Principios de Administración y Organización Taller para Desarrollo de Empresas

Transcripción

1 Principios de Administración y Organización Taller para Desarrollo de Empresas

2 Objetivos: Comprender lo que implica realizar Planeación Estratégica y su aplicación en la Administración y Organización de una empresa Saber Elaborar los fundamentos estratégicos de mi EMPRESA: Valores, Misión y Visión Saber elaborar y aplicar el Diagnóstico integral de Fortalezas y Debilidades, Oportunidades y Amenazas de una Empresa. Aplicar conocimiento y desarrollar las habilidades para Planea y Organizar mi Empresa.

3 Temario 1. Las Empresas exitosas 2. La Planeación Estratégica 3. Los fundamentos estratégicos de toda empresa: filosofía, valores, misión y visión 4. FODA El sistema de información estratégico: fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas 5. Conceptos y Técnicas de Administración y Organización.

4 Características y Tendencias del Mundo Actual Globalización y Libre Comercio Competencia Internacional Comunicación Inmediata Cambios de Valores Movilidad e Inmigración Inestabilidad Financiera y Económica

5 Características de las Organizaciones exitosas Visión Estratégica Organización Flexible Desarrollo del Personal Orientación al Cliente Competitividad: Calidad, Productividad, Eficiencia y Efectividad Capacidad de Cambio y mejora continua

6 Principales Retos Liderazgo Visionario y Desarrollador Planeación Estratégica y Desarrollo Tecnológico Capacitación y Desarrollo Humano Mejora Continua Excelencia

7 Funciones principales en la Empresa Directivo Sistema Social Abierto

8 La Organización como Sistema All phrases can be replaced with your own text. Insumos hacia el Sistema Nivel / Subsistema Operativo All phrases can be replaced with your Productos own text. hacia el Medio Ambiente Fuerzas Ambientales Fuerzas Ambientales

9 La Vida en el Trabajo RESULTADOS EFECTIVIDAD SATISFACCIÓN

10 Si un barco quiere llegar a su destino, debe tener: Un puerto al cual desea llegar. Una ruta perfectamente trazada para llegar. Una velocidad determinada de avance y un término para concluir el viaje. 10

11 La Administración y Organización Administrar es: Lograr lo que uno quiere Metas: Propósitos, Visión, Objetivos con lo que tiene Recursos: Humanos, Materiales, Tecnológicos y Tiempo 11

12 EL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANEACIÓN CONTROL ADMINISTRACIÓN ORGANIZACIÓN EJECUCIÓN

13 Para qué administramos? 1.- Eficiencia Desempeño al 100 % de la capacidad instalada 2.- Productividad Lograr más con menos: Innovación y creatividad 3.- Calidad Cumplimiento de estándares y plena satisfacción del usuario.

14 Pensamiento Estratégico Que es? Es comprender el funcionamiento tanto de la Empresa como de los clientes y proveedores y cómo se ven afectados por las influencias externas, para ajustar las estrategias y poder lograr los resultados esperados.

15 Pensamiento Estratégico Qué implica? Que sepa que pasa en México y el mundo Que conozca el funcionamiento de mi empresa Que entienda las situaciones externas y cómo me afectan.

16 Planeación Estratégica Para qué es: Para tener más garantía de lograr la supervivencia y crecimiento. Para optimizar todos los recursos disponibles de la Empresa. Para asegurar la continuidad de la Empresa.

17 PLANEACIÓN ESTRATEGICA Y ADMINISTRACION OPERATIVA Planeación Estratégica Planeación Organizacional Filosofía, Valores Misión Visión y Escenario Diagnóstico Sistémico Estrategias de Negocio Objetivos Largo Plazo Objetivos y Tácticas Mediano Plazo Administración Operativa (APOR) Objetivos anuales FODA de cada Área Objetivos de Área Planes de acción Presupuestos Seguimiento Juntas Reportes Evaluación y Compensación por Resultados Sucesión Estructuras Personas clave Autoridad Poder Desarrollo individual Planes de sustitución

18 Valores, Misión y Visión Qué son y para qué se implementan

19 Valores: Qué son Son los criterios de decisión que la organización declara para guiarse en su comportamiento total. Son la guía para su conducta Son el compromiso de actuación ante cualquier circunstancia. Es su ley más alta

20 Valores: Para qué se elaboran Para comprometer una manera de actuar ante todos: personal interno y externo. Para que los directivos sepan guiar a la organización Para lograr congruencia entre lo que se dice y se hace Para reconocer que hay causas muy importantes por las cuales la Empresa quiere trascender Para generar y fortalecer una Cultura que sea lo suficientemente valiosa por la cual trabajar

21 CONCEPTO DE MISION QUE ES Es la declaración comprometida de la razón de ser y de los propósitos esenciales de la Empresa que la identifica y por lo tanto la diferencia de otras. PORQUE SE ESTABLECE Porque se requiere hacer converger o alinear el comportamiento total de la Empresa hacia una finalidad clara

22 PARA QUE SE ESTABLECE: Para que todos los que dependen e interdependen de la Empresa tengan una visión clara de lo que se propone y así se identifiquen o no con ella. Para lograr la congruencia al establecer estrategias, objetivos, planes y recursos con la finalidad esencial de la Empresa y no desviarse del camino elegido.

