ESCUELA NACIONAL AUXILIARES DE ENFERMERÍA Manizales TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA

Transcripción

1 ALUMNA: GRADO: FECHA: PROFESOR: Hugo Nelson Ramírez Cárdenas LOGROS 1. Comprende la diferencia entre libros, hojas, celdas, filas, columnas y rangos en una hoja de cálculo. 2. Realiza operaciones básicas con celdas, filas y columnas (insertar, seleccionar, modificar, agregar y borrar contenido). 3. Da formato que dé significado al contenido de celdas, filas y columnas. 1. Analizo la forma en que una hoja de cálculo puede ayudarme en el área de matemáticas y redacto las conclusiones en mi cuaderno. 2. Socializo ante mis compañeras y el profesor mi trabajo. Excel forma parte de Office, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y para administrar el correo electrónico. Excel es un programa que nos brinda numerosas posibilidades para procesar información, especialmente numérica, permite crear tablas, calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo, con él puedes realizar desde sencillas fórmulas matemáticas hasta aplicaciones con cálculos muy complejos. Elementos de la pantalla de Excel Figura 1 1

2 1. Barra de acceso rápido: Es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la pestaña que se está mostrando. 2. Barra de Título: En esta zona se permite ver el nombre del archivo abierto. 3. Botones para minimizar, maximizar y cerrar Excel y el documento: Esta opción sirve para reducir el tamaño, aumentarlo o bien cerrar la ventada de la hoja de calculo. 4. Barra de menús: En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que se pueden llevar a cabo. 5. Barras de Herramientas: En ella se muestran las distintas herramientas que componen el menú que se haya seleccionado. 6. Columnas de la hoja: La columna es el orden de cuadrantes en sentido vertical y estan encabezadas por letras mayúsculas. 7. Filas de la hoja: La fila es el orden de cuadrantes en sentido horizontal, le corresponde a los números. 8. Celda activa: Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. 9. Nombre de la celda activa: Muestra la dirección de la celda activa y está compuesta por la letra de la columna y el número de la fila, por ejemplo A1 como se muestra en la Figura Barra de funciones: Es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas de Excel. Facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos. 11. Botones de desplazamiento Hojas de Trabajo: Los botones de desplazamiento permiten moverse entre las hojas del libro. Una hoja de trabajo admite filas y columnas. 12. Barras de desplazamiento: Permite moverse entre la hoja de calculo, ya sea en sentido horizontal o vertical. 13. Zoom: Sirve para que la información de la hoja de calculo se pueda apreciar mejor. 14. Vista del documento: Esta opción permite ver las hojas de distintas maneras (normal, diseño de página y vista previa de salto de página) 15. Barra de Estado: Su función es mantener informado al usuario, sobre qué es lo que está sucediendo en la hoja de cálculo. El Botón Office Excel presenta un Botón Office que contiene las funciones principales (abrir, guardar, imprimir, entre otros). Este botón se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla y para visualizar sus opciones, basta con hacer clic sobre él e inmediatamente se mostrará el menú de la Figura 2. A la derecha del menú que se desplega, se muestra un listado de los documentos con los que recientemente se ha trabajado (Figura 3). Figura 2 Figura 3 Barra de Menús Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseño, fórmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo Figura 4. Figura 4 2

3 Como podemos ver, en ella se encuentran ocho pestañas claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Si pulsamos cada una de estas pestañas, podremos visualizar las herramientas que cada una de ellas contiene. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus herramientas (Figura 5). Figura 5 Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineación e interlineado; formato de números; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rápidas que nos ayudan a realizar el trabajo. Barra de Acceso Rápido Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba o abajo de la barra de herramientas; y permite accesar de forma rápida a funciones seleccionadas (Figura 6). En la Figura 5 se encuentra sobre la barra de herramientas. Figura 6 La Hoja de Trabajo Los documentos en Excel se denominan libros y son almacenados en el disco duro como un archivo de extensión.xlsx. La hoja de trabajo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, de ahi que para nombrar a una celda determinada se haga una combinación de ambos parámetros, en el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto (Figura 7) y las filas por números (Figura 8). Columnas Filas Celda Figura 7 Figura 8 Figura 9 Por ejemplo, A4 será una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila (Figura 9). Si nos fijamos la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la ubicación de la celda. Cuando en una fórmula o función se hace referencia a un grupo consecutivo de celdas, se le denomina rango. Un libro de Excel que recien se ha creado presenta tres Hojas de Trabajo (Figura 10), las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades. Figura 10 Si se quiere adicionar una hoja más, nos posicionamos en el útlimo botón que aparece en el menú de Hojas de Trabajo (Figura 11) y se hace clic sobre él. Inmediatamente tendremos cuatro hojas de trabajo y siempre se mostrará la opción de crear una nueva (Figura 12). Figura 12 Figura 11 3

