Desde el punto de vista de Excel, podemos decir que una

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1 1. QUÉ SON LAS FUNCIONES Desde el punto de vista de Excel, podemos decir que una función es una fórmula que ya está escrita y que se puede utilizar para hacer distintos tipos de operaciones. A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan para hacer los cálculos y dar otro valor como resultado. Estos valores que utiliza la función se llaman argumentos. Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que no tendremos que escribir fórmulas para realizar las operaciones, sino que podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podrá ayudar sobre todo en operaciones largas o complicadas. Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que funcionen y produzcan resultados. Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido de los argumentos entre paréntesis. Los distintos argumentos que están dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ). Ten en cuenta esta forma de escribir las funciones, porque, si no las escribes así, Excel te indicará un error en la celda en la que hayas introducido la función. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Cuando escribas una función o una fórmula que tenga paréntesis, fíjate cómo Excel resalta los paréntesis durante un momento, al cerrarlos. De esta forma puedes comprobar que emparejas correctamente todos los paréntesis, para que no te dé error la fórmula. La función SUMA es una de las que más utilizarás en Excel. Esta función sirve para sumar los números que le demos como argumentos. En los argumentos de una función puedes poner valores concretos o referencias a celdas o a conjuntos de celdas. Por ejemplo: =SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7). A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las siguientes cosas: Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan los argumentos de la función. Tienes que escribir los paréntesis sin dejar espacios antes o después de cada uno. No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en los números. Para indicar cómo se tienen que mostrar los resultados, tendrás que poner en la celda el formato de número adecuado. Los argumentos de una función pueden ser números, referencias a celdas, textos, valores lógicos, constantes, fórmulas, matrices o valores de error. El argumento de una función puede ser incluso otra función. En este caso, esta segunda función se llama función anidada. Si quieres no poner un argumento en una función, escribe un punto y coma como marcador de lugar. Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que comprobar que todos los paréntesis cuadren, que los argumentos de la función estén en la posición adecuada y que sean del tipo correcto. 2. SUMA AUTOMÁTICA La función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas de cálculo. Además, con su uso se puede reducir bastante el tamaño de las fórmulas y simplificarlas. Excel te facilita el utilizar esta función SUMA a través del botón Suma, que está en el grupo de comandos Modificar, y desde la barra de estado. Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal utilizar fórmulas provisionales para comprobar algún total, por ejemplo, la suma de un rango de datos u otros valores. Excel te facilita este trabajo, incorporando en su barra de estado unas determinadas funciones. 2

3 Al seleccionar más de una celda con valores en la hoja de cálculo, en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el número de celdas no vacías. Aparte de esta información, puedes mostrar los resultados de otras funciones básicas relativas a las celdas seleccionadas. Para esto, utiliza el menú contextual de la barra de estado (es decir, el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre ella). Ten en cuenta que tiene sentido aplicar estas funciones sobre valores numéricos. Para valores no numéricos sólo tiene sentido la función Recuento, porque cuenta el número de celdas seleccionadas que tienen alguna cosa. Desde este menú contextual puedes activar o desactivar la información que quieres que aparezca o no aparezca en la barra de estado. En principio están activadas las opciones Promedio, Recuento y Suma, que son los datos que aparecen por defecto en la barra de estado. Aparte de estas funciones también puedes activar Mínima y Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo del rango de celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que hay en la selección. Ten en cuenta que, para que aparezca toda esta información en la barra de estado, tienes que seleccionar más de una celda con valores. En el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones tienes el botón Suma, que te facilitará el crear fórmulas para sumar el contenido de las celdas. Cuando se usa este botón, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a añadir. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que esté debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botón Suma. Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA y resaltará el rango de celdas que se sumarán. Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda. Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratón las celdas o el rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la fórmula antes de aceptarla. Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el rango de celdas a sumar. Ten en cuenta que, en este caso, los resultados aparecerán automáticamente en las primeras celdas libres. Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrán los resultados. Al realizar la autosuma de esta forma, también se calcula el total general (que en este ejemplo está en la celda F10). Aunque es lo mismo sumar las filas que las columnas, Excel lo calcula sumando las columnas. Por ejemplo, en la imagen que te enseño, si pulsáramos el botón Suma, los totales aparecerían en las celdas B10:F10 y F5:F10. Si pulsas las teclas + +, también se introducirá una autosuma con la función SUMA. Esta combinación de teclas es equivalente a pulsar el botón Suma. El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la flecha que hay a su derecha. 4