23 CARACTERISTICAS DE UNA MISION DE FORMA Breve, Clara, Concisa, Inteligible (No más de 50 palabras) DE FONDO Derivada de sus valores Inspiradora Holística Pragmática Intemporal

24 Visión: Qué es Es el sueño descrito de un líder Es el horizonte de crecimiento Es la creatividad y ambición integradas Es el reto más importante de la empresa

25 Visión: Para qué es Para determinar el rumbo de la empresa Para motivar a toda la empresa a lograr metas que a todos interesa Para tener claro constantemente el compromiso de logro Para unir y lograr una sinergia integral Para no salirse del camino

26 Diagnóstico FODA FORTALEZAS OPORTUNIDADES FODA DEBILIDADES AMENAZAS

27 DIAGNOSTICO FODA Fuerzas y debilidades: Son las situaciones internas, dentro de nuestro control que presentan un apoyo o una limitación en el funcionamiento y éxito de mi empresa. Oportunidades y Amenazas: Son situaciones que todavia no ocurren pero que son muy probables, ajenos a nuestro control, que pueden tener u n impacto importante en los objetivos, metas y éxito de mi empresa en coro plazo.

28 Diagnóstico FODA Qué debemos tener en cuenta para hacerlo? Áreas Internas Fuerzas y Debilidades Respecto a: Gente y Personal: capacidad, disposición, clima Métodos y Procedimientos Infraestructura y recursos Situación económica Áreas de impacto Externas Oportunidades y amenazas Respecto a: Leyes y Economía Apoyo de la Empresa Mercado y clientes Proveedores Tecnología

29 Diagnóstico FODA Cómo lo vamos a hacer?

30 Diagnóstico Interno: Fuerzas y Debilidades Gerente de Rancho: Respecto a: Fuerzas Debilidades Prioridades

31 Diagnóstico Externo: Oportunidades y Amenazas Dirección, Gerencia o Área: Área de Impacto: Oportunidad Amenaza Prioridades

32 Elaboración de Objetivos Un propósito es un deseo Un objetivo es un compromiso UN OBJETIVO LO ES SI establece: LO QUE SE QUIERE LOGRAR en términos de resultados MEDIBLES, en qué tiempo lo obtendrá y como podrá comprobar que lo LOGRO.

33 Caracterististicas de un Objetivo A- Claro, breve y concreto B- Realista, Retador. C- Dentro del área de responsabilidad, autoridad y control D- Lograble en una fecha específica E- Medible +Que diga cómo lo voy a medir. (Volumen, Calidad, Costo, Oportunidad, Satisfacción, Estándares)

34 Calificación Descripción del Objetivo Fecha de elaboración Número Fecha de acuerdo equipo Prioridad Fecha de revisión final Importancia % Tipo: Fechas de reportes parciales Habitual Contribuye al objetivo estratégico de Correctivo Responsable del logro del Objetivo: Innovador Indicador (es): Volumen, Costo, Calidad: Debilidades Fuerzas

35 Planes de acción : Es la secuencia de actividades, fechas y reponsables que se necesitan establecer para lograr objetivos.

36 PLAN DE ACCION Responsable: Descripción del objetivo: y fechas Período De: A: No. Actividades clave Fecha Responsable

37 PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Algunos ejemplos: SEMANAL Junta del Gerente con su Equipo Reporte interno de subordinados o supervisores cada área MENSUAL Junta de Resultados con el Equipo Reporte de resultados de cada área CUATRIMESTRAL Evaluación de desempeño y resultados de cada área. Presentación a todo el personal de la Empresa de los Resultados semestrales ANUAL: Evaluación del Desempeño y Resultados Reporte del Gerente o Director General Diagnóstico de resultados de todo el año con el Equipo de Dirección Planeación siguiente año

38 ADMINIS TR ACIÓN DE L TIE MPO

39 Matriz de Administración del Tiempo URGENTE NO URGENTE I URGENTE II NO URGENTE IMPORTANTE IMPORTANTE III URGENTE IV NO URGENTE NO IMPORTANTE NO IMPORTANTE

40 EVALUACION PERSONAL DEL USO DE MI TIEMPO EN LOS ULTIMOS 30 DIAS URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE % % NO IMPORTANTE % % Distribuya 100 % entre los cuatro cuadrantes, según sus actividades diarias promedio caigan en cada uno de los cuadrantes. 40

41 URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE Área que ocupan las crisis, los problemas apremiantes, las tareas que se vencen. Campo de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no esenciales. Cosas de poco impacto, no atendidas que se vuelven impostergables. Espacio para la prevención, la planificación, para reconocer y aprovechar nuevas oportunidades, construir relaciones constructivas. Campo de las trivialidades y de la pérdida de tiempo. Distracciones no controladas. Socialización intrascendente. PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO, ES NECESARIO ESTAR EN LO IMPORTANTE, NO URGENTE. 41

42 Administración del Tiempo Principales acciones efectivas A.- Eliminar o Disminuir los problemas 1.- HUMANOS: Clima 2.- TECNICOS o DE TRABAJO: Tecnología B.- Planeación 1.- ANUAL 2.- MENSUAL 3.-SEMANAL C.- Seguimiento y Control 1.- AGENDA DIARIA 2.- REPORTES SEMANALES Y MENSUALES 3.- EVALUACIÓN BIMESTRAL, SEMESTRAL Y ANUAL DE RESULTADOS ECONÓMICOS, HUMANOS Y TÉCNICOS

43 Pasos para Administración del Tiempo 1.- Determina prioridades de corto, mediano y largo plazo. 2.- Realiza un plan anual, mensual, semanal y una lista diaria de seguimiento. 3.- Establece límites de tiempo para todas las actividades.

44 Siempre que hago lo mismo sucede lo mismo Y si administro, planeo, organizo y controlo... todo puede ser diferente

45 MUCHAS GRACIAS!!