MANUAL ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 Paq: 23 GERENCIA DE COMERCIALIZACIÓN, ENAJENACIÓN Y LICITACIÓN DE BIENES FUNCIONES: Integrar el Programa Anual de Trabajo de la Gerencia y presentarlo al Director General para su aprobación. Presentar ante el Comité de Enajenación de Bienes Muebles, el programa anual de bienes a enajenar para su conocimiento y aprobación. Formular el anteproyecto de presupuesto de su competencia y turnarlo a la Dirección de Finanzas para su aprobación. Definir las políticas y procedimientos para la enajenación de los bienes que se encuentran en custodia en los Centros de Acopio. Presentar periódicamente al Director General, opciones de comercialización de bienes y previa aprobación del mismo, someter a consideración del H. Consejo de Administración de RTP, la existencia de bienes cuyo destino final es la enajenación. Solicitar a la Dirección General de Patrimonio Inmobiliario del Distrito Federal la práctica de avalúo de los bienes a enajenar, así como, de otros bienes previa solicitud del área requiriente. Supervisar que los avalúos sean practicados en tiempo y forma. Participar en las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Enajenación de Bienes Muebles, en carácter de Secretario Ejecutivo. Someter a consideración del Comité de Enajenación de Bienes Muebles, los asuntos relativos a la venta de bienes sujetos a comercializar, así como establecer mecanismos ágiles para mejorar los procedimientos de licitación y adjudicación directa. Dar seguimiento a los acuerdos del Comité hasta su cumplimiento, así como informar del avance de éstos. Mantener estrecha coordinación con las áreas que integran el Organismo, para el cumplimiento de sus objetivos. Diseñar la estrategia comercial para la enajenación de los bienes no útiles e improductivos para el Organismo y la recuperación de los ingresos producto de su venta.

2 Paq: 24 Atender prospectos y clientes interesados en la adquisición de bienes sujetos a enajenación. Revisar que los procesos de licitación, las convocatorias y bases, se encuentren conforme a normatividad y políticas establecidas. Presidir los actos de aclaración de bases, recepción de documentación legal y administrativa, derivados de procesos licitatorios. Participar en los actos de recepción, apertura de ofertas y fallo en los procesos licitatorios. Solicitar la elaboración de los contratos, conforme a las políticas de venta establecidas por el Comité de Enajenación de Bienes Muebles. Enviar a la Dirección Jurídica las fianzas producto de las adjudicaciones y a su conclusión tramite su cancelación correspondiente. Vigilar que se apliquen las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento por parte de los adjudicatarios. Supervisar que la facturación se realice de manera oportuna permitiendo con lo anterior se agilicen los trámites inherentes a la baja administrativa y contable de los bienes enajenados; así como el registro de los ingresos obtenidos por concepto de Servicios Especiales de transporte de pasajeros. Coordinar la actualización periódica del Inventario de bienes en proceso de enajenación. Coordinar los levantamientos físicos de los inventarios en los Centros de Acopio, de conformidad a las disposiciones emitidas para tal efecto. Coordinar la participación en los procesos de afectación, comercialización y destino final de bienes Vigilar que la clasificación de la documentación recibida, se lleve de acuerdo a los procedimientos establecidos. Diseñar la implantación de controles de información cuantitativa y cualitativa, relacionada con los bienes sujetos a enajenación.

3 Paq: 25 Participar en el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obras, en su carácter de vocal. Participar como invitado permanente en el Comité de Control y Evaluación. Atender los requerimientos efectuados por las diferentes áreas de fiscalización (Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea de Representantes del Distrito Federal, Contraloría General del Distrito Federal, Auditoría Externa y Contraloría Interna). Realizar el análisis y evaluación de la información recibida de las Unidades Departamentales a su cargo generada del sistema de información ejecutiva, para el establecimiento de los indicadores de gestión, para la toma de decisiones correspondiente. Enviar oportunamente a la Dirección de Administración la información de su competencia que integrará la página web del Organismo, así como mantener dicha información permanentemente actualizada. Informar periódicamente a la Dirección General sobre el avance de los programas y resultados obtenidos en la aplicación de los mismos.

4 Paq: 26 JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE LICITACIÓN, ENAJENACIÓN Y ENDOSO DE BIENES FUNCIONES: Integrar el Programa Anual de Trabajo del Área y presentarlo al Gerente para su aprobación. Elaborar la documentación necesaria para solicitar la práctica de avalúo de los bienes sujetos a enajenar, ante la Dirección General del Patrimonio Inmobiliario del Gobierno del Distrito Federal y/o particulares debidamente autorizados para ello, así como su análisis y revisión. Elaborar y formular la cartera de clientes y/o prospectos. Controlar las existencias de bienes valuados mediante sistema de cómputo. Elaborar las actas de apertura de ofertas de aquellos bienes sujetos a enajenarse mediante adjudicación directa. Elaborar informes periódicos sobre los ingresos por las ventas de bienes. Elaborar y diseñar las herramientas de apoyo promocional (folletos, lista de precios), que coadyuven a la enajenación de bienes. Formular las bases de licitaciones, con el propósito de que se sometan a la consideración de la Contraloría Interna y la Unidad Jurídica para su revisión y sanción. Preparar la logística, convocatoria y documentación necesaria para la celebración de licitaciones. Elaborar las facturas de las ventas realizadas por la enajenación de bienes y por la prestación de los Servicios Especiales de transporte de pasajeros que le sean solicitadas por la Dirección de Operación. Integrar expediente conteniendo, programa, convocatoria y bases de aquellos procesos licitatorios previamente autorizados por el Órgano Colegiado, para ser remitidos a los integrantes del Comité de Enajenación de Bienes Muebles. Dar seguimiento al cumplimiento de los plazos otorgados para el retiro de bienes enajenados en coordinación con el Departamento de Acopio y Custodia de Bienes a Enajenar.

