LA HOJA DE CÁLCULO HOJA DE CÁLCULO:

Transcripción

1 LA HOJA DE CÁLCULO HOJA DE CÁLCULO: es una herramienta que permite realizar cálculos u operaciones matemáticas, estadísticas financieras y de tabla de base de datos. También se pueden crear y extraer gráficos de las hojas de trabajo realizadas. INTRODUCCIÓN A EXCEL Excel es una aplicación del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas. Como ves, una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, pues proporciona un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que tienen la mayoría de las calculadoras. Excel es un programa que combina varios aspectos relacionados entre sí: hojas de cálculo, bases de datos, gráficos, macros, y herramientas de análisis y resolución de problemas. 1.1 ENTRAR EN EXCEL Uno de los modos de entrar en Excel es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y dentro del grupo Programas buscar Microsoft Excel y hacer clic sobre él.

2 1.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA (EN EXCEL) A. Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1). B. Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa. El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario. Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone

3 de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho. C. Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones. Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso. Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo. También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades. Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción. A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.

4 Barra de herramientas Estándar: Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo. Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1). Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa. El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario. Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho. Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones. Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para

5 visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso. Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo. También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades. Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción. ABRIR UN LIBRO DE EXCEL, GUARDAD, LIBRO NUEVO Y CONTRASEÑA Para abrir un libro tendremos que irnos a Archivo y Abrir. Si se guarda por primera vez un libro, tendremos que irnos a Archivo, Guardar como: aquí nos aparecerá donde le queremos guardar y con qué nombre. Si por el contrario el libro ya se había guardado lo único que tendremos que hacer será irnos al icono dibujado como un disquette. Para crear un nuevo libro, lo único que tendremos que hacer es Archivo y Nuevo. Si queremos poner una contraseña en el libro, nos iremos a Herramientas, Opciones y pincharemos en la pestaña de Seguridad. COPIAR, PEGAR, PEGADO ESPECIAL, COPIAR FORMATOS. Para copiar los datos que tengamos en una celda, tendremos que señalarla, irnos a ediciones y copiar, aunque también lo podemos hacer con el botón derecho del ratón.

6 Para pegar, utilizaremos edición, pegar, o botón derecho. Edición de datos Modificar los datos ya capturados es natural al trabajar con cualquier programa de computadora, para eso sirven las herramientas de edición. Las opciones con las que podemos editar los datos en Excel son prácticamente iguales en los diversos programas que compone Office. Sin embargo, también muestran algunas características específicas de la hoja de cálculo que son útiles en el trabajo cotidiano.

7 Copiar Esta opción ya la habíamos utilizado en ejemplos anteriores. En principio, la opción Copiar, como su nombre lo indica, sirve para copiar el contenido de una celda, o un rango de celdas, para copiarlo en otras. Esa es la función predeterminada de los botones de la sección Portapapeles de la ceja Inicio y su uso es simple. Combinar y dividir celdas Combinar celdas Puede unir en una sola celda dos o más celdas de tabla situadas en la misma fila o columna. Por ejemplo, puede unir varias celdas en sentido horizontal para crear un título que ocupe varias columnas. Seleccione las celdas que desea combinar haciendo clic en el borde izquierdo de una celda y, sin soltar el botón, arrastre el mouse (ratón) por las otras celdas que desea combinar. En Herramientas de tabla, en el grupo Combinar de la ficha Diseño, haga clic en Combinar celdas. Dividir celdas Haga clic en una celda o seleccione las celdas que desee dividir. En Herramientas de tabla, en el grupo Combinar de la ficha Diseño, haga clic en Dividir celdas.. Escriba el número de columnas o filas en las que desea dividir las celdas seleccionadas. FORMULAS. Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( El signo igual = le indica a Excel que los

8 caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá más adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.