4 Cambio de tamaño de Columnas y Filas Escribe en la celda C4 las palabras Nombre del Empleado y en la celda D4 Departamento. Figura 13 Figura 14 Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostrar esta información. Sin embargo podemos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las dos columnas C y D y aparecerá una cruz negra con la cual podemos aumentar el tamaño de la columna. Cuando aparece esta cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado, comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la columna. A medida que vamos ampliando la columna, aparecerá un recuadro que mostrará la medida del ancho de la misma (Figura 15). Otra manera de hacerlo es haciendo doble clic cuando la cruz aparece y de ésta forma la celda se ajustará automáticamente a su contenido. Figura 15 El alto de las filas también puede ser ampliado, para ello nos posicionamos en el límite entre la fila que se quiere ampliar y la siguiente. Por ejemplo, si se quiere ampliar el ancho de la fila 3, nos posicionamos entre la 3 y la 4 (Figura 16), y cuando aparece la cruz negra pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia abajo, hasta darle el alto requerido a la fila. Finalmente se tendrá la fila del tamaño que se quiere (Figura 17). Figura 16 Figura 17 Ejercicio 1: Vamos a poner en práctica lo que hemos visto hasta el momento y recordaremos otros conceptos vistos en grados anteriores. Digitaremos un listado compuesto por 10 empleados con 3 columnas en las que pondremos algunos datos: Nombre del Empleado, Departamento y Cargo. Tomemos como ejemplo la siguiente información. Figura 18 Arreglemos un poco nuestro listado, para presentarlo como una tabla. 1. Centremos los títulos principales. Para ello nos posicionamos en la celda que queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sería Nombre del Empleado. 2. Buscamos en la pestaña Inicio la opción Centrar del subgrupo Alineación (Figura 19). Figura 19 4

5 3. Repetimos los pasos 1 y 2 para centrar el Departamento y el Cargo. Ya tenemos nuestros títulos centrados (Figura 20). Figura Para poner los títulos en negrita, seleccionamos la o las celdas a las que se les dará este formato y buscamos la opción Negrita de la sección Fuente del botón Inico (Figura 21). Figura Ya tendremos nuestras celdas marcadas en negrita y centradas (Figura 22). Figura Ahora dibujaremos la cuadrícula alrededor de los datos que tenemos digitados. Seleccionamos los datos a los que se les hará la cuadrícula, es decir, toda la información que hemos escrito. Cómo seleccionamos? Nos ubicamos en la celda a partir de la cual queremos seleccionar y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, comenzamos a mover el mouse para marcar toda la información (Figura 23). Figura Una vez seleccionada la información, buscamos el botón para dibujar bordes, el cual se encuentra en la pestaña Inicio en el subgrupo Fuente (Figura 24). Figura Desplegamos la ventana de opciones al pulsar la flecha que se encuentra a la derecha del ícono de la Figura 24, y veremos todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes (Figura 25). Figura Al finalizar el ejercicio deberá verse como se muestra a continuación: Figura 26 5

6 Insertar Filas y Columnas En Excel resulta útil la función insertar filas y columnas, pues frecuentemente olvidamos ingresar información importante. Ejercicio 2: Vamos a aprender a insertar filas y columnas a traves de este ejercicio práctico. Insertar Filas: Olvidamos ingresar en el cuadro de la Figura 26 los datos de la empleada Carmen Chicas Diaz. Como las personas se encuentran listadas por orden alfabético con respecto a su primer apellido, será necesario insertar una fila para poder introducir los datos faltantes. La fila tendría que insertarse entre las personas que se muestran en la Figura 27, para lo cual se siguen éstos pasos: Figura Nos ubicamos en la fila 4, que es en la que quisieramos tener una nueva fila para escribir los datos faltantes (Figura 28). Figura Buscamos la opción Insertar en la barra de herramientas del botón Inicio. Figura Seleccionamos Insertar filas de hoja. Figura Ya tendremos una nueva fila insertada, en la cual podremos ingresar la información faltante. Figura Luego podremos escribir la información y se verá como en la Figura 32. Figura 32 Insertar Columnas: Debemos incluir la edad de cada una de las personas del listado, por lo que debemos insertar una columna. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Nos posicionamos en el lugar donde queremos la nueva columna. En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del nombre del empleado, es decir la columna B. Figura Buscamos la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio. Figura Desplegamos el menú y seleccionamos la opción Insertar columnas de hoja. Figura 35 6