5 Paq: 27 Calcular las sanciones correspondientes en caso de incumplimiento de los adjudicatarios, informando del resultado a la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes. Emitir las órdenes de entrega de los bienes adjudicados, soportándolas con los recibos de ingreso emitidos por la Gerencia de Tesorería y Recaudación. Participar en la celebración de licitaciones, elaborando las actas e integrando los documentos necesarios para formalizarlas. Elaborar las actas de aclaración de bases, recepción de documentación legal y administrativa, así como recepción apertura de ofertas y fallo de conformidad con las evaluaciones y resultados obtenidos. Integrar expedientes con los documentos derivados de las licitaciones. Integrar la documentación necesaria para la baja administrativa y contable de los bienes comercializados. Preparar solicitud para la formulación de los contratos de la venta de bienes muebles cuando se haga necesario, ante la Dirección Jurídica. Informar periódicamente a la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes sobre el avance resultante de licitaciones y de recursos obtenidos por enajenaciones. Coadyuvar en los requerimientos efectuados por las diferentes áreas de fiscalización (Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea de Representantes del Distrito Federal, Contraloría General del Distrito Federal, Auditoría Externa y Contraloría Interna). Clasificar, integrar y foliar la documentación generada para conformar el archivo del área

6 Paq: 28 JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE ACOPIO Y CUSTODIA DE BIENES A ENAJENAR FUNCIONES: Elaborar el Programa Anual de Trabajo del Área y presentarlo al Gerente para su aprobación. Establecer los criterios en coordinación con la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes, para la identificación y clasificación de los bienes dados de baja para su enajenación. Establecer los operativos en coordinación con las diversas áreas del Organismo, para la recepción de los bienes que serán sujetos a enajenación de acuerdo a los procedimientos establecidos. Elaborar los controles de recepción, registro, control, custodia y distribución de bienes de desecho, materiales, mobiliario, equipo, refacciones, herramientas, autobuses y vehículos utilitarios. Elaborar los informes de los movimientos de entradas, salidas y existencias de los Centros de Acopio y enterarlos a la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes. Vigilar que los procesos de baja y/o transferencia de los bienes custodiados en los Centros de Acopio, se realice conforme a los procedimientos y disposiciones establecidas. Mantener actualizado el banco de datos del sistema integral de información a través del Centro de Acopio y las Oficinas Centrales. Atender las órdenes de entrega de bienes enajenados, conforme a los procedimientos establecidos. Realizar el levantamiento del inventario físico de los bienes resguardados en los Centros de Acopio. Solicitar en su caso, a través de la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes la intervención de la Dirección Jurídica y de la Contraloría Interna, para reportar la pérdida de bienes o documentos. Solicitar en su caso, a través de la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes la intervención de la Dirección Jurídica y de la Contraloría Interna, para reportar la pérdida de bienes o documentos.

7 Paq: 29 Atender a los interesados en adquirir los bienes sujetos a enajenarse, que acudan a los Centros de Acopio. Entregar al Departamento de Licitación, Enajenación y Endoso de Bienes, las actas originales base para la elaboración de facturas e integración del expediente soporte para la baja administrativa y contable de bienes enajenados. Informar y enviar a la Contraloría Interna, las ordenes de entrega generadas por enajenaciones. Coordinar con el Departamento de Control de Bienes para comparar información, números de inventario y transferencias. Coordinar con las Gerencias de Servicios de Apoyo y de Contabilidad, el trámite para la baja y/o transferencia de los bienes muebles. Informar periódicamente a la Gerencia de Comercialización, Enajenación y Licitación de Bienes el avance de las actividades y los resultados obtenidos por la enajenación de bienes. Coadyuvar en los requerimientos efectuados por las diferentes áreas de fiscalización (Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea de Representantes del Distrito Federal, Contraloría General del Distrito Federal, Auditoría Externa y Contraloría Interna). Clasificar, integrar y foliar la documentación generada para conformar el archivo del área. Participar en las sesiones ordinarias y extraordinarias del Comité de Enajenación de Bienes Muebles, en la elaboración del orden del día y de los asuntos que se tratarán incluyendo la preparación de los documentos de apoyo necesarios, en su carácter de Secretario Técnico. Dar seguimiento a los acuerdos establecidos en el seno del Comité de Enajenación de Bienes Muebles, vigilando que el archivo de documentos este actualizado y completo, así como levantar el acta correspondiente a cada sesión, en su carácter de Secretario Técnico. Elaborar informe mensual de las actividades y logros obtenidos en la enajenación de bienes, así como de las existencias actuales de autobuses, vehículos utilitarios, refacciones, herramienta, equipo, mobiliario y bienes de desecho.