Manual de Usuario Nro DVAL Declaración de Valores Servicio: Declaración de Valores (Cheques)

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1 Manual de Usuario Nro DVAL Declaración de Valores Servicio: Declaración de Valores (Cheques) Página 1 de 23

2 Tabla de Contenido Introducción al Sistema DVAL Declaración de Valores... 3 Términos Aplicables... 3 Funcionalidades del Sistema... 3 Requisitos del Sistema... 5 Ingreso desde Sitio Web Bancor... 5 Acceso - Registración en el Sistema - Roles... 6 Opciones del Sistema por rol... 9 Ciclo de Vida en la carga de Depósitos en Lote Crear Lote Modificar Lote Solicitar Autorización Autorizar Lote Imprimir DDJJ Consultar Lotes Página 2 de 23

3 Introducción al Sistema DVAL Declaración de Valores El Sistema de DECLARACION DE VALORES (DVAL) ofrece a las Cooperativas y Mutuales que tienen cuentas corrientes activas en Bancor, la posibilidad de generar lotes de valores (cheques) a depositar, mediante una Aplicación Web del portal Institucional de Bancor. Los lotes generados luego deben presentarse en una sucursal Bancor para realizar el depósito, junto con toda la documentación correspondiente (DDJJ, Anexo, Boleta de depósito, y físico de los valores). Para poder acceder a este servicio, las Cooperativas y Mutuales deberán suscribir un convenio con Bancor y registrarse en el sistema. Las cuentas habilitadas para la registración de los valores serán las asociadas a la entidad y el convenio vigente. Términos Aplicables Depósito: Cada uno de los cheques que conforma un Lote. Cada cheque deberá asociarse a un depositante. Lote: Conjunto de depósitos (uno o más). El lote se presenta en la sucursal Bancor junto con la documentación correspondiente (DDJJ, Anexo, Boleta de depósito, y físico de los valores). DDJJ: Declaración Jurada de Sujeto Obligado ante la UIF, y de Origen y Licitud de fondos. Anexo: Documentación que contiene el detalle de los cheques a depositar, y que permite al Oficial de la Sucursal Bancor. Funcionalidades del Sistema El Sistema DVAL permite: Autogestión para el alta de usuario a través de Internet, con definición de Roles (Operador/Supervisor), utilizando un sitio seguro y certificado, con control cruzado para evitar alteraciones en los datos registrados. Registrar Lotes con la Carga de Cheques para el envío a la Sucursal Bancor. Las Cuentas Crédito que propone el Sistema DVAL, en la instancia de Carga de Depósito; son las cuentas que se encuentran asociadas a una Cooperativa o Mutual, que ha firmado el Convenio respectivo con Bancor. Generar el número de lote de manera correlativa. Este número es único dentro del sistema. Control de Fechas: Fecha de Emisión del Cheque Fecha de Pago Fecha de Vencimiento. Control de duplicado de cheques, validando Nro. Cheque Banco - Sucursal. Es decir que un cheque es único mediante la identificación de su número, la entidad girada y la sucursal de la misma. Página 3 de 23

4 Identificar Cheques con Fecha de Pago Vencida. El sistema calcula la fecha de vencimiento de los depósitos contando 30 días corridos a partir de la fecha de pago del mismo. En caso que la fecha de vencimiento del depósito sea un día feriado (es decir cuando Fecha de pago del depósito + cantidad de días de vencimiento = fecha feriado), el vencimiento opera el siguiente día hábil. Autorizar o Rechazar los lotes ingresados. Consultar los Depósitos por estados, fechas y cuentas, dependiendo del usuario logueado (Operador/Supervisor de la Empresa). Imprimir la DDJJ (Declaración Jurada) y Anexo, con generación de Código de Barra. Controlar los datos registrados para ser recibidos por Bancor. Modificar, Eliminar y Agregar Depósitos a Lotes. Envío automático de correos electrónicos, con link de acceso al Sistema DVAL. Administrar Lotes con distintos Estados. Se detallan y describen los Estados Funcionalidad Roles: Estados Detalle Funcionalidad 1 Abierto 2 Pendiente de Autorización 3 Autorizado Un Lote en Estado Abierto permite al Operador Agregar-Modificar-Eliminar Depósitos dentro del Lote y Enviar a Revisión quedando el Lote en Estado Pendiente de Autorización para ser Autorizado o Rechazado por el Supervisor. Un Lote en Estado Pendiente de Autorización permite al Supervisor hacer búsquedas por dicho estado, verificar los Lotes con sus depósitos y Autorizar Lote, quedando el Lote en Estado Autorizado, o Devolver para Revisión, quedando el Lote en Estado Devuelto para Revisión, o Rechazar Lote, quedando el Lote en Estado Rechazado (Fin).(1) Un Lote en Estado Autorizado permite al Operador Emitir la DDJJ + Anexo, e Imprimir documentos, quedando el Lote en Estado Impreso. Rol Operador X X Rol Supervisor X Rol Oficial Sucursal 4 Rechazado Un Lote en Estado Rechazado, representa el Fin del Ciclo de Vida de un Lote. (1) 5 Devuelto para Revisión 6 Impreso 7 Devuelto al Cliente 8 Aceptado (1) Final de Ciclo de Vida del Lote. Un Lote en Estado Devuelto para Revisión, permite al Operador intervenir en analizar el Problema y Resolverlo. Un Lote en Estado Impreso permite presentar Lotes con cheques + DDJJ + Anexo en Sucursal Bancor. Además es posible volver a imprimir el lote en este estado. Un Lote en Estado Devuelto al Cliente, permite al Supervisor analizar la Devolución del Lote por parte del Oficial de Sucursal Bancor. Un Lote en Estado Aceptado, representa el Final del Ciclo de Vida del Lote. Es decir aceptado e ingresado por el Oficial de Sucursal Bancor. (1) X X X X Página 4 de 23