7 4. En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna Figura Como título de la columna pondremos Edad y a cada empleado le digitamos la edad correspondientes. Finalmente nuestro listado quedará así: Figura 37 Ejercicio 3: Este ejercicio busca que repases conocimientos aprendidos en cursos anteriores y que están relacionados con darle formato a los datos digitados en Excel. Toma la lista del ejercicio anterior y haz que se vea como la Figura 38. Figura 38 Las herramientas que permiten cambiar el formato de los datos, las encuentras en la pestaña Inicio. Los cambios que debes hacer son los siguientes: 1. Tipo de fuente Arial Narrow. 2. Tamaño de fuente A los títulos de la tabla debes darle un color de fuente Rojo y con Negrita. Ejercicio 4: En este ejercicio aprenderemos nuevos conceptos y repaseremos algunos ya adquiridos. Escribe en Excel la información que ves en la Figura 39, y al finalizar el ejercicio se verá como la Figura 40. Figura 39 Figura A los títulos de la tabla (Rubro, Enero, Febrero, Marzo y Abril) dale Negrita y el color de fondo que desees. 2. En nuestro presupuesto, hay cuatro rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se encuentran, toda vez que el espacio no es suficiente (Figura 41). Figura 41 Para que la información se vea como en la Figura 40, tenemos dos opciones: ampliar el ancho de la columna de la forma en que lo vimos anteriormente; y la otra forma, es ampliar el alto 7

8 de la fila de tal manera que se muestre la información en forma de párrafo. Para esto haremos lo siguiente: a. Nos posicionamos en la celda a la que queremos aumentarle el alto de la fila, pulsamos el botón derecho del ratón y se desplegará el menú de la Figura 42. Posteriormente seleccionamos la opción Formatos de celdas (Figura 43) Figura 42 Figura 43 b. Posteriormente se abrirá el menú de la Figura 44 y marcamos la opción Ajustar texto: Figura 44 En el mismo menú seleccionamos la Alineación del texto Vertical, en este ejemplo escogeremos Superior. Figura 45 c. Nuestra celda quedará ajustada al tamaño de la columna con el alto de la fila requerido, para que toda la información sea visualizada. Figura 46 d. Repetimos los pasos anteriores para ajustar las otras celdas. 3. Selecciona toda la tabla (sin incluir el título Presupuesto), haz clic en el botón que se utiliza para dibujar los bordes de las celdas y elige la opción Todos los bordes. 4. A continuación haremos que los datos de nuestra tabla tengan separador de miles y decimales. a. Seleccionamos el área a la que queremos darle el formato. En este caso las cantidades. Figura 47 8

9 b. De la pestaña Inicio, elegimos la opción para dar el formato de miles (Figura 48). Figura 48 c. Como puedes observar nuestra tabla quedó con las cantidades en miles, con punto décimal y toda la información visible. Figura Es necesario que el título Presupuesto quede centrado entre las 5 columnas del cuadro. a. Seleccionamos la celda donde se encuentra la pálabra Presupuesto y las 4 celdas que se encuentran a su derecha (Figura 50). Figura 50 b. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar que se encuentra en el subgrupo Alineación de la pestaña Inicio. Figura 51 c. En la Figura 52 vemos el resultado final de nuestro ejercicio. Figura La barra que permite accesar de forma rápida a funciones seleccionadas es? Barra de Herramientas Barra de Títulos Barra de Acceso Rápido 9

10 2. Para nombrar a una celda determinada se hace una combinación de columna y fila, en el que el primer elemento es la columna y el segundo la fila. Verdadero Falso 3. El nombre de celda D5 es válido?. Verdadero Falso 4. Un libro de Excel que recien se ha creado presenta cuatro hojas de trabajo y no admite que se adicionen más. Verdadero Falso 5. Cuando en una fórmula o función se hace referencia a un grupo consecutivo de celdas, se le denomina. Fila Rango Columna 6. Los documentos en Excel se denominan libros. Verdadero Falso 1. Pongo en práctica los conceptos teóricos aprendidos en clase, como preparación al trabajo en Fórmulas y Funciones en Excel. 2. A partir de la lectura de ésta guía y de investigaciones hechas por mí en internet, autoevalúo el conocimiento alcanzado en clase. 3. Busco asesoría para resolver las dudas que tenga sobre ésta temática. 10