionada. Aparecerá el cuadro de diálogo Redactar fax. 5.- Si desea incluir una portada en el fax, seleccione una de la lista Usar portada de fax o haga clic en el botón Examinar para acceder a una portada diferente. 6.- Haga clic en Guardar como. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 6 de 9

7 7.- Escriba el nombre del archivo, busque la carpeta donde desea guardarlo y guárdelo con la extensión TIF. 8.- Haga clic en Aceptar. 9.- Para cerrar el cuadro de diálogo Redactar fax, haga clic en Salir. Cómo enviar un mensaje de fax o texto individual 1.- En la bandeja de entrada de correo electrónico, abra un formulario de mensaje nuevo. 2.- Agregue un archivo de fax como un adjunto o escriba el texto correspondiente. Los archivos de fax deben tener la extensión TIF. 3.- Inserte la dirección y envíe el mensaje tal como lo hace habitualmente con el correo electrónico. Uso del Indicador de mensaje en espera La Mensajería de escritorio incluye el Indicador de mensaje en espera (MWI), que corresponde al icono del auricular telefónico que aparece en el ángulo inferior derecho de la pantalla, en la barra de tareas de Windows o en la bandeja del sistema. El Indicador de mensaje en espera le avisa si existen mensajes nuevos y le permite acceder rápidamente a la bandeja de entrada. El icono de color rojo indica que tiene mensajes nuevos: La apariencia del icono del Indicador de mensaje en espera cambia para brindar información adicional sobre la conexión al servidor, tal como se indica a continuación: Cómo configurar el Indicador de mensaje en espera Utilice el cuadro de diálogo Configuración de MWI de CallPilot para: mostrar u ocultar el Indicador de mensaje en espera activar o deshabilitar el mensaje emergente controlar el tiempo que el mensaje emergente permanece en pantalla 1.- En la barra de tareas de Windows, haga clic con el botón derecho del mouse sobre el icono del Indicador de mensaje en espera. 2.- Haga clic en Configuración de MWI de CallPilot. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 7 de 9

8 Aparecerá el cuadro de diálogo Configuración de MWI de CallPilot t Outlook Para mostrar u ocultar el icono del Indicador de mensaje en espera, marque o desactive la casilla Mostrar el icono de MWI en la barra de herramientas. Nota: Si oculta el icono y luego desea que vuelva a aparecer, en el menú Inicio de Windows seleccione Programas > Nortel > Icono MWI de CallPilot. El icono aparecerá en la barra de tareas. 4.- Para activar o desactivar el mensaje emergente, marque o deje en blanco la casilla Mostrar mensaje emergente x segundos. También puede modificar la duración del mensaje emergente en la pantalla. 5.- Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar. Cómo cambiar la contraseña de CallPilot Su contraseña de CallPilot es la misma que utiliza para acceder con el teléfono. 1.- Repita los pasos 1 a 3 del procedimiento anterior para abrir la ficha General. 2.- Haga clic en Cambiar contraseña. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 8 de 9

9 3.- En el campo Contraseña anterior, ingrese su contraseña actual. 4.- En el campo Nueva contraseña, escriba su nueva contraseña. 5.- En el campo Reingresar nueva contraseña, ingrese su nueva contraseña otra vez. 6.- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 7.- Haga clic en Aceptar para salir de la configuración general. Mensajería de escritorio CallPilot para Microsoft Outlook, Pág 9 de 9

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