5 Requisitos del Sistema Para operar con el sistema Declaración de Valores, se recomienda el uso de navegadores Google Chrome y Mozilla Firefox a partir de versión 40 en adelante, y navegador Internet Explorer versión 8 y superiores. Ingreso desde Sitio Web Bancor Pasos a Seguir: a) Ingresar desde la página web de Bancor (www.bancor.com.ar), a la opción Empresas. b) En la siguiente pantalla seleccionaremos la opción [Aplicaciones] que permitirá acceder al listado de aplicativos donde se visualizara la opción correspondiente al Sistema Declaración de Valores : Página 5 de 23

6 Acceso - Registración en el Sistema - Roles Al ingresar por primera vez el Usuario al Sistema 706 DVAL, visualizará la pantalla principal del aplicativo, y el Usuario deberá REGISTRARSE en la Opción del Menú Usuarios NO Registrados. Página 6 de 23

7 Los datos a ingresar en la siguiente pantalla son: Cuit Empresa Cuit/Cuil Usuario Confirmación Rol del Usuario (Operador Supervisor) Contraseña Confirmación de Contraseña Código de Seguridad Propuesto en Pantalla Y presionar REGISTRARSE. El Usuario recibirá un correo electrónico, con los datos necesarios para Ingresar al Sistema, con el Rol informado en la Registración al Sistema. Página 7 de 23

8 Una vez que el Usuario con Rol Operador / Supervisor se encuentren Registrados, ya podrán ingresar al Sistema desde la Opción del Menú Usuarios Registrados. Los datos solicitados para el ingreso son: CUIT Empresa CUIT/CUIL Usuario Contraseña: Para ingresar contraseña se utiliza el Teclado virtual. Y presionar INGRESAR. Página 8 de 23

9 Importante: En la parte inferior de pantalla anterior, se observan accesos a Preguntas Frecuentes, que permiten al Usuario agilizar la resolución de problemas en el Ingreso: No Pudiste Activarte? Olvidaste tu Contraseña? Cambiar Contraseña? Descargar manual de usuario. Opciones del Sistema por rol El Usuario al INGRESAR al Sistema DVAL, y de acuerdo al Rol Registrado, puede visualizar por pantalla en el menú DVAL, las opciones habilitadas en relación a sus responsabilidades dentro del Ciclo de Vida de carga de Depósitos (Cheques) en Lotes. Opciones Rol Rol Operador Supervisor 1. Crear Lote X 2. Modificar Lote X 3. Solicitar Autorización X 4. Autorizar Lote X 5. Imprimir DDJJ X 6. Consultar Lotes X X Ciclo de Vida en la carga de Depósitos en Lote El Operador ingresa al Sistema DVAL, y visualiza por pantalla: - Cuit de la Entidad - Fecha - Usuario - Nro. de Convenio - Rol Página 9 de 23

10 El Sistema DVAL muestra en el Menú DVAL las opciones del Rol Operador: - Crear Lote - Modificar Lote - Solicitar Autorización - Imprimir DDJJ - Consultar Lotes 1. Crear Lote El Operador ingresa por Menú a la opción Crear Lote El Operador se identifica y selecciona (dentro del combo desplegable) la Cuenta crédito a la cual se desea realizar la carga de depósitos. Una vez que seleccionó la cuenta crédito, el resto de las cuentas que existieren quedan desactivadas. El dato de la Cuenta crédito se compone de cuatro campos: o Tipo de Sistema: CC (cuenta corriente). o Moneda: $ (pesos) o Sucursal: campo de tres dígitos numéricos (dato de la Sucursal Bancor). o Nro. de Cuenta: campo de hasta 15 dígitos numéricos. El Operador selecciona si el endosante tiene CUIT CUIL o CDI e ingresa el número. El Sistema DVAL carga automáticamente el Nombre y Apellido del Endosante, en caso que ya se encuentra registrado en el sistema o en el Padrón de AFIP. Página 10 de 23