5 Seleccionando la función que quieras, se incluirá rápidamente esta función en el rango correspondiente, de la misma manera que has visto con la SUMA. Eligiendo la opción Más funciones, accederás al cuadro de diálogo Insertar función, que veremos a continuación. 3. INSERTAR UNA FUNCIÓN Excel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al introducir los argumentos, para que la sintaxis de la función sea correcta. Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla directamente en una celda. Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los argumentos que tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se tienen que poner, etc.; es decir, a la forma de escribir correctamente todos los elementos de la función para que no cause ningún error. Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es pedir información a Excel. Mediante el botón Insertar función, que está en la barra de fórmulas, accederás a un cuadro de diálogo desde el que puedes seleccionar la función que quieres incluir en la fórmula que estás creando. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 Al seleccionar una función en la lista de funciones de este cuadro, en la parte de abajo puedes ver una pequeña descripción de esta función seleccionada. Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada función, sólo tienes que seleccionarla en esta lista. Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras. Si seleccionas una categoría, sólo aparecerán en la lista las funciones de esa categoría. Una vez seleccionada la función que quieres insertar, acepta el cuadro. Entonces pasaremos a introducir los argumentos de la función. Excel proporciona otra ventana para ayudarte a introducirlos. Puedes ver la cantidad de argumentos que debes introducir y, además, Excel te describe cuál es el significado de cada argumento. Fíjate cómo Excel te dirige en la creación de la función: te indica lo que hace la función, el número de argumentos, una pequeña descripción de los argumentos, si los argumentos son de tipo numérico o de otro tipo, etc. Por ejemplo, podrías poner una fórmula que fuera =4+POTEN- CIA(6;4). En este caso, al introducir la función POTENCIA, el resultado de la fórmula y el de la función no sería igual. Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el valor de la función, debajo de la lista de argumentos, como el valor de la fórmula, en la parte de abajo del cuadro de diálogo. Recuerda que una función puede estar incluida en una fórmula que utilice el resultado de esta función. En estos casos, el resultado de la fórmula no tiene por qué ser igual que el resultado de la función que estamos introduciendo. En la barra de fórmulas se va construyendo la fórmula según lo que vayas indicando en los cuadros de diálogo: se inserta el nombre de la función, los argumentos... 6

7 Si introduces el signo = y seleccionas una función en esta lista, es lo mismo que si pulsas el botón de Insertar función de la barra de fórmulas. Para acabar, recuerda que una función debe estar en una fórmula. Si no es así, Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así en la celda. De hecho, cuando introduces el signo = al principio de una celda, Excel te muestra en el cuadro de nombres una lista de funciones que puedes utilizar (pulsa en la flecha del cuadro de nombres para desplegar esta lista). 4. INSERTAR REFERENCIAS Aveces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si Excel tiene alguna función que nos puede ayudar. Excel tiene un montón de funciones que puedes utilizar, por lo que el recorrerlas todas para buscar la función que necesitas puede ser agotador. En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos sugiera una función o un conjunto de funciones adecuadas. Aunque, a veces, el resultado de la búsqueda no siempre acierta con lo que estás buscando, esta forma de buscar funciones puede ahorrarte mucho tiempo e incluso te permite saber si realmente Excel tiene o no una función que te pueda servir para lo que quieres hacer. Para esto, al acceder al cuadro de Insertar función, tienes que describir la función con tus propias palabras en el cuadro de texto de la parte de arriba de este cuadro de diálogo, para que Excel busque si hay alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuación, al pulsar en el botón Ir, Excel realizará la búsqueda e indicará un conjunto de funciones que se ajustan a lo que has introducido. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 Normalmente, los argumentos de una función están situados en celdas de la hoja de cálculo. Excel te facilita la tarea de indicar las celdas que vas a utilizar como argumentos de la función; como podrás comprobar, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o arrastrar sobre ellas. En las funciones puede haber argumentos opcionales, que no son necesarios para calcular la función. Los argumentos que no son opcionales, es decir, que son obligatorios para la función, aparecen en negrita en este cuadro de diálogo, mientras que los argumentos opcionales no. Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocará el botón Minimizar diálogo o Contraer diálogo. Si lo pulsas, el cuadro de diálogo disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo. Para indicar una celda, sólo tendríamos que hacer clic en ella, mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar entre las celdas del rango. Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarán como argumento, pulsa el botón Maximizar diálogo para maximizar el cuadro y dejarlo como estaba antes. Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede aparecer más de un botón Minimizar diálogo. Ten en cuenta que no es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en el botón del primer argumento de una función, estarás indicando la referencia a las celdas para este argumento y no para cualquiera de los otros que pueda tener la función. Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede introducirte automáticamente algunas referencias a celdas en los argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una función en la celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta manera, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que él cree que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre puedes cambiar el rango que te pone automáticamente Excel. 5. FUNCIONES ANIDADAS Una función anidada es una función que se utiliza como argumento de otra función. Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el resultado de las funciones interiores. 8

9 Al poner funciones anidadas, puedes llegar hasta 64 niveles de anidamiento. Es decir, en el ejemplo que estamos viendo, los argumentos de la función POTENCIA podrían ser otras funciones, y así hasta 64 niveles. Por ejemplo, si tenemos la función RAIZ(POTENCIA(10;2)), primero se calculará el resultado de la función interior, es decir de POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y después se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir, RAIZ(100), cuyo resultado es 10. Tienes que tener en cuenta que la función anidada (la que está dentro de la otra) tiene que devolver un resultado que sea el adecuado para la función de fuera. Por ejemplo, en este caso, si la función POTENCIA devolviese un valor que no fuese un número, la función RAIZ daría un error al intentar calcularse. Otro ejemplo podría ser el siguiente: En este ejemplo, la función PROMEDIO tiene tres argumentos: dos son valores numéricos (el número 10 y el número 20), y el tercer argumento es la función REDONDEAR. La función REDONDEAR tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y devuelve el valor 6. El botón hace lo mismo que el botón Insertar función de la barra de fórmulas. Además, fíjate que desde aquí también puedes acceder a las sumas automáticas. Indicarte también que, de la misma forma que puedes introducir referencias a celdas en una función como argumentos, también puedes utilizar los nombres que hayas definido. Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones también puedes insertar funciones. Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones pertenecientes a cada una de las categorías y seleccionarlas directamente desde ahí: funciones financieras, funciones de texto, matemáticas y trigonométricas, etc. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Aquí tienes información sobre algunas de las funciones que hemos utilizado a lo largo de la lección: La función POTENCIA eleva un número a una determinada potencia. Qué significa esto? Elevar un número a una potencia significa multiplicar este número por sí mismo las veces que se indica en la potencia. Lo verás mejor con unos ejemplos: 4 elevado a 2 = 4 2 = 4*4 = 16 2 elevado a 3 = 2 3 = 2*2*2 = 8 Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes calcular potencias más complejas, como: 4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2, elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36, También puedes utilizar el operador ^ para indicar una potencia. Por ejemplo: POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8 La función RAIZ calcula la raíz cuadrada de un número. Esta función sólo tiene un argumento, que es el número del que quieres calcular su raíz cuadrada. Raíz cuadrada de 16 = RAIZ(16) = 4, porque 4*4=16 Raíz cuadrada de 25 = RAIZ(25) = 5, porque 5*5=25 Raíz cuadrada de 13,6 = RAIZ(13,6) = 3, El número que le pasamos como argumento a la función RAIZ debe ser positivo; si el argumento es un número negativo, la función dará un error. La función REDONDEAR sirve para redondear un número con el número de decimales que indiquemos. Por ejemplo, si redondeamos el número 1,234 con 1 cifra decimal, el resultado será 1,2. REDONDEAR(1,234;1) = 1,2 REDONDEAR(7,3262;0) = 7 REDONDEAR(7,3262;1) = 7,3 REDONDEAR(7,3262;3) = 7,326 REDONDEAR(4,282;1) = 4,3 La función CONTAR sirve para contar el número de celdas que tienen números, entre las celdas que le pasamos como argumento. La función HOY devuelve la fecha actual del ordenador; esta función no tiene argumentos. Al insertar esta función en una hoja de cálculo, cada vez que se actualicen las fórmulas de la hoja, esta función HOY se actualizará y cambiará su resultado, dando como resultado el día actual. 10