11 Si el Endosante además, es Socio de la entidad, el Sistema DVAL informa su Número de Socio y su Perfil de Cliente Anual. Si el Endosante se encuentra registrado como No Socio, informa esta situación y el motivo. Si el Endosante no se encuentra registrado en el sistema o en el Padrón de AFIP, el Sistema DVAL habilita el campo Nombre y Apellido Endosante, para que el Operador ingrese manualmente esta información, y seleccione si es o no Socio de la entidad: o o Si el Socio, el Operador debe ingresar Número de Socio y Perfil de Cliente Anual. Si no es Socio, el Operador debe completar el motivo. La misma Operatoria se registra para el Librador, a excepción del tratamiento de Socios y No socios, que no es necesario para este caso. El Operador ingresa: o Número Cheque o Fecha Emisión del cheque o Fecha Pago del cheque o Entidad Girada o Sucursal o CUIT/CUIL/CDI Librador El Sistema DVAL, antes de registrar el depósito, valida que: o Todos los campos obligatorios se encuentren completos (el único campo que no es requerido es la Sucursal de la Entidad Girada). Página 11 de 23

12 o o o El Número Cheque, Perfil Cliente Anual e Importe sean mayores a cero. La Fecha Emisión del cheque debe ser menor o igual a la fecha actual. La Fecha Pago del cheque debe ser mayor a igual a la fecha actual y a la fecha de emisión. Luego de cargado un depósito, es posible Editarlo o Eliminarlo directamente desde la pantalla de Registración de Lote: Consideraciones para el tratamiento de Socios y no Socios: o Un Depositante No Socio puede pasar a ser Socio en próximos Depósitos. o Un Depositante que ya es Socio no puede pasar a ser un No Socio en próximos Depósitos. o Si se desea registrar un socio nuevo, se debe colocar en la ventana de Registración de Lote el Número de Socio y su Perfil de Cliente Anual. Al guardar la carga del depósito, se registra automáticamente ese socio. o Si se desea registrar un No Socio, se debe ingresar un motivo para dicha elección. o Dentro de la Registración o la Modificación de Lotes y Depósitos se permite la edición del Número de Socio, como así también de su Perfil de Cliente Anual, registrando dicho cambio al grabar el depósito. Ejemplo de Carga de Depósito en Sistema DVAL: a) Se completa la pantalla de Carga del Depósito b) Se presiona ACEPTAR c) El Sistema DVAL limpia la pantalla de carga y muestra la información del Lote cargado, con los siguientes datos: o En la Cabecera del Lote: Número de Lote - Cantidad de depósitos Importe Total Fecha Creación Creador o En el cuadro con Detalle de Depósitos: Página 12 de 23

13 Depositante Nombre Socio Nro. Cheque Fecha Pago Fecha Vto. Ent. Girada Sucursal Importe Librador Nombre - Acciones. 2. Modificar Lote El Sistema DVAL permite modificar los lotes registrados cuando los mismos se encuentran en estado Abierto o Devuelto para revisión. La modificación de lotes solo puede ser realizada por el Operador. Las acciones permitidas son: o Agregar depósitos al lote o Editar algún depósito seleccionado o Eliminar uno o más depósitos del lote Pasos: El Operador ingresa por Menú a la opción Modificar Lote. El Operador puede realizar búsquedas por: o Cuentas Crédito o Estados Lote (podrá seleccionar Todos o por Estado Abierto o Devuelto a Revisión) o Buscar lotes próximos a vencer Página 13 de 23

14 Si el Operador elige AGREGAR, el Sistema DVAL muestra la ventana de Registrar Lote, permitiendo agregar un cheque al lote seleccionado, mostrando los cheques que el lote ya tiene cargado y el formulario en blanco para la carga de uno nuevo: Si el Operador elige EDITAR el Sistema DVAL muestra la ventana Editar Deposito, recuperando todos los datos del cheque seleccionado para que lo pueda editar: Si el Operador selecciona BORRAR, previamente debe seleccionar uno o mas lotes: Página 14 de 23

15 El Sistema DVAL solicita confirmacion para la eliminación: Si se selecciona Aceptar, el Sistema DVAL elimina el/los cheques seleccionados: Página 15 de 23

16 3. Solicitar Autorización El Operador ingresa por Menú a la opción Solicitar Autorización El Operador puede realizar Búsquedas por: o Cuentas Crédito. o Estados Lote (podrá seleccionar Todos o por Estado Abierto o Devuelto a Revisión). o Buscar lotes próximos a vencer. Presionando el botón BUSCAR el sistema DVAL despliega los Lotes encontrados según los parámetros de búsqueda ingresados. Los Lotes aparecen por pantalla agrupados por Cuenta Crédito y Estado. El Operador selecciona el/los Lote/s que desea enviar a Revisión (se puede enviar a revisión más de un lote a la vez). Una vez seleccionado/s el/los lote/s, el Operador presiona Enviar a Revisión. Página 16 de 23

17 El Sistema DVAL envía al Supervisor un correo electrónico con el siguiente formato, informando que los valores están disponibles para su revisión: 4. Autorizar Lote El Supervisor ingresa por Menú a la opción Autorizar Lote El Supervisor puede realizar búsquedas por: o Cuentas Crédito. o Estados Lote (podrá seleccionar Todos o por Estado Pendiente de Autorización o Devuelto al Cliente). o Buscar lotes próximos a vencer. Página 17 de 23

18 Presionando el botón BUSCAR el sistema despliega los Lotes encontrados según los parámetros de búsqueda ingresados. Los Lotes se muestran por pantalla agrupados por Cuenta Crédito y Estado. Cada Lote se visualiza con los siguientes datos: o Nro. de Lote o Cantidad Depósitos o Importe Total o Fecha creación o Estado o Acciones (Autorizar Lote) El Supervisor presiona Autorizar Lote. El Sistema DVAL muestra en pantalla la información del Lote con el detalle de los Depósitos que lo completan y la posibilidad de AUTORIZAR, DEVOLVER o RECHAZAR el Lote, y habilita el campo Observaciones. o o o Si el Supervisor presiona AUTORIZAR, el Lote queda en estado Autorizado. Si el Supervisor presiona DEVOLVER, el Lote queda en estado Devuelto para Revisión, para que posteriormente el Operador lo revise y edite o elimine, según las observaciones brindadas por el Supervisor. Si el Supervisor Presiona RECHAZAR el Lote queda en estado Rechazado, y finaliza el circuito del Lote, no pudiendo realizarse ninguna acción futura sobre éste. Página 18 de 23

19 Notas: Es requisito ingresar un comentario en el campo Observaciones para las acciones Devolver y Rechazar. Si el Lote recibido contiene depósitos vencidos no es posible la Autorización del mismo, en este caso se debe Devolver o Rechazar. El Sistema DVAL envía al Operador un correo electrónico con el siguiente formato, informando la accion realizada por el Supervisor sobre el lote: Si el Lote fue Autorizado: Si el Lote fue Devuelto para revisión: Página 19 de 23

20 Si el Lote fue Rechazado: 5. Imprimir DDJJ El Operador ingresa por Menú a la opción Imprimir DDJJ El Operador puede realizar Búsquedas por: o Cuentas Crédito. o Buscar lotes próximos a vencer. Presionando el botón BUSCAR el sistema despliega los Lotes encontrados según el parámetro de búsqueda ingresado: El Sistema DVAL recupera los lotes con estado Impreso o Autorizado: Página 20 de 23

21 El Operador presiona el botón IMPRIMIR, ubicado debajo del Lote que desea generar la documentación. El Sistema DVAL genera los documentos DDJJ y Anexo del Lote: o Si el lote seleccionado se encontraba en estado Autorizado, se actualiza el estado a Impreso, y se genera un código verificador del Lote, que se muestra en la DDJJ. o Si el lote seleccionado se encontraba en estado Impreso, continúa en el mismo estado, pero se genera un nuevo código verificador del Lote, que se muestra en la nueva DDJJ. El Sistema DVAL muestra por pantalla los documentos para ser impresos. Presionando IMPRIMIR dentro del documento, el sistema dirige a la configuración de Impresión: Página 21 de 23

22 El código de barras y el código verificador identifican el Lote, para que el Oficial de la Sucursal Bancor pueda acceder a la información del mismo, y de esa manera Aprobar o Devolver al Cliente. 6. Consultar Lotes El Operador o Supervisor ingresa por Menú a la opción Consular Lotes El Operador o Supervisor puede realizar Búsquedas por: o Cuentas Crédito o Estado Lote o Fecha Desde o Fecha Hasta o Nro. Cheque o CUIT/CUIL/CDI Endosante o Buscar lotes próximos a vencer Página 22 de 23

23 Según el rol el Sistema DVAL permite consultar lotes en estados determinados: o Un Operador puede visualizar lotes en los siguientes estados: Abierto Autorizado Impreso Devuelto para revisión o Un Supervisor puede visualizar lotes en los siguientes estados: Abierto Pendiente de autorización Autorizado Rechazado Devuelto para revisión Impreso Devuelto al cliente Aceptado Página 23 de 